Facturatie is een van de belangrijkste onderdelen van een mobiele dienst. De omzet van de wereldwijde telecommarkt bedroeg $ 1,1 biljoen in 2023, en elke maand verwachten klanten een gespecificeerde lijst met hun betalingen te ontvangen, inclusief wat ze verschuldigd zijn, hoeveel van hun telefoondienst ze hebben gebruikt en wanneer de betaling verschuldigd is. Hoe je die informatie levert, kan de klantervaring maken of breken.

Het genereren van online facturen is overzichtelijker dan het maken van papieren facturen en stelt klanten in staat om hun facturen op elk apparaat te bekijken, waar ze ook zijn. Het bouwen van een betrouwbaar, flexibel systeem voor het online genereren van mobiele facturen vereist een zorgvuldige planning en inzicht in wat klanten en toezichthouders nodig hebben. Elk onderdeel is belangrijk, van het opmaken van je factuur met de juiste gegevens tot het zorgvuldig omgaan met gebruiksgegevens en het garanderen van een veilige levering. Hieronder leggen we uit hoe je dit effectief doet.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een mobiele factuur en waarom is online genereren belangrijk?
  
• Hoe werken mobiele facturen voor serviceproviders?
  
• Welke informatie moet een mobiele factuur bevatten?
  
• Hoe je online mobiele rekeningen kunt genereren
  

Wat is een mobiele factuur en waarom is online genereren belangrijk?

Een mobiele factuur bevat informatie over het telefoongebruik van een klant gedurende een bepaalde periode, meestal een maand. Het beantwoordt vragen als de volgende:

• Hoeveel data is er gebruikt?

• Waren er extra kosten voor roaming of overschrijdingen?

• Wat is het totale verschuldigde bedrag en wanneer is de betaling verschuldigd?

Een goed ontworpen factuur laat klanten zien waarvoor ze betalen en biedt ondernemingen een betrouwbare manier om inkomsten bij te houden en te innen. Dit is waarom het genereren van online facturen belangrijk is.

Snelheid en gemak

Bij online genereren zijn facturen klaar zodra het facturatiesysteem de gegevens verwerkt. Klanten kunnen ze direct op elk apparaat bekijken en met een paar klikken betalingen uitvoeren.

Realtime flexibiliteit

Factureringsfouten komen voor. Misschien is iemand ten onrechte in rekening gebracht voor een toeslag of is er geen promotiekorting toegepast. Het corrigeren van een fout in een papieren systeem kan weken duren. Online facturatiesystemen kunnen kosten direct aanpassen om het proces transparant en zonder frustraties voor klanten te houden.

Kostenbesparing

De kosten voor het afdrukken en verzenden van papieren rekeningen lopen op. Online generatie verlaagt deze kosten, evenals de ecologische voetafdruk van het verzenden van enorme hoeveelheden papieren rekeningen en enveloppen per maand.

Merkperceptie

Klanten gebruiken hun telefoon voor veel activiteiten, van het streamen van films tot het bestellen van boodschappen en het beheren van hun financiën met bank-apps. Van al deze diensten verwachten ze een hoge mate van gemak. Als je systeem onhandig en verouderd aanvoelt, straalt het slecht af op je merk.

Eenvoudiger bijhouden van gegevens

Klanten stellen het op prijs dat ze toegang hebben tot een online portaal waar afschriften uit het verleden worden opgeslagen. Als ze hun verbruik van drie maanden geleden willen controleren of willen bevestigen dat ze al hebben betaald, kunnen ze op elk moment inloggen, waar ze ook zijn.

Flexibiliteit in betaalmethoden

Bij veel online facturatiesystemen kunnen klanten betalen met creditcards, digitale wallets of bankoverschrijvingen. Sommige staan zelfs geautomatiseerde terugkerende betalingen toe. Die flexibiliteit leidt vaak tot meer tijdige betalingen, waardoor de cashflow van de aanbieder verbetert. Klanten kunnen ook de datum of methode kiezen die het beste bij hen past, en dit kan goodwill opbouwen.

Veilige gegevensverwerking

Als je het goed doet, is online factureren veilig. Een goed ontworpen platform voor het genereren van online facturen maakt gebruik van codering, tokenisatie en andere moderne beveiligingstechnieken om gevoelige gegevens te beschermen. Het biedt ook eenvoudige manieren om te verifiëren dat een gebruiker is wie hij beweert te zijn voordat het hem factureringsgegevens toont. Tweefactorauthenticatie, mobiele sms-bevestigingen of biometrische logins kunnen ook worden opgenomen.

Mogelijkheden voor personalisatie

Online facturatiesystemen kunnen aanbevelingen op maat of inzichten in gebruik tonen wanneer een klant zich aanmeldt. Als het dataverbruik bijvoorbeeld piekt, kan het systeem dat visueel weergeven en een geschikter abonnement voorstellen. Zelfs als de klant zijn abonnement niet wijzigt, zullen velen deze momentopname van zijn dataverbruik waarderen. Die personalisatie kan het vertrouwen en de tevredenheid vergroten, waardoor een aanbieder zich kan onderscheiden in de markt.

Hoe werken mobiele facturen voor dienstverleners?

Wanneer een mobiele gebruiker belt, een video streamt of een sms verzendt, gaat die activiteit via de systemen van de mobiele operator. Elke activiteit wordt geregistreerd op een manier die identificeert wie welke service heeft gebruikt en hoe lang of hoeveel gegevens zijn verbruikt. Deze logboeken zijn de onbewerkte gegevens waarmee een gespecificeerd gebruiksrecord wordt opgebouwd. Dit is hoe deze reeks meestal werkt.

Gebruik bijhouden

• Er wordt een record gemaakt van elke spraakoproep, datasessie of sms-bericht terwijl deze plaatsvindt.

• Deze metadata kunnen bestaan uit de gekozen telefoonnummers, het tijdstip van de dag, het datavolume en de duur.

Verwerking van facturatiesysteem

• Op gezette tijden – vaak dagelijks of maandelijks – worden deze gegevens samengevoegd in een centraal facturatiesysteem.

• Dit systeem past de abonnementsgegevens van de gebruiker toe, zoals gespreksminuten, datalimieten, overschrijdingsregels en roamingtarieven.

Facturen genereren

• Wanneer de factureringscyclus eindigt, berekent het systeem hoeveel minuten of gigabytes zijn gebruikt.

• Als een gebruiker de limieten van het abonnement overschrijdt, kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht. Als ze binnen de perken blijven, verschijnen er geen overschrijdingskosten.

• Belastingen, kosten, kortingen en apparaatbetalingen zijn ook toegevoegd.

Opmaak van facturen

• De uiteindelijke gegevens worden opgemaakt in een leesbaar document zoals een PDF, een HTML-verklaring op een klantenportaal of beide.

• In sommige gevallen worden aparte secties gemaakt voor gebruiksoverzichten, gespecificeerde details, belastingen en andere gerelateerde informatie.

Levering aan de klant

• Sommige mobiele providers sturen een pushmelding wanneer de factuur klaar is. Klanten kunnen het afschrift vervolgens bekijken in een online portaal of app.

• Als alternatief kan de provider een link in een e-mail sturen om de factuur veilig te bekijken.

• Als een provider nog steeds papieren rekeningen ondersteunt, kan er een extra vergoeding of een opt-in-proces in rekening worden gebracht.

Al deze stappen vinden meestal achter de schermen plaats, met minimale handmatige tussenkomst. Een geavanceerd facturatiesysteem combineert gegevens uit meerdere bronnen, zoals gebruikslogboeken, abonnementsdatabases, belastingtabellen en apparaatfinanciering, in één overzicht. Nauwkeurigheid en stiptheid zijn belangrijk, omdat elke storing of vertraging klanten kan irriteren, chargebacks voor betalingen kan veroorzaken of complianceproblemen kan veroorzaken. Daarom investeren aanbieders in systemen die snelle, nauwkeurige en consistente berekeningen op schaal uitvoeren.

Welke informatie moet een mobiele factuur bevatten?

Hoewel het type informatie op een factuur kan variëren, afhankelijk van het bedrijf, moeten alle facturen minimaal dezelfde basisinformatie bevatten. Dit maakt het wetsvoorstel een handig hulpmiddel voor abonnees en zorgt er tegelijkertijd voor dat het voldoet aan de wettelijke vereisten. Hier is een lijst met items die mobiele facturen moeten bevatten.

Gegevens van abonnee

• Naam, rekeningnummer en factuuradres van de klant

• Contactgegevens van klanten

Datums van de facturatiecyclus

• Begin- en einddatum van de facturatieperiode

• eventuele pro rata datums als de dienst halverwege de cyclus is begonnen of geëindigd

Plan- en gebruiksoverzicht

• Naam van het abonnement (bijv. 'Onbeperkt praten en sms'en met 10 GB data')

• Hoeveel minuten, berichten of gigabytes het abonnement dekt

• Gebruikstotalen voor de cyclus (bijv. gebruikte minuten, verzonden sms'jes)

Gespecificeerd gebruik

• Een gespecificeerde lijst met gesprekken of datasessies, als de klant om gedetailleerde gegevens vraagt

• De datum, tijd, het telefoonnummer van de bestemming, de duur en de kosten per sessie, indien gewenst

Betalingen en vergoedingen

• Gelabelde extra kosten, zoals maandelijkse abonnementskosten, apparaatbetalingen, add-ons, belastingen en overheidskosten
  

Tegoeden, kortingen of aanpassingen

• Eventuele promotietegoeden, tegoeden voor een deel van de maand of loyaliteitskortingen

• Eventuele aanpassingen als gevolg van serviceonderbrekingen of factureringsfouten

Betaalinstructies

• Totaal verschuldigd bedrag, samen met de vervaldatum

• geaccepteerde betaalmethoden, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en automatische incasso's

• Eventuele kosten voor te late betaling die klanten moeten weten

Contact- en ondersteuningsinformatie

• informatie over waar de gebruiker zich kan aanmelden voor meer informatie of om betalingen te betwisten

• Het e-mailadres, telefoonnummer of de chatlink voor ondersteuning

Hoe genereer je online mobiele facturen?

Stripe Billing helpt bedrijven bij het automatiseren van facturatie- en abonnementsbeheer, waardoor het een uitstekende tool is om online mobiele facturen te maken. Ga als volgt te werk om mobiele facturatie in te stellen.

Je Stripe account instellen

Voordat je facturen gaat maken, moet je controleren of je Stripe account correct is geconfigureerd:

• Aanmelden of inloggen: Ga naar Stripe en maak een account als je dat nog niet hebt.

• Bedrijfsgegevens: Voeg de naam, het adres en de bankrekening van je bedrijf toe voor uitbetalingen, zodat je betalingen kunt accepteren zodra de rekeningen worden verstuurd.

• Facturatie inschakelen: Schakel de factureringsfunctie in het Stripe Dashboard in als deze nog niet actief is.

Je producten en tarieven maken

Stripe Billing je producten kunt maken met terugkerende tarieven of betalingen op basis van gebruik. Dit is perfect voor mobiele diensten met variabele abonnementen, add-ons en overschrijdingen.

Abonnementen

Als je klanten een vast maandabonnement hebben (bijvoorbeeld $ 50 per maand voor onbeperkt bellen en sms'en), doe je het volgende:

• Ga naar het gedeelte Producten in de Dashboard.

• Klik op 'Product toevoegen' en geef het een naam (bijv. 'Onbeperkt abonnement').

• Stel het tariefmodel in op terugkerend en kies de facturatiecyclus (maandelijks of jaarlijks).

• Sla het product op.

Betalingen op basis van gebruik

Ga als volgt te werk bij kosten zoals data-overschrijdingen en pay-per-use-functies:

• Maak een nieuw product, net als hierboven.

• Kies "Facturatie naar gebruik" onder de prijsopties.

• Stel een eenheidsprijs in (bijvoorbeeld $ 10 per gigabyte boven de limiet).

Klanten toevoegen aan je systeem

Elke klant moet in Stripe worden ingesteld zodat deze kan worden gefactureerd. Ga als volgt te werk om een klant toe te voegen:

• Ga naar het gedeelte Klanten in de Dashboard.

• Klik op 'Klant toevoegen' en voer de naam, het e-mailadres en de betaalmethode in.

• Sla het profiel van de klant op.

Als je een groot klantenbestand beheert, kun je dit proces automatiseren door Stripe te integreren met je CRM-systeem (Customer Relationship Management) of mobiele accountbeheerplatform.

Genereer een abonnement of factuur

Zodra je producten en klanten in Stripe zijn gemaakt, ben je klaar om online mobiele facturen te genereren. Ga als volgt te werk om deze facturen te maken.

Terugkerende facturen (abonnementen)

• Ga naar het gedeelte Abonnementen in Stripe.

• Klik op "Abonnement aanmaken" en selecteer de klant.

• Voeg het juiste product toe (bijv. 'Onbeperkt abonnement').

• Vermeld eventuele extra kosten (bijvoorbeeld een add-on of evenredig verdeelde kosten).

• Opslaan en het abonnement starten. Stripe handelen automatisch terugkerende facturering af op basis van je instellingen.

Eenmalige facturen

• Ga naar de sectie Facturen in de Dashboard.

• Klik op "Factuur maken" en kies de klant.

• Voeg regelitems toe voor eventuele kosten (bijv. maandelijkse kosten, overschrijdingen, eenmalige add-ons).

• Controleer de gegevens en klik op 'Factuur verzenden'. De klant ontvangt een e-mail met een link om de factuur te bekijken en online te betalen.

Automatiseer het bijhouden van gebruik

Ga als volgt te werk als je gegevens- of gebruiksoverschrijdingen automatisch wilt bijhouden en factureren:

• Gebruik de op gebruik gebaseerde factureringsfunctie van Stripe om het gebruik te registreren.

• Implementeer geautomatiseerde rapportage zodat klanten aan het einde van elke cyclus alleen worden gefactureerd voor wat ze hebben gebruikt.

• Stripe biedt integraties met tools zoals Zapier om gebruiksgegevens van je mobiele serviceplatform te synchroniseren.

Gepersonaliseerde facturatie

Denk aan de volgende toevoegingen om je klanten een eenvoudige, gebruiksvriendelijke facturatieervaring te bieden:

• Merkgebonden facturen: Voeg je bedrijfslogo en kleuren toe aan de branding-instellingen van het Dashboard.

• Klantenportaal: Via het portaal van Stripe kunnen klanten facturen bekijken, betaalmethoden bijwerken en abonnementen beheren.

• Meldingen: Implementeer geautomatiseerde e-mailherinneringen voor facturen, mislukte betalingen en verlengingen.

Betalingen bijhouden en rekeningen reconciliëren

Stripe houdt automatisch betalingen bij voor de facturen die je uitgeeft. Vanuit de Dashboard kun je het volgende doen:

• Zie wie heeft betaald, van wie de betalingen achterstallig zijn en wie betalingen in behandeling heeft

• Reconcilieer betalingen met je records