Un agente autorizzato è una persona o un'attività designata che riceve documenti ufficiali dalla pubblica amministrazione e note legali per conto di un'attività. Gli agenti autorizzati aiutano le attività a soddisfare i requisiti di legge, come tenersi informate su cause legali o altre azioni legali. L'agente deve avere un indirizzo fisico (non una casella postale) nello stato in cui è registrata l'attività e deve essere disponibile durante il normale orario lavorativo per ricevere i documenti. Questa posizione facilita la comunicazione tra la pubblica amministrazione e l'attività, assicurandosi che l'attività sia consapevole delle questioni legali che la riguardano e risponda in modo appropriato.

Di seguito è riportata una panoramica di tutto quello che le attività devono sapere sugli agenti autorizzati, tra cui cosa fanno, quando potresti averne bisogno e come sceglierne uno. Ecco cosa c'è da sapere.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa fanno gli agenti autorizzati?
  
• Chi ha bisogno di un agente autorizzato?
  
• Come operano gli agenti autorizzati nel Delaware?
  
• Come si sceglie un agente autorizzato?
  
• Quando è opportuno rivolgersi a un agente autorizzato?
  
• Come si cambia l'agente autorizzato?
  
• Quanto costano gli agenti autorizzati?
  

Cosa fanno gli agenti autorizzati?

Gli agenti autorizzati accettano documenti legali e notifiche di enti pubblici per conto delle attività, aiutando i titolari delle stesse a tutelare la loro privacy consentendo loro di non inserire il proprio indirizzo personale nei registri pubblici. Per accettare i documenti di persona, gli agenti autorizzati devono essere reperibili presso l'indirizzo indicato durante il normale orario lavorativo, in modo da garantire che l'attività non perda informazioni importanti a causa dell'indisponibilità. Oltre a ricevere i documenti e a trasmetterli all'attività, gli agenti autorizzati potrebbero assumersi responsabilità come ricordare all'attività le date importanti per la presentazione di documenti (ad esempio, le date di rinnovo della registrazione dell'attività, le date di dichiarazione dei redditi).

• Documenti legali: gli agenti autorizzati accettano la notifica degli atti processuali, ovvero ricevono documenti legali per conto dell'attività in caso di causa.

• Notifiche di enti pubblici: gli agenti autorizzati ricevono comunicazioni ufficiali dalla pubblica amministrazione, tra cui moduli fiscali, documenti di conformità e avvisi relativi a requisiti legali o modifiche di leggi che potrebbero influire sull'attività.

Chi ha bisogno di un agente autorizzato?

La maggior parte delle attività formalmente registrate ha bisogno di un agente autorizzato per soddisfare i requisiti legali e assicurarsi di ricevere le comunicazioni importanti. Le attività devono mantenere aggiornate le informazioni del proprio agente autorizzato e informare tempestivamente lo stato in caso di variazione dell'agente.

• Società: le S-Corporation e le C-Corporation devono avere un agente autorizzato.

• Società a responsabilità limitata (LLC): le LLC devono avere un agente autorizzato.

• Partnership: molti stati, tra cui il Delaware e la California, richiedono che le partnership limitate (LP) e quelle a responsabilità limitata (LLP) abbiano un agente autorizzato.

• Organizzazioni non profit: le organizzazioni non profit devono avere agenti autorizzati.

• Attività registrate in più stati: le attività che operano in più stati in genere devono avere un agente autorizzato in ciascuno di questi stati.

Come operano gli agenti autorizzati nel Delaware?

Il Delaware, grazie a un ecosistema di leggi e tribunali favorevoli, è noto per l'alto tasso di registrazione di attività. Circa il 79% di tutte le offerte pubbliche iniziali negli Stati Uniti nel 2022 è stato registrato nel Delaware. Nel Delaware e in altri stati, gli agenti autorizzati operano nello stesso modo: ricevono i documenti legali e le comunicazioni di enti pubblici per conto dell'attività e li inoltrano tempestivamente, consentendo all'attività stessa di rispettare i propri obblighi legali. Gli agenti autorizzati nel Delaware sono inoltre tenuti a mantenere aggiornati i recapiti dell'attività, affinché lo stato abbia a disposizione dati di contatto affidabili per comunicare con l'attività. Gli agenti autorizzati possono anche assistere le attività nel rispetto dei requisiti di presentazione del report annuale e di quelli relativi alla tassa sulle concessioni, ricordando all'attività tali obblighi o facilitandone l'espletamento.

Nel Delaware, gli agenti autorizzati creano anche una presenza legale per le attività che non hanno una presenza fisica nello stato. Le leggi del Delaware consentono alle attività di effettuare la registrazione nello stato senza avere un ufficio fisico o operazioni in tale stato, a condizione che abbiano un agente autorizzato nello stato. Dato lo status del Delaware come hub per le registrazioni aziendali, molte attività scelgono di avvalersi dei servizi professionali degli agenti autorizzati nello stato per sfruttare la loro esperienza e garantire la conformità.

Come si sceglie un agente autorizzato?

Per scegliere l'agente autorizzato o il servizio giusto per la tua attività, tieni conto di questi fattori:

• Requisiti: informati sui requisiti del tuo stato per gli agenti autorizzati. Nel Delaware, come in molti altri stati, l'agente deve avere un indirizzo fisico (non una casella postale) ed essere disponibile durante il normale orario di lavoro.

• Affidabilità: il tuo agente o servizio dovrebbe avere una buona reputazione in termini di affidabilità e professionalità perché si occuperà di importanti documenti legali e fiscali. Leggi le recensioni e le testimonianze di altre attività o chiedi consigli alla tua rete, ad avvocati o commercialisti.

• Accessibilità: il tuo agente autorizzato dovrebbe essere facilmente accessibile e tempestivo nel comunicare con te. L'accesso immediato ai documenti legali è importante, soprattutto se sono sensibili al fattore tempo.

• Esperienza specifica: il tuo agente o servizio deve conoscere le esigenze e i requisiti di conformità del tuo tipo di business, che si tratti di una LLC, una società, un'organizzazione non profit o una partnership.

• Conformità: il tuo agente dovrebbe avere una buona esperienza nel mantenere la conformità dei propri clienti alle normative statali. Ciò include l'inoltro tempestivo di tutti i documenti e la notifica di eventuali modifiche alla conformità.

• Riservatezza: il tuo agente autorizzato deve adottare misure per proteggere la riservatezza e la sicurezza dei tuoi documenti.

• Servizi: alcuni agenti autorizzati offrono servizi aggiuntivi come assistenza per la conformità, promemoria per la presentazione dei report annuali e organizzazione dei documenti. Individua i servizi aggiuntivi che potrebbero fare al caso tuo.

• Costo: i costi variano a seconda degli agenti e dei servizi. Nel Delaware, in genere sono compresi tra 100 $ e 200 $ all'anno. Confronta i prezzi, ma diffida da quelli estremamente bassi che potrebbero indicare una mancanza di qualità del servizio o costi nascosti.

• Copertura nazionale: se prevedi di operare in più stati, valuta se l'agente o il servizio può fornire servizi di agente autorizzato in tutti gli stati in cui la tua attività sarà attiva.

• Costi di riconversione: informati sulla procedura e sulle eventuali commissioni associate al cambio di agente autorizzato, qualora decidessi di cambiare servizio.

Quando è opportuno rivolgersi a un agente autorizzato?

Negli scenari riportati di seguito occorre scegliere un agente autorizzato per ricevere i documenti ufficiali:

• Avviare un'attività: quando registri un'attività formale, come una società o una LLC, devi scegliere un agente autorizzato.

• Fare affari in un nuovo stato: se stai espandendo la tua attività per operare in un nuovo stato, devi scegliere un agente autorizzato in quello stato.

• Modificare il tipo di business: se decidi di modificare la costituzione della tua attività, ad esempio passando da un'attività indipendente a una LLC, avrai bisogno di un agente autorizzato.

• Necessità di maggiore disponibilità: se non sei sempre in sede per ricevere la posta durante l'orario di lavoro, avere un agente autorizzato può aiutarti a non perdere nessun documento importante.

Come si cambia l'agente autorizzato?

• Seleziona un nuovo agente: prima di fare eventuali modifiche in merito all'agente esistente, scegline uno nuovo. Assicurati che il nuovo agente autorizzato accetti il ruolo e soddisfi i requisiti del tuo stato, come avere un indirizzo fisico nello stato ed essere disponibile durante l'orario di lavoro.

• Verifica le procedure dello stato: ogni stato ha la propria procedura per cambiare un agente autorizzato. Visita il sito web del segretario di stato del tuo stato o contatta l'ufficio preposto per ottenere i moduli e le istruzioni specifiche per il tuo stato.

• Compila i moduli richiesti: in genere, devi compilare un modulo "Cambio di agente autorizzato" o un documento simile, fornendo dettagli sulla tua attività e i dati del vecchio e del nuovo agente.

• Invia il modulo: invia il modulo compilato ed eventuali pagamenti necessari (alcuni potrebbero prevedere delle commissioni) all'ufficio statale.

• Informa il tuo agente: informa il tuo attuale agente che stai passando a un nuovo agente e che non riceverà più documenti per la tua attività.

• Aggiorna i tuoi registri: una volta che la modifica sarà ufficiale, aggiorna tutti i documenti aziendali su cui sono riportati i dati dell'agente autorizzato tra cui, ad esempio, documenti bancari, licenze o contratti.

• Conferma la modifica: verifica con l'ufficio del tuo stato che la modifica sia stata elaborata. Alcuni stati forniscono una conferma o un nuovo certificato con i dati modificati.

Quanto costano gli agenti autorizzati?

Le tariffe dell'agente autorizzato variano in base allo stato e al fatto che tu scelga un servizio professionale o una persona fisica.

• Tariffe per persone fisiche: se come agente autorizzato nomini una persona fisica, come un avvocato o un commercialista, il costo potrebbe variare da una tariffa minima a diverse centinaia di dollari all'anno, a seconda delle tariffe e dei servizi forniti.

• Tariffe per servizi professionali: per un servizio professionale di agente autorizzato, le commissioni annuali in genere vanno circa da 50 $ a 300 $. Il costo dipende dal livello di servizi offerti. Alcuni fornitori potrebbero offrire servizi di base a tariffe inferiori, mentre i pacchetti completi che includono servizi aziendali aggiuntivi potrebbero avvicinarsi al costo più alto del range indicato.

• Commissioni statali: se cambi agente autorizzato o registri una nuova attività, lo stato potrebbe addebitarti una tassa di registrazione. Nel Delaware, la tassa di registrazione per il cambio di agente è di 50 $.