CP 575 レター、または雇用者識別番号 (EIN) の通知とは、ビジネスが税務目的で米国連邦政府に登録する際に発行される公式の文書です。EIN、法人名 (商号)、事業所住所などの必要な事業情報が、米国内国歳入庁 (IRS) の記録と一致していることを確認するために使用されます。

以下では、ビジネスに CP 575 レターが必要な理由、レターを紛失した場合の対処法、ビジネスが避けるべきよくある間違いについて説明します。

この記事でわかること

• IRS は、ビジネスに EIN を割り当てた後の確認通知として CP 575 レターを発行します。

• 米国では、銀行、ベンダー、州政府機関が、ビジネスの EIN、法人名 (商号)、住所の証明として CP 575 レターの提出を求める場合があります。

• CP 575 レターは一度だけ発行されます。CP 575 レターを紛失した場合、IRS は再発行しません。代わりに、代替として 147C レターをリクエストできます。

CP 575 レターとは

CP 575 レターは、IRS が米国のビジネスに EIN を割り当てた後、自動的に発行するデジタル通知です。このレターは、ビジネスの EIN、法人名 (商号)、住所の公式な確認として機能します。銀行、ベンダー、州政府機関は、新しいアカウントを開設したり、事業ライセンスや許可を申請したりする際に、ビジネスに関する情報が IRS の記録と一致しているかを確認するために CP 575 レターを使用します。

IRS は CP 575 レターを一度だけ発行します。このレターは、連邦税管理のための IRS の安全なプラットフォームである IRS Business Tax Account (ビジネス税務アカウント) を通じてダウンロードする必要があります。元の書類を紛失した場合、IRS は代替のコピーを送信しないため、複数コピーを作成し、他の重要なビジネス書類と一緒に安全に保管することをお勧めします。

ビジネスに CP 575 レターが必要な理由

一般に、ビジネスは EIN が IRS の記録と一致していることを証明するために、CP 575 レターのコピーの提出を求められます。CP 575 レターは次のような場合に必要になることがあります。

• ビジネス用の銀行口座を開設する

• 事業ライセンスや許可を申請する

• 給与計算システムや福利厚生システムに登録する

• ベンダーや貸し手からの、公式な IRS 書類に関するデューデリジェンスの要求に応じる

• 州税アカウントに登録する

CP 575 レターを紛失した場合

CP 575 レターを紛失した場合、置き忘れた場合、または届かなかった場合、IRS は再発行しません。代わりに、創業者は代替として 147C レターをリクエストする必要があります。このドキュメントは、CP 575 と同じ確認目的で使用できます。

147C レターは電話でリクエストする必要があります。米国内の場合、通常の営業時間内に IRS のビジネスおよび専門税務ライン (1-800-829-4933) に電話します。米国外の場合、ビジネスオーナーは International Taxpayer Service Call Center (+1 267-941-1000) に電話できます。通常、リクエストから 10 ～ 14 営業日以内に FAX または郵送で 147C レターを受け取ります。

CP 575 と 147C レターの違い

CP 575 レターは、ビジネスの EIN が割り当てられたときに IRS から発行される公式の確認書です。147C レターは、CP 575 レターを紛失した場合や置き忘れた場合に利用できる公式の代替ドキュメントです。

ドキュメントの外観は異なる場合がありますが、147C レターは元の CP 575 と同じように有効です。どちらのドキュメントも、ビジネスの EIN と法人名を確認するために使用され、要求された場合の EIN の確認に使用できます。

CP 575 レターに関して避けるべきよくある間違い

創業者が避けるべき潜在的な間違いは次のとおりです。

• 手数料を請求する非公式のサードパーティ製サービスの使用: IRS への EIN の申請は無料で行うことができます。

• 郵送されると思い込む: CP 575 は郵送されません。これはデジタル通知であり、IRS Business Tax Account からダウンロードする必要があります。

• レターの破棄: CP 575 レターは一度だけ発行されます。IRS は、CP 575 レターのコピーを複数作成し、ビジネスの他の重要なドキュメントと一緒に安全に保管することをお勧めしています。

• ビジネス名の正確性を確認しない: CP 575 レターでビジネス名のスペルが間違っていたり、誤って記載されたりしていると、ビジネス用の銀行口座を開設できなかったり、ベンダーの確認を受けられなかったりする可能性があります。IRS に直接連絡して、エラーを報告してください。

• 認められない代替品の使用: 納税申告書や銀行取引明細書は、EIN が記載されている場合でも、一般的に CP 575 の代替としては認められません。EIN の確認には、原則として CP 575 または 147C レターが必要です。

CP 575 レターの保管期間

ビジネスが存続している限り、CP 575 レターをビジネスの記録と一緒に安全に保管してください。ビジネスの設立からかなり経った後でも、レターのコピーの提出が必要になる場合があります。たとえば、設立済みのビジネスが新しいクレジットカードを作成したり、給与計算システムの切り替えを決定したりした場合、金融機関やベンダーから EIN の確認のために CP 575 レターを求められることがあります。

安全なドキュメント管理システムで、他の主要な設立ドキュメントと一緒にデジタルコピーを保管することで、CP 575 レターにいつでも簡単にアクセスできるようになります。

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CP 575 レターに関するよくあるご質問