La vente de services en ligne aux Pays-Bas implique le respect de règles transparentes, mais strictement définies concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la protection des consommateurs, la facturation et la conception du processus de paiement. Les réglementations néerlandaises et de l’Union européenne (UE) traitent les services numériques différemment des marchandises physiques. Ainsi, de petits détails, tels que la manière dont les prix sont affichés, la manière dont la TVA est calculée et la manière dont les droits d’annulation sont gérés peuvent faire la différence entre une configuration conforme et une exposition aux risques.

Cet article aborde les différents aspects de la vente de services en ligne aux Pays-Bas, depuis la définition d’un « service en ligne » selon la loi néerlandaise jusqu’aux exigences relatives à la TVA, aux contrats et aux tunnels de paiement.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qui est considéré comme un service en ligne aux Pays-Bas ?
  
• Comment appliquer la TVA aux services en ligne vendus aux Pays-Bas ?
  
• Quelles sont les exigences juridiques pour vendre des services en ligne aux Pays-Bas ?
  
• Quelles sont les lois sur la protection des consommateurs qui ont un impact sur les ventes de services en ligne aux Pays-Bas ?
  
• Quelles sont les obligations en matière de facturation et de tenue de registres applicables aux fournisseurs de services en ligne ?
  
• Quelle est la structure du processus de paiement que les entreprises doivent adopter pour vendre des services en ligne en toute conformité aux Pays-Bas ?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Qu’est-ce qui est considéré comme un service en ligne aux Pays-Bas ?

En vertu du droit néerlandais et du droit de l’UE, un « service en ligne » désigne un service fourni par voie numérique, y compris la transmission, l’hébergement et la mise en cache des données. Le terme juridique utilisé dans ce cas est « services fournis électroniquement », ou ESS.

Voici les principaux types d’ESS :

• Produits SaaS (Software-as-a-service) et outils basés sur le cloud

• Services de streaming, téléchargements numériques et abonnements en ligne

• Hébergement web, services de domaine et maintenance informatique automatisée

• Accès aux bases de données, aux bibliothèques de contenu payant ou aux flux de données en temps réel

• Cours en ligne à rythme libre, avec contenu délivré automatiquement

Comment appliquer la TVA aux services en ligne vendus aux Pays-Bas ?

La TVA représente une part importante de la vente de services en ligne aux Pays-Bas. Les règles dépendent du lieu où se trouve le client et du fait qu’il achète à titre individuel ou professionnel (à savoir, s’il s’agit d’une transaction B2C ou B2B).

Voici ce que les fournisseurs de services doivent savoir :

• Taux de TVA standard : de nombreux services en ligne, notamment les SaaS, le streaming, les plateformes et les outils numériques automatisés, sont taxés à 21 % aux Pays-Bas. Aussi, un taux réduit de 9 % s’applique essentiellement aux publications numériques, telles que les livres numériques, les journaux en ligne et les magazines numériques.

• Ventes aux consommateurs néerlandais (B2C) : lorsqu’un particulier résidant aux Pays-Bas achète un service en ligne, la TVA néerlandaise est applicable, quel que soit le lieu d’établissement du commerçant. Quant aux commerçants établis dans l’UE, ils peuvent appliquer la TVA de leur pays uniquement si le total de leurs ventes transfrontalières au sein de l’UE reste inférieur à 10 000 euros par an. Au-delà de ce montant, la TVA néerlandaise devient applicable.

• Ventes aux entreprises néerlandaises (B2B) : pour les transactions entre deux entreprises néerlandaises immatriculées à la TVA, les commerçants facturent la TVA néerlandaise, que l’acheteur peut récupérer. Pour les ventes B2B transfrontalières au sein de l’UE, la TVA est généralement autoliquidée par le client.

• Commerçants hors UE : les entreprises situées hors de l’UE doivent facturer la TVA néerlandaise sur les services numériques B2C dès la première vente, tandis que les ventes B2B sont soumises au mécanisme d’autoliquidation de la TVA. Aussi, nombre d’entre elles effectuent leur immatriculation via le guichet unique pour les entreprises hors UE afin d’éviter une immatriculation distincte à la TVA néerlandaise.

• Transparence des prix : les prix destinés aux clients doivent être affichés TVA comprise, tandis que les prix réservés aux entreprises peuvent être affichés hors TVA, si l’exclusion est clairement indiquée. La TVA ne doit jamais s’afficher de manière inattendue au moment du paiement.

Quelles sont les exigences juridiques pour vendre des services en ligne aux Pays-Bas ?

La vente de services en ligne aux Pays-Bas exige que vous opériez en tant qu’entreprise transparente, identifiable et juridiquement immatriculée.

Voici les exigences spécifiques :

• Immatriculation des entreprises : les entreprises établies aux Pays-Bas doivent s’immatriculer auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK) et obtenir un numéro KVK. Ceci s’applique même si votre entreprise opère exclusivement en ligne et ne possède aucun magasin physique.

• Immatriculation à la TVA : si vous vendez des services en ligne taxables, vous devez soit vous immatriculer à la TVA et obtenir un numéro de TVA néerlandais ou vous immatriculer via le Guichet unique européen ou non européen, selon le lieu d’établissement de votre entreprise. Ce numéro de TVA doit être utilisé de manière uniforme sur toutes vos factures, votre site web et vos déclarations fiscales.

• Informations commerciales : votre site web doit afficher le nom de votre entreprise, son adresse physique, ses coordonnées, son numéro KVK et son numéro de TVA. Ces informations doivent être facilement accessibles, généralement dans le pied de page ou sur une page dédiée aux mentions légales ou aux coordonnées de l’entreprise.

• Conditions générales : les fournisseurs de services en ligne doivent publier des conditions générales expliquant le service, les prix, les modalités de paiement, les droits d’annulation et la responsabilité. Ces conditions doivent être accessibles avant l’achat et acceptées explicitement lors du paiement.

• Description des services : les services doivent être décrits honnêtement et précisément, y compris toutes les limitations, exigences ou exclusions. Les allégations trompeuses, les remises excessives et les pratiques tarifaires opaques sont interdites.

• Transparence publicitaire : le contenu sponsorisé, les promotions et les réductions doivent être clairement identifiés comme tels. Les avis des clients doivent être authentiques ou clairement identifiés comme tels s’ils sont sélectionnés ou font l’objet d’incitations.

• Protection des données : vous ne devez collecter que les données nécessaires à la fourniture du service et au traitement des paiements, et expliquer comment ces données sont utilisées par le biais d’une politique de confidentialité. Le traitement des données personnelles doit être conforme aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment en matière de sécurité et de droits des utilisateurs.

• Accessibilité : les grandes entreprises et certains fournisseurs de services doivent veiller à ce que leurs services numériques soient raisonnablement accessibles aux utilisateurs handicapés, et ce, conformément à la Loi européenne sur l’accessibilité (EAA). Ceci inclut des mises en page lisibles, la prise en charge des technologies d’assistance et une navigation accessible.

• Règles spécifiques à un secteur : certains services en ligne, tels que les services financiers, les services liés aux cryptomonnaies ou les services réglementés, peuvent nécessiter une immatriculation ou une supervision supplémentaire. De nombreux services numériques courants n’en nécessitent pas, mais les entreprises doivent vérifier si un service relève d’une catégorie réglementée ou non.

Quelles sont les lois sur la protection des consommateurs qui ont un impact sur les ventes de services en ligne aux Pays-Bas ?

La législation sur la consommation aux Pays-Bas est stricte, prévisible et rigoureusement appliquée. Elle stipule, par exemple, que les consommateurs doivent comprendre précisément ce qu’ils achètent, le prix qu’ils devront payer et leurs droits après l’achat.

Voici quelques-unes des principales règles à connaître :

• Informations préalables à l’achat : avant de passer à la page de paiement, les clients doivent pouvoir vérifier l’identité du commerçant, les détails du service, son fonctionnement, le prix total TVA comprise, les moyens de paiement acceptés, les délais de livraison ou d’activation, ainsi que les coordonnées du service d’assistance.

• Clarté et équité des prix : les prix affichés aux clients doivent inclure la TVA et tous les frais inévitables. Les remises artificielles, l’affichage des « anciens prix » trompeurs et l’ajout de frais cachés sont interdits.

• Droit de rétractation (à savoir, délai de réflexion) : les clients disposent généralement de 14 jours pour annuler un contrat de service en ligne sans avoir à justifier leur décision. Si les informations relatives à l’annulation ne sont pas fournies correctement, ce droit peut être prolongé. Étant donné que certains types de contenus numériques ne bénéficient d’aucun délai de rétractation, vous devez vous assurer que vos clients en sont informés avant d’effectuer leur achat.

• Exigences relatives à la confirmation de commande : après l’achat, les clients doivent recevoir une confirmation sur un support durable (habituellement par e-mail) récapitulant le service, le prix et les conditions.

• Transparence des abonnements : les abonnements à renouvellement automatique doivent indiquer clairement les conditions de renouvellement, la fréquence de facturation et les modalités d’annulation au moment de l’achat. Les clients doivent pouvoir annuler leur abonnement en ligne s’ils s’y sont inscrits en ligne.

• Conditions contractuelles : les contrats clients ne doivent pas contenir de clauses abusives ou unilatérales, telles que des modifications unilatérales illimitées ou des exclusions de responsabilité globales. Toute condition inhabituelle doit être affichée avant l’achat.

• Gestion des réclamations et des litiges : les commerçants doivent proposer un moyen simple de déposer une réclamation et expliquer comment les litiges sont traités. Si l’entreprise participe à un mécanisme formel de règlement des litiges, celui-ci doit être divulgué.

• Égalité de traitement dans toute l’UE : les entreprises ne peuvent pas bloquer ou discriminer les clients d’autres pays de l’UE sans motif légitime, et ce, en vertu du Règlement sur le géoblocage de l’UE.

Quelles sont les obligations en matière de facturation et de tenue de registres applicables aux fournisseurs de services en ligne ?

Aux Pays-Bas, les règles de facturation sont conçues pour garantir une traçabilité explicite.

Voici ce que vous devez prendre en compte :

• Lorsque des factures sont requises : une facture de TVA est obligatoire pour les ventes aux entreprises et aux personnes morales, même celles qui ne possèdent pas de numéro de TVA. Pour les ventes aux clients individuels, une facture n’est pas juridiquement obligatoire, mais la fourniture d’un reçu ou d’une confirmation est fortement recommandée.

• Contenu obligatoire d’une facture : les factures de TVA néerlandaises doivent inclure le nom et la dénomination sociale du commerçant, le numéro de TVA, les coordonnées du client, la date de la facture, un numéro de facture séquentiel unique, une description du service, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA et le prix total TVA comprise.

• Mention relative à l’autoliquidation de la TVA : pour les ventes B2B transfrontalières au sein de l’UE avec autoliquidation de la TVA, la facture doit comporter une mention indiquant que la TVA est autoliquidée. Si vous ne disposez pas d’un numéro de TVA valide pour votre client, vous pourriez faire face à des difficultés lorsque vous déclarez la transaction sur la liste des ventes intracommunautaires.

• Délai de facturation : les factures doivent être émises au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel le service a été fourni. Aussi, les acomptes doivent faire l’objet d’une facturation au moment de leur réception.

• Facturation électronique : les factures électroniques ne sont pas obligatoires pour les transactions B2B ou B2C générales, mais elles sont pleinement acceptées tant que leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité sont préservées.

• Conservation des registres : les entreprises doivent conserver les factures et les documents comptables connexes pendant sept ans au moins. Les ventes déclarées via le Guichet unique de l’UE nécessitent la conservation des registres au niveau de la transaction pendant 10 ans.

• Preuve d’emplacement du client : les commerçants doivent conserver au moins deux éléments de preuve indiquant l’emplacement du client (par exemple, une adresse de facturation et une adresse IP) afin de justifier chaque taux de TVA appliqué. Ces documents sont importants lors des audits fiscaux.

• Outils automatisés : l’automatisation de la facturation et de l’archivage des données réduit les risques et les erreurs manuelles. Des outils comme Stripe Invoicing génèrent des factures conformes, stockent les données de transaction et prennent en charge la production de rapports prêts pour l’audit.

Quelle est la structure du processus de paiement que les entreprises doivent adopter pour vendre des services en ligne en toute conformité aux Pays-Bas ?

Lorsque les détails de votre page de tarification sont clairement exposés, les obligations juridiques et fiscales sont souvent gérées automatiquement.

Voici la manière de structurer ce processus :

• Prix client TVA incluse : les prix affichés aux clients néerlandais doivent inclure la TVA et refléter le montant final qu’ils auront à payer. La TVA doit toujours être transparente et ne doit pas surprendre à la dernière étape du paiement.

• Distinction entre la tarification B2C et B2B : vous pouvez afficher la tarification réservée aux professionnels hors TVA, à condition que ceci soit clairement indiqué. Si vous ciblez les deux types de clientèle, votre page de paiement doit appliquer dynamiquement la TVA en fonction du type de client et de son emplacement.

• Calcul de la TVA établi sur l’emplacement : votre tunnel de paiement doit collecter de manière fiable les données relatives à l’emplacement du client, et ce, afin d’appliquer le taux de TVA pertinent. Ces données comprennent généralement l’adresse de facturation et les informations relatives au moyen de paiement.

• Collecte et validation du numéro de TVA : pour les ventes B2B, le processus de paiement doit permettre aux clients de saisir un numéro de TVA et de le valider automatiquement.

• Consentement explicite pour la livraison numérique : si l’accès à votre service numérique commence immédiatement, le processus de paiement doit inclure une option d’inscription confirmant que le client accepte la livraison immédiate et comprend qu’il renonce à son droit de rétractation. Ce consentement doit être actif et sans équivoque.

• Confirmation de paiement : le bouton de validation du paiement doit indiquer clairement que la passation de la commande entraîne une obligation de paiement. Des mentions telles que « Payer maintenant » ou « Payer X euros » sont conformes à cette exigence.

• Authentification forte du client (SCA) : les paiements en ligne doivent être conformes à la règles en matière de SCA de l’UE, notamment à l’authentification à deux facteurs (2FA) lorsque ceci est requis. Aussi, l’infrastructure de paiement doit gérer automatiquement les flux 3D Secure (3DS) afin d’éviter les échecs de transaction.

• Confirmation et reçu immédiats : une fois le paiement effectué, les clients doivent recevoir une confirmation sur un support durable détaillant le service acheté, le prix total, les informations relatives à la TVA et les instructions d’accès. Cette confirmation fait souvent office de reçu ou de facture.

• Automatisation et préparation à l’audit : l’automatisation du calcul des taxes, de la facturation et de la conservation des registres peut réduire les risques à mesure que votre volume de ventes augmente.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments propose une solution de paiement unifiée et mondiale qui permet à toutes les entreprises, des startup en phase de croissance aux grandes entreprises internationales, d’accepter des paiements en ligne, en personne et partout dans le monde.

Stripe Payments peut vous aider à :

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