La facturation est l'une des parties les plus importantes de la gestion d'un service de téléphonie mobile. Le chiffre d'affaires du marché mondial des télécommunications s'élevait à 1,1 billion $ en 2023, et les clients s'attendent à recevoir tous les mois le relevé détaillé de leurs frais, y compris le montant à payer, la part de leur service téléphonique qu'ils ont utilisée et la date d'échéance du paiement. La qualité de l'expérience client dépend en grande partie sur la manière dont vous fournissez ces informations.

La génération de factures en ligne est plus organisée que la création de factures papier et permet aux clients de consulter leurs factures sur n'importe quel appareil, où qu'ils soient. La mise en place d'un système fiable et flexible de génération de factures de téléphonie mobile en ligne nécessite une planification minutieuse et une bonne compréhension des besoins des clients et de la réglementation. Chaque élément compte, du bon formatage à la transmission sans risque, en passant par le traitement des données. Nous allons vous expliquer comment bien gérer tous ces aspects.

Sommaire

• Définition d'une facture de téléphonie mobile et importance de la génération en ligne
  
• Fonctionnement des factures de téléphonie mobile pour les fournisseurs de services
  
• Informations à inclure dans une facture de téléphonie mobile
  
• Générer des factures de téléphonie mobile en ligne
  

Définition d'une facture de téléphonie mobile et importance de la génération en ligne

Une facture de téléphonie mobile contient des informations sur l'utilisation du téléphone par un client au cours d'une période donnée (en général un mois). Elle répond aux types de questions suivants :

• Quelle quantité de données a été utilisée ?

• Faut-il ajouter des frais d'itinérance ou de dépassement ?

• Quel est le montant total dû et quelle est la date limite de paiement ?

Une facture bien conçue aide les clients à comprendre ce qu'ils paient et offre aux entreprises un moyen fiable pour suivre et percevoir les revenus. Voici pourquoi la génération de factures en ligne est importante.

Rapidité et commodité

Avec la génération en ligne, les factures sont prêtes dès que le système de facturation traite les données. Les clients peuvent les consulter instantanément sur n'importe quel appareil et effectuer des paiements en quelques clics seulement.

Flexibilité en temps réel

Des erreurs de facturation peuvent se produire. Il est possible que des frais de dépassement aient été facturés à tort, ou qu'une réduction n'ait pas été appliquée. La correction d'une erreur sur une facture papier peut prendre des semaines. Les systèmes de facturation en ligne permettent de réajuster les frais immédiatement afin de garantir la transparence du processus et d'éviter toute frustration pour les clients.

Réduction des coûts

L'impression et l'envoi des factures papier entraînent une accumulation de coûts. La génération en ligne permet de réduire considérablement ces dépenses, ainsi que l'empreinte environnementale propre à l'envoi de grandes quantités de factures et d'enveloppes papier chaque mois.

Perception de la marque

Les clients utilisent leur téléphone pour de nombreuses activités : regarder des films en streaming, faire leurs courses, gérer leurs finances à l'aide d'applications bancaires, etc. Ils attendent de ces services un certain niveau de commodité. Si votre système semble peu pratique et obsolète, votre marque en souffrira.

Gestion des dossiers simplifiée

Les clients aiment avoir accès à un portail en ligne qui archive les relevés précédents. S'ils ont besoin de vérifier leur consommation d'il y a trois mois ou de confirmer qu'ils ont déjà payé, ils peuvent se connecter à tout moment, où qu'ils soient.

Un large choix de moyens de paiement

De nombreux systèmes de facturation en ligne permettent aux clients de payer par carte de crédit, par wallet ou par virement bancaire. Certains autorisent même les paiements récurrents automatisés. Cette flexibilité se traduit souvent par un plus grand nombre de paiements dans les délais, ce qui améliore le flux de trésorerie du fournisseur. Les clients peuvent également choisir la date ou le moyen de paiement qui leur convient le mieux, ce qui peut favoriser la ponctualité des paiements.

Gestion sécurisée des données

Lorsqu'elle est bien effectuée, la facturation en ligne est sans risque. Une plateforme de génération de factures en ligne bien conçue utilise le chiffrement, la création de tokens et d'autres techniques de sécurité modernes pour protéger les données sensibles. Elle offre également des moyens simples de vérifier l'identité d'un utilisateur avant de lui montrer des informations de facturation. L'authentification à deux facteurs, les confirmations par SMS ou les connexions biométriques peuvent également être intégrées.

Potentiel de personnalisation

Les systèmes de facturation en ligne peuvent afficher des recommandations personnalisées ou des informations sur l'utilisation lorsqu'un client se connecte. Par exemple, si l'utilisation des données atteint un pic, le système peut le signaler et suggérer une offre plus appropriée. Même si les clients ne changent pas tous d'offre, beaucoup apprécieront cet aperçu de leur utilisation des données. Cette personnalisation peut renforcer la confiance et la satisfaction, ce qui aide un fournisseur à se démarquer sur le marché.

Fonctionnement des factures de téléphonie mobile pour les fournisseurs de services

Lorsqu'un utilisateur mobile passe un appel, diffuse une vidéo ou envoie un SMS, cette activité passe par les systèmes de l'opérateur mobile. Chaque activité fait l'objet d'un enregistrement indiquant l'utilisateur et le service utilisé, la durée de l'activité et la quantité de données consommée. Ces logs constituent les données brutes permettant de créer un enregistrement détaillé de l'utilisation. Voici comment se déroule cette séquence en règle générale.

Suivi de l'utilisation

• Un enregistrement de chaque appel vocal, session de données ou SMS est créé au fur et à mesure.

• Ces métadonnées peuvent inclure les numéros de téléphone composés, l'heure de la journée, le volume de données et la durée.

Traitement dans le système de facturation

• À une fréquence définie, le plus souvent quotidienne ou mensuelle, ces enregistrements sont regroupés dans un système de facturation central.

• Ce système applique les détails de l'offre de l'utilisateur, p. ex. les minutes d'appel, les limites de données, les règles de dépassement et les tarifs d'itinérance.

Génération de la facture

• À la fin du cycle de facturation, le système calcule le nombre de minutes ou de gigaoctets utilisés.

• Si un utilisateur dépasse les limites du forfait, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer. S'il reste dans les limites, il n'y a pas de frais de dépassement.

• Les taxes, les frais, les réductions et les paiements sur l'appareil ont également été ajoutés.

Mise en forme des factures

• Les données finales sont mises en forme dans un document lisible, p. ex. un PDF, un relevé HTML sur un portail client, ou les deux.

• Dans certains cas, des sections distinctes sont créées pour les récapitulatifs d'utilisation, les détails par opération, les taxes et d'autres informations connexes.

Transmission au client

• Certains opérateurs de téléphonie mobile envoient une notification push lorsque la facture est prête. Les clients peuvent ensuite consulter le relevé dans un portail en ligne ou une application.

• Le fournisseur peut également envoyer un e-mail contenant un lien qui permet de consulter la facture en toute sécurité.

• Si un fournisseur prend toujours en charge les factures papier, il se peut qu'il y ait des frais supplémentaires ou un processus d'adhésion.

Toutes ces étapes se déroulent généralement en arrière-plan, avec un minimum d'intervention manuelle. Un système de facturation puissant regroupe dans un seul relevé des données provenant de plusieurs sources, par exemple des logs d'utilisation, des bases de données d'abonnement, des tableaux fiscaux et des financements d'appareils. L'exactitude et la ponctualité sont importantes, car tout problème ou retard peut perturber les clients, donner lieu à des litiges de paiement ou entraîner des problèmes de conformité. C'est pourquoi les fournisseurs investissent dans des systèmes qui effectuent des calculs rapides, précis et cohérents à grande échelle.

Informations à inclure dans une facture de téléphonie mobile

Même si le type d'informations incluses dans une facture peut d'une entreprise à l'autre, toutes les factures doivent au moins inclure certaines informations élémentaires. Cet aspect fait de chaque facture un outil utile pour les abonnés tout en étant conforme aux exigences légales. Voici une liste d'éléments à inclure dans chaque facture de téléphonie mobile.

Informations sur l'abonné

• Nom, numéro de compte et adresse de facturation du client

• Coordonnées du client

Dates du cycle de facturation

• Dates de début et de fin de la période de facturation

• Toute date déterminée au prorata si le service a commencé ou s'est terminé en cours de cycle

Récapitulatif de l'offre et de l'utilisation

• Nom de l'offre (p. ex., « Appels et SMS illimités avec 10 Go de données »)

• Nombre de minutes, de messages ou de gigaoctets inclus dans l'offre

• Total des utilisations lors du cycle en question (p. ex., minutes utilisées, SMS envoyés)

Utilisation détaillée

• Une liste détaillée qui apporte des précisions sur les appels ou les sessions de données, si le client demande des enregistrements détaillés

• La date, l'heure, le numéro de téléphone de destination, la durée et le coût par session, si vous le souhaitez

Frais

• Indication des frais supplémentaires, p. ex. les coûts de l'offre mensuelle, les paiements sur l'appareil, les options, les taxes et les frais légaux
  

Crédits, réductions ou réajustements

• Tout crédit promotionnel, tout crédit au titre d'un mois partiel ou toute réduction de fidélité

• Tout réajustement au titre d'une interruption de service ou d'une erreur de facturation

Instructions de paiement

• Montant total dû, accompagné de la date d'échéance

• Moyens de paiement acceptés, p. ex. les cartes bancaires, les virements bancaires et les prélèvements automatiques

• Politiques sur les frais de retard que les clients devraient connaître

Coordonnés et support

• Lien vers la page Web à laquelle l'utilisateur peut se connecter pour obtenir des informations supplémentaires ou contester des frais

• Adresse e-mail, numéro de téléphone ou lien vers le chat du service de support

Générer des factures de téléphonie mobile en ligne

Stripe Billing permet aux entreprises d'automatiser la facturation et la gestion des abonnements, ce qui en fait un excellent outil pour la création de factures de téléphonie mobile en ligne. Voici comment configurer votre facturation mobile.

Configurer votre compte Stripe

Avant de commencer à générer des factures, vérifiez si votre compte Stripe est correctement configuré :

• Inscription ou connexion : accédez à Stripe et créez un compte, si vous n'en avez pas déjà un.

• Informations sur l'entreprise : ajoutez le nom, l'adresse et le compte bancaire de votre entreprise pour les virements afin d'accepter les paiements au moment de l'émission des factures.

• Activation de la facturation : activez la fonctionnalité de facturation à partir du Dashboard Stripe, si elle n'est pas déjà active.

Créer vos produits et fixer vos tarifs

Stripe Billing vous permet de créer des produits avec une tarification récurrente ou à l'usage. Cette fonctionnalité est idéale pour les services de téléphonie mobile proposant une variété d'offres, d'options et de frais de dépassement.

Offres d'abonnement

Si vos clients ont des offres mensuelles fixes (par exemple, 50 $ par mois pour les appels et les SMS illimités), procédez comme suit :

• Accédez à la section Produits du Dashboard.

• Cliquez sur « Ajouter un produit » et nommez-le (par exemple, « Offre illimitée »).

• Définissez le modèle de tarification sur récurrent et choisissez le cycle de facturation (mensuel ou annuel).

• Enregistrez le produit.

Facturation à l'usage

Si vous facturez les dépassements des limites de consommation des données et proposez des fonctionnalités facturées à l'usage, procédez comme suit :

• Créez un nouveau produit, comme indiqué ci-dessus.

• Choisissez « Facturation à la consommation » sous les options de tarification.

• Fixez un prix unitaire (par exemple, 10 $ par gigaoctet au-dessus de la limite).

Ajoutez des clients à votre système

Chaque client doit être configuré dans Stripe pour pouvoir être facturé. Voici comment ajouter un client :

• Accédez à la section Clients du Dashboard.

• Cliquez sur « Ajouter un client » et saisissez son nom, son adresse e-mail et son moyen de paiement.

• Enregistrez le profil du client.

Si vous gérez une vaste clientèle, vous pouvez automatiser ce processus en intégrant Stripe à votre système de gestion de la relation client (CRM) ou à votre plateforme de gestion des comptes de téléphonie mobile.

Générer un abonnement ou une facture

Une fois vos produits et vos clients créés dans Stripe, vous pouvez générer des factures de téléphonie mobile en ligne. Voici comment créer ces factures.

Factures récurrentes (abonnements)

• Accédez à la section Abonnements de Stripe.

• Cliquez sur « Créer un abonnement » et sélectionnez le client.

• Ajoutez le produit approprié (p. ex., « Offre illimitée »).

• Incluez tous les frais supplémentaires (p. ex., une option ou des frais calculés au prorata).

• Enregistrez et démarrez l'abonnement. Stripe gérera automatiquement la facturation récurrente en fonction de vos paramètres.

Factures ponctuelles

• Accédez à la section Factures du Dashboard.

• Cliquez sur « Créer une facture » et sélectionnez le client.

• Ajoutez les postes relatifs aux frais souhaités (par exemple, frais mensuels, dépassements, options ponctuelles).

• Vérifiez les informations, et cliquez sur « Envoyer la facture ». Le client recevra un e-mail contenant un lien pour consulter la facture et payer en ligne.

Automatiser le suivi de l'utilisation

Si vous souhaitez suivre la consommation de données ou l'utilisation et facturer automatiquement les dépassements, procédez comme suit :

• Utilisez la fonction de facturation à l'usage de Stripe pour enregistrer votre utilisation.

• Mettez en place des rapports automatisés afin que les frais facturés aux clients correspondent uniquement à ce qu'ils ont utilisé à la fin de chaque cycle.

• Stripe fournit des intégrations à des outils comme Zapier qui permettent de synchroniser les données d'utilisation de votre plateforme de services de téléphonie mobile.

Personnaliser l'expérience de facturation

Pour créer une expérience de facturation simple et facile à comprendre pour vos clients, envisagez les ajouts suivants :

• Factures adaptées à votre marque : ajoutez le logo et les couleurs de votre entreprise dans les paramètres de marque branding du Dashboard.

• Portail client : le portail de Stripe permet aux clients de consulter leurs factures, de mettre à jour leurs moyens de paiement et de gérer leurs abonnements.

• Notifications : mettez en place des e-mails automatiques de rappel pour les factures, les échecs de paiement et les renouvellements.

Suivre les paiements et rapprocher les comptes

Stripe effectue automatiquement le suivi des paiements liés aux factures que vous émettez. À partir du Dashboard, vous pouvez :

• consulter les paiements reçus, les paiements en retard et les paiements en attente

• rapprocher les paiements avec vos dossiers