Abaixo, discutiremos alguns cenários específicos que podem exigir o cadastro, como o processo difere para uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) em comparação com uma corporação, e como é um sistema de conformidade viável à medida que a sua empresa cresce.

Principais conclusões

• A qualificação estrangeira pode se tornar necessária quando uma empresa tiver funcionários, um local físico ou transações consistentes em um estado fora do seu estado de origem.

• Fazer o cadastro como uma entidade estrangeira não cria um nexo fiscal por si só, mas os dois costumam coincidir.

• O não cumprimento de um requisito de qualificação estrangeira pode resultar em multas, atraso no pagamento de impostos, penalidades e a perda da capacidade de uma empresa de abrir um processo judicial naquele estado.

O que é qualificação estrangeira?

Nos EUA, a qualificação estrangeira é o processo de cadastrar a sua empresa para operar em um estado diferente daquele em que você a abriu originalmente. Nesse caso, "estrangeira" refere-se a um estado diferente nos EUA. Quando você forma uma LLC ou corporação, escolhe um estado de origem e as leis desse estado regem como a sua empresa existe. No entanto, a incorporação não concede automaticamente permissão para fazer negócios em qualquer lugar dos EUA.

Quando uma empresa precisa de qualificação estrangeira?

Os estados não publicam um teste único para o que conta como "fazer negócios" dentro de suas fronteiras. Cada um define isso separadamente por meio de estatutos e jurisprudência.

Os acionadores para a qualificação estrangeira incluem o seguinte:

• Presença física no estado: abrir um escritório, depósito, local de varejo ou qualquer outro endereço fixo significa que você quase certamente está fazendo negócios lá.

• Funcionários trabalhando no estado: contratar até mesmo um único funcionário remoto que mora e trabalha em outro lugar pode criar uma obrigação de cadastro, especialmente quando entram em jogo os impostos sobre a folha de pagamento ou o seguro contra acidentes de trabalho.

• Transações regulares no estado: a venda consistente de mercadorias ou serviços para clientes no local, especialmente com entrega local, instalação ou contratos de serviço contínuos, pode exceder o limite.

• Abrir uma conta bancária de empresa ou assinar um contrato de aluguel: as instituições financeiras e os proprietários podem solicitar um comprovante de autoridade para fazer negócios no estado antes de finalizarem a papelada para uma conta bancária ou aluguel.

• Ter uma licença ou permissão de empresa estadual: muitos órgãos de licenciamento exigem a qualificação estrangeira como pré-requisito para a emissão de uma licença ou permissão.

Como a qualificação estrangeira funciona para LLCs e corporações?

Muitos estados exigem que você tenha um certificado de autoridade ou inscrição de cadastro (o nome pode variar de acordo com o estado), geralmente apresentado na secretaria de estado ou escritório equivalente no novo estado. Você também pode precisar designar um agente registrado, e as corporações às vezes enfrentam requisitos adicionais de divulgação, como listar diretores e executivos.

Aqui está uma visão geral completa das etapas que a sua empresa pode precisar realizar para obter a qualificação estrangeira, dependendo do estado:

• Confirme a disponibilidade do nome: se o nome da empresa já estiver em uso no novo estado, pode ser necessário fazer o cadastro com um nome fictício ou nome fantasia (DBA).

• Nomeie um agente registrado: um agente registrado é uma pessoa ou empresa com endereço físico no novo estado que pode aceitar documentos jurídicos em seu nome.

• Envie um certificado do seu estado de origem: você geralmente precisará de um certificado de existência ou regularidade do estado onde abriu a empresa.

• Pague a tarifa de declaração do estado: os valores da tarifa variam de acordo com o estado e o tipo de entidade.

• Apresente relatórios contínuos: muitos estados exigem relatórios anuais ou bienais depois de você fazer o cadastro, independentemente do que o seu estado de origem exija.

A qualificação estrangeira cria nexo fiscal?

Não exatamente. Se você obtiver a qualificação estrangeira em um estado, provavelmente já terá nexo fiscal nele. O nexo determina se um estado pode exigir que você recolha e repasse o imposto sobre vendas e pague o imposto sobre a renda estadual ou imposto de franquia.

A qualificação estrangeira por si só não cria um nexo no sentido jurídico. Geralmente, é a atividade subjacente, como ter funcionários ou propriedades no estado, que cria obrigações para ambos. Como essa mesma atividade é o que aciona o requisito de qualificação estrangeira, os dois tendem a ocorrer juntos.

Aqui estão as obrigações fiscais que você provavelmente precisará gerenciar depois de obter a qualificação estrangeira:

• Imposto sobre a renda estadual ou de franquia: muitos estados tributam entidades estrangeiras sobre a renda obtida neles. Alguns cobram um imposto de franquia simplesmente pelo fato de estarem registradas, independentemente da receita gerada naquele estado.

• Cobrança de imposto sobre vendas: se a sua empresa vende mercadorias ou serviços tributáveis para clientes no estado, o nexo aciona a obrigação de recolher e repassar o imposto sobre vendas dessas transações.

• Retenção na folha de pagamento: quando você tiver funcionários trabalhando no estado, provavelmente precisará reter o imposto sobre a renda estadual de seus salários e fazer o cadastro no departamento de trabalho ou da receita do estado.

• Imposto sobre rendimentos brutos: alguns estados aplicam um imposto sobre rendimentos brutos em vez de, ou junto com, um imposto sobre vendas ou sobre a renda tradicional, com base nas vendas brutas, e não no lucro.

Fazer o cadastro na secretaria de estado não cadastra você automaticamente no departamento da receita do estado e vice-versa. Não ignore um só porque concluiu o outro.

Quais são alguns erros comuns com a qualificação estrangeira?

Podem surgir problemas quando os fundadores não entendem o que aciona a qualificação estrangeira ou demoram a cumprir as obrigações de cadastro.

Aqui estão alguns erros comuns que ocorrem ao lidar com a qualificação estrangeira:

• Presumir que a incorporação cobre tudo: os fundadores podem acreditar que, por terem se incorporado juridicamente em um estado, estão cobertos em todo o país. A formação e a autorização para fazer negócios são dois conceitos diferentes.

• Esperar até que algo force a situação: as empresas podem adiar o cadastro até que um banco, proprietário ou contrato de cliente exija o comprovante de regularidade em um estado. Até lá, elas podem dever tarifas ou penalidades retroativas pelo período em que operaram sem cadastro.

• Tratar atividades informais ou de meio período como isentas: uma única contratação remota ou um pequeno local temporário ainda pode atingir o limite do estado para fazer negócios, mesmo que não pareça substancial o suficiente para contar.

• Deixar os cadastros expirarem: depois de registradas, as empresas geralmente ainda precisam apresentar relatórios anuais e manter um agente registrado em cada estado. A falta disso pode resultar em dissolução administrativa ou revogação da autoridade.

• Não entender as consequências posteriores: os estados que flagrarem uma empresa sem cadastro operando dentro de suas fronteiras podem impor tarifas, penalidades e juros retroativos. Em alguns estados, uma entidade estrangeira não registrada perde a capacidade de abrir um processo judicial nos tribunais daquele estado até que esteja em conformidade, embora ainda possa ser processada lá.

Como uma empresa em crescimento deve lidar com a qualificação estrangeira?

Uma empresa em crescimento deve ter um sistema que rastreie sua presença em cada estado para poder configurar a qualificação estrangeira à medida que o requisito se aproxima. Isso significa monitorar funcionários, escritórios, depósitos ou contratos recorrentes e atualizar essa lista sempre que você contratar uma nova pessoa ou assinar um contrato de aluguel.

A partir daí, a adoção de alguns hábitos inteligentes pode evitar que as coisas saiam do controle:

• Atribua a uma pessoa a tarefa de monitorar os prazos em todos os estados onde você tem cadastro, ou use uma ferramenta de conformidade para gerenciar isso.

• Mantenha as informações do seu agente registrado atualizadas em todos os estados, especialmente se você trocar de agente ou mudar a sede.

• Trabalhe em coordenação com um especialista fiscal sempre que fizer o cadastro em um novo estado. Os requisitos de declaração de impostos costumam ocorrer semanas ou meses após o cadastro.

• Revise sua lista antes de grandes mudanças, como uma nova rodada de financiamento que adiciona contratações remotas em vários estados ao mesmo tempo.

Bons hábitos de conformidade, como manter os documentos corporativos em um só lugar, devem ser estabelecidos desde o início. Uma boa organização em todos os níveis facilitará a identificação de quando a sua empresa cresceu para um segundo estado e precisa fazer o cadastro nele.

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