Online diensten verkopen in Nederland betekent navigeren door transparante maar strak gedefinieerde regels rond btw, consumentenbescherming, facturatie en het ontwerp van het afrekenproces. De Nederlandse regelgeving en die van de Europese Unie (EU) behandelen digitale diensten anders dan fysieke goederen, dus kleine details zoals de manier waarop prijzen worden weergegeven, hoe de btw wordt berekend en hoe met annuleringsrechten wordt omgegaan, kunnen bepalen of je opzet voldoet of niet.

Dit artikel gaat in op de verkoop van online diensten in Nederland, van wat een “online dienst” is volgens de Nederlandse wet tot de vereisten rond btw, contracten en afrekenprocessen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een online dienst in Nederland?
  
• Hoe is de btw van toepassing op online diensten die in Nederland worden verkocht?
  
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor het verkopen van online diensten in Nederland?
  
• Welke consumentenbeschermingswetten zijn van toepassing op de verkoop van online diensten in Nederland?
  
• Welke facturatie- en administratieverplichtingen gelden voor online dienstverleners?
  
• Hoe kunnen bedrijven hun afrekenprocessen structureren om online diensten in Nederland compliant te verkopen?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat is een online dienst in Nederland?

Onder Nederlands en EU recht betekent een “online dienst” een dienst die digitaal wordt geleverd, inclusief datatransmissie, hosting en caching. De juridische term hiervoor is “elektronisch geleverde diensten” of ESS.

Dit zijn de belangrijkste soorten ESS:

• Software-as-a-service (SaaS) producten en cloud-gebaseerde tools.

• Streamingdiensten, digitale downloads en online abonnementen

• Webhosting, domeindiensten en geautomatiseerd IT-onderhoud

• Toegang tot databases, betaalde contentbibliotheken of real-time datafeeds

• Zelfstudie online cursussen waarbij de inhoud automatisch wordt geleverd

Hoe is de btw van toepassing op online diensten die in Nederland worden verkocht?

Btw is een belangrijk onderdeel van het verkopen van online diensten in Nederland. De regels hangen af van waar de klant zich bevindt en of hij koopt als individu of als bedrijf (dus of het een B2C- of B2B-transactie is).

Dit is wat dienstverleners moeten weten:

• Standaard btw-tarieven: veel online diensten, waaronder SaaS, streaming, platforms en geautomatiseerde digitale tools, worden in Nederland belast tegen 21%. Een verlaagd tarief van 9% is voornamelijk van toepassing op digitale publicaties zoals ebooks, online kranten en digitale tijdschriften.

• Verkopen aan Nederlandse consumenten (B2C): als een particulier in Nederland een online dienst koopt, is Nederlandse btw van toepassing ongeacht waar de verkoper is gevestigd. Verkopers die in de EU zijn gevestigd, kunnen de btw van hun land alleen toepassen als de totale grensoverschrijdende EU-verkopen onder de €10.000 per jaar blijven. Daarboven is de Nederlandse btw van toepassing.

• Verkopen aan Nederlandse bedrijven (B2B): voor transacties tussen twee btw-geregistreerde Nederlandse bedrijven brengen verkopers Nederlandse btw in rekening, die de koper kan aftrekken. Voor grensoverschrijdende B2B-verkopen in de EU wordt de btw meestal verlegd naar de klant.

• Verkopers buiten de EU: bedrijven buiten de EU moeten Nederlandse btw in rekening brengen op digitale B2C-diensten vanaf de eerste verkoop, terwijl voor B2B-verkopen de verleggingsregeling geldt. Velen registreren zich via de niet-EU One Stop Shop om aparte Nederlandse btw-registratie te vermijden.

• Prijstransparantie: prijzen voor klanten moeten inclusief btw worden weergegeven, terwijl prijzen voor bedrijven exclusief btw kunnen worden weergegeven als de uitsluiting duidelijk wordt vermeld. btw mag nooit onverwacht verschijnen bij het afrekenen.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor het verkopen van online diensten in Nederland?

Het verkopen van online diensten in Nederland vereist dat je opereert als een transparant, identificeerbaar en wettelijk geregistreerd bedrijf.

Dit zijn de specifieke kenmerken:

• ** Bedrijfsregistratie:** bedrijven die in Nederland gevestigd zijn, moeten zich registreren bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KVK) en een KVK-nummer ontvangen. Dit geldt zelfs als je bedrijf volledig online opereert en geen fysieke winkel heeft.

• Btw-registratie: als je belastbare online diensten verkoopt, moet je je registreren voor btw en een Nederlands btw-nummer aanvragen of je registreren via de EU of niet-EU One Stop Shop, afhankelijk van waar je bedrijf is gevestigd. Dit btw-nummer moet consistent worden gebruikt op facturen, websites en belastingaangiften.

• Bedrijfsinformatie: je website moet je wettelijke bedrijfsnaam, fysieke adres, contactgegevens, KVK-nummer en btw-nummer vermelden. Deze informatie moet gemakkelijk te vinden zijn, meestal in de voettekst of op een speciale juridische of contactpagina.

• Voorwaarden: van online dienstverleners wordt verwacht dat ze algemene voorwaarden publiceren waarin de dienst, prijzen, betalingsvoorwaarden, annuleringsrechten en aansprakelijkheid worden uitgelegd. Deze voorwaarden moeten toegankelijk zijn voor aankoop en expliciet geaccepteerd worden tijdens het afrekenen.

• Dienstbeschrijvingen: diensten moeten eerlijk en nauwkeurig worden beschreven, inclusief eventuele beperkingen, vereisten of uitsluitingen. Misleidende claims, opgeblazen kortingen of onduidelijke prijspraktijken zijn verboden.

• Transparantie in advertenties: gesponsorde inhoud, promoties en kortingen moeten als zodanig worden geïdentificeerd. Klantbeoordelingen moeten authentiek zijn of worden gemarkeerd indien ze zijn samengesteld of gestimuleerd.

• Gegevensbescherming: je moet alleen gegevens verzamelen die nodig zijn om de service te leveren en betalingen te verwerken, en uitleggen hoe die gegevens worden gebruikt door middel van een privacybeleid. De verwerking van persoonlijke gegevens moet voldoen aan de vereisten van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), inclusief beveiliging en gebruikersrechten.

• Toegankelijkheid: grotere bedrijven en bepaalde dienstverleners moeten ervoor zorgen dat hun digitale diensten redelijk toegankelijk zijn voor gebruikers met een handicap in overeenstemming met de European Accessibility Act (EAA). Dit omvat leesbare lay-outs, ondersteunende technologie en toegankelijke navigatie.

• Sectorspecifieke regels: sommige online diensten, zoals financiële, crypto-gerelateerde of gereguleerde diensten, vereisen mogelijk extra registratie of toezicht. Voor veel standaard digitale diensten geldt dat niet, maar bedrijven moeten bevestigen of een dienst in een gereguleerde categorie valt.

Welke consumentenbeschermingswetten zijn van toepassing op de verkoop van online diensten in Nederland?

De Nederlandse consumentenwetgeving is streng, voorspelbaar en wordt streng gehandhaafd. Klanten moeten precies weten wat ze kopen, wat ze moeten betalen en welke rechten ze hebben na de aankoop.

Dit zijn enkele van de belangrijkste regels waar je op moet letten:

• Voorafgaande informatie: voordat klanten afrekenen, moeten ze zien wie de verkoper is, wat de dienst inhoudt, hoe het werkt, de volledige prijs inclusief btw, geaccepteerde betaalmethoden, timing voor levering of activering en hoe ze contact kunnen opnemen met ondersteuning.

• Duidelijke en eerlijke prijzen: de prijzen die aan klanten worden getoond, moeten inclusief btw en onvermijdbare kosten zijn. Kunstmatige kortingen, misleidende “was”-prijzen of verborgen kosten zijn verboden.

• Herroepingsrecht (d.w.z. bedenktijd): klanten hebben over het algemeen 14 dagen de tijd om een online servicecontract zonder opgaaf van reden te annuleren. Als de annuleringsinformatie niet correct is verstrekt, kan dat recht worden verlengd. Er is geen annuleringstermijn voor sommige soorten digitale mediacontent, dus je moet ervoor zorgen dat klanten hiervan op de hoogte zijn voordat ze hun aankoop doen.

• Voorschriften voor orderbevestiging: na aankoop moeten klanten een duurzame bevestiging ontvangen, meestal per e-mail, waarin de dienst, de prijs en de voorwaarden worden samengevat.

• Transparantie van abonnementen: Automatisch verlengende abonnementen moeten de verlengingsvoorwaarden, de prijsfrequentie en de annuleringsmethoden vermelden op het moment van aankoop. Klanten moeten online kunnen opzeggen als ze zich online hebben aangemeld.

• Contractvoorwaarden: klantencontracten mogen geen oneerlijke of eenzijdige clausules bevatten, zoals onbeperkte eenzijdige wijzigingen of algemene uitsluitingen van aansprakelijkheid. Eventuele ongebruikelijke voorwaarden moeten voor aankoop worden weergegeven.

• Klachten en geschillenbehandeling: verkopers moeten een gemakkelijke manier bieden om klachten in te dienen en uitleggen hoe geschillen worden afgehandeld. Als het bedrijf deelneemt aan een formele geschillenregeling, moet dit worden vermeld.

• Gelijke behandeling in de hele EU: bedrijven mogen klanten uit andere EU-landen niet zonder wettige reden blokkeren of discrimineren volgens de Geo-Blocking Verordening van de EU.

Welke facturatie- en administratieverplichtingen gelden voor online dienstverleners?

De facturatieregels in Nederland zijn ontworpen om een schoon controlespoor te creëren.

Dit is waar je rekening mee moet houden:

• Wanneer facturen vereist zijn: een btw-factuur is vereist voor verkopen aan bedrijven en rechtspersonen, inclusief die zonder btw-nummer. Voor de verkoop aan klanten is een factuur niet wettelijk verplicht, maar het verstrekken van een ontvangstbewijs of bevestiging wordt sterk aanbevolen.

• Verplichte factuurinhoud: Nederlandse btw-facturen moeten de wettelijke naam en het adres van de verkoper bevatten, het btw-nummer, de klantgegevens, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een beschrijving van de dienst, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en de totale prijs inclusief btw.

• Verleggingsregeling: voor grensoverschrijdende B2B-verkopen in de EU waarbij de btw wordt verlegd, moet op de factuur worden vermeld dat de btw wordt verlegd. Als je geen geldig btw-nummer hebt voor je klant, kun je problemen krijgen bij het rapporteren van de transactie op de EC Sales List.

• Factuurtiming: facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de dienst is geleverd, worden uitgeschreven. Vooruitbetalingen vereisen facturatie op het moment dat de betaling is ontvangen.

• Elektronische facturatie: elektronische facturen zijn niet verplicht voor algemene B2B- of B2C-transacties, maar ze worden volledig geaccepteerd zolang de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid bewaard blijven.

• Bewaren van documenten: bedrijven moeten facturen en bijbehorende boekhoudkundige documenten minstens zeven jaar bewaren. Verkopen die via de EU One Stop Shop worden gemeld, moeten op transactieniveau 10 jaar worden bewaard.

• Bewijs van de locatie van de klant: verkopers moeten ten minste twee bewijsstukken bewaren die de locatie van de klant aangeven, zoals een factuuradres en IP-gegevens, om de toegepaste btw-tarieven te rechtvaardigen. Deze gegevens zijn belangrijk bij belastingcontroles.

• Geautomatiseerde hulpmiddelen: Het automatiseren van facturatie en het opslaan van records vermindert risico's en handmatige fouten. Tools zoals Stripe Invoicing genereren compliant facturen, slaan transactiegegevens op en ondersteunen audit-ready rapportages.

Hoe kunnen bedrijven hun afrekenproces zo inrichten dat de verkoop van online diensten in Nederland aan de regels voldoet?

Als de details van je prijzenpagina duidelijk zijn vormgegeven, worden wettelijke en fiscale verplichtingen vaak automatisch afgehandeld.

Hier lees je hoe je je flow kunt structureren:

• Prijzen inclusief btw voor klanten: de prijzen die aan Nederlandse klanten worden getoond, moeten inclusief btw zijn en het uiteindelijke bedrag weergeven dat zij zullen betalen. Btw mag nooit als een verrassing verschijnen bij de laatste stap van het afrekenen.

• Onderscheid tussen B2C- en B2B-prijzen: je kunt alleen zakelijke prijzen exclusief btw tonen, zolang dit duidelijk wordt aangegeven. Als je beide doelgroepen bedient, moet je bij het afrekenen de btw dynamisch toepassen op basis van het type klant en de locatie.

• Btw-berekening op basis van locatie: je afrekenproces moet betrouwbare gegevens over de locatie van de klant verzamelen om het juiste btw-tarief te kunnen toepassen. Dit omvat meestal informatie over het factuuradres en de betaalmethode.

• Verzamelen en valideren van btw-nummers: voor B2B-verkopen dient het afrekenproces klanten de mogelijkheid te bieden een btw-nummer in te voeren en dit automatisch te valideren.

• Uitdrukkelijke toestemming voor digitale levering: als de toegang tot je digitale dienst onmiddellijk begint, moet het afrekenproces een opt-in bevatten die bevestigt dat de klant akkoord gaat met onmiddellijke levering en begrijpt dat hij afziet van het herroepingsrecht. Deze toestemming moet actief en ondubbelzinnig zijn.

• Betalingsbevestiging: de laatste afrekenknop moet aangeven dat het plaatsen van de bestelling een betalingsverplichting schept. Labels als “Betaal nu” of “Betaal € X” voldoen aan deze eis.

• SCA (sterke cliëntauthenticatie): online betalingen moeten voldoen aan de EU SCA-regels, inclusief tweefactorauthenticatie (2FA) indien vereist. De betaalinfrastructuur moet automatisch 3D Secure-stromen (3DS) verwerken om mislukte transacties te voorkomen.

• Onmiddellijke bevestiging en ontvangstbewijzen: na betaling moeten klanten een duurzame bevestiging ontvangen met een overzicht van de gekochte dienst, de totale prijs, btw-gegevens en toegangsinstructies. Deze bevestiging dient vaak als ontvangstbewijs of factuur voor de klant.

• Automatisering en gereedheid voor audits: het automatiseren van belastingberekening, facturatie en het bewaren van gegevens kan risico's verminderen naarmate je verkoopvolume groeit.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, fysieke en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met het volgende:

• Je afrekenproces optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden uren werk met vooraf gemaakte betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een door Stripe ontwikkelde wallet.

• Sneller uitbreiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld, en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in meer dan 135 valuta.

• Persoonlijke en online betalingen samenvoegen: creëer een unified commerce-ervaring via online en persoonlijke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en de omzet te verhogen.

• De prestaties van betalingen verbeteren: verhoog je omzet met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betalingstools, waaronder fraudebescherming zonder code en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.