Nous aborderons ci-dessous des scénarios spécifiques pouvant nécessiter une inscription, la manière dont le processus diffère pour une société à responsabilité limitée (LLC) par rapport à une société de capitaux, et à quoi ressemble un système de conformité viable à mesure que votre entreprise se développe.

L’essentiel à retenir

• La qualification étrangère peut devenir nécessaire lorsqu'une entreprise a du personnel, un emplacement physique ou des transactions régulières dans un État autre que son État d'origine.

• L'inscription en tant qu'entité étrangère ne crée pas de nexus fiscal en soi, mais les deux coïncident souvent.

• Le non-respect d'une obligation de qualification étrangère peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts, des pénalités et la perte de la capacité d'une entreprise à intenter des poursuites dans cet État.

Qu'est-ce que la qualification étrangère ?

Aux États-Unis, la qualification étrangère est le processus d'inscription de votre entreprise pour opérer dans un État différent de celui dans lequel vous vous êtes constitué à l'origine. Dans ce cas, le terme « étranger » fait référence à un autre État des États-Unis. Lorsque vous créez une LLC ou une société de capitaux, vous choisissez un État d'origine et les lois de cet État régissent l'existence de votre entreprise. Mais la constitution en société n'accorde pas automatiquement l'autorisation de faire des affaires n'importe où aux États-Unis.

Quand une entreprise a-t-elle besoin d'une qualification étrangère ?

Les États ne publient pas de critère unique pour ce qui compte comme « faire des affaires » à l'intérieur de leurs frontières. Chacun le définit séparément par la loi et la jurisprudence.

Les éléments déclencheurs de la qualification étrangère sont les suivants :

• Présence physique dans l'État : l'ouverture d'un bureau, d'un entrepôt, d'un point de vente (retail) ou de toute autre adresse fixe signifie que vous y faites presque certainement des affaires.

• Personnel travaillant dans l'État : l'embauche d'une seule personne à distance qui vit et travaille ailleurs peut créer une obligation d'inscription, en particulier lorsque les charges sociales ou l'indemnisation des accidents du travail entrent en jeu.

• Transactions régulières dans l'État : la vente constante de biens ou de services à la clientèle locale, en particulier avec la livraison locale, l'installation ou des contrats de service continus, peut dépasser le seuil.

• Ouverture d'un compte bancaire professionnel ou signature d'un bail : les institutions financières et les propriétaires peuvent demander une preuve d'autorisation de faire des affaires dans l'État avant de finaliser les documents pour un compte bancaire ou un bail.

• Détention d'une licence ou d'un permis d'exploitation de l'État : de nombreux organismes de délivrance de licences exigent la qualification étrangère comme condition préalable à la délivrance d'une licence ou d'un permis.

Comment la qualification étrangère fonctionne-t-elle pour les LLC et les sociétés de capitaux ?

De nombreux États exigent que vous disposiez d'un certificat d'autorisation ou d'un formulaire d'inscription (le nom peut varier selon l'État), souvent déposé auprès du secrétaire d'État ou d'un bureau équivalent dans le nouvel État. Il peut également être nécessaire de désigner un agent agréé, et les sociétés de capitaux font parfois face à des obligations d'information supplémentaires, comme la liste des mandataires sociaux et des membres de la direction.

Voici un aperçu complet des étapes que votre entreprise pourrait devoir suivre pour la qualification étrangère, selon l'État :

• Confirmer la disponibilité du nom : si le nom de l'entreprise est déjà pris dans le nouvel État, il peut être nécessaire de s'inscrire sous un nom d'emprunt ou un nom commercial (DBA).

• Désigner un agent agréé : un agent agréé est une personne ou une entreprise disposant d'une adresse physique dans le nouvel État qui peut accepter des documents juridiques en votre nom.

• Soumettre un certificat de votre État d'origine : il faut généralement un certificat d'existence ou de bonne conduite de l'État dans lequel vous êtes constitué en société.

• Payer les frais de dépôt de l'État : les montants des frais varient selon l'État et le type d'entité.

• Déposer des rapports en continu : de nombreux États exigent des rapports annuels ou biennaux une fois que vous êtes inscrit, indépendamment de ce que votre État d'origine exige.

La qualification étrangère crée-t-elle un nexus fiscal ?

Pas exactement. Si vous obtenez une qualification étrangère dans un État, vous y avez probablement déjà un nexus fiscal. Le nexus détermine si un État peut exiger que vous perceviez et versiez des taxes sur les ventes, et que vous payiez l'impôt sur les bénéfices ou sur les franchises de l'État.

La qualification étrangère en elle-même ne crée pas de nexus au sens juridique. C'est généralement l'activité sous-jacente, comme le fait d'avoir du personnel ou des biens dans l'État, qui crée des obligations pour les deux. Comme cette même activité déclenche l'obligation de qualification étrangère, les deux ont tendance à aller de pair.

Voici les obligations fiscales qu'il faudra probablement gérer une fois la qualification étrangère obtenue :

• Impôt sur les bénéfices ou sur les franchises de l'État : de nombreux États imposent les entités étrangères sur les bénéfices qui y sont réalisés. Certains prélèvent un impôt sur les franchises simplement pour le fait d'y être inscrit, indépendamment des revenus générés dans cet État.

• Perception des taxes sur les ventes : si votre entreprise vend des biens ou des services taxables à la clientèle de l'État, le nexus déclenche l'obligation de percevoir et de verser des taxes sur les ventes sur ces transactions.

• Retenue à la source : dès lors que vous avez du personnel travaillant dans l'État, il faudra probablement retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur leurs salaires et vous inscrire auprès du ministère du Travail ou du fisc de l'État.

• Impôt sur les recettes brutes : quelques États appliquent un impôt sur les recettes brutes au lieu, ou en plus, des taxes sur les ventes ou de l'impôt sur le revenu traditionnels, calculé sur les ventes brutes plutôt que sur les bénéfices.

L'inscription auprès du secrétaire d'État n'entraîne pas automatiquement l'inscription auprès du ministère du Revenu de l'État, et inversement. N'en ignorez pas une simplement parce que vous avez effectué l'autre.

Quelles sont les erreurs courantes concernant la qualification étrangère ?

Des problèmes peuvent survenir lorsque les fondateurs ne comprennent pas ce qui déclenche la qualification étrangère ou tardent à se conformer aux obligations d'inscription.

Voici quelques erreurs courantes qui se produisent lors de la gestion de la qualification étrangère :

• Supposer que la constitution en société couvre tout : l'équipe fondatrice peut croire que, parce qu'elle s'est constituée légalement dans un État, elle est couverte à l'échelle nationale. La constitution et l'autorisation de faire des affaires sont deux concepts différents.

• Attendre d'y être obligé : les entreprises peuvent repousser leur inscription jusqu'à ce qu'une banque, un ou une propriétaire ou un contrat client exige une preuve de bonne conduite dans un État. À ce moment-là, elles peuvent devoir des frais ou des pénalités pour la période pendant laquelle elles ont fonctionné sans inscription.

• Considérer une activité informelle ou à temps partiel comme exonérée : une seule embauche à distance ou un petit emplacement éphémère peut toujours atteindre le seuil fixé par un État pour faire des affaires, même si cela ne semble pas assez important pour compter.

• Laisser les inscriptions expirer : une fois inscrites, les entreprises doivent généralement encore déposer des rapports annuels et conserver un agent agréé dans chaque État. En cas d'oubli, cela peut entraîner une dissolution administrative ou la révocation de l'autorisation.

• Ne pas comprendre les conséquences en aval : les États qui surprennent une entreprise non inscrite opérant à l'intérieur de leurs frontières peuvent imposer des arriérés, des pénalités et des intérêts. Dans certains États, une entité étrangère non inscrite perd la possibilité d'intenter des poursuites devant les tribunaux de cet État jusqu'à ce qu'elle soit en conformité, même si elle peut toujours y être poursuivie.

Comment une entreprise en pleine croissance doit-elle gérer la qualification étrangère ?

Une entreprise en pleine croissance doit disposer d'un système qui suit son empreinte dans chaque État afin de pouvoir mettre en place la qualification étrangère à mesure que l'obligation se rapproche. Cela implique de suivre le personnel, les bureaux, les entrepôts ou les contrats récurrents et de mettre à jour cette liste à chaque nouvelle embauche ou signature de bail.

À partir de là, l'adoption de quelques bonnes habitudes permet d'éviter les dérapages :

• Désigner une personne pour suivre les échéances dans chaque État où vous êtes inscrit, ou utiliser un outil de conformité pour gérer cela.

• Maintenir à jour les informations de votre agent agréé dans chaque État, en particulier si vous changez d'agent ou déménagez votre bureau principal.

• Vous coordonner avec un ou une fiscaliste chaque fois que vous vous inscrivez dans un nouvel État. Les obligations en matière de déclaration fiscale suivent souvent l'inscription de plusieurs semaines ou mois.

• Revoir votre liste avant des changements majeurs, comme une nouvelle levée de fonds qui ajoute des embauches à distance dans plusieurs États à la fois.

De bonnes habitudes de conformité, comme la conservation des documents d'entreprise en un seul lieu, doivent être établies tôt. Une bonne organisation à tous les niveaux permettra de repérer plus facilement quand votre entreprise s'est développée dans un deuxième État et doit s'y inscrire.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas met en place les bases juridiques de votre entreprise pour que vous puissiez collecter des fonds, ouvrir un compte bancaire et accepter des paiements sous deux jours ouvrables depuis n’importe où dans le monde.

Rejoignez plus de 75 000 entreprises constituées via Atlas, dont des startups soutenues par des investisseurs de premier plan tels que Y Combinator, a16z et General Catalyst.

L’inscription sur Atlas

La constitution d’une entreprise avec Atlas prend moins de 10 minutes. Vous choisissez la structure de votre entreprise, vérifiez instantanément la disponibilité de la dénomination sociale et pouvez ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous définissez ensuite la répartition du capital, réservez un pool d’actions pour les futurs investisseurs et employés, désignez les dirigeants, puis signez électroniquement l’ensemble des documents. Les cofondateurs reçoivent également un e-mail les invitant à signer électroniquement leurs documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant l’obtention de votre EIN

Une fois la société constituée, Atlas effectue les démarches auprès de l’IRS pour obtenir votre numéro d’identification d’employeur (EIN). Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale américain, d’une adresse et d’un numéro de téléphone aux États-Unis bénéficient d’un traitement accéléré, tandis que les autres suivent la procédure standard, qui peut s’avérer légèrement plus longue. En outre, Atlas permet d’activer les paiements et les opérations bancaires en amont de l’attribution de l’EIN, vous évitant ainsi de bloquer vos transactions.

Achat d’actions fondateur sans numéraire

Les fondateurs peuvent acquérir leurs actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (par exemple, des droits d’auteur ou des brevets) plutôt qu’en versant des fonds. La preuve de cet apport est conservée dans votre Dashboard Atlas. Pour utiliser cette fonctionnalité, la valeur de votre propriété intellectuelle ne doit pas dépasser 100 $. Si elle est supérieure à ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de poursuivre les démarches.

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Les fondateurs peuvent formuler un choix fiscal au titre de l’article 83(b) pour optimiser leur impôt sur le revenu personnel. Atlas se charge de l’expédition de ce formulaire par courrier certifié USPS avec suivi, que vous résidiez ou non aux États-Unis. Votre déclaration signée et la preuve de sa déclaration seront directement accessibles depuis votre Dashboard Stripe.

Des documents juridiques de standing international

Atlas met à votre disposition l’ensemble des documents juridiques indispensables au pilotage de votre entreprise. Les statuts de type C corp proposés par Atlas ont été élaborés en étroite collaboration avec Cooley, l’un des cabinets d’avocats leaders mondiaux dans l’accompagnement du capital-risque. Ces actes sont optimisés pour vous permettre de lancer des levées de fonds immédiatement tout en garantissant la sécurité juridique de votre structure (répartition des parts, gouvernance, conformité fiscale).

Une année gratuite d’utilisation de Stripe Payments, plus 50 000 dollars de crédits et de remises chez nos partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de haut niveau pour offrir aux fondateurs des remises et des crédits exclusifs. Profitez de réductions sur les outils indispensables en matière d’ingénierie, de fiscalité, de finance, de conformité et de gestion, grâce à des partenaires de renom comme AWS, Carta et Perplexity. Nous vous fournissons également gratuitement, durant votre première année, l’agent agréé du Delaware requis. De plus, en tant qu’utilisateur Atlas, vous bénéficierez d’avantages Stripe supplémentaires, dont jusqu’à un an de traitement gratuit des paiements jusqu’à 100 000 $.

Découvrez comment Atlas peut vous aider à lancer votre entreprise rapidement et simplement, ou démarrez dès aujourd’hui.