Uma carta CP 575, ou aviso de número de identificação do empregador (EIN), é um documento oficial emitido quando uma empresa se registra no governo federal dos EUA para fins de impostos. Ela é usada para verificar se os dados comerciais necessários (por exemplo, EIN, nome jurídico da empresa, endereço da empresa) correspondem aos registros do Internal Revenue Service (IRS) dos EUA.

Abaixo, explicaremos por que as empresas precisam de uma carta CP 575, o que fazer em caso de perda da carta e os erros comuns que as empresas devem evitar.

Principais conclusões

• O IRS emite uma carta CP 575 como aviso de confirmação após atribuir um EIN a uma empresa.

• Nos EUA, bancos, fornecedores e agências estaduais podem exigir que uma empresa forneça uma carta CP 575 como comprovante do EIN, do nome jurídico e do endereço da empresa.

• As cartas CP 575 são emitidas apenas uma vez. Se uma carta CP 575 for perdida, o IRS não a emitirá novamente. Em vez disso, é possível solicitar uma carta 147C como substituta.

O que é uma carta CP 575?

Uma carta CP 575 é um aviso digital que o IRS emite automaticamente após atribuir um EIN a uma empresa sediada nos EUA. A carta serve como confirmação oficial do EIN, do nome jurídico e do endereço de uma empresa. Bancos, fornecedores e agências estaduais usam as cartas CP 575 para verificar se as informações da sua empresa correspondem aos registros do IRS ao abrir uma nova conta ou solicitar licenças ou alvarás comerciais.

O IRS emite uma carta CP 575 apenas uma vez, e ela deve ser baixada por meio da Business Tax Account do IRS, a plataforma segura da agência para gestão de impostos federais. O IRS não enviará uma cópia substituta se você perder o documento original, então é recomendável fazer várias cópias e armazená-las com segurança junto com os outros documentos importantes da empresa.

Por que as empresas precisam de uma carta CP 575?

Normalmente, as empresas devem fornecer uma cópia de suas cartas CP 575 para provar que seus EINs correspondem aos registros do IRS. Você pode precisar de uma carta CP 575 ao:

• Abrir uma conta bancária empresarial

• Solicitar licenças ou alvarás comerciais

• Inscrever-se em sistemas de folha de pagamento ou benefícios

• Responder a solicitações de due diligence de fornecedores e credores para documentação oficial do IRS

• Registrar-se em contas de impostos estaduais

O que acontece se a carta CP 575 for perdida?

O IRS não emitirá novamente uma carta CP 575 se ela for perdida, extraviada ou nunca recebida. Em vez disso, os fundadores devem solicitar uma carta 147C como substituta. Esse documento pode ser usado para as mesmas finalidades de verificação da carta CP 575.

Você precisará solicitar uma carta 147C por telefone. Nos EUA, ligue para a linha de impostos empresariais e especializados do IRS (1-800-829-4933) durante o horário comercial. Fora dos EUA, os proprietários de empresas podem ligar para o International Taxpayer Service Call Center (+1 267-941-1000). Geralmente, você receberá sua carta 147C por fax ou correio em 10 a 14 dias úteis após a solicitação.

Qual é a diferença entre as cartas CP 575 e 147C?

A carta CP 575 é a confirmação oficial emitida pelo IRS quando o EIN da sua empresa é atribuído. A carta 147C é o documento de substituição oficial disponível se a carta CP 575 for perdida ou extraviada.

Embora os documentos possam parecer diferentes, uma carta 147C é tão válida quanto sua carta CP 575 original. Ambos os documentos são usados para confirmar o EIN e o nome jurídico de uma empresa e podem ser usados para verificação do EIN, quando solicitado.

Quais são alguns erros comuns a evitar com cartas CP 575?

Veja alguns possíveis erros que os fundadores devem evitar:

• Usar serviços de terceiros não oficiais que cobram taxas: você mesmo pode solicitar um EIN no IRS sem nenhum custo.

• Aguardar correspondência física: a carta CP 575 não é enviada pelo correio. É um aviso digital que deve ser baixado da sua Business Tax Account do IRS.

• Descartar a carta: a carta CP 575 é emitida apenas uma vez. O IRS recomenda fazer várias cópias da sua carta CP 575 e armazená-las com segurança com os outros documentos importantes da sua empresa.

• Não verificar a precisão do nome da empresa: se o nome da empresa estiver escrito incorretamente ou for apresentado de forma incorreta na carta CP 575, isso poderá impedir você de abrir uma conta bancária empresarial ou de ser verificado por fornecedores. Entre em contato diretamente com o IRS para relatar um erro.

• Usar um substituto inaceitável: declarações de impostos ou extratos bancários geralmente não são substitutos aceitáveis para uma carta CP 575, mesmo que incluam seu EIN. Geralmente, é necessária uma carta CP 575 ou 147C para verificar seu EIN.

Por quanto tempo você precisa guardar a carta CP 575?

Guarde sua carta CP 575 com segurança junto aos registros da empresa enquanto ela estiver ativa; pode ser necessário fornecer cópias da carta muito tempo depois da formação da empresa. Por exemplo, se uma empresa estabelecida solicitar um novo cartão de crédito ou decidir mudar de sistema de folha de pagamento, instituições financeiras e fornecedores podem exigir a carta CP 575 para verificar seu EIN.

Armazenar uma cópia digital com seus outros documentos de formação essenciais em um sistema seguro de gestão de documentos pode ajudar a manter sua carta CP 575 facilmente acessível.

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Perguntas frequentes sobre cartas CP 575