Ein CP 575-Schreiben oder eine Mitteilung über die Employer Identification Number (EIN) ist ein offizielles Dokument, das ausgestellt wird, wenn sich ein Unternehmen zu Steuerzwecken bei der US-Bundesregierung registriert. Es wird verwendet, um zu überprüfen, ob die erforderlichen Unternehmensinformationen (z. B. EIN, rechtsgültiger Unternehmensname, Unternehmensadresse) mit den Aufzeichnungen des US Internal Revenue Service (IRS) übereinstimmen.

Im Folgenden erklären wir, warum Unternehmen ein CP 575-Schreiben benötigen, was zu tun ist, wenn das Schreiben verlegt wurde, und welche häufigen Fehler Unternehmen vermeiden sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der IRS stellt ein CP 575-Schreiben als Bestätigung aus, nachdem er einem Unternehmen seine EIN zugewiesen hat.

• In den USA können Banken, Anbieter und staatliche Behörden von einem Unternehmen verlangen, ein CP 575-Schreiben als Nachweis für die EIN, den rechtsgültigen Unternehmensnamen und die Adresse des Unternehmens vorzulegen.

• CP 575-Schreiben werden nur einmal ausgestellt. Wenn ein CP 575-Schreiben verloren geht, stellt der IRS es nicht erneut aus. Stattdessen kann ein 147C-Schreiben als Ersatz angefordert werden.

Was ist ein CP 575-Schreiben?

Ein CP 575-Schreiben ist eine digitale Mitteilung, die der IRS automatisch ausstellt, nachdem er einem in den USA ansässigen Unternehmen eine EIN zugewiesen hat. Das Schreiben dient als offizielle Bestätigung der EIN, des rechtsgültigen Unternehmensnamens und der Adresse eines Unternehmens. Banken, Anbieter und staatliche Behörden verwenden CP 575-Schreiben, um zu überprüfen, ob die Informationen über Ihr Unternehmen mit den Aufzeichnungen des IRS übereinstimmen, wenn Sie ein neues Konto eröffnen oder Geschäftslizenzen oder -genehmigungen beantragen.

Der IRS stellt ein CP 575-Schreiben nur einmal aus, und es muss über das IRS Business Tax Account, die sichere Plattform der Behörde für die Verwaltung von Bundessteuern, heruntergeladen werden. Der IRS sendet keine Ersatzkopie, wenn Sie das Originaldokument verlieren, daher ist es ratsam, mehrere Kopien anzufertigen und diese sicher bei Ihren anderen wichtigen Geschäftsunterlagen aufzubewahren.

Warum benötigen Unternehmen ein CP 575-Schreiben?

Unternehmen werden in der Regel gebeten, eine Kopie ihrer CP 575-Schreiben vorzulegen, um nachzuweisen, dass ihre EINs mit den Aufzeichnungen des IRS übereinstimmen. Sie benötigen möglicherweise ein CP 575-Schreiben, wenn Sie:

• Ein Geschäftskonto eröffnen

• Geschäftslizenzen oder -genehmigungen beantragen

• Sich in Gehaltsabrechnungs- oder Leistungssystemen anmelden

• Auf Due Diligence-Anfragen von Anbietern und Kreditgebern nach offiziellen IRS-Dokumenten antworten

• Sich für bundesstaatliche Steuerkonten registrieren

Was passiert, wenn das CP 575-Schreiben verloren geht?

Der IRS stellt ein CP 575-Schreiben nicht erneut aus, wenn es verloren gegangen, verlegt oder nie erhalten wurde. Stattdessen müssen Gründerinnen und Gründer ein 147C-Schreiben als Ersatz anfordern. Dieses Dokument kann für dieselben Überprüfungszwecke wie das CP 575 verwendet werden.

Sie müssen ein 147C-Schreiben telefonisch anfordern. Innerhalb der USA rufen Sie während der normalen Geschäftszeiten die Business and Specialty Tax Line des IRS (1-800-829-4933) an. Außerhalb der USA können Geschäftsinhaberinnen und Geschäftsinhaber das International Taxpayer Service Call Center (+1 267 941 1000) anrufen. In der Regel erhalten Sie Ihr 147C-Schreiben innerhalb von 10–14 Werktagen nach der Anforderung per Fax oder Post.

Was ist der Unterschied zwischen einem CP 575- und einem 147C-Schreiben?

Ein CP 575-Schreiben ist die offizielle Bestätigung, die vom IRS ausgestellt wird, wenn die EIN Ihres Unternehmens zugewiesen wird. Ein 147C-Schreiben ist das offizielle Ersatzdokument, das verfügbar ist, wenn ein CP 575-Schreiben verloren geht oder verlegt wird.

Auch wenn die Dokumente unterschiedlich aussehen mögen, ist ein 147C-Schreiben genauso gültig wie Ihr ursprüngliches CP 575. Beide Dokumente werden verwendet, um die EIN und den rechtsgültigen Namen eines Unternehmens zu bestätigen, und können auf Anfrage zur EIN-Überprüfung verwendet werden.

Welche häufigen Fehler sollten bei CP 575-Schreiben vermieden werden?

Hier sind einige mögliche Fehler, die Gründerinnen und Gründer vermeiden sollten:

• Die Nutzung inoffizieller Dienstleistungen von Drittanbietern, die Gebühren verlangen: Sie können eine EIN kostenlos selbst beim IRS beantragen.

• Die Erwartung von physischer Post: Das CP 575 wird nicht per Post verschickt. Es ist eine digitale Mitteilung, die von Ihrem IRS Business Tax Account heruntergeladen werden muss.

• Das Wegwerfen des Schreibens: Ein CP 575-Schreiben wird nur einmal ausgestellt. Der IRS empfiehlt, mehrere Kopien Ihres CP 575-Schreibens anzufertigen und diese sicher bei den anderen wichtigen Dokumenten Ihres Unternehmens aufzubewahren.

• Fehlende Überprüfung der Richtigkeit des Unternehmensnamens: Wenn Ihr Unternehmensname auf Ihrem CP 575-Schreiben falsch geschrieben oder falsch dargestellt ist, kann dies Sie daran hindern, ein Geschäftskonto zu eröffnen oder von Anbietern verifiziert zu werden. Wenden Sie sich direkt an den IRS, um einen Fehler zu melden.

• Die Verwendung eines inakzeptablen Ersatzes: Steuererklärungen oder Kontoauszüge sind in der Regel keine akzeptablen Ersatzdokumente für ein CP 575, selbst wenn sie Ihre EIN enthalten. Ein CP 575- oder 147C-Schreiben ist in der Regel erforderlich, um Ihre EIN zu überprüfen.

Wie lange müssen Sie das CP 575-Schreiben aufbewahren?

Bewahren Sie Ihr CP 575-Schreiben sicher bei den Unterlagen Ihres Unternehmens auf, solange Ihr Unternehmen aktiv bleibt; möglicherweise müssen Sie Kopien des Schreibens noch lange nach der Gründung Ihres Unternehmens vorlegen. Wenn beispielsweise ein etabliertes Unternehmen eine neue Kreditkarte beantragt oder sich entscheidet, das Gehaltsabrechnungssystem zu wechseln, kann ein CP 575-Schreiben von Finanzinstituten und Anbietern verlangt werden, um die EIN zu überprüfen.

Das Speichern einer digitalen Kopie zusammen mit Ihren anderen wichtigen Gründungsdokumenten in einem sicheren Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, dass Ihr CP 575-Schreiben leicht zugänglich bleibt.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu CP 575-Schreiben