Ci-dessous, nous discuterons de certains scénarios précis qui pourraient nécessiter une inscription, de la façon dont le processus diffère pour une société à responsabilité limitée (LLC) par rapport à une société par actions, et de ce à quoi ressemble un système de conformité réalisable à mesure que votre entreprise se développe.

Principaux points à retenir

• L'immatriculation d'une société étrangère peut devenir nécessaire une fois qu'une entreprise a des employés, un emplacement physique ou des transactions constantes dans un État extérieur à son État d'origine.

• L'inscription en tant qu'entité étrangère ne crée pas de lien de rattachement fiscal en soi, mais les deux coïncident souvent.

• Le non-respect d'une exigence d'immatriculation d'une société étrangère peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôt, des pénalités et la perte de la capacité d'une entreprise à intenter une poursuite dans cet État.

Qu'est-ce que l'immatriculation d'une société étrangère?

Aux États-Unis, l'immatriculation d'une société étrangère est le processus d'inscription de votre entreprise afin d'exercer ses activités dans un État différent de celui dans lequel vous vous êtes initialement constitué en société. Dans ce cas, « étrangère » fait référence à un État différent aux États-Unis. Lorsque vous formez une LLC ou une société par actions, vous choisissez un État d'origine et les lois de cet État régissent l'existence de votre entreprise. Mais la constitution en société n'accorde pas automatiquement l'autorisation de faire des affaires n'importe où aux États-Unis.

Quand une entreprise doit-elle s'immatriculer à titre de société étrangère?

Les États ne publient pas de test unique pour ce qui compte comme le fait de « faire des affaires » à l'intérieur de leurs frontières. Chacun le définit séparément par la loi et la jurisprudence.

Les déclencheurs de l'immatriculation d'une société étrangère comprennent les suivants :

• Présence physique dans l'État : L'ouverture d'un bureau, d'un entrepôt, d'un commerce de détail ou de toute autre adresse fixe signifie que vous y faites presque certainement des affaires.

• Employés travaillant à partir de l'État : L'embauche d'un seul employé à distance qui vit et travaille ailleurs peut créer une obligation d'inscription, en particulier une fois que les impôts sur la paie ou l'indemnisation des accidents du travail entrent en jeu.

• Transactions régulières au sein de l'État : La vente constante de biens ou de services à des clients à cet endroit, en particulier avec la livraison locale, l'installation ou les contrats de service en cours, pourrait dépasser le seuil.

• Ouverture d'un compte bancaire d'entreprise ou signature d'un bail : Les institutions financières et les propriétaires peuvent demander une preuve d'autorisation de faire des affaires dans l'État avant de finaliser les documents pour un compte bancaire ou un bail.

• Détenir une licence ou un permis d'exploitation de l'État : De nombreux organismes de délivrance de licences exigent l'immatriculation d'une société étrangère comme condition préalable à la délivrance d'une licence ou d'un permis.

Comment l'immatriculation d'une société étrangère fonctionne-t-elle pour les LLC et les sociétés par actions?

De nombreux États exigent que vous ayez un certificat d'autorisation ou un formulaire d'inscription (le nom peut varier d'un État à l'autre), souvent déposé auprès du secrétaire d'État ou du bureau équivalent dans le nouvel État. Vous devrez peut-être également désigner un agent inscrit, et les sociétés par actions sont parfois confrontées à des exigences de divulgation supplémentaires, comme l'inscription des dirigeants et des administrateurs.

Voici un aperçu complet des étapes que votre entreprise pourrait devoir suivre pour l'immatriculation d'une société étrangère, selon l'État :

• Confirmer la disponibilité du nom : Si le nom de votre entreprise est déjà pris dans le nouvel État, vous devrez peut-être vous inscrire sous un nom d'emprunt ou un nom commercial (DBA).

• Nommer un agent inscrit : Un agent inscrit est une personne ou une entreprise ayant une adresse physique dans le nouvel État qui peut accepter des documents juridiques en votre nom.

• Soumettre un certificat de votre État d'origine : Vous aurez généralement besoin d'un certificat d'existence ou de conformité de l'État où vous êtes constitué en société.

• Payer les frais de dépôt de l'État : Le montant des frais varie selon l'État et le type d'entité.

• Déposer des rapports continus : De nombreux États exigent des rapports annuels ou biennaux une fois que vous êtes inscrit, distincts de ce que votre État d'origine exige.

L'immatriculation d'une société étrangère crée-t-elle un lien de rattachement fiscal (nexus)?

Pas exactement. Si vous vous immatriculez à titre de société étrangère dans un État, vous y avez probablement déjà un lien de rattachement fiscal. Le lien de rattachement fiscal détermine si un État peut exiger que vous collectiez et versiez des taxes de vente et que vous payiez l'impôt sur le revenu ou l'impôt sur les franchises de l'État.

L'immatriculation d'une société étrangère en soi ne crée pas de lien de rattachement au sens juridique du terme. C'est généralement l'activité sous-jacente, comme le fait d'avoir des employés ou des biens dans l'État, qui crée des obligations pour les deux. Étant donné que cette même activité est ce qui déclenche l'obligation de s'immatriculer à titre de société étrangère, les deux ont tendance à arriver en même temps.

Voici les obligations fiscales que vous devrez probablement gérer une fois que vous serez immatriculé à titre de société étrangère :

• Impôt sur le revenu ou impôt sur les franchises de l'État : De nombreux États imposent les entités étrangères sur les revenus qui y sont gagnés. Certains facturent un impôt sur les franchises simplement pour le fait d'être immatriculé, quels que soient les revenus générés dans cet État.

• Perception de la taxe de vente : Si votre entreprise vend des biens ou des services taxables à des clients dans l'État, le lien de rattachement déclenche l'obligation de collecter et de verser la taxe de vente sur ces transactions.

• Retenues à la source sur la paie : Une fois que vous aurez des employés qui travaillent à partir de l'État, vous devrez probablement retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur leur salaire et vous inscrire auprès du ministère du Travail ou du Revenu de l'État.

• Impôt sur les recettes brutes : Une poignée d'États appliquent un impôt sur les recettes brutes au lieu de, ou en plus de, la taxe de vente ou l'impôt sur le revenu traditionnels, en fonction des ventes brutes plutôt que des bénéfices.

L'inscription auprès du secrétaire d'État ne vous inscrit pas automatiquement auprès du ministère du Revenu de l'État, et vice versa. Ne sautez pas l'une d'elles simplement parce que vous avez terminé l'autre.

Quelles sont les erreurs courantes liées à l'immatriculation d'une société étrangère?

Des problèmes peuvent survenir lorsque les fondateurs ne comprennent pas ce qui déclenche l'immatriculation d'une société étrangère ou sont lents à suivre les obligations d'inscription.

Voici quelques erreurs courantes qui se produisent lors du traitement de l'immatriculation d'une société étrangère :

• Supposer que la constitution en société couvre tout : Les fondateurs peuvent croire que parce qu'ils se sont constitués légalement dans un État, ils sont couverts à l'échelle nationale. La formation et l'autorisation de faire des affaires sont deux concepts différents.

• Attendre que quelque chose force la situation : Les entreprises pourraient retarder leur inscription jusqu'à ce qu'une banque, un propriétaire ou un contrat client exige une preuve de conformité dans un État. D'ici là, elles pourraient devoir payer des arriérés de frais ou des pénalités pour la période où elles ont fonctionné sans être inscrites.

• Traiter les activités informelles ou à temps partiel comme étant exemptées : Une seule embauche à distance ou un petit emplacement éphémère peut toujours atteindre le seuil de faire des affaires d'un État, même si cela ne semble pas assez substantiel pour compter.

• Laisser les inscriptions expirer : Une fois inscrites, les entreprises doivent généralement toujours déposer des rapports annuels et maintenir un agent inscrit dans chaque État. Le non-respect de ces obligations peut entraîner une dissolution administrative ou la révocation de l'autorisation.

• Ne pas comprendre les conséquences en aval : Les États qui attrapent une entreprise non inscrite fonctionnant à l'intérieur de leurs frontières peuvent imposer des arriérés de frais, des pénalités et des intérêts. Dans certains États, une entité étrangère non inscrite perd la capacité d'intenter une poursuite devant les tribunaux de cet État jusqu'à ce qu'elle soit conforme, même si elle peut toujours y être poursuivie.

Comment une entreprise en croissance devrait-elle gérer l'immatriculation d'une société étrangère?

Une entreprise en croissance devrait disposer d'un système qui assure le suivi de son empreinte dans chaque État afin de pouvoir mettre en place l'immatriculation d'une société étrangère à l'approche de l'exigence. Cela signifie qu'il faut faire le suivi des employés, des bureaux, des entrepôts ou des contrats récurrents et mettre à jour cette liste chaque fois que vous embauchez une nouvelle personne ou signez un bail.

À partir de là, l'adaptation de quelques bonnes habitudes peut empêcher les choses de déraper :

• Désignez une personne pour faire le suivi des échéances dans tous les États où vous êtes inscrit, ou utilisez un outil de conformité pour gérer cela.

• Maintenez à jour les renseignements sur votre agent inscrit dans chaque État, en particulier si vous changez d'agent ou déménagez votre bureau principal.

• Coordonnez-vous avec un fiscaliste chaque fois que vous vous inscrivez dans un nouvel État. Les exigences en matière de déclaration de revenus suivent souvent l'inscription de plusieurs semaines ou mois.

• Revoyez votre liste avant les changements majeurs, comme un nouveau cycle de financement qui ajoute des embauches à distance dans plusieurs États à la fois.

De bonnes habitudes de conformité, comme la conservation des documents d'entreprise au même endroit, devraient être établies tôt. Une bonne organisation à tous les niveaux permettra de repérer plus facilement quand votre entreprise s'est développée dans un deuxième État et doit s'y inscrire.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

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Faire une demande auprès d’Atlas

La demande de constitution d’une entreprise par l’entremise d’Atlas nécessite moins de 10 minutes. Vous serez appelé à sélectionner la forme juridique de votre entreprise, à confirmer instantanément la disponibilité de sa dénomination sociale et à ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous devrez également déterminer la répartition du capital, en influencer une partie à de futurs investisseurs et employés, désigner les dirigeants, puis apposer votre signature électronique sur l’intégralité des documents. Tous les cofondateurs recevront par ailleurs des courriels les invitant à signer électroniquement leurs propres documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant de recevoir votre EIN

Après la création de votre entreprise, Atlas demande votre numéro d’identification d’employeur (EIN). Les fondateurs qui possèdent un numéro de sécurité sociale des États-Unis, une adresse et un numéro de téléphone portable bénéficient du traitement accéléré de l’IRS. Les autres reçoivent un traitement standard, qui peut prendre un peu plus de temps. De plus, Atlas permet d’effectuer des paiements et des opérations bancaires avant l’obtention de l’EIN, ce qui vous permet de commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions avant l’arrivée de votre numéro d’identification.

Achat d’actions dématérialisé par les fondateurs

Les fondateurs sont autorisés à souscrire des actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (notamment des droits d’auteur ou des brevets) au lieu de numéraire, la preuve de cet apport étant sauvegardée dans votre Dashboard Atlas. La propriété intellectuelle ainsi apportée doit être évaluée à 100 dollars ou moins pour bénéficier de cette fonctionnalité. Si la valeur de votre propriété intellectuelle excède ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de procéder.

Déclaration fiscale automatique 83(b)

Les fondateurs ont la possibilité de souscrire à une élection fiscale 83(b) dans le but de diminuer leur impôt sur le revenu. Atlas se chargera de cette formalité pour vous, que vous soyez ou non un fondateur américain, par l’envoi d’un courrier certifié USPS avec accusé de réception. Vous recevrez l’élection 83(b) signée ainsi qu’une preuve de dépôt directement dans votre Dashboard Stripe.

Documents juridiques d’entreprise de classe mondiale

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour démarrer votre entreprise. Les documents relatifs aux entreprises de type C d’Atlas sont élaborés en collaboration avec Cooley, l’un des principaux cabinets d’avocats spécialisés dans le capital-risque au monde. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à assurer la protection juridique de votre entreprise, en couvrant des aspects comme la structure de propriété, la répartition du capital et la conformité fiscale.

Une année gratuite d’utilisation de Stripe paiements, plus 50 000 dollars de crédits et de rabais chez nos partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de premier plan pour offrir aux fondateurs des rabais et des crédits exclusifs. Il s’agit notamment des rabais sur des outils essentiels pour l’ingénierie, la fiscalité, la finance, la conformité et les opérations, proposés par les leaders du secteur, comme AWS, Carta et Perplexity. Nous mettons également à votre disposition un agent agréé dans le Delaware qui vous fournira des services gratuitement au cours de votre première année. De plus, en tant qu’utilisateur d’Atlas, vous bénéficierez d’avantages supplémentaires de Stripe, y compris jusqu’à un an de traitement gratuit des paiements pour un volume maximal de 100 000 dollars.

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