La facturation est l’une des parties les plus importantes de l’exploitation d’un service mobile. Le chiffre d’affaires du marché mondial des télécommunications s’élevait à 1,1 billion de dollars en 2023, et chaque mois, les clients s’attendent à recevoir une liste détaillée de leurs frais, y compris ce qu’ils doivent, la quantité de leur service téléphonique qu’ils ont utilisée et la date d’échéance du paiement. La manière dont vous fournissez ces informations peut décider si le client a une expérience positive ou non.

La génération de factures en ligne est plus organisée que la création de factures papier et permet aux clients de consulter leurs factures sur n’importe quel appareil, où qu’ils soient. La mise en place d’un système fiable et flexible de génération de factures de téléphonie mobile en ligne nécessite une planification minutieuse et une compréhension des besoins des clients et des régulateurs. Chaque élément compte, qu’il s’agisse de formater votre facture avec les bons détails, de traiter les données d’utilisation avec soin et d’assurer une livraison sécurisée. Ci-dessous, nous allons vous expliquer comment le faire efficacement.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture de téléphonie mobile et pourquoi la génération en ligne est-elle importante?
  
• Comment fonctionnent les factures de téléphonie mobile pour les prestataires de services?
  
• Quelles sont les informations à inclure dans une facture de téléphonie mobile?
  
• Comment générer des factures de téléphonie mobile en ligne
  

Qu’est-ce qu’une facture de téléphonie mobile et pourquoi la génération en ligne est-elle importante?

Une facture de téléphonie mobile contient des informations sur l’utilisation du téléphone par un client au cours d’une période spécifique, qui est généralement d’un mois. Elle renferme les réponses à des questions comme les suivantes :

• Quelle quantité de données a été utilisée?

• Y avait-il des frais supplémentaires pour l’itinérance ou les dépassements?

• Quel est le montant total dû et quand le paiement est-il dû?

Une facture bien conçue aide les clients à comprendre ce qu’ils paient et offre aux entreprises un moyen fiable de suivre et de percevoir les revenus. Voici pourquoi la génération de factures en ligne est importante.

Rapidité et commodité

Avec la génération en ligne, les factures sont prêtes dès que le système de facturation traite les données. Les clients peuvent les voir instantanément sur n’importe quel appareil et effectuer des paiements en quelques clics.

Flexibilité en temps réel

Des erreurs de facturation se produisent. Peut-être que quelqu’un a été facturé à tort pour un dépassement ou qu’une remise promotionnelle n’a pas été appliquée. La correction d’une erreur dans un système papier peut prendre des semaines. Les systèmes de facturation en ligne peuvent ajuster les frais immédiatement afin de garantir la transparence du processus et d’éviter toute frustration pour les clients.

Réduction des coûts

Les coûts d’impression et d’envoi des factures papier peuvent rapidement s’accumuler. La génération en ligne réduit considérablement ces dépenses, ainsi que l’empreinte environnementale de l’envoi de grandes quantités de factures et d’enveloppes papier chaque mois.

Perception de la marque

Les clients utilisent leur téléphone pour de nombreuses activités, qu’il s’agisse de regarder des films en diffusion en direct, de commander des produits d’épicerie ou de gérer leurs finances à l’aide d’applications bancaires. Ils s’attendent à un haut niveau de commodité de la part de tous ces services. Si votre système semble peu pratique et obsolète, cela donne une mauvaise image à votre marque.

Tenue de dossiers simplifiée

Les clients apprécient d’avoir accès à un portail en ligne qui archive les relevés précédents. S’ils ont besoin de vérifier leur consommation d’il y a trois mois ou de confirmer qu’ils ont déjà payé, ils peuvent se connecter à tout moment, où qu’ils soient.

Flexibilité dans les moyens de paiement

De nombreux systèmes de facturation en ligne permettent aux clients de payer par carte de crédit, portefeuilles numériques ou par virement bancaire. Certains autorisent même les paiements récurrents automatisés. Cette flexibilité se traduit souvent par un plus grand nombre de paiements dans les délais, ce qui améliore le flux de trésorerie du prestataire. Les clients peuvent également choisir la date ou la méthode qui leur convient le mieux, ce qui peut renforcer la bonne volonté.

Gestion sécurisée des données

Lorsqu’elle est effectuée correctement, la facturation en ligne est sécurisée. Une plateforme de génération de factures en ligne bien conçue utilise le chiffrement, la création de jetons et d’autres techniques de sécurité modernes pour protéger les données sensibles. Elle offre également des moyens simples de vérifier qu’un utilisateur est bien celui qu’il prétend être avant de lui montrer des informations de facturation. L’authentification à deux facteurs, les confirmations par messages textes ou les connexions biométriques peuvent également être intégrées.

Potentiel de personnalisation

Les systèmes de facturation en ligne peuvent afficher des recommandations personnalisées ou des informations sur l’utilisation lorsqu’un client se connecte. Par exemple, si l’utilisation des données atteint un pic, le système peut l’afficher visuellement et suggérer un plan plus approprié. Même si le client ne change pas de forfait, beaucoup apprécieront cet aperçu de leur utilisation des données. Cette personnalisation peut renforcer la confiance et la satisfaction, ce qui aide un prestataire à se démarquer sur le marché.

Comment fonctionnent les factures de téléphonie mobile pour les prestataires de services?

Lorsqu’un utilisateur mobile passe un appel, diffuse une vidéo ou envoie un message texte cette activité passe par les systèmes de l’opérateur mobile. Chaque activité est enregistrée de manière à identifier qui a utilisé quel service et combien de temps ou combien de données ont été consommées. Ces journaux sont les données brutes permettant de créer un enregistrement détaillé de l’utilisation. Voici comment fonctionne généralement cette séquence.

Suivi de l’utilisation

• Un enregistrement de chaque appel vocal, session de données ou message texte est créé au fur et à mesure.

• Ces métadonnées peuvent inclure les numéros de téléphone composés, l’heure de la journée, le volume de données et la durée.

Traitement du système de facturation

• À intervalles fixes, souvent quotidiens ou mensuels, ces enregistrements sont regroupés dans un système de facturation central.

• Ce système applique les détails du forfait de l’utilisateur, tels que les minutes d’appel, les limites de données, les règles d’utilisation excédentaire et les tarifs d’itinérance.

Génération de factures

• À la fin du cycle de facturation, le système calcule le nombre de minutes ou de gigaoctets utilisés.

• Si un utilisateur dépasse les limites du forfait, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. S’il respecte ses limites, il n’y a pas de frais de dépassement.

• Les taxes, les frais, les remises et les paiements sur l’appareil ont également été ajoutés.

Mise en forme des factures

• Les données finales sont mises en forme dans un document lisible tel qu’un PDF, un relevé HTML sur un portail client, ou les deux.

• Dans certains cas, des sections distinctes sont créées pour les résumés d’utilisation, le détail de chaque item, les taxes et d’autres informations connexes.

Livraison client

• Certains opérateurs de téléphonie mobile envoient une notification poussée lorsque la facture est prête. Les clients peuvent ensuite consulter le relevé dans un portail en ligne ou une application.

• Le prestataire peut également envoyer un lien dans un courriel pour consulter la facture en toute sécurité.

• Si un prestataire offre encore les factures papier, il se peut qu’il y ait des frais supplémentaires ou un processus d’adhésion.

Toutes ces étapes se déroulent généralement en arrière-plan, nécessitant un minimum d’intervention manuelle. Un système de facturation puissant combine des données provenant de plusieurs sources, comme les journaux d’utilisation, les bases de données d’abonnement, les tableaux fiscaux et le financement des appareils, en un seul relevé. L’exactitude et la ponctualité sont importantes, car tout problème ou retard peut perturber les clients, créer des litiges relatifs au paiement ou entraîner des problèmes de conformité. C’est pourquoi les prestataires investissent dans des systèmes qui effectuent des calculs rapides, précis et cohérents à grande échelle.

Quelles informations une facture de téléphonie mobile doit-elle contenir?

Bien que le type d’informations incluses dans une facture puisse varier en fonction de l’entreprise, toutes les factures doivent inclure au minimum les mêmes informations de base. Cela fait de la facture un outil utile pour les abonnés tout en s’assurant qu’elle répond aux exigences légales. Voici une liste d’éléments que les factures de téléphonie mobile devraient inclure.

Informations sur l’abonné

• Le nom, le numéro de compte et l’adresse de facturation du client

• Les coordonnées du client

Dates du cycle de facturation

• Les dates de début et de fin de la période de facturation

• Toutes les dates au prorata si le service a commencé ou s’est terminé en cours de cycle

Récapitulatif du plan et de l’utilisation

• Nom du forfait (p. ex. « Appels et textos illimités avec 10 Go de données »)

• Le nombre de minutes, de messages ou de gigaoctets couverts par le plan

• Totaux d’utilisation pour le cycle (p. ex. minutes utilisées, messages textes envoyés)

Utilisation détaillée

• Une liste détaillée qui affiche les appels ou les sessions de données, si le client demande des enregistrements détaillés

• La date, l’heure, le numéro de téléphone de destination, la durée et le coût par session, si vous le souhaitez

Charges et frais

• Libellés des frais supplémentaires, comme les coûts mensuels des forfaits, les paiements d’appareils, les options, les taxes et les frais gouvernementaux
  

Crédits, remises ou ajustements

• Tout crédit promotionnel, crédit d’un mois partiel ou remise de fidélité

• Tout ajustement dû à des interruptions de service ou à des erreurs de facturation

Instructions de paiement

• Le montant total dû, accompagné de la date d’échéance

• Les moyens de paiement acceptés, comme les cartes de crédit, les virements bancaires et les prélèvements automatiques

• Toutes les politiques de frais de retard que les clients devraient connaître

Coordonnées et assistance

• Des informations sur l’endroit où l’utilisateur peut se connecter pour obtenir plus d’informations ou contester des frais

• L’adresse courriel, le numéro de téléphone ou le lien de clavardage pour obtenir de l’aide

Comment générer des factures de téléphonie mobile en ligne

Stripe Billing permet aux entreprises d’automatiser la facturation et la gestion des abonnements, ce qui en fait un excellent outil pour créer des factures de téléphonie mobile en ligne. Voici comment configurer votre facturation mobile.

Configurer votre compte Stripe

Avant de commencer à générer des factures, assurez-vous que votre compte Stripe est correctement configuré :

• S’inscrire ou se connecter : Rendez-vous sur Stripe et créez un compte, si vous n’en avez pas déjà un.

• Informations sur l’entreprise : Ajoutez le nom, l’adresse et le compte bancaire de votre entreprise pour les virements afin d’accepter les paiements au moment de l’émission des factures.

• Activer la facturation : Activez la fonctionnalité de facturation à partir du tableau de bord Stripe, si elle n’est pas déjà active.

Créez vos produits et vos prix

Stripe Billing vous permet de créer des produits avec une tarification récurrente ou des frais à l’utilisation. C’est parfait pour les services mobiles avec des forfaits variables, des options et des dépassements.

Formules d’abonnement

Si vos clients ont des forfaits mensuels fixes (p. ex. 50 $ par mois pour les appels et les textos illimités), procédez comme suit :

• Accédez à la section Produits du tableau de bord.

• Cliquez sur « Ajouter un produit » et nommez-le (p. ex. « Forfait illimité »).

• Définissez le modèle de tarification sur récurrent et choisissez le cycle de facturation (mensuel ou annuel).

• Enregistrez le produit.

Frais à l’utilisation

Dans le cas de frais comme l’utilisation excédentaire de données et les fonctions payables à l’usage, procédez comme suit :

• Créez un nouveau produit, comme ci-dessus.

• Choisissez « Facturation à la consommation » sous les options de tarification.

• Fixez un prix unitaire (p. ex. 10 $ par gigaoctet au-dessus de la limite).

Ajoutez des clients à votre système

Chaque client doit être configuré dans Stripe pour pouvoir être facturé. Voici comment ajouter un client :

• Accédez à la section Clients du tableau de bord.

• Cliquez sur « Ajouter un client » et saisissez son nom, son adresse courriel et son mode de paiement.

• Enregistrez le profil du client.

Si vous gérez une vaste clientèle, vous pouvez automatiser ce processus en intégrant Stripe à votre système de gestion de la relation client (GRC) ou à votre plateforme mobile de gestion des comptes.

Générer un abonnement ou une facture

Une fois vos produits et vos clients créés dans Stripe, vous pouvez générer des factures de téléphonie mobile en ligne. Voici comment créer ces factures.

Factures récurrentes (abonnements)

• Accédez à la section Abonnements de Stripe.

• Cliquez sur « Créer un abonnement » et sélectionnez le client.

• Ajoutez le produit approprié (p. ex. « Forfait illimité »).

• Incluez tous les frais supplémentaires (p. ex. un supplément ou des frais calculés au prorata).

• Enregistrez et démarrez l’abonnement. Stripe gérera automatiquement la facturation récurrente en fonction de vos paramètres.

Factures ponctuelles

• Accédez à la section Factures du tableau de bord.

• Cliquez sur « Créer une facture » et choisissez le client.

• Ajoutez des postes pour tous les frais (p. ex. frais mensuels, dépassements, suppléments ponctuels).

• Vérifiez les détails et cliquez sur « Envoyer la facture ». Le client recevra un courriel contenant un lien pour consulter la facture et payer en ligne.

Automatiser le suivi de l’utilisation

Si vous souhaitez effectuer le suivi et facturer automatiquement les données ou les dépassements d’utilisation, procédez comme suit :

• Utilisez la fonction de facturation à l’utilisation de Stripe pour enregistrer votre utilisation.

• Mettez en place des rapports automatisés afin que les clients ne soient facturés que pour ce qu’ils ont utilisé à la fin de chaque cycle.

• Stripe fournit des intégrations avec des outils tels que Zapier pour synchroniser les données d’utilisation de votre plateforme de services mobiles.

Personnaliser l’expérience de facturation

Pour créer une expérience de facturation simple et facile à comprendre pour vos clients, envisagez les ajouts suivants :

• Factures à l’effigie de votre marque : Ajoutez le logo et les couleurs de votre entreprise aux paramètres d’identité de marque du tableau de bord.

• Portail client : Le portail de Stripe permet aux clients de consulter leurs factures, de mettre à jour leurs moyens de paiement et de gérer leurs abonnements.

• Notifications : Mettez en place des rappels automatiques par courriel pour les factures, les échecs de paiement et les renouvellements.

Suivre les paiements et rapprocher les comptes

Stripe effectue automatiquement le suivi des paiements pour les factures que vous émettez. À partir du tableau de bord, vous pouvez :

• Voir qui a payé, qui est en retard et qui a des paiements en attente

• Rapprocher les paiements avec vos dossiers