Ein/e registrierte/r Vertreter/in ist eine benannte Person oder ein Unternehmen, das im Namen eines Unternehmens offizielle behördliche Dokumente und rechtliche Hinweise erhält. Registrierte Vertreter/innen unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z. B. bei der Information über Rechtsstreitigkeiten oder andere rechtliche Schritte. Registrierte Vertreter/innen müssen eine physische Adresse (kein Postfach) in dem Bundesstaat haben, in dem das Unternehmen registriert ist, und während der normalen Geschäftszeiten erreichbar sein, um Dokumente entgegenzunehmen. Diese Position erleichtert die Kommunikation zwischen der Regierung und dem Unternehmen und stellt sicher, dass das Unternehmen über rechtliche Angelegenheiten Bescheid weiß und angemessen darauf reagiert.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, was Unternehmen über registrierte Vertreter/innen wissen müssen: Was sie tun, wann Sie eine/n benötigen und wie Sie eine/n auswählen. Folgendes sollten Sie wissen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was machen registrierte Vertreter/innen?
  
• Wer braucht eine/n registrierte/n Vertreter/in?
  
• Wie sind registrierte Vertreter/innen in Delaware tätig?
  
• So wählen Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in aus
  
• Wann sollten Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in beauftragen?
  
• So ändern Sie Ihre/n registrierte/n Vertreter/in
  
• Wie hoch sind die Kosten für registrierte Vertreter/innen?
  

Was machen registrierte Vertreter/innen?

Registrierte Vertreter/innen nehmen rechtliche Dokumente und behördliche Korrespondenz im Namen von Unternehmen entgegen und helfen Geschäftsinhaberinnen/Geschäftsinhabern, ihre Privatsphäre zu wahren, indem sie ihre Privatadresse aus öffentlichen Aufzeichnungen heraushalten können. Registrierte Vertreter/innen müssen während der üblichen Geschäftszeiten unter der von ihnen angegebenen Adresse erreichbar sein, um Dokumente persönlich entgegenzunehmen, um sicherzustellen, dass dem Unternehmen keine wichtigen Informationen aufgrund von Nichtverfügbarkeit entgehen. Neben der Entgegennahme von Dokumenten und deren Weitergabe an das Unternehmen können registrierte Vertreter/innen auch Aufgaben übernehmen, wie etwa die Erinnerung an wichtige Einreichungstermine (z. B. Verlängerungstermine der Gewerbeanmeldung, Steuererklärungstermine).

• Rechtliche Dokumente: Registrierte Vertreter/innen akzeptieren die Zustellung, d. h. sie erhalten im Falle eines Rechtsstreits Rechtsdokumente im Namen des Unternehmens.

• Korrespondenz mit der Regierung: Registrierte Vertreter/innen erhalten offizielle Regierungsmitteilungen, einschließlich Steuerformularen, Compliance-Dokumenten und Mitteilungen über gesetzliche Anforderungen oder Gesetzesänderungen, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten.

Wer braucht eine/n registrierte/n Vertreter/in?

Die meisten offiziell registrierten Unternehmen benötigen eine/n registrierte/n Vertreter/in, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass sie wichtige Mitteilungen erhalten. Unternehmen müssen die Informationen ihrer registrierten Vertreterin/ihres registrierten Vertreters auf dem neuesten Stand halten und die Behörden umgehend informieren, wenn sich der/die registrierte Vertreter/in ändert.

• Unternehmen: S-Corporations und C-Corporations müssen eine/n registrierte/n Vertreter/in haben.

• Limited Liability Companies (LLCs): LLCs müssen eine/n registrierte/n Vertreter/in haben.

• Partnerschaften: Viele Bundesstaaten, darunter Delaware und Kalifornien, verlangen, dass Kommanditgesellschaften (LPs) und Partnerschaften mit beschränkter Haftung (LLPs) eine/n registrierte/n Vertreter/in haben.

• Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen müssen über registrierte Vertreter/innen verfügen.

• Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten registriert sind: Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, benötigen in der Regel in jedem dieser Bundesstaaten eine/n registrierte/n Vertreter/in.

Wie sind registrierte Vertreter/innen in Delaware tätig?

Delaware ist wegen seiner unternehmensfreundlichen Gesetze und Gerichte beliebt für die Registrierung von Unternehmen. Etwa 79 % aller Börsengänge in den USA wurden 2022 in Delaware registriert. Registrierte Vertreter/innen nehmen in Delaware auf die gleiche Weise wie in anderen Bundesstaaten Funktionen wahr: Sie nehmen im Namen des Unternehmens Rechtsdokumente und behördliche Korrespondenz entgegen und leiten diese Dokumente umgehend weiter, damit das Unternehmen seinen rechtlichen Verpflichtungen nachkommen kann. Registrierte Vertreter/innen in Delaware sind außerdem verpflichtet, aktuelle Kontaktinformationen für das Unternehmen zu führen, um sicherzustellen, dass der Bundesstaat über eine zuverlässige Möglichkeit verfügt, mit dem Unternehmen zu kommunizieren. Registrierte Vertreter/innen können Unternehmen auch bei der Einreichung von Jahresberichten in Delaware und den Franchise-Steueranforderungen unterstützen, indem sie das Unternehmen an diese Verpflichtungen erinnern oder deren Abschluss erleichtern.

In Delaware schaffen registrierte Vertreter/innen auch eine legale Präsenz für Unternehmen, die keine physische Präsenz in dem Bundesstaat haben. Nach den Gesetzen von Delaware können Unternehmen in dem Bundesstaat registriert werden, ohne dort ein physisches Büro oder einen Betrieb zu haben, solange sie eine/n registrierte/n Vertreter/in in dem Bundesstaat haben. Angesichts des Status von Delaware als Drehscheibe für Unternehmensregistrierungen entscheiden sich viele Unternehmen dafür, professionelle registrierte Vertreterdienste im Bundesstaat in Anspruch zu nehmen, um deren Fachwissen zu nutzen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

So wählen Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in aus

Berücksichtigen Sie diese Faktoren, um Ihnen bei der Auswahl der richtigen registrierten Vertreterin/des richtigen registrierten Vertreters oder Dienstleisterin/Dienstleisters für Ihr Unternehmen zu helfen:

• Voraussetzungen: Informieren Sie sich über die Anforderungen Ihres Bundesstaates für registrierte Vertreter/innen. Wie auch in vielen anderen Bundesstaaten muss die Vertreterin/der Vertreter in Delaware eine physische Adresse (kein Postfach) haben und zu den normalen Geschäftszeiten erreichbar sein.

• Zuverlässigkeit: Ihr/e Vertreter/in oder Ihr/e Dienstleister/in sollte für Zuverlässigkeit und Professionalität bekannt sein, da wichtige Rechts-und Steuerdokumente von ihm/ihr bearbeitet werden. Schauen Sie sich Bewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen an oder fragen Sie Ihr Unternehmensnetzwerk, Ihre Anwältinnen/Anwälte oder Buchhalter/innen nach Empfehlungen.

• Verfügbarkeit: Ihr/e registrierte/r Vertreter/in sollte leicht erreichbar und schnell mit Ihnen kommunizieren können. Der rechtzeitige Zugriff auf rechtliche Dokumente ist wichtig, insbesondere wenn es sich um zeitkritische Dokumente handelt.

• Spezifische Erfahrung: Ihr/e Vertreter/in oder Ihr/e Dienstleister/in sollte mit den Bedürfnissen und Konformitätsanforderungen Ihres Unternehmenstyps vertraut sein, unabhängig davon, ob es sich um eine LLC, eine Kapitalgesellschaft, eine gemeinnützige Organisation oder eine Personengesellschaft handelt.

• Compliance: Ihr/e Vertreter/in sollte eine gute Erfolgsbilanz vorweisen können, wenn es darum geht, die Einhaltung der staatlichen Vorschriften für ihre/seine Kundinnen/Kunden zu gewährleisten. Dazu gehören die rechtzeitige Weiterleitung aller Dokumente und die Benachrichtigung über etwaige Compliance-Änderungen.

• Vertraulichkeit: Ihr/e registrierte/r Vertreter/in sollte über Maßnahmen verfügen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Dokumente zu schützen.

• Dienstleistungen: Einige registrierte Vertreter/innen bieten zusätzliche Dienstleistungen an, wie z. B. Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Erinnerungen an die Einreichung von Jahresberichten und Organisation von Dokumenten. Ermitteln Sie, welche zusätzlichen Dienste für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten.

• Kosten: Die Kosten variieren je nach Vertreter/in und Dienstleistung. Die Gebühren betragen in Delaware in der Regel 100 bis 200 US-Dollar pro Jahr. Vergleichen Sie die Preise, aber seien Sie vorsichtig bei extrem niedrigen Preisen, die auf mangelnde Servicequalität oder versteckte Gebühren hinweisen könnten.

• Nationale Reichweite: Wenn Sie beabsichtigen, Ihr Unternehmen in mehreren Bundesstaaten zu betreiben, überlegen Sie, ob der/die Vertreter/in oder der/die Dienstleister/in seine/ihre Dienste in allen Bundesstaaten anbieten kann, in denen Ihr Unternehmen tätig sein wird.

• Wechselkosten: Informieren Sie sich über den Prozess und die Gebühren, die mit dem Wechsel des registrierten Vertreters/der registrierten Vertreterin verbunden sind, wenn Sie sich entscheiden, die Dienstleistungen zu wechseln.

Wann sollten Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in beauftragen?

Für diese Szenarien ist es erforderlich, eine/n registrierte/n Vertreter/in auszuwählen, um offizielle Dokumente zu erhalten:

• Unternehmensgründung: Sie müssen eine/n registrierte/n Vertreter/in auswählen, wenn Sie ein formelles Unternehmen wie eine Kapitalgesellschaft oder eine LLC anmelden.

• Geschäftstätigkeit in einem neuen Bundesstaat: Wenn Sie Ihr Unternehmen ausweiten, um in einem neuen Bundesstaat tätig zu sein, müssen Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in in diesem Bundesstaat auswählen.

• Änderung Ihres Unternehmenstyps: Wenn Sie die Struktur Ihres Unternehmens ändern möchten, z. B. von einem Einzelunternehmen zu einer LLC wechseln, benötigen Sie eine/n registrierte/n Vertreter/in.

• Sie benötigen mehr Verfügbarkeit: Wenn Sie nicht immer während der regulären Öffnungszeiten in Ihrem Unternehmen sind, um wichtige Post zu erhalten, kann ein/e registrierte/r Vertreter/in dazu beitragen, dass Sie keine wichtigen Dokumente verpassen.

So ändern Sie Ihre/n registrierte/n Vertreter/in

• Wählen Sie eine/n neue/n Vertreter/in aus: Bevor Sie Änderungen an Ihrem bestehenden Vertreter/ihrer bestehenden Vertreterin vornehmen, wählen Sie Ihre/n neue/n registrierte/n Vertreter/in aus. Vergewissern Sie sich, dass der/die neue Vertreter/in mit der Rolle einverstanden ist und die Anforderungen Ihres Bundesstaates erfüllt, z. B. eine physische Adresse im Bundesstaat haben und während der Geschäftszeiten erreichbar sein.

• Überprüfen Sie die staatlichen Verfahren: Jeder Staat hat sein eigenes Verfahren für den Wechsel eines registrierten Vertreters/einer registrierten Verteterin. Besuchen Sie die Website des Außenministeriums Ihres Bundesstaates oder wenden Sie sich an dessen Büro, um die spezifischen Formulare und Anweisungen für Ihren Bundesstaat zu erhalten.

• Füllen Sie die erforderlichen Formulare aus: In der Regel müssen Sie ein Formular zum Wechsel des registrierten Vertreters/der registrierten Vertreterin oder ein ähnliches Dokument ausfüllen, in dem Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie die Informationen für den/die alte/n und den/die neue/n Vertreter/in machen.

• Senden Sie das Formular ab: Reichen Sie das ausgefüllte Formular und alle erforderlichen Zahlungen (einige können mit Gebühren verbunden sein) beim staatlichen Büro ein.

• Benachrichtigen Sie Ihre/n ehemalige/n Vertreter/in: Informieren Sie Ihren derzeitigen Vertreter/Ihre derzeitige Vertreterin, dass Sie zu einem neuen Vertreter/einer neuen Vertreterin wechseln und dass diese/r keine Dokumente mehr für Ihr Unternehmen erhalten wird.

• Aktualisieren Sie Ihre Einträge: Sobald die Änderung offiziell ist, aktualisieren Sie alle Geschäftsunterlagen, in denen Ihr/e registrierte/r Vertreter/in aufgeführt ist. Dies kann Bankunterlagen, Lizenzen oder Verträge umfassen.

• Bestätigen Sie die Änderung: Vergewissern Sie sich bei Ihrem Bundesstaat, dass die Änderung verarbeitet wurde. Einige Bundesstaaten stellen eine Bestätigung oder eine neue Statusbescheinigung aus, die diese Änderung widerspiegelt.

Wie hoch sind die Kosten für registrierte Vertreter/innen?

Die Gebühren für registrierte Vertreter/innen variieren je nach Bundesstaat und je nachdem, ob Sie sich für eine Einzelperson oder eine professionelle Dienstleistung entscheiden.

• Individuelle Vertretergebühren: Wenn Sie eine Person wie einen Anwalt/eine Anwältin oder eine/n Buchhalter/in zu Ihrem/Ihrer registrierten Vertreter/in ernennen, können die Kosten je nach Tarifen und erbrachten Dienstleistungen von einer minimalen Gebühr bis zu mehreren hundert Dollar pro Jahr reichen.

• Gebühren für professionelle Dienstleistungen: Für eine/n professionelle/n registrierte/n Vertreter/in liegen die Jahresgebühren in der Regel zwischen etwa 50 und 300 US-Dollar. Die Kosten hängen von der Höhe der angebotenen Dienstleistungen ab. Einige Anbieter/innen bieten Basisdienste möglicherweise zu niedrigeren Preisen an, während umfassende Pakete, die zusätzliche Geschäftsdienstleistungen umfassen, am oberen Ende dieser Spanne liegen können.

• Staatliche Gebühren: Wenn Sie Ihre/n registrierte/n Vertreter/in ändern oder ein neues Unternehmen registrieren, kann der Staat eine Anmeldegebühr erheben. In Delaware beträgt die Einreichungsgebühr für den Wechsel des Vertreters/der Vertreterin 50 USD.