Un agent enregistré est une personne ou un service qui accepte des documents juridiques et des avis pour une
entreprise pendant les heures normales d’ouverture. Lorsque vous dirigez une société à responsabilité limitée (SARL), vous pouvez choisir d’être votre propre agent enregistré ou d’engager une autre personne ou un autre service pour le faire à votre place. La décision d’agir ou non en tant que votre propre agent enregistré dépend de facteurs tels que l’importance que vous accordez à la vie privée, le niveau de responsabilité que vous souhaitez accepter et la taille de votre budget.

Ci-dessous, nous expliquons les avantages et les inconvénients d’assumer ce rôle par rapport à la collaboration avec un professionnel.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un agent enregistré et pourquoi en avez-vous besoin?
  
• Devriez-vous être votre propre agent enregistré?
  
• Comment agir en tant que votre propre agent enregistré
  
• Quels sont les risques liés au fait d’être son propre agent enregistré?
  
• Comment décider si vous devez faire appel à un service d’agent enregistré
  
• Quelles sont les alternatives au fait d’agir en tant que votre propre agent enregistré?
  

Qu’est-ce qu’un agent enregistré et pourquoi en avez-vous besoin?

Un agent enregistré est une personne ou un service désigné pour recevoir des documents juridiques et officiels au nom de votre entreprise. Cela inclut les formulaires fiscaux, les avis de poursuite et les documents liés à la conformité de l’État. L’agent enregistré doit avoir une adresse physique dans l’État où votre SARL est enregistrée et doit être disponible pendant les heures normales de bureau pour que votre entreprise reçoive les documents importants en temps opportun.

Avoir un agent enregistré est une obligation légale dans la plupart des États lors de la création d’une SARL. Sans cela, votre entreprise risque de manquer des communications qui, si elles sont ignorées, pourraient entraîner des pénalités, des amendes ou faire en sorte que votre entreprise n’est plus en règle dans l’État. Que vous agissiez en tant que votre propre agent enregistré ou que vous fassiez appel à un service, vous avez besoin d’un agent enregistré fiable pour garantir la conformité de votre entreprise.

Devriez-vous être votre propre agent enregistré?

Décider d’être ou non votre propre agent enregistré est une question courante pour les propriétaires d’entreprise qui créent une SARL. Le fait d’être votre propre agent enregistré vous permet d’économiser les frais que vous paieriez autrement pour un service et vous donne un contrôle total sur vos propres documents et informations commerciales. Cela peut également simplifier vos opérations en utilisant une adresse unique pour toutes les communications professionnelles.

Cependant, cela exige également que vous soyez disponible pendant les heures de bureau et rend votre adresse personnelle publique. Être votre propre agent enregistré signifie également que vous êtes seul responsable de la réception des documents qui sont importants pour le statut juridique de votre entreprise.

Comment agir en tant que votre propre agent enregistré

Si vous envisagez de devenir votre propre agent enregistré, il est important de connaître les exigences auxquelles vous devez répondre et les étapes à suivre pour officialiser ce titre.

Voici ce que vous devez savoir :

• Vous devez disposer d’une adresse physique dans l’État où votre SARL est enregistrée. Vous ne pouvez pas utiliser une boîte postale ou un bureau virtuel. C’est à cette adresse que vous recevrez tous les documents légaux et officiels.

• Vous devez être disponible pendant les heures normales d’ouverture pour recevoir du courrier.

• Vous devez vous inscrire en tant qu’agent enregistré lorsque vous remplissez les documents nécessaires à la création de votre SARL (généralement, vos statuts d’organisation). Si votre entreprise est déjà établie et que vous souhaitez modifier vous-même l’agent enregistré, vous pouvez mettre à jour vos informations auprès du bureau de dépôt de votre État en ligne ou en envoyant un formulaire.

• Si vous déménagez ou ne souhaitez pas continuer à être votre propre agent enregistré, vous devez en informer l’État et luis fournir vos nouvelles coordonnées.

Quels sont les risques liés au fait d’être son propre agent enregistré?

Le fait d’être votre propre agent enregistré ajoute un autre niveau de responsabilité à la propriété d’une entreprise. Vous devrez rester organisé et vous assurer de ne jamais manquer une livraison, tout en gérant les tâches quotidiennes de la gestion de votre entreprise.

Voici les risques supplémentaires à prendre en compte avant d’assumer le rôle :

• En tant qu’agent enregistré, vous devez être disponible pendant les heures d’ouverture à l’adresse désignée. Si vous n’êtes pas au bureau ou êtes en voyage, vous risquez de manquer quelque chose d’important, comme un avis de poursuite ou un formulaire de conformité de l’État. Ne pas répondre à documents dans les délais peut entraîner des pénalités ou la perte de la bonne réputation de votre SARL.

• Si vous déménagez et oubliez de mettre à jour l’adresse de votre agent enregistré auprès de l’État ou si vous manquez des documents juridiques importants, votre entreprise pourrait être considérée comme non conforme. Cela pourrait entraîner des pénalités, des frais de retard ou la dissolution de votre SARL par l’État, ce qui mettrait un terme à votre capacité à exercer vos activités légalement.

• Lorsque vous agissez en tant que votre propre agent enregistré, votre adresse personnelle ou professionnelle devient publique. Cela signifie que n’importe qui peut la consulter, ce qui peut poser un problème de confidentialité, surtout si vous utilisez votre adresse personnelle. Vous pourriez également commencer à recevoir plus de courrier non sollicité ou de visiteurs à cette adresse.

Comment décider si vous devez faire appel à un service d’agent enregistré

La décision de faire appel ou non à un service d’agent enregistré dépend de plusieurs facteurs. Si le maintien de la confidentialité ou la gestion de plusieurs sites sont des préoccupations, le service d’un agent enregistré peut alléger ces fardeaux. D’un autre côté, si vous êtes une petite entreprise locale et que cela ne vous dérange pas de gérer les responsabilités vous-même, vous pourriez vous en passer.

Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de l’embauche d’un agent enregistré :

• Si vous n’aimez pas l’idée que l’adresse de votre domicile ou de votre entreprise soit accessible au public, le service d’un agent enregistré peut protéger votre vie privée. Lorsque vous faites appel aux services d’un agent agrée, son adresse devient l’adresse publique, ce qui permet de garder vos informations personnelles hors des registres de l’État.

• Si vous êtes souvent absent du bureau, en déplacement, si vous gérez une entreprise avec des horaires irréguliers ou si vous n’avez pas la possibilité d’être disponible pour recevoir des documents, un service d’agent enregistré peut le faire pour vous.

• Si votre SARL exerce ses activités dans plusieurs États ou si vous envisagez de vous étendre au-delà des frontières de l’État, l’embauche d’un service d’agent enregistré peut vous couvrir dans plusieurs endroits. Ainsi, vous n’avez plus besoin de jongler avec plusieurs agents agréés et vous assurez d’être en conformité partout où vous exercez vos activités.

• Le service d’agent enregistré coûte généralement entre 50 $ et 300 USD par an. Si votre budget vous permet de faire face à cette dépense supplémentaire et que vous appréciez la tranquillité d’esprit qui accompagne l’embauche d’un professionnel, l’investissement pourrait en valoir la peine.

Quelles sont les alternatives au fait d’agir en tant que votre propre agent enregistré?

Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir agir en tant que votre propre agent enregistré, envisagez ces alternatives. La meilleure option dépend des besoins de votre entreprise, du niveau de confidentialité souhaité et du niveau de responsabilité que vous êtes prêt à déléguer.

Faire appel à un service d’agent enregistré

Vous pouvez faire appel à un service d’agent enregistré professionnel pour qu’il se charge de recevoir les documents juridiques et les avis officiels de votre entreprise. Ces services ont généralement des bureaux dans plusieurs États, de sorte qu’ils peuvent vous tenir en conformité si votre SARL opère dans plus d’un État. Ces services offrent également une confidentialité accrue, car leur adresse, et non la vôtre, sera celle qui sera répertoriée publiquement.

Faire appel à un avocat ou à un cabinet d’avocats

Vous pouvez faire appel à votre avocat ou à votre cabinet d’avocats en tant qu’agent enregistré. Cela peut être particulièrement utile si votre entreprise travaille déjà avec un avocat sur d’autres questions juridiques. Les avocats ont l’habitude de traiter des documents importants et peuvent offrir des conseils professionnels en cas d’urgence. Cependant, cette option peut être plus coûteuse que l’embauche d’un service d’agent enregistré dédié.

Demander à un ami ou à un membre de votre famille en qui vous avez confiance

Vous pouvez désigner une personne de confiance comme agent enregistré, à condition qu’elle réponde aux exigences légales. Par exemple, vous pouvez désigner un ami ou un membre de votre famille avec une adresse physique dans l’État où votre SARL est enregistrée. Ils seront responsables de la réception des documents juridiques de votre entreprise et devront être disponibles pendant les heures normales d’ouverture. Bien que cela puisse permettre d’économiser de l’argent, cela impose une lourde responsabilité à la personne que vous nommez.