Un agent agréé est une personne ou une entreprise désignée pour recevoir les documents officiels du gouvernement et des avis légaux au nom d’une entreprise. Les agents agréés aident les entreprises à se conformer aux obligations légales, par exemple en se tenant informé des poursuites judiciaires et autres actions en justice qu’elles peuvent encourir. L’agent doit disposer d’une adresse physique (et non d’une boîte postale) dans l’État où l’entreprise est immatriculée, et il doit être disponible pendant les heures normales d’ouverture pour recevoir les documents. Le rôle de ce poste consiste à faciliter la communication entre le gouvernement et l’entreprise, en s’assurant que celle-ci reste informée des questions juridiques et y répond de manière appropriée.

Cet article propose un aperçu de ce que les entreprises doivent savoir sur les agents agréés, notamment leur mission, dans quels cas vous pourrez en avoir besoin et comment en choisir un. Voici tout ce que vous devez retenir.

Sommaire de cet article

• Que font les agents agréés ?
  
• Qui a besoin d’un agent agréé ?
  
• Comment opèrent les agents agréés dans le Delaware ?
  
• Comment choisir un agent agréé
  
• Quand faire appel à un agent agréé ?
  
• Comment changer d’agent agréé
  
• Combien coûte le recours à un agent agréé ?
  

Que font les agents agréés ?

Les agents agréés acceptent les documents juridiques et la correspondance gouvernementale au nom des entreprises, ce qui permet aux propriétaires d’entreprise de préserver leur vie privée en ne divulguant pas leur adresse personnelle. Les agents agréés doivent être disponibles à l’adresse qu’ils ont indiquée pendant les heures normales d’ouverture pour accepter les documents en personne, ce qui permet aux entreprises de ne manquer aucune information importante en cas d’indisponibilité. En plus de recevoir les documents et de les transmettre à l’entreprise, les agents agréés peuvent assumer des responsabilités telles que rappeler à l’entreprise les dates importantes (par exemple, les dates de renouvellement de l’immatriculation de l’entreprise, les dates de déclaration fiscale).

• Documents juridiques : les agents agréés acceptent la signification de la procédure, ce qui signifie qu’ils reçoivent des documents juridiques au nom de l’entreprise en cas de poursuite.

• Correspondance gouvernementale : les agents agréés reçoivent les communications officielles du gouvernement, notamment les formulaires fiscaux, les documents de conformité et les avis relatifs aux obligations légales ou aux modifications de lois susceptibles d’avoir un impact pour l’entreprise.

Qui a besoin d’un agent agréé ?

La plupart des entreprises officiellement immatriculées ont besoin d’un agent agréé pour répondre aux exigences légales et garantir qu’elles reçoivent les communications importantes. Les entreprises doivent tenir à jour les informations relatives à leur agent agréé et informer rapidement l’État en cas de changement de cet agent.

• Sociétés par actions : les sociétés de type S et de type C doivent faire appel à un agent agréé.

• Sociétés à responsabilité limitée (SARL) : les SARL doivent faire appel à un agent agréé.

• Sociétés de personnes : de nombreux États, dont le Delaware et la Californie, exigent que les sociétés de personnes limitées et les sociétés de personnes à responsabilité limitée disposent d’un agent agréé.

• Organisations à but non lucratif : les entités à but non lucratif doivent disposer d’agents agréés.

• Entreprises immatriculées dans plusieurs États : les entreprises qui opèrent dans plusieurs États doivent généralement disposer d’un agent agréé dans chacun de ces États.

Comment opèrent les agents agréés dans le Delaware ?

Le Delaware est très prisé pour l’immatriculation des entreprises en raison de ses lois et de ses tribunaux favorables aux entreprises. En 2022, environ 79 % de tous les premiers appels publics à l’épargne aux États-Unis ont été enregistrés dans le Delaware. Au Delaware, les agents agréés fonctionnent de la même manière que dans les autres États : ils reçoivent les documents juridiques et la correspondance gouvernementale au nom de l’entreprise et ils les transmettent rapidement, ce qui permet à l’entreprise de respecter ses obligations légales. Au Delaware, les agents agréés sont également tenus de maintenir à jour les coordonnées de l’entreprise, afin que l’État dispose d’un moyen fiable de communiquer avec l’entreprise. Les agents agréés peuvent également aider les entreprises à remplir leur rapport annuel et à respecter les exigences du Delaware en matière d’impôt sur les franchises, en rappelant à l’entreprise ces obligations ou en facilitant leur accomplissement.

Au Delaware, les agents agréés servent également à créer une présence légale pour les entreprises qui n’ont pas de présence physique dans l’État. Les lois du Delaware permettent aux entreprises d’être immatriculées dans cet État sans y avoir de bureau ni d’activités, à condition de disposer d’un agent agréé dans l’État. Étant donné le statut du Delaware en tant que plaque tournante pour l’immatriculation des sociétés, de nombreuses entreprises choisissent de faire appel aux services d’agents agréés professionnels dans l’État pour tirer parti de leur expertise et garantir leur conformité.

Comment choisir un agent agréé

Tenez compte de ces facteurs pour choisir l’agent agréé ou le service qui convient à votre entreprise :

• Exigences : renseignez-vous sur les exigences de votre État en matière d’agents agréés. Au Delaware, comme dans de nombreux autres États, l’agent doit disposer d’une adresse physique (et non d’une boîte postale) et être disponible pendant les heures normales d’ouverture.

• Fiabilité : votre agent ou service doit avoir une réputation de fiabilité et de professionnalisme, car traitera des documents juridiques et fiscaux importants. Consultez les avis et les témoignages d’autres entreprises ou demandez des recommandations à votre réseau d’affaires, à vos avocats ou à vos comptables.

• Accessibilité : votre agent agréé doit être facilement accessible et communiquer rapidement avec vous. Il est important d’avoir accès aux documents juridiques en temps opportun, surtout s’ils sont urgents.

• Expérience spécifique : votre agent ou service doit connaître les besoins et les exigences de conformité de votre type d’entreprise, qu’il s’agisse d’une SARL, d’une société par actions, d’une organisation à but non lucratif ou d’une société de personnes.

• Conformité : votre agent doit avoir de bons antécédents en matière de respect des réglementations nationales par ses clients. Cela signifie notamment envoyer en temps opportun tous les documents ainsi que les notifications des évolutions de la conformité.

• Confidentialité : votre agent agréé doit avoir mis en place des mesures pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos documents.

• Services : certains agents agréés offrent des services supplémentaires tels qu’une assistance à la conformité, des rappels de dépôt de rapports annuels et l’organisation de documents. Déterminez quels services supplémentaires pourraient être bénéfiques pour votre entreprise.

• Coût : les coûts varient d’un agent à l’autre et d’un service à l’autre. Les honoraires sont généralement de 100 $ à 200 $ par an dans le Delaware. Comparez les prix, mais méfiez-vous des prix extrêmement bas qui pourraient indiquer un manque de qualité du service ou des frais cachés.

• Couverture nationale : si vous envisagez d’opérer votre entreprise dans plusieurs États, demandez-vous si l’agent ou le service est en mesure de vous fournir les services d’un agent agréé dans tous les États où votre entreprise sera présente.

• Coûts de changement : si vous décidez de changer de service, renseignez-vous sur le processus et des frais associés au changement d’agent agréé.

Quand faire appel à un agent agréé ?

Dans les cas de figure suivants, il est obligatoire de choisir un agent agréé pour recevoir les documents officiels :

• Création d’une entreprise : vous devez choisir un agent agréé lors de l’immatriculation d’une entreprise telle qu’une société par actions ou une SARL.

• Exercice d’activités dans un nouvel État : Si vous développez votre entreprise pour exercer vos activités dans un nouvel État, vous devez choisir un agent agréé dans cet État.

• Modification du type de votre entreprise : si vous décidez de modifier la structure de votre entreprise, par exemple en passant d’une entreprise individuelle à une SARL, vous aurez besoin d’un agent agréé.

• Besoin d’une plus grande disponibilité : si vous n’êtes pas toujours disponible à votre entreprise pour recevoir le courrier important pendant les heures normales d’ouverture, faire appel à un agent agréé peut vous aider à ne manquer aucun document important.

Comment changer d’agent agréé

• Sélectionnez un nouvel agent : avant d’opérer tout changement, choisissez votre nouvel agent agréé. Vérifiez que le nouvel agent accepte le poste et répond aux exigences de votre État, par exemple en ayant une adresse physique dans cet État et en étant disponible pendant les heures ouvrables.

• Vérifiez les procédures propres à votre État : chaque État dispose de sa propre procédure pour changer d’agent agréé. Visitez le site Web du secrétaire d’État de votre État ou contactez son bureau pour obtenir les formulaires et les instructions spécifiques à votre État.

• Remplissez les formulaires requis : vous devrez généralement remplir un formulaire de changement d’agent agréé ou un document similaire en fournissant des informations sur votre entreprise ainsi que sur l’ancien et le nouvel agent.

• Envoyez le formulaire : envoyez le formulaire dûment rempli ainsi que tout paiement nécessaire (certains formulaires peuvent entraîner des frais) au bureau de votre État.

• Informez votre ancien agent : informez votre agent actuel que vous changez d’agent et qu’il ne recevra plus de documents pour le compte de votre entreprise.

• Mettez à jour vos dossiers : une fois le changement officialisé, mettez à jour tous les documents de l’entreprise qui mentionnent votre agent agréé. Il peut s’agir de relevés bancaires, de permis ou de contrats.

• Confirmez la modification : vérifiez auprès du bureau de votre État que la modification a été traitée. Certains États fournissent une confirmation ou un nouveau certificat de statut reflétant le changement.

Combien coûte le recours à un agent agréé ?

Les frais associés à un agent agréé varient en fonction de l’État et selon que vous choisissez de faire appel à une personne ou un service professionnel.

• Frais en cas de recours à un agent individuel : si vous désignez une personne, comme un avocat ou un comptable, en tant qu’agent agréé, le coût peut varier d’une somme minime à plusieurs centaines de dollars par an, en fonction de ses tarifs et des services qu’elle fournit.

• Frais en cas de recours à un service professionnel : si vous faites appel aux services d’un agent agréé professionnel, les frais annuels varient généralement d’environ 50 $ à 300 $. Le coût dépend du niveau des services proposés. Certains prestataires peuvent proposer des services de base à des tarifs inférieurs, tandis que les formules complètes qui incluent des services commerciaux supplémentaires peuvent se situer à l’extrémité supérieure de cette fourchette.

• Frais facturés par l’État : si vous changez d’agent agréé ou immatriculez une nouvelle entreprise, l’État peut vous facturer des frais d’immatriculation. Dans le Delaware, les frais facturés pour le changement d’agent sont de 50 $.