La facturación es una de las partes más importantes de la gestión de un servicio móvil. Los ingresos del mercado mundial de las telecomunicaciones fueron de 1.1 billones de dólares en 2023, y cada mes los clientes esperan recibir una lista detallada de sus cargos, incluido lo que deben, cuánto de su servicio telefónico utilizaron y cuándo vence el pago. La forma en que entregues esa información puede determinar la experiencia del cliente.

Generar facturas en línea es más organizado que hacer facturas en papel y permite a los clientes ver sus facturas en cualquier dispositivo, estén donde estén. El desarrollo de un sistema confiable y flexible para generar facturas de telefonía móvil en línea requiere una planificación cuidadosa y una comprensión de lo que necesitan los clientes y los reguladores. Cada detalle es importante, desde dar a la factura el formato adecuado con la información correcta hasta gestionar cuidadosamente los datos de consumo y garantizar una entrega segura. A continuación, explicaremos cómo hacer esto de manera eficaz.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una factura de telefonía móvil y por qué es importante la generación en línea?
  
• ¿Cómo funcionan las facturas de telefonía móvil para los proveedores de servicios?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura de telefonía móvil?
  
• ¿Cómo generar facturas de telefonía móvil en línea?
  

¿Qué es una factura de telefonía móvil y por qué es importante la generación en línea?

Una factura de telefonía móvil contiene información sobre el consumo del teléfono de un cliente durante un período específico, que suele ser un mes. Responde a preguntas como las siguientes:

• ¿Cuántos datos se utilizaron?

• ¿Hubo cargos adicionales por roaming o excedentes?

• ¿Cuál es el monto total adeudado y cuándo vence el pago?

Una factura bien diseñada ayuda a los clientes a entender lo que están pagando y ofrece a las empresas una forma confiable de rastrear y recaudar ingresos. A continuación, te explicamos por qué es importante la generación de facturas en línea.

Velocidad y comodidad

Con la generación en línea, las facturas están listas tan pronto como el sistema de facturación procesa los datos. Los clientes pueden verlas al instante en cualquier dispositivo y realizar pagos con solo unos pocos clics.

Flexibilidad en tiempo real

Pueden ocurrir errores de facturación. Tal vez a alguien se le cobró incorrectamente por un excedente o no se aplicó un descuento promocional. Corregir un error en un sistema basado en papel puede llevar semanas. Los sistemas de facturación en línea pueden ajustar los cargos de inmediato para que el proceso sea transparente y sin frustraciones para los clientes.

Ahorro de costos

Los costos de impresión y envío de facturas en papel suman. La generación en línea reduce drásticamente estos gastos, así como la huella ambiental de enviar grandes cantidades de facturas y sobres en papel cada mes.

Percepción de la marca

Los clientes usan sus teléfonos para muchas actividades, desde ver películas en streaming hasta hacer las compras y administrar sus finanzas con aplicaciones bancarias. Esperan un alto nivel de comodidad de todos estos servicios. Si el sistema es incómodo y está desactualizado, tendrá un impacto negativo en la marca.

Mantenimiento de registros más sencillo

Los clientes aprecian tener acceso a un portal en línea que archiva extractos anteriores. Si necesitan consultar su consumo de hace tres meses o confirmar que ya han pagado, pueden iniciar sesión en cualquier momento, estén donde estén.

Flexibilidad en los métodos de pago

Muchos sistemas de facturación en línea permiten a los clientes pagar con tarjetas de crédito, billeteras digitales o transferencias bancarias. Algunos incluso permiten pagos recurrentes automatizados. Esa flexibilidad a menudo conduce a más pagos a tiempo, lo que mejora el flujo de caja del proveedor. Los clientes también pueden elegir la fecha o el método que más les convenga, y esto puede generar buena voluntad.

Manejo seguro de datos

Cuando se hace correctamente, la facturación en línea es segura. Una plataforma de generación de facturas en línea bien diseñada utiliza encriptación, tokenización y otras técnicas de seguridad modernas para proteger los datos confidenciales. También ofrece formas sencillas de verificar que un usuario es quien dice ser antes de mostrarle la información de facturación. Se pueden incorporar la autenticación de dos factores, las confirmaciones por texto móvil o los inicios de sesión biométricos.

Potencial de personalización

Los sistemas de facturación en línea pueden mostrar recomendaciones personalizadas o información sobre el consumo cuando un cliente inicia sesión. Por ejemplo, si el consumo de datos alcanza su punto máximo, el sistema puede mostrarlo visualmente y sugerir un plan más adecuado. Incluso si el cliente no cambia de plan, muchos apreciarán esta instantánea de su consumo de datos. Esa personalización puede aumentar la confianza y la satisfacción, lo que ayuda a un proveedor a destacarse en el mercado.

¿Cómo funcionan las facturas de telefonía móvil para los proveedores de servicios?

Cuando un usuario de telefonía móvil realiza una llamada, transmite un video o envía un mensaje de texto, esa actividad pasa a través de los sistemas del operador de telefonía móvil. Cada actividad se registra de una manera que identifica quién usó qué servicio y durante cuánto tiempo o cuántos datos se consumieron. Estos registros son los datos sin procesar para crear un registro detallado de consumo. Así es como suele funcionar esta secuencia.

Seguimiento del consumo

• Se crea un registro de cada llamada de voz, sesión de datos o mensaje de texto a medida que sucede.

• Estos metadatos pueden incluir los números de teléfono marcados, la hora del día, el volumen de datos y la duración.

Procesamiento del sistema de facturación

• A intervalos establecidos, a menudo diarios o mensuales, estos registros se agregan en un sistema de facturación central.

• Este sistema aplica los detalles del plan del usuario, como los minutos de conversación, los límites de datos, las reglas por consumo excedente y las tarifas de roaming.

Generación de facturas

• Cuando finaliza el ciclo de facturación, el sistema calcula cuántos minutos o gigabytes se utilizaron.

• Si un usuario excede los límites del plan, es posible que se apliquen cargos adicionales. Si se mantiene dentro de los límites, no aparecerán cargos por consumo excedente.

• También se agregan impuestos, tarifas, descuentos y pagos de dispositivos.

Formato de factura

• Los datos finales se formatean en un documento legible, como un PDF, un extracto en HTML dentro del portal de clientes o ambos.

• En algunos casos, se crean secciones separadas para resúmenes de consumo, detalles desglosados, impuestos y otra información relacionada.

Entrega al cliente

• Algunos proveedores de telefonía móvil envían una notificación push cuando la factura está lista. Luego, los clientes pueden ver el extracto en un portal en línea o aplicación.

• Como alternativa, el proveedor podría enviar un enlace en un correo electrónico para ver la factura de forma segura.

• Si un proveedor aún admite facturas impresas, es posible que haya una tarifa adicional o un proceso de aceptación.

Todos estos pasos suelen tener lugar en un segundo plano, con una mínima intervención manual. Un potente sistema de facturación combina datos de varias fuentes (como registros de consumo, bases de datos de suscripciones, tablas de impuestos y financiación de dispositivos) en un solo extracto. La precisión y la puntualidad son importantes porque cualquier falla o demora puede molestar a los clientes, crear disputas de pago o causar problemas de cumplimiento de la normativa. Es por eso que los proveedores invierten en sistemas que realizan cálculos rápidos, precisos y consistentes a escala.

¿Qué información debe incluir una factura de telefonía móvil?

Si bien el tipo de información incluida en una factura puede variar según la empresa, todas las facturas deben incluir la misma información básica como mínimo. Esto hace que la factura sea una herramienta útil para los suscriptores y, al mismo tiempo, garantiza que cumpla con los requisitos legales. A continuación, tienes una lista de elementos que deben incluir las facturas de telefonía móvil.

Datos del suscriptor

• Nombre, número de cuenta y dirección de facturación del cliente

• Información de contacto del cliente

Fechas del ciclo de facturación

• Fechas de inicio y finalización del período de facturación

• Cualquier fecha prorrateada si el servicio comenzó o finalizó a mitad de ciclo

Resumen del plan y del consumo

• Nombre del plan (p. ej., "Llamadas y mensajes de texto ilimitados con 10 GB de datos")

• Cuántos minutos, mensajes o gigabytes cubre el plan

• Totales de consumo del ciclo (p. ej., minutos utilizados, mensajes de texto enviados)

Consumo detallado

• Una lista detallada que muestre las llamadas o las sesiones de datos, si el cliente solicita registros detallados

• La fecha, la hora, el número de teléfono de destino, la duración y el costo por sesión, si lo desea

Cargos y comisiones

• Cargos adicionales etiquetados, como costos mensuales del plan, pagos de dispositivos, complementos, impuestos y tarifas gubernamentales
  

Créditos, descuentos o ajustes

• Créditos promocionales, créditos de meses parciales o descuentos por fidelidad

• Cualquier ajuste debido a interrupciones del servicio o errores de facturación

Instrucciones de pago

• Monto total adeudado, junto con la fecha de vencimiento

• Métodos de pago aceptados, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y débitos directos

• Cualquier política de cargos por pagos atrasados que los clientes deban conocer

Información de contacto y soporte

• Información sobre dónde puede iniciar sesión el usuario para obtener más detalles o para disputar cargos

• La dirección de correo electrónico, el número de teléfono o el enlace de chat para obtener soporte

Cómo generar facturas de telefonía móvil en línea

Stripe Billing ayuda a las empresas a automatizar la facturación y la gestión de suscripciones, lo que la convierte en una excelente herramienta para crear facturas de telefonía móvil en línea. A continuación, te explicamos cómo configurar tu facturación de telefonía móvil.

Configura tu cuenta de Stripe

Antes de empezar a generar facturas, asegúrate de que tu cuenta de Stripe esté configurada correctamente:

• Crea una cuenta o inicia sesión: Ve a Stripe y crea una cuenta, si aún no tienes una.

• Datos de la empresa: Agrega el nombre, la dirección y la cuenta bancaria de tu empresa para las transferencias de modo que puedas aceptar pagos a medida que se emitan las facturas.

• Activa la facturación: Habilita la funcionalidad de facturación desde el Dashboard de Stripe, si aún no está activa.

Crea tus productos y establece los precios

Stripe Billing te permite crear productos con precios recurrentes o cargos basados en el consumo. Esto es perfecto para servicios móviles con planes variables, complementos y excedentes.

Planes de suscripción

Si tus clientes tienen planes mensuales fijos (p. ej., $50 al mes para llamadas y mensajes de texto ilimitados), haz lo siguiente:

• Ve a la sección Productos en el Dashboard.

• Haz clic en "Agregar producto" y asígnale un nombre (p. ej., "Plan ilimitado").

• Establece el modelo de precio como recurrente y elige el ciclo de facturación (mensual o anual).

• Guarda el producto.

Cargos basados en el consumo

Con cargos como excedentes de datos y funciones de pago por uso, haz lo siguiente:

• Crea un nuevo producto, como el anterior.

• Elige "Facturación por uso" en las opciones de precios.

• Establece un precio unitario (p. ej., $10 por gigabyte por encima del límite).

Agrega clientes a tu sistema

Cada cliente debe estar configurado en Stripe para que se le pueda facturar. A continuación, te indicamos cómo agregar un cliente:

• Ve a la sección Clientes en el Dashboard.

• Haz clic en "Agregar cliente" e ingresa su nombre, correo electrónico y método de pago.

• Guarda el perfil del cliente.

Si gestionas una gran base de clientes, puedes automatizar este proceso integrando Stripe con tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o con tu plataforma de gestión de cuentas móviles.

Genera una suscripción o factura

Una vez que tus productos y clientes estén creados en Stripe, estarás listo para generar facturas de telefonía móvil en línea. A continuación, te explicamos cómo crear estas facturas.

Facturas recurrentes (suscripciones)

• Dirígete a la sección Suscripciones en Stripe.

• Haz clic en "Crear suscripción" y selecciona el cliente.

• Agrega el producto adecuado (p. ej., "Plan ilimitado").

• Incluye cualquier cargo adicional (p. ej., un complemento o una comisión prorrateada).

• Guarda e inicia la suscripción. Stripe gestionará automáticamente la facturación recurrente según tu configuración.

Facturas únicas

• Dirígete a la sección Facturas en el Dashboard.

• Haz clic en "Crear factura" y elige el cliente.

• Agrega ítems de factura para cualquier cargo (p. ej., comisiones mensuales, excedentes, complementos por única vez).

• Revisa los detalles y haz clic en "Enviar factura". El cliente recibirá un correo electrónico con un enlace para ver la factura y pagar en línea.

Automatiza el seguimiento del consumo

Si quieres realizar un seguimiento y facturar automáticamente los datos o los excedentes de consumo, haz lo siguiente:

• Utiliza la función de facturación de cobro por consumo de Stripe para registrar el consumo.

• Implementa informes automatizados para que a los clientes se les facture solo lo que han usado al final de cada ciclo.

• Stripe proporciona integraciones con herramientas como Zapier para sincronizar los datos de consumo de tu plataforma de servicios móviles.

Personaliza la experiencia de facturación

Para crear una experiencia de facturación sencilla y fácil de entender para tus clientes, ten en cuenta estas adiciones:

• Facturas con marca: Agrega el logotipo y los colores de tu empresa marca a la configuración del Dashboard.

• Portal de clientes: Con el portal de Stripe, los clientes pueden ver facturas, actualizar métodos de pago y gestionar suscripciones.

• Notificaciones: Implementa recordatorios automáticos por correo electrónico para facturas, pagos fallidos y renovaciones.

Realiza un seguimiento de los pagos y concilia las cuentas

Stripe realiza un seguimiento automático de los pagos de las facturas que emites. Desde el Dashboard, puedes hacer lo siguiente:

• Ver quién ha pagado, qué pagos están vencidos y quién tiene cargos pendientes

• Conciliar los pagos con tus registros