Kundendateien sind nützliche Ressourcen für Unternehmen. Sie enthalten alle Informationen, die dem Unternehmen über eine Kundin oder einen Kunden vorliegen, einschließlich ihres rechtsgültigen Namens und ihrer Kontaktinformationen. Kundendateien bilden die Grundlage aller Geschäftsbeziehungen, da jede vom Unternehmen gesendete Rechnung oder Mahnung sowie jede von der Kundin oder dem Kunden geleistete Zahlung auf Informationen in der Datei beruhen.

Ein Fehler in einem Kundendatensatz kann schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen haben. Aus finanzieller Sicht können eine an den falschen Kontakt gesendete Rechnung, ein fehlendes Detail oder eine abgelaufene Zahlungsautorisierung die Zahlung um mehrere Wochen verzögern. Aus rechtlicher Sicht kann ein unvollständiger Datensatz zu nicht konformen Rechnungen führen, die mit hohen Strafen geahndet werden. Darüber hinaus kann ein Datensatz, der ungenaue Daten enthält oder über den erforderlichen Zeitraum hinaus aufbewahrt wird, einen Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darstellen.

In diesem Artikel erklären wir, was Unternehmen über Kundendateien in Frankreich wissen müssen, einschließlich ihrer Inhalte, Vorteile, rechtlichen Verpflichtungen sowie Tipps zu deren Erstellung und Verwaltung.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kundendateien zentralisieren nützliche Informationen über Kundinnen und Kunden. Dazu gehören deren Namen, Kontaktinformationen, Abrechnung, Zahlungen, Beziehungsverlauf und Compliance. Kundendateien sind Ressourcen, die von Vertriebs-, Buchhaltungs- und Kundensupportabteilungen genutzt werden.
  
• Gut verwaltete Kundendateien tragen dazu bei, korrekte Rechnungen zu gewährleisten, Zahlungsfristen zu verkürzen, Zahlungsausfälle zu minimieren und die Nachverfolgung von Geschäftsbeziehungen (z. B. Abonnements, Verlängerungen, Mahnungen) zu erleichtern.
  
• Kundendateien, die personenbezogene Daten enthalten, unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daher müssen Unternehmen in der Lage sein, den Zweck, die Rechtsgrundlage, die Informationsbereitstellung an die betroffenen Personen, Speicherfristen, Zugriffsbeschränkungen und Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten nachzuweisen.
  
• Daten müssen zum richtigen Zeitpunkt erfasst, anhand zuverlässiger Quellen überprüft, in einem einzigen Softwaresystem strukturiert und regelmäßig aktualisiert werden, um Fehler, Duplikate und veraltete Informationen zu vermeiden.
  

Was ist eine Kundendatei?

Eine Kundendatei ist ein zentraler Ort, an dem alle nützlichen Informationen über eine Kundin oder einen Kunden gespeichert werden. Dazu gehören der Name der Kundin oder des Kunden, Kontaktinformationen, Steuerreferenzen, Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethoden und die Kaufhistorie. Kundendateien sind eine gemeinsam genutzte Ressource, die von den Vertriebs-, Buchhaltungs- und Kundenserviceabteilungen eines Unternehmens verwendet wird.

Für abonnementbasierte Unternehmen sind Kundendateien mehr als nur erweiterte Versionen von Adressbüchern. Sie enthalten Informationen, die den Einzug von Zahlungen auslösen, einschließlich Mandaten für SEPA-Überweisungen (Single Euro Payments Area), Fälligkeitsdaten, Abonnementpaketen und Verlängerungsdaten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Kundendatei und einer Kundenstammdatei?

Eine Kundendatei enthält Informationen über eine einzelne Kundin oder einen einzelnen Kunden. Eine Kundenstammdatei enthält mehrere Kundendateien. Erstere ist eine Ressource, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit verwenden. Zweitere ist ein Unternehmenswert, der bei einem Verkauf des Unternehmens einen Mehrwert darstellt. Die Nationale Kommission für Informatik und Freiheiten (Commission nationale de l’informatique et des libertés, oder CNIL) überprüft bei Audits ebenfalls Kundenstammdateien.

Welche Informationen müssen Kundendateien enthalten?

Kundendateien umfassen in der Regel mehrere Informationsblöcke. Dazu gehören der Name der Kundin oder des Kunden, Kontakt- und Abrechnungsinformationen, Zahlungsinformationen, der Beziehungsverlauf und Compliance-Informationen. Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um ein Unternehmen handelt (d. h. B2B), muss der Datensatz Informationen enthalten, die zur Erstellung konformer Rechnungen erforderlich sind, einschließlich des Unternehmensnamens der Kundin oder des Kunden, der Adresse und der SIREN-Nummer (Business Directory Identification System).

Hier sind die sechs wichtigsten Informationsblöcke, die in der Datei einer Geschäftskundin oder eines Geschäftskunden erforderlich sind.

Rechtsgültiger Name

Kundendateien müssen den genauen rechtsgültigen Namen der Kundin oder des Kunden, deren Rechtsform, die SIREN- oder SIRET-Nummer (Establishment Directory Identification System), den NAF-Code (Französische Klassifikation der Wirtschaftszweige) und gegebenenfalls die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten.

Kontaktdaten

Unternehmen können auch die Adresse des eingetragenen Sitzes der Kundin oder des Kunden, die Abrechnungsadresse (falls abweichend) und die Versandadresse aufnehmen. Sie müssen zudem die Ansprechpersonen für das Geschäft und die Buchhaltung der Kundin oder des Kunden angeben.

Abrechnungsinformationen

Kundendateien können Zahlungsbedingungen, geltende Umsatzsteuersätze und E-Mail-Adressen für Rechnungen enthalten, die im Verzeichnis auf SIREN- oder SIRET-Ebene zu finden sind.

Zahlungsinformationen

Abonnementbasierte Unternehmen müssen die eindeutige SEPA-Mandatsreferenz (Unique Mandate Reference, UMR) der Kundin oder des Kunden, das Datum der Unterzeichnung, das Datum der letzten Zahlung und den Abonnementstatus speichern. Bei Zahlungsmethoden mit einem Ablaufdatum (z. B. Bankkarten) muss dieses Datum angegeben werden.

Beziehungsverlauf

Unternehmen können das Datum der ersten Kontaktaufnahme, Angebote, Kaufhistorien, Rechnungen und deren Status, Zahlungsausfälle und bearbeitete Reklamationen erfassen.

Compliance-Informationen

Kundendateien müssen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Quellen der Daten, die Einwilligung für Marketingzwecke (falls erforderlich) und das Datum der letzten Kontaktaufnahme enthalten. Letzterer Punkt ist nützlich, um zu bestimmen, wie lange die Daten von Interessentinnen und Interessenten aufbewahrt werden sollen.

Hinweis: Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um eine Einzelperson handelt (d. h. B2C), bleibt der Inhalt des Kundendatensatzes weitgehend gleich, jedoch mit zwei Änderungen. Nachname, Vorname und die für die Abrechnung oder Lieferung erforderlichen Adressen ersetzen geschäftliche Kennungen wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Marketing per E-Mail oder Textnachricht erfordert in der Regel eine vorherige Einwilligung, mit Ausnahme von bestehenden Kundinnen und Kunden, die zu ähnlichen vom selben Unternehmen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen kontaktiert werden. Kundinnen und Kunden müssen sich problemlos abmelden können.

Beispiel einer Kundendatei

Unten sehen Sie eine beispielhafte Kundendatei für Studio Lumen SAS, ein fiktives Unternehmen, das einen monatlichen Plan abonniert hat und per SEPA-Überweisung abgerechnet wird.

Klicken Sie hier, um eine beispielhafte Kundendatei zur Verwendung als Vorlage herunterzuladen.

Warum müssen Unternehmen Kundendateien erstellen?

Die Erstellung von Kundendateien hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller einzuziehen, Zahlungsausfälle zu minimieren, den von jeder Kundin und jedem Kunden generierten Umsatz zu steigern und Zeit zu sparen. Die Informationen werden in einer strukturierten Datenbank zentralisiert und zu einer Ressource, die Vertriebs-, Buchhaltungs- und Rechtsabteilungen gleichermaßen nutzen können. Hier sind einige der Vorteile der Erstellung von Kundendateien:

• Zahlungen schneller einziehen und Zahlungsausfälle minimieren
  Gültige Mandate, Ansprechpersonen für die Buchhaltung und Zahlungshistorien können dazu beitragen, dass Unternehmen Zahlungserinnerungen an die richtigen Personen senden. Dies kann den Inkassoprozess effizienter gestalten.
  
• Rechnungskonformität für eine schnellere Abwicklung sicherstellen
  Pflichtangaben – einschließlich der SIREN der Kundschaft, die für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich ist – können direkt aus der Kundendatei übernommen werden. Dies hilft, wiederholte Korrekturen und nicht konforme Rechnungen zu vermeiden.
  
• Kundinnen und Kunden binden und den Lifetime Value der Kundschaft erhöhen
  Aktuelle Kundendateien zeigen, welche Konten den größten Teil des wiederkehrenden Umsatzes ausmachen und welche weniger ausgeben als zuvor. Unternehmen können dann bei der Verlängerung höherwertige Pakete anbieten und gefährdete Konten erneut ansprechen, bevor diese kündigen.
  
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern helfen, Zeit zu sparen
  Vertriebs-, Buchhaltungs- und Kundenservice-Teams können auf eine einzige Ressource zugreifen, anstatt sich untereinander absprechen und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen zu müssen. Dies kann die Bearbeitungszeiten verkürzen und widersprüchliche Antworten aus verschiedenen Abteilungen verhindern.
  
• Einen übertragbaren, dauerhaften Vermögenswert schaffen
  Kundendateien – bei denen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf ermittelten Rechtsgrundlagen mit dokumentierten Quellen und Aufbewahrungsfristen basiert – behalten ihren Wert, wenn das Unternehmen verkauft wird. Die Käuferin oder der Käufer kann dann überprüfen, ob die Daten rechtmäßig verwendet werden dürfen.
  

Welche rechtlichen Verpflichtungen gelten für Kundendateien?

Kundendateien, die Daten über Einzelpersonen enthalten, stellen eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar und unterliegen der DSGVO. Unternehmen müssen den Zweck und die Rechtsgrundlage von Kundendateien festlegen, betroffene Personen informieren, nur notwendige Daten erheben, angemessene Aufbewahrungsfristen bestimmen, den Zugriff auf Dateien beschränken und Verarbeitungsaktivitäten protokollieren.

Gesetzliche Grundlagen

Die Rechtsgrundlage hängt davon ab, wie die Daten verwendet werden. Die Bearbeitung einer Bestellung oder die Bereitstellung eines Kundendienstes basiert auf der Vertragserfüllung, während die Aufbewahrung von Rechnungen eine rechtliche und buchhalterische Verpflichtung erfüllt.

Das Marketing per E-Mail und Textnachricht folgt besonderen Regeln, die in Artikel L34-5 des Post- und elektronischen Kommunikationsgesetzes (Code des postes et des communications électroniques) festgelegt sind. Bei B2C-Transaktionen erfordert diese Rechtsgrundlage die Zustimmung der Kundinnen und Kunden. Bei B2B-Transaktionen können Unternehmen ohne vorherige Zustimmung Marketing betreiben. Dies ist der Fall, wenn sich die Nachricht auf das Geschäft der Empfängerinnen und Empfänger bezieht, diese über das Marketing informiert werden und sich abmelden können. Unternehmen können bei bestehenden Kundinnen und Kunden ohne deren Zustimmung Marketing betreiben, wenn sie ähnliche Produkte und Dienstleistungen anbieten. Bei jeder Nachricht müssen die Kundinnen und Kunden die Möglichkeit haben, sich abzumelden.

Aufbewahrungsfristen

Kundeninformationen, die zur Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind, können für die Dauer der Beziehung gespeichert werden. Informationen, die für Marketingzwecke verwendet werden, können für drei Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung gespeichert werden.

Einige Informationen können in einem Zwischenarchiv gespeichert werden, sofern dies durch rechtliche oder dokumentarische Verpflichtungen gerechtfertigt ist. Gemäß Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs (Code de commerce) müssen Buchhaltungsunterlagen – einschließlich Rechnungen – 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist das interne Inventar des Unternehmens aller Datenverarbeitungsvorgänge – von der Kundendatenbank bis zur Gehaltsabrechnung. Für jeden Verarbeitungsvorgang werden Zweck, betroffene Daten, Empfänger/innen und die Aufbewahrungsfrist angegeben.

Kundendateien werden regelmäßig und kontinuierlich verarbeitet, sodass sie unabhängig von der Unternehmensgröße in das Verzeichnis aufgenommen werden müssen. Die CNIL bietet eine vereinfachte Vorlage für Kleinstunternehmen (VSE) sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) an. Artikel 30 der DSGVO befreit Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, diese Ausnahme gilt jedoch nur, wenn die Verarbeitung gelegentlich erfolgt, kein Risiko darstellt und keine sensiblen Daten betrifft.

Verstöße gegen die Grundsätze der DSGVO (z. B. Aufbewahrungsfristen) werden mit Geldbußen von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet. Das Versäumnis, Verarbeitungsverzeichnisse zu führen, wird mit geringeren Geldbußen von bis zu 10 Mio. € oder 2 % geahndet.

So erstellen Sie eine Kundendatei

Die Erstellung einer Kundendatei umfasst mehrere Schritte. Dazu gehören die Festlegung von Feldern, die für das Unternehmen nützlich sind, die Auswahl einer Software zur Speicherung der Datenbank, die Erhebung von Informationen zu bestimmten Zeitpunkten (z. B. bei der Unterzeichnung von Angeboten) und die Überprüfung rechtlicher Informationen anhand offizieller Quellen vor der Ausstellung der ersten Rechnung.

Hier sind die Schritte zur Erstellung einer Kundendatei.

Notwendige Felder festlegen

Die Dokumente, die das Unternehmen auf der Grundlage der Kundendatei ausstellt, bestimmen, welche Felder notwendig sind. Dazu können SIREN-Nummern und Adressen für Rechnungen, Bankverbindungen für SEPA-Mandate oder die ausgehandelten Konditionen für Verträge gehören.

Datenquellen ermitteln

Unternehmen müssen die Quellen der Kundeninformationen überprüfen. Dies beinhaltet den Abgleich der von Kundinnen und Kunden bereitgestellten Informationen mit Dokumenten, die regelmäßige erneute Überprüfung von Daten aus öffentlichen Registern und die Sicherstellung, dass von der Software berechnete Informationen – wie Fälligkeitsdaten und geschuldete Beträge – automatisch aktualisiert werden. Die Ermittlung der Quelle der Informationen jedes Feldes hilft Unternehmen bei der Entscheidung, wie die Richtigkeit der Informationen sichergestellt und wie oft sie überprüft werden müssen.

Informationen zu bestimmten Zeitpunkten erheben

In der Regel sind unterzeichnete Angebote und Bestellungen die effizientesten Zeitpunkte für die Datenerfassung, da Kundinnen und Kunden zustimmen, ihre rechtlichen Kennungen und Bankinformationen anzugeben. Manchmal werden Informationen bereits früher bereitgestellt, beispielsweise auf Anmeldeformularen von Websites, in Online-Terminprogrammen, bei Anfragen für Demos oder auf Messen.

Rechtliche Daten an der Quelle überprüfen

Überprüfen Sie Firmennamen und SIREN-Nummern im Unternehmensverzeichnis der französischen Regierung und verifizieren Sie innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in der Datenbank des Umsatzsteuer-Informationsaustauschsystems (VIES) der Europäischen Kommission.

Software auswählen und Zugriff beschränken

Tabellenkalkulationen sind für Unternehmen mit nicht mehr als ein paar Dutzend Kundenkonten praktikabel. Für Unternehmen mit mehr Kundinnen und Kunden hilft Customer-Relationship-Management-Software (CRM) oder Software für die wiederkehrende Abrechnung – wie Stripe Billing –, doppelte Einträge zu vermeiden, Änderungshistorien zu speichern und unbefugte Nutzer/innen daran zu hindern, Bankinformationen einzusehen.

Kundinnen und Kunden zum Zeitpunkt der Erhebung informieren

Wenn Unternehmen personenbezogene Daten erheben, müssen sie Informationshinweise auf ihren Dokumenten (z. B. Formularen, Rechnungen, Angeboten, Verträgen) aufnehmen. In den Hinweisen muss die verantwortliche Person benannt und der Zweck sowie die Rechtsgrundlage der Verarbeitung angegeben werden. Sie müssen zudem die Speicherdauer der Daten, die Empfänger/innen der Daten und die Rechte der betroffenen Person enthalten sowie erklären, wie die betroffene Person ihre Rechte ausüben kann.

Formate standardisieren und einen vollständigen Zyklus testen

Kundendateien müssen ein einheitliches Format für Datumsangaben und Zahlen verwenden. Wichtige Felder müssen als Pflichtfelder konfiguriert werden, um Dateneingabefehler zu minimieren. Bevor Sie die Vorlage freigeben, verwenden Sie eine Test-Kundendatei, um eine vollständige Rechnung auszustellen. Stellen Sie sicher, dass alle Felder automatisch aus der Testdatei ausgefüllt werden, ohne dass eine manuelle erneute Dateneingabe erforderlich ist.

So verwalten Sie Kundendateien

Um Kundendateien korrekt zu verwalten, müssen Unternehmen eine verantwortliche Person benennen, Dateien bei jedem Ereignis (z. B. Vertragsunterzeichnung, Vertragsänderung, fehlgeschlagene Zahlung) aktualisieren und Dateien mit der Abrechnungssoftware verknüpfen, um Duplikate zu vermeiden. Unternehmen müssen Kundendateien regelmäßig bereinigen, um Dateien, die über die Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt wurden, zu löschen oder zu anonymisieren.

Hier ist ein genauerer Blick auf die Verwaltung von Kundendateien:

• Eine verantwortliche Person benennen
  Ein zuständiges Teammitglied verwaltet Informationsfelder, genehmigt Korrekturen und überwacht die Qualität der Kundendateien. Ohne eine verantwortliche Person können sich Fehler unbemerkt summieren und Daten innerhalb weniger Monate ungenau werden.
  
• Kundendateien mit der Abrechnungssoftware verknüpfen
  Die mehrfache Eingabe von Kundeninformationen (z. B. in CRM- und Abrechnungssoftware) erhöht das Fehlerrisiko. Die Verknüpfung von Kundendateien mit einem einzigen Tool über eine native Synchronisierung oder eine API-Verbindung (Application Programming Interface) ermöglicht es, Rechnungen, Mandate und Erinnerungen automatisch auszufüllen, ohne dass eine manuelle erneute Dateneingabe erforderlich ist.
  
• Aktualisierungen nach Ereignissen auslösen
  Verantwortliche Personen müssen nach Ereignissen wie Vertragsunterzeichnungen, Änderungen bei den Kontaktpersonen, abgelehnten Zahlungen oder Vertragskündigungen Felder aktualisieren und Änderungsdaten angeben. Aktualisierungen müssen automatisch auf Rechnungen, Mandaten und Erinnerungen erscheinen, die von der Abrechnungssoftware gesendet werden.
  
• Dateien jährlich bereinigen und Duplikate verfolgen
  Inaktive Kundenkonten, die über die Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert wurden, müssen jährlich gelöscht oder anonymisiert werden. Unternehmen müssen außerdem die Eindeutigkeit der SIREN-Nummern überprüfen, um doppelte Dateien zu vermeiden. Schließlich hilft das Führen von Logs über Datenaufrufe und -exporte dabei nachzuverfolgen, wer Kundendateien herunterlädt, und weist auf ungewöhnliche oder massive Datenexporte hin.
  

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Nehmen Sie weltweit wiederkehrende Zahlungen in wenigen Minuten an – ganz ohne Code – oder erstellen Sie über die API eine individuelle Integration.

Stripe Billing kann Ihnen bei Folgendem helfen:

• Flexible Preisgestaltung anbieten: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen schneller auf die Nachfrage von Nutzerinnen und Nutzern – darunter nutzungsbasierte und gestaffelte Modelle sowie Pauschalpreise mit zusätzlichen Gebühren bei Mehrverbrauch. Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilige Abrechnungen und Add-ons sind im Umfang enthalten.

• Weltweit expandieren: Sorgen Sie für mehr Umsatz, indem Sie Ihren Kundinnen und Kunden stets deren bevorzugte Zahlungsmethode anbieten. Stripe unterstützt über 100 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

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• Effizienz steigern: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuern, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einer Lösung zu konsolidieren. Software von Drittanbietern lässt sich ganz einfach integrieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Kundendateien in Frankreich