Un agent enregistré est une personne ou entreprise désignée qui reçoit des documents officiels du gouvernement et des avis juridiques au nom d’une entreprise. Les agents enregistrés aident les entreprises à respecter les exigences juridiques, comme se tenir informées des poursuites ou d'autres actions juridiques. L’agent doit avoir une adresse physique (et non une boîte postale) dans l’État où l’entreprise est enregistrée et doit être disponible pendant les heures normales d’ouverture de l’entreprise pour recevoir des documents. Ce poste implique la prise en charge de la communication entre le gouvernement et l’entreprise, en s’assurant que l’entreprise est au courant des questions juridiques et y répond de manière appropriée.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce que les entreprises doivent savoir sur les agents enregistrés, notamment ce qu’ils font, quand vous pourriez en avoir besoin et comment en choisir un. Voici ce que vous devez savoir.

 Que contient cet article?

• Que font les agents enregistrés?
  
• Qui a besoin d’un agent enregistré?
  
• Comment fonctionnent les agents enregistrés au Delaware?
  
• Comment choisir un agent enregistré
  
• Quand devriez-vous faire appel à un agent enregistré?
  
• Comment changer d’agent enregistré
  
• Combien coûtent les agents enregistrés?
  

Que font les agents enregistrés?

Les agents enregistrés acceptent les documents juridiques et la correspondance gouvernementale au nom des entreprises, ce qui aide les propriétaires d’entreprise à préserver leur vie privée en leur permettant de ne pas divulguer leur adresse personnelle. Les agents enregistrés doivent être disponibles à l’adresse qu’ils ont désignée pendant les heures d’ouverture normales de l’entreprise pour accepter les documents en personne, ce qui permet à l’entreprise de ne pas manquer des renseignements importants en raison de leur indisponibilité. En plus de recevoir les documents et de les transmettre à l’entreprise, les agents enregistrés peuvent assumer des responsabilités, telles que rappeler à l’entreprise les dates de déclaration importantes (p. ex., les dates de renouvellement de l’inscription entreprise, les dates de déclaration fiscale).

• Documents juridiques : Les agents enregistrés acceptent la signification du processus, ce qui signifie qu’ils reçoivent des documents juridiques au nom de l’entreprise en cas de poursuite.

• Correspondance gouvernementale : Les agents enregistrés reçoivent des communications officielles du gouvernement, notamment des formulaires fiscaux, des documents de conformité et des avis d’exigences juridiques ou de changements de lois qui pourraient affecter l’entreprise.

Qui a besoin d’un agent enregistré?

La plupart des entreprises officiellement enregistrées ont besoin d’un agent enregistré pour répondre aux exigences juridiques et s’assurer qu’elles reçoivent des communications importantes. Les entreprises doivent tenir à jour les informations de leur agent enregistré et informer rapidement l’État en cas de changement de leur agent enregistré.

• Sociétés : Les sociétés de type S et C doivent avoir un agent enregistré.

• Sociétés à responsabilité limitée (SARL) : Les SARL doivent avoir un agent enregistré.

• Partenariats : De nombreux États, dont le Delaware et la Californie, exigent que les sociétés en commandite (SARL) et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) aient un agent enregistré.

• Organismes à but non lucratif : Les entités à but non lucratif doivent avoir des agents enregistrés.

• Entreprises enregistrées dans plusieurs États : Les entreprises qui opèrent dans plusieurs États doivent généralement avoir un agent enregistré dans chacun de ces États.

Comment fonctionnent les agents enregistrés au Delaware?

Le Delaware est populaire pour l’inscription des entreprises en raison de ses lois et tribunaux favorables aux entreprises. Environ 79 % de tous les premiers appels publics à l’épargne aux États-Unis en 2022 ont été enregistrés dans le Delaware. Les agents enregistrés fonctionnent de la même manière au Delaware que dans d’autres États : ils reçoivent des documents juridiques et de la correspondance gouvernementale au nom de l’entreprise et transmettent ces éléments rapidement, ce qui permet à l’entreprise de respecter ses obligations juridiques. Les agents enregistrés au Delaware sont également tenus de maintenir les coordonnées actuelles de l’entreprise, ce qui garantit que l’État dispose d’un moyen fiable de communiquer avec l’entreprise. Les agents enregistrés peuvent également aider les entreprises à remplir les exigences du Delaware en matière de déclaration annuelle et d’impôt de franchise, en rappelant à l’entreprise ces obligations ou en facilitant leur accomplissement.

Au Delaware, les agents enregistrés créent également une présence juridique pour les entreprises qui n’ont pas de présence physique dans l’État. La législation du Delaware permet aux entreprises d’être enregistrées dans l’État sans y avoir de siège physique ou d’activités, à condition qu’elles aient un agent enregistré dans l’État. Compte tenu de la position du Delaware en tant que plaque tournante pour les enregistrements de sociétés, de nombreuses entreprises choisissent de faire appel aux services d’agents enregistrés professionnels dans l’État pour tirer parti de leur savoir-faire et assurer la conformité.

Comment choisir un agent enregistré

Tenez compte des facteurs suivants pour vous aider à choisir le bon agent enregistré ou le bon service pour votre entreprise :

• Exigences : Renseignez-vous sur les exigences de votre État en matière d’agents enregistrés. Au Delaware, comme dans de nombreux autres États, l’agent doit avoir une adresse physique (et non une boîte postale) et être disponible pendant les heures normales d’affaires.

• Fiabilité : Votre agent ou service doit avoir une réputation de fiabilité et de professionnalisme, car il traitera des documents juridiques et fiscaux importants. Examinez les avis et les témoignages d’autres entreprises ou demandez des recommandations à votre réseau d’entreprises, à vos avocats ou à vos comptables.

• Accessibilité : Votre agent enregistré doit être facilement accessible et pouvoir communiquer rapidement avec vous. Il est important d’accéder en temps opportun aux documents juridiques, surtout s'ils sont urgents.

• Expérience spécifique : Votre agent ou service doit connaître les besoins et les exigences de conformité de votre type d’entreprise, qu’il s’agisse d’une SARL, d'un organisme à but non lucratif ou d’une société de personnes.

• Conformité : Votre agent doit avoir un bon historique d’antécédents en matière de conformité de ses clients aux réglementations de l’État. Cela inclut la transmission en temps opportun de tous les documents et des notifications de tout changement en matière de conformité.

• Confidentialité : Votre agent enregistré doit mettre en place des mesures pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos documents.

• Services : Certains agents enregistrés offrent des services supplémentaires, tels que l’assistance à la conformité, les rappels de déclaration annuelle et l’organisation de documents. Déterminez quels services supplémentaires pourraient être bénéfiques pour votre entreprise.

• Coût : Les coûts varient d’un agent à l’autre et d’un service à l’autre. Les frais sont généralement de 100 $ à 200 $ par an dans l’État du Delaware. Comparez les prix, mais méfiez-vous des prix trop bas qui pourraient indiquer une mauvaise qualité de service ou des frais cachés.

• Couverture nationale : Si vous envisagez d’exploiter votre entreprise dans plusieurs États, demandez-vous si l’agent ou le service peut fournir des services d’agent enregistré dans tous les États où votre entreprise sera active.

• Coûts de changement : Comprenez le processus et les frais associés au changement d’agent enregistré si vous décidez de changer de service.

Quand devriez-vous faire appel à un agent enregistré?

Ces scénarios nécessitent le choix d’un agent enregistré pour recevoir les documents officiels :

• Création d’une entreprise : Vous devez choisir un agent enregistré lors de l’enregistrement d’une entreprise formelle, telle qu’une société ou une SARL.

• Faire des affaires dans un nouvel État : Si vous développez votre entreprise pour exercer vos activités dans un nouvel État, vous devez choisir un agent enregistré dans cet État.

• Changement de type d’entreprise : Si vous décidez de changer la façon dont votre entreprise est constituée, par exemple en passant d’une exploitation individuelle à une SARL, vous aurez besoin d’un agent enregistré.

• Besoin de plus de disponibilité : Si vous n’êtes pas toujours dans les installations de votre entreprise pour recevoir du courrier important pendant les heures normales, le fait d’avoir un agent enregistré peut vous aider à ne manquer aucun document important.

Comment changer d’agent enregistré

• Sélectionner un nouvel agent : Avant d’apporter des modifications à votre agent existant, choisissez votre nouvel agent enregistré. Assurez-vous que le nouvel agent accepte le rôle et répond aux exigences de votre État, comme avoir une adresse physique dans l’État et être disponible pendant les heures d’affaires.

• Vérifiez les procédures de l’État : Chaque État a son propre processus de changement d’agent enregistré. Rendez-vous sur le site Web du secrétaire d’État de votre État ou contactez son bureau pour obtenir les formulaires et les instructions spécifiques à votre État.

• Remplissez les formulaires requis : Vous devrez généralement remplir un formulaire « Changement d’agent enregistré » ou un document similaire, fournissant des détails sur votre entreprise et les informations pour l’ancien et le nouvel agent.

• Envoyez le formulaire : Envoyez le formulaire rempli et tout paiement nécessaire (certains pouvant s’accompagner de frais) au bureau de l’État.

• Avisez votre ancien agent : Informez votre agent actuel que vous changez et qu’il ne recevra plus de documents pour votre entreprise.

• Mettez à jour vos dossiers : Une fois que le changement est officiel, mettez à jour tous les dossiers d’entreprise qui répertorient votre agent enregistré. Il peut s’agir de dossiers bancaires, de licences ou de contrats.

• Confirmez le changement : Vérifiez auprès du bureau de votre État que le changement a été traité. Certains États fournissent une confirmation ou un nouveau certificat d’État reflétant le changement.

Combien coûtent les agents enregistrés?

Les frais d’agent enregistrés varient en fonction de l'État et de si vous choisissez un particulier ou un service professionnel.

• Frais d’agent particulier : Si vous désignez un particulier, tel qu’un avocat ou un comptable comme agent enregistré, le coût pourrait aller de frais minimes à plusieurs centaines de dollars annuellement, selon ses tarifs et les services fournis.

• Frais de services professionnels : Pour un service d’agent enregistré professionnel, les frais annuels varient généralement d’environ 50 $ à 300 $. Le coût dépend du niveau de services offert. Certains fournisseurs peuvent offrir des services de base à des taux inférieurs, tandis que des forfaits complets qui incluent des services d’entreprise supplémentaires peuvent se situer dans la partie supérieure de cette fourchette.

• Frais de l’État : Si vous changez d’agent enregistré ou enregistrez une nouvelle entreprise, l’État peut vous facturer des frais de déclaration. Au Delaware, les frais de déclaration sont de 50 $.

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