Un agente autorizzato è una persona o un servizio che accetta documenti e avvisi legali per un'
attività durante il normale orario di lavoro. Quando gestisci una società a responsabilità limitata (LLC), puoi scegliere di agire personalmente come agente autorizzato o incaricare un'altra persona o servizio che lo faccia per te. La decisione se agire personalmente o meno come agente autorizzato dipende da fattori come il valore che attribuisci alla privacy, la quantità di responsabilità che vuoi accettare e l'entità del tuo budget.

Di seguito, spieghiamo i pro e i contro di assumere questo ruolo rispetto a rivolgersi a un professionista.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un agente autorizzato e perché è necessario?
  
• Conviene essere personalmente l'agente autorizzato?
  
• Come agire personalmente come agente autorizzato
  
• Quali sono i rischi di essere personalmente l'agente autorizzato?
  
• Come decidere se utilizzare un servizio di agente autorizzato
  
• Quali sono le alternative all'essere personalmente l'agente autorizzato?
  

Cos'è un agente autorizzato e perché è necessario?

Un agente autorizzato è una persona o un servizio incaricato di ricevere documenti legali e ufficiali per conto della tua attività. Ciò include moduli fiscali, avvisi di citazione in giudizio e documenti relativi alla conformità inviati dallo Stato. L'agente autorizzato deve avere un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrata la propria LLC e deve essere disponibile durante il normale orario lavorativo per garantire che l'attività riceva i documenti importanti in modo tempestivo.

Avere un agente autorizzato è un requisito legale nella maggior parte degli Stati quando si costituisce una LLC. Senza di esso, la tua attività rischia di non ricevere comunicazioni che, se ignorate, potrebbero portare a sanzioni, multe o a non essere più in regola con lo Stato. Che tu agisca personalmente come agente autorizzato o utilizzi un servizio, un agente autorizzato affidabile è necessario per garantire che la tua attività resti conforme.

Conviene essere personalmente l'agente autorizzato?

Decidere se essere personalmente l'agente autorizzato o meno è una domanda frequente per i titolari di attività che costituiscono una LLC. Essere personalmente l'agente autorizzato ti consente di risparmiare le commissioni che altrimenti pagheresti per un servizio e ti dà il pieno controllo sui tuoi documenti e sulle informazioni della tua attività. Ciò potrebbe inoltre semplificare le operazioni tramite l'utilizzo di un unico indirizzo per tutte le comunicazioni aziendali.

Tuttavia, richiede anche la tua disponibilità durante l'orario di lavoro e rende pubbliche le informazioni sul tuo indirizzo personale. Essere personalmente l'agente autorizzato significa anche essere l'unico responsabile della ricezione di documenti importanti per la posizione giuridica della tua attività.

Come agire personalmente come agente autorizzato

Se stai pensando di agire personalmente come agente autorizzato, è importante sapere quali requisiti devi soddisfare e i passaggi da seguire per formalizzare questa designazione.

Ecco cosa c'è da sapere:

• Devi avere un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrata la tua LLC. Non è possibile utilizzare una casella postale o un ufficio virtuale. Questo è il indirizzo al quale riceverai tutti i documenti legali e ufficiali.

• Per ricevere la posta devi essere disponibile durante il normale orario di lavoro.

• Devi indicare te stesso come agente autorizzato quando compili i documenti per la costituzione della tua LLC (in genere, l'atto costitutivo). Se la tua attività è già costituita e desideri cambiare l'agente autorizzato, puoi aggiornare le tue informazioni presso l'ufficio di registrazione del tuo Stato online o inviando un modulo.

• Se ti trasferisci o non vuoi continuare a essere personalmente l'agente autorizzato, devi aggiornare lo Stato fornendo i tuoi nuovi dati.

Quali sono i rischi di essere personalmente l'agente autorizzato?

Essere personalmente l'agente autorizzato aggiunge un ulteriore livello di responsabilità alla proprietà dell'attività. Dovrai rimanere organizzato e assicurarti di non perdere mai una consegna, gestendo nel contempo le attività quotidiane della gestione della tua attività.

Ecco i rischi aggiuntivi da considerare prima di assumere il ruolo:

• In qualità di agente autorizzato, devi essere disponibile durante l'orario di lavoro all'indirizzo indicato. Se sei fuori sede o in viaggio, potresti perdere qualcosa di importante, come un avviso di citazione in giudizio o un modulo di conformità statale. La mancata risposta a questi documenti può comportare sanzioni o la perdita della buona reputazione della tua LLC.

• Se ti trasferisci e dimentichi di fornire allo Stato l'indirizzo aggiornato del tuo agente autorizzato o ti perdi importanti documenti legali, la tua attività potrebbe essere considerata non conforme. Ciò potrebbe comportare sanzioni, penali per pagamenti in ritardo o lo scioglimento della tua LLC da parte dello Stato, il che impedirebbe alla tua attività di operare legalmente.

• Quando agisci personalmente in qualità di agente autorizzato, il tuo indirizzo personale o aziendale diventa di dominio pubblico. Ciò significa che chiunque può cercarlo, il che può comportare problemi di privacy, soprattutto se stai utilizzando il tuo indirizzo di residenza. Potresti anche iniziare a ricevere più posta indesiderata o visitatori a quell'indirizzo.

Come decidere se utilizzare un servizio di agente autorizzato

Decidere se utilizzare o meno un servizio di agente autorizzato dipende da alcuni fattori. Se mantenere la privacy o gestire più sedi sono motivo di preoccupazione, un servizio di agente autorizzato consente uno sgravio da tali oneri. Per contro, se la tua è una piccola impresa locale e non ti dispiace gestire le responsabilità personalmente, potresti cavartela bene anche senza.

Ecco cosa considerare quando si utilizza un servizio:

• Se non ti piace l'idea che il tuo indirizzo di residenza o quello della tua attività siano pubblicamente disponibili, un servizio di agente autorizzato può proteggere la tua privacy. Quando utilizzi un servizio, l'indirizzo di quest'ultimo diventa quello disponibile al pubblico, senza che le tue informazioni personali vengano incluse nei registri statali.

• Se sei spesso fuori sede o in viaggio, gestisci un'attività con orari irregolari o non hai la flessibilità per poter essere disponibile a ricevere documenti, può occuparsene per te un servizio.

• Se la tua LLC opera in più Stati o prevedi di espanderti oltre i confini statali, l'utilizzo di un servizio di agente autorizzato può coprirti in più località. In questo modo si elimina la necessità di destreggiarsi tra più agenti autorizzati e si garantisce la conformità ovunque si operi.

• Un servizio di agente autorizzato costa in genere tra i 50 e i 300 dollari all'anno. Se il tuo budget è in grado di gestire questa spesa aggiuntiva e apprezzi la tranquillità che deriva dal rivolgersi a un professionista, questa soluzione potrebbe valere l'investimento.

Quali sono le alternative all'essere personalmente l'agente autorizzato?

Se non sei sicuro di poter agire personalmente come agente autorizzato, prendi in considerazione queste alternative. L'opzione migliore dipende dalle esigenze della tua attività, dal livello di privacy desiderato e dalla quantità di responsabilità che si è disposti a delegare.

Affidarsi a un servizio di agente autorizzato

Puoi utilizzare un servizio di agente autorizzato professionale che si assuma la responsabilità di ricevere i documenti legali e gli avvisi ufficiali per la tua attività. Di solito questi servizi hanno uffici in più Stati, quindi possono garantire la conformità se la tua LLC opera in più di uno Stato. Questi servizi forniscono inoltre privacy in quanto l'indirizzo inserito negli elenchi pubblici sarà il loro anziché il tuo.

Rivolgersi a un avvocato o a uno studio legale

È possibile utilizzare il proprio avvocato o studio legale come agente autorizzato. Questo può essere particolarmente utile se la tua attività sta già collaborando con un avvocato su altre questioni legali. Gli avvocati sono abituati a gestire documenti importanti e possono offrire una guida professionale se si verifica qualcosa di urgente. Tuttavia, questa opzione può essere più costosa rispetto all'utilizzo di un servizio di agente autorizzato dedicato.

Chiedere ad amici fidati o familiari

Puoi nominare qualcuno di cui ti fidi come tuo agente autorizzato, purché questa persona soddisfi i requisiti di legge. Ad esempio, potresti nominare un amico o un familiare con un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrata la tua LLC. Questa persona sarà responsabile della ricezione dei documenti legali della tua attività ed è necessario che sia disponibile durante il normale orario di lavoro. Se da un lato questo può far risparmiare denaro, dall'altro attribuisce una gravosa responsabilità alla persona che nomini.