Una carta CP 575, o notificación del número de identificación del empleador (EIN), es un documento oficial que se emite cuando una empresa se registra ante el gobierno federal de los EE. UU. para fines fiscales. Se usa para verificar que la información de la empresa requerida (p. ej., el EIN, el nombre legal de la empresa, la dirección de la empresa) coincida con los registros del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).

A continuación, explicaremos por qué las empresas necesitan una carta CP 575, qué hacer si la carta se extravía y los errores comunes que las empresas deben evitar.

Conclusiones principales

• El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) emite una carta CP 575 como aviso de confirmación después de asignarle un EIN a una empresa.

• En los EE. UU., es posible que los bancos, los proveedores y las agencias estatales exijan que una empresa proporcione una carta CP 575 como comprobante de su EIN, el nombre legal de la empresa y la dirección.

• Las cartas CP 575 se emiten una sola vez. Si una carta CP 575 se pierde, el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) no la volverá a emitir. En su lugar, se puede solicitar una carta 147C como reemplazo.

¿Qué es una carta CP 575?

Una carta CP 575 es una notificación digital que el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) emite de forma automática después de asignar un EIN a una empresa radicada en los EE. UU. La carta sirve como confirmación oficial del EIN, el nombre legal de la empresa y la dirección. Los bancos, los proveedores y las agencias estatales usan las cartas CP 575 para verificar que la información de tu empresa coincida con los registros del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) cuando abres una cuenta nueva o solicitas licencias o permisos comerciales.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) emite una carta CP 575 una sola vez y debes descargarla a través de la Cuenta de impuestos de la empresa del IRS, la plataforma segura de la agencia para la gestión de impuestos federales. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) no te enviará una copia de reemplazo si pierdes el documento original, por lo que te recomendamos que hagas varias copias y las guardes de forma segura con los demás documentos importantes de tu empresa.

¿Por qué las empresas necesitan una carta CP 575?

Por lo general, se les pide a las empresas que proporcionen una copia de sus cartas CP 575 para demostrar que sus EIN coinciden con los registros del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Es posible que necesites una carta CP 575 en los siguientes casos:

• Abrir una cuenta bancaria de empresa

• Solicitar licencias o permisos comerciales

• Inscribirte en sistemas de nómina o beneficios

• Responder a las solicitudes de diligencia debida de proveedores y prestamistas sobre documentación oficial del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos)

• Registrarte para obtener cuentas de impuestos estatales

¿Qué sucede si la carta CP 575 se pierde?

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) no volverá a emitir una carta CP 575 si se pierde, se extravía o nunca se recibe. En su lugar, los fundadores deben solicitar una carta 147C como reemplazo. Este documento se puede utilizar para los mismos fines de verificación que la CP 575.

Tendrás que solicitar una carta 147C por teléfono. Dentro de los EE. UU., llama a la línea de impuestos comerciales y especializados del IRS (1-800-829-4933) durante el horario laboral habitual. Fuera de los EE. UU., los propietarios de empresas pueden llamar al Centro de atención telefónica del Servicio Internacional al Contribuyente (+1 267-941-1000). Por lo general, recibirás tu carta 147C por fax o correo postal entre 10 y 14 días hábiles después de solicitarla.

¿Cuál es la diferencia entre una carta CP 575 y una 147C?

Una carta CP 575 es la confirmación oficial que emite el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) cuando se le asigna un EIN a tu empresa. Una carta 147C es el documento de reemplazo oficial que está disponible si una carta CP 575 se pierde o se extravía.

Aunque los documentos puedan verse diferentes, una carta 147C es tan válida como tu CP 575 original. Ambos documentos se utilizan para confirmar el EIN y el nombre legal de una empresa y se pueden usar para la verificación del EIN cuando se soliciten.

¿Cuáles son algunos errores comunes que se deben evitar con las cartas CP 575?

A continuación, te mostramos algunos posibles errores que los fundadores deben evitar:

• Usar servicios de terceros no oficiales que cobran tarifas: Puedes solicitar un EIN por tu cuenta ante el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) sin costo.

• Esperar correo físico: La CP 575 no se envía por correo postal. Es una notificación digital que debes descargar desde tu Cuenta de impuestos de la empresa del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).

• Desechar la carta: Una carta CP 575 se emite una sola vez. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) recomienda hacer varias copias de tu carta CP 575 y guardarlas de forma segura con los demás documentos importantes de tu empresa.

• No comprobar la precisión del nombre de la empresa: Si el nombre de tu empresa está mal escrito o representado en tu carta CP 575, esto puede impedirte abrir una cuenta bancaria de empresa o que los proveedores te verifiquen. Comunícate con el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) de manera directa para informar un error.

• Usar un sustituto inaceptable: Las declaraciones de impuestos o los estados de cuenta bancarios no suelen ser sustitutos aceptables de una CP 575, incluso si incluyen tu EIN. Por lo general, se requiere una carta CP 575 o 147C para verificar tu EIN.

¿Cuánto tiempo necesitas conservar la carta CP 575?

Conserva tu carta CP 575 de forma segura con los registros de tu empresa mientras esta permanezca activa; es posible que debas proporcionar copias de la carta mucho tiempo después de que se forme tu empresa. Por ejemplo, si una empresa establecida abre una nueva tarjeta de crédito o decide cambiar de sistema de nómina, es posible que las instituciones financieras y los proveedores exijan una carta CP 575 para verificar su EIN.

Guardar una copia digital con tus otros documentos de constitución principales en un sistema de gestión de documentos seguro puede ayudar a mantener tu carta CP 575 fácilmente accesible.

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Preguntas frecuentes sobre las cartas CP 575