Kundposter är användbara resurser för företag. De innehåller all information som företaget har om en kund, inklusive deras registrerade namn och kontaktinformation. Kundposter utgör grunden för alla affärsrelationer eftersom varje faktura och påminnelse som företaget skickar och varje betalning som kunden gör kommer från information i posten.

Ett fel i en kundpost kan få allvarliga konsekvenser för ett företag. Ur ett ekonomiskt perspektiv kan en faktura som skickats till fel kontakt, en saknad detalj eller en betalningsauktorisering som har löpt ut fördröja betalningen med flera veckor. Ur ett juridiskt perspektiv kan en ofullständig post leda till fakturor som inte uppfyller kraven, vilka är föremål för kraftiga böter. Dessutom kan en post som innehåller felaktiga uppgifter eller som behålls längre än den nödvändiga perioden utgöra ett brott mot den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

I den här artikeln förklarar vi vad företag behöver veta om kundposter i Frankrike, inklusive deras innehåll, fördelar, juridiska skyldigheter och tips för att skapa och hantera dem.

Viktiga lärdomar

• Kundposter centraliserar användbar information om kunder. Detta inkluderar deras namn, kontaktinformation, fakturering, betalningar, relationshistorik och efterlevnad. Kundposter är resurser som används av försäljnings-, redovisnings- och kundtjänstavdelningar.
  
• Välhanterade kundposter hjälper till att säkerställa korrekta fakturor, påskynda betalningstider, minimera uteblivna betalningar och underlätta spårning av affärsrelationer (t.ex. abonnemang, förnyelser, påminnelser).
  
• Kundposter som innehåller personuppgifter omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Som sådana måste företag kunna påvisa syfte, rättslig grund, tillhandahållande av information till de registrerade, lagringsperioder, åtkomstbegränsningar och register över behandlingsaktiviteter.
  
• Uppgifter måste samlas in vid rätt tidpunkt, verifieras mot tillförlitliga källor, struktureras i ett enda mjukvarusystem och uppdateras regelbundet för att undvika fel, dubbletter och föråldrad information.
  

Vad är en kundpost?

En kundpost är en centraliserad plats som lagrar all användbar information om en kund. Detta inkluderar kundens namn, kontaktinformation, skattereferenser, betalningsvillkor, betalningsmetoder och köphistorik. Kundposter är en delad resurs som används av ett företags försäljnings-, redovisnings- och kundtjänstavdelningar.

För abonnemangsbaserade företag är kundposter mer än bara avancerade versioner av adressböcker. De innehåller information som utlöser betalningsinsamlingar, inklusive medgivanden för SEPA-överföringar (Single Euro Payments Area), förfallodatum, abonnemangspaket och förnyelsedatum.

Vad är skillnaden mellan en kundpost och ett kundregister?

En kundpost innehåller information om en enskild kund. Ett kundregister innehåller flera kundposter. Det första är en resurs som anställda använder i sitt dagliga arbete. Det andra är en affärstillgång som tillför värde om företaget säljs. Den nationella kommissionen för informationsteknik och medborgerliga friheter (Commission nationale de l'informatique et des libertés, eller CNIL) granskar också kundregister under revisioner.

Vilken information behöver kundposter innehålla?

Kundposter innehåller vanligtvis flera informationsblock. Dessa inkluderar kundens namn, kontakt- och faktureringsinformation, betalningsinformation, relationshistorik och efterlevnadsinformation. När kunden är ett företag (dvs. B2B) måste posten innehålla information som krävs för att skapa fakturor som uppfyller kraven, inklusive kundens företagsnamn, adress och SIREN-nummer (Business Directory Identification System).

Här är de sex huvudsakliga informationsblocken som krävs i en företagskunds post.

Registrerat namn

Kundposter måste inkludera kundens exakta registrerade namn, deras juridiska form, SIREN- eller SIRET-nummer (establishment directory identification system), NAF-kod (French Classification of Economic Activities) och gemenskapsinternt momsregistreringsnummer, om tillämpligt.

Kontaktuppgifter

Företag kan också inkludera kundens registrerade kontorsadress, faktureringsadress (om den skiljer sig) och leveransadress. De måste också inkludera kundens affärs- och redovisningskontaktpersoner.

Faktureringsinformation

Kundposter kan innehålla betalningsvillkor, tillämpliga momssatser och e-postadresser för fakturor, vilka kan hittas i katalogen på SIREN- eller SIRET-nivå.

Betalningsinformation

Abonnemangsbaserade företag måste lagra kundens unika medgivandereferens (UMR) för SEPA, signaturdatum, datum för senaste betalning och abonnemangsstatus. Betalningsmetoder med ett utgångsdatum (t.ex. bankkort) måste inkludera det datumet.

Relationshistorik

Företag kan registrera datum för första kontakt, offerter, köphistorik, fakturor och deras status, betalningsincidenter och behandlade anspråk.

Efterlevnadsinformation

Kundposter måste inkludera den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter, källor till uppgifterna, samtycke för marknadsföring (om det krävs) och datum för senaste kontakt. Denna sista punkt är användbar för att avgöra hur länge potentiella kunders uppgifter ska sparas.

Obs! När kunden är en privatperson (dvs. B2C) förblir innehållet i kundposten i stort sett detsamma men med två ändringar. Efternamn, förnamn och adresser som krävs för fakturering eller leverans ersätter företagsidentifierare, såsom momsregistreringsnummer. Marknadsföring via e-post eller SMS kräver i allmänhet förhandsgodkännande, med undantag för befintliga kunder som kontaktas om liknande produkter eller tjänster som erbjuds av samma företag. Kunder måste enkelt kunna välja bort detta.

Exempel på kundpost

Nedan finns ett exempel på en kundpost för Studio Lumen SAS, ett fiktivt företag som prenumererar på en månadsplan och faktureras via SEPA-överföring.

Klicka här för att ladda ner ett exempel på en kundpost att använda som mall.

Varför behöver företag skapa kundposter?

Att skapa kundposter hjälper företag att samla in betalningar snabbare, minimera uteblivna betalningar, öka intäkter som genereras av varje kund och spara tid. Informationen centraliseras i en strukturerad databas och blir en resurs som försäljnings-, redovisnings- och juridiska avdelningar alla kan använda. Här är några av fördelarna med att skapa kundposter:

• Samla in betalningar snabbare och minimera uteblivna betalningar
  Giltiga medgivanden, redovisningskontakter och betalningshistorik kan hjälpa till att säkerställa att företag skickar betalningspåminnelser till rätt personer. Detta kan göra inkassoprocessen mer effektiv.
  
• Säkerställ fakturaefterlevnad för snabbare behandling
  Obligatorisk information – inklusive kundens SIREN, som krävs för elektronisk fakturering – kan fyllas i direkt från kundfilen. Detta hjälper till att undvika upprepade korrigeringar och fakturor som inte uppfyller kraven.
  
• Behåll kunder och öka kundernas livstidsvärde (LTV)
  Uppdaterade kundfiler visar vilka konton som står för den största delen av de återkommande intäkterna och vilka som spenderar mindre än tidigare. Företag kan sedan erbjuda mer avancerade paket vid förnyelsen och återengagera konton i riskzonen innan de avslutas.
  
• Hjälp anställda att spara tid
  Sälj-, bokförings- och kundtjänstteam kan dela en och samma resurs i stället för att behöva stämma av med varandra och sammanställa information från flera källor. Detta kan förkorta handläggningstiderna och förhindra motstridiga svar från olika avdelningar.
  
• Skapa en överförbar, bestående tillgång
  Kundfiler – där behandlingen av personuppgifter baseras på identifierade rättsliga grunder med dokumenterade källor och lagringstider – behåller sitt värde när företaget säljs. Då kan köparen verifiera att uppgifterna kan användas lagligt.
  

Vilka juridiska skyldigheter gäller för kundfiler?

Kundfiler som innehåller uppgifter om individer utgör personuppgiftsbehandling och omfattas av GDPR. Företag måste specificera syftet med och den rättsliga grunden för kundfiler, informera de registrerade, endast samla in nödvändiga uppgifter, fastställa lämpliga lagringstider, begränsa åtkomsten till filer och föra register över behandlingar.

Rättslig grund

Den rättsliga grunden beror på hur uppgifterna används. Att behandla en beställning eller tillhandahålla kundservice efter köpet baseras på fullgörandet av avtalet, medan bevarandet av fakturor uppfyller en juridisk och bokföringsmässig skyldighet.

Marknadsföring via e-post och SMS följer särskilda regler som fastställs i artikel L34-5 i lagen om post- och elektronisk kommunikation. För B2C-transaktioner kräver denna rättsliga grund kundens samtycke. För B2B-transaktioner kan företag marknadsföra utan föregående samtycke. Så är fallet när meddelandet är relaterat till mottagarens verksamhet, mottagaren är informerad om marknadsföringen och mottagaren kan välja bort den. Företag kan marknadsföra sig till befintliga kunder utan deras samtycke när de erbjuder liknande produkter och tjänster. Vid varje meddelande måste kunderna ha möjlighet att välja bort marknadsföring.

Lagringstider

Kundinformation som krävs för att bedriva affärsrelationen kan lagras under relationens varaktighet. Information som används för marknadsföringsändamål kan lagras i tre år från det att affärsrelationen upphörde.

Viss information kan sparas i ett mellanarkiv om det motiveras av juridiska eller dokumentationsmässiga skyldigheter. Enligt artikel L123-22 i handelsbalken måste bokföringsdokument – inklusive fakturor – sparas i 10 år.

Register över behandlingar

Registret över behandlingar är företagets interna förteckning över alla databehandlingsåtgärder – från kunddatabasen till lönehanteringen. För varje behandling anges syfte, inblandade uppgifter, mottagare och lagringstid.

Kundfiler behandlas regelbundet och kontinuerligt, så de måste inkluderas i registret, oavsett företagets storlek. CNIL erbjuder en förenklad mall för mikroföretag samt små och medelstora företag (SMF). Artikel 30 i GDPR undantar företag med färre än 250 anställda, men detta undantag gäller endast om behandlingen är tillfällig, inte utgör någon risk och inte involverar känsliga uppgifter.

Överträdelser av grundläggande GDPR-principer (t.ex. lagringstider) kan straffas med böter på upp till 20 miljoner EUR eller 4 % av de totala årliga intäkterna. Underlåtenhet att föra register över behandlingar kan straffas med lägre böter på upp till 10 miljoner EUR eller 2 %.

Så gör man för att skapa en kundfil

Att skapa en kundfil innefattar flera steg. Dessa inkluderar att fastställa fält som kommer att vara användbara för företaget, välja programvara för att hantera databasen, samla in information vid specifika tidpunkter (t.ex. när offerter undertecknas) och verifiera juridisk information mot officiella källor innan den första fakturan utfärdas.

Här är stegen för att skapa en kundfil.

Bestäm nödvändiga fält

De dokument som företaget utfärdar baserat på kundfilen avgör vilka fält som är nödvändiga. Dessa kan inkludera SIREN-nummer och adresser för fakturor, bankreferenser för SEPA-medgivanden eller de förhandlade villkoren för avtal.

Fastställ datakällor

Företag måste verifiera källorna till kundinformationen. Detta innebär att bekräfta kundens lämnade uppgifter med dokumentation, regelbundet återverifiera uppgifter från offentliga register och säkerställa att information som beräknas av programvara – såsom förfallodatum och skuldsaldon – uppdateras automatiskt. Att identifiera källan för varje fälts information hjälper företag att avgöra hur de ska säkerställa att informationen är korrekt och hur ofta den ska verifieras.

Samla in information vid specifika tidpunkter

Vanligtvis är undertecknade offerter och inköpsordrar de mest effektiva insamlingspunkterna för uppgifter eftersom kunderna samtycker till att tillhandahålla sina juridiska identifierare och bankuppgifter. Ibland lämnas informationen tidigare, till exempel via registreringsformulär på webbplatser, program för onlinebokningar, demonstrationsförfrågningar eller på mässor.

Verifiera juridiska uppgifter vid källan

Kontrollera företagsnamn och SIREN-nummer i den franska statens företagskatalog och verifiera momsregistreringsnummer för gemenskapsintern handel i Europeiska kommissionens databas för utbyte av momsinformation (VIES).

Välj programvara och begränsa åtkomsten

Kalkylark fungerar för företag med högst ett par dussin kundkonton. För företag med fler kunder hjälper CRM-programvara (Customer Relationship Management) eller programvara för återkommande fakturering – såsom Stripe Billing – till att förhindra dubbletter, sparar ändringshistorik och förhindrar obehöriga användare från att se bankuppgifter.

Informera kunderna vid tidpunkten för insamlingen

När företag samlar in personuppgifter måste de inkludera informationsmeddelanden i sina dokument (t.ex. formulär, fakturor, offerter, avtal). Meddelanden måste namnge den personuppgiftsansvarige och ange syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen. De måste också innehålla lagringstiden för uppgifterna, mottagarna av uppgifterna och den registrerades rättigheter, samt förklara hur personen kan utöva sina rättigheter.

Standardisera format och testa en fullständig cykel

Kundfiler måste använda ett enhetligt format för datum och siffror. Viktiga fält måste konfigureras som obligatoriska för att minimera inmatningsfel. Innan mallen släpps, använd en testkundfil för att utfärda en komplett faktura. Verifiera att alla fält fylls i automatiskt från testfilen utan manuell ominmatning av uppgifter.

Så gör man för att hantera kundfiler

För att hantera kundfiler korrekt måste företag utse en personuppgiftsansvarig, uppdatera filerna vid varje händelse (t.ex. avtalsundertecknande, avtalsändring, misslyckad betalning) och koppla filerna till programvara för fakturering för att förhindra dubbletter. Företag måste rensa kundfiler med jämna mellanrum för att radera eller avidentifiera filer som bevarats längre än lagringstiden.

Här är en närmare titt på hur man hanterar kundfiler:

• Utse en personuppgiftsansvarig
  En utsedd anställd hanterar informationsfält, godkänner korrigeringar och övervakar kvaliteten på kundfilerna. Utan en personuppgiftsansvarig kan fel förvärras oupptäckta, och uppgifter kan bli felaktiga inom ett par månader.
  
• Koppla kundfiler till programvara för fakturering
  Att skriva in kundinformation flera gånger (t.ex. i CRM- och faktureringsprogramvara) ökar risken för fel. Genom att koppla kundfiler till ett enda verktyg via inbyggd synkronisering eller en API-anslutning (Application Programming Interface) kan fakturor, medgivanden och påminnelser fyllas i automatiskt utan manuell ominmatning.
  
• Utlös uppdateringar efter händelser
  Personuppgiftsansvariga måste uppdatera fält och ange ändringsdatum efter händelser, såsom undertecknande av avtal, byten av kontaktpersoner, avvisade betalningar eller uppsägningar av avtal. Uppdateringar måste visas automatiskt på fakturor, medgivanden och påminnelser som skickas av programvaran för fakturering.
  
• Rensa filer årligen och spåra dubbletter
  Inaktiva kundfilskonton som bevaras längre än lagringstiden måste raderas eller avidentifieras årligen. Företag måste också utföra unikhetskontroller av SIREN-nummer för att förhindra dubblettfiler. Slutligen hjälper loggar över datavisningar och dataexporter till att spåra vem som laddar ner kundfiler och indikerar ovanliga eller massiva dataexporter.
  

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 125 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.

• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med Smart Retries och automatiserade återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återställa över 8,2 miljarder USD i intäkter under år 2025.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.

Vanliga frågor om kundfiler i Frankrike