Une lettre CP 575, ou avis de numéro d’identification de l’employeur (EIN), est un document officiel délivré lorsqu'une entreprise s'inscrit auprès du gouvernement fédéral des États-Unis à des fins fiscales. Elle sert à vérifier que les informations sur l'entreprise nécessaires (p. ex., EIN, dénomination sociale, adresse de l'entreprise) correspondent aux dossiers de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis.

Ci-dessous, nous expliquerons pourquoi les entreprises ont besoin d’une lettre CP 575, que faire si la lettre est égarée et quelles sont les erreurs courantes que les entreprises doivent éviter.

Principaux points à retenir

• L’IRS délivre une lettre CP 575 à titre d’avis de confirmation après avoir attribué un EIN à une entreprise.

• Aux États-Unis, les banques, les fournisseurs et les organismes d'État peuvent exiger d'une entreprise qu'elle fournisse une lettre CP 575 comme preuve de son EIN, de sa dénomination sociale et de son adresse.

• Les lettres CP 575 ne sont délivrées qu'une seule fois. Si une lettre CP 575 est perdue, l'IRS ne la délivrera pas de nouveau. À la place, il est possible de demander une lettre 147C en remplacement.

Qu’est-ce qu’une lettre CP 575?

Une lettre CP 575 est un avis numérique que l’IRS délivre automatiquement après avoir attribué un EIN à une entreprise basée aux États-Unis. Cette lettre sert de confirmation officielle de l'EIN, de la dénomination sociale et de l'adresse d'une entreprise. Les banques, les fournisseurs et les organismes d’État utilisent les lettres CP 575 pour vérifier que les informations sur votre entreprise correspondent aux dossiers de l’IRS lorsque vous ouvrez un nouveau compte ou demandez des licences ou des permis d'exploitation.

L’IRS ne délivre une lettre CP 575 qu’une seule fois et celle-ci doit être téléchargée par l’intermédiaire du Business Tax Account de l'IRS, la plateforme sécurisée de l’agence pour la gestion de l'impôt fédéral. L’IRS n’enverra pas de copie de remplacement si vous perdez le document original; il est donc judicieux d’en faire plusieurs copies et de les conserver en lieu sûr avec vos autres documents d’entreprise importants.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’une lettre CP 575?

On demande généralement aux entreprises de fournir une copie de leur lettre CP 575 pour prouver que leur EIN correspond aux dossiers de l'IRS. Vous pourriez avoir besoin d’une lettre CP 575 pour :

• Ouvrir un compte bancaire d'entreprise

• Demander des licences ou des permis d'exploitation

• Vous inscrire à des systèmes de paie ou d'avantages sociaux

• Répondre aux demandes de vérification préalable des fournisseurs et des prêteurs concernant la documentation officielle de l'IRS

• Vous inscrire à des comptes de taxes d'État

Que se passe-t-il si la lettre CP 575 est perdue?

L’IRS ne délivrera pas de nouveau une lettre CP 575 si elle est perdue, égarée ou si elle n'a jamais été reçue. À la place, les fondateurs doivent demander une lettre 147C en remplacement. Ce document peut être utilisé aux mêmes fins de vérification que la lettre CP 575.

Vous devrez demander une lettre 147C par téléphone. Aux États-Unis, appelez la ligne de l'IRS réservée aux entreprises et aux impôts spécialisés (1-800-829-4933) pendant les heures normales d'ouverture. En dehors des États-Unis, les propriétaires d'entreprise peuvent appeler le Centre d'appels du service aux contribuables internationaux (+1 267-941-1000). Vous recevrez généralement votre lettre 147C par télécopieur ou par la poste dans un délai de 10 à 14 jours ouvrables après en avoir fait la demande.

Quelle est la différence entre une lettre CP 575 et une lettre 147C?

Une lettre CP 575 est la confirmation officielle délivrée par l’IRS lors de l'attribution de l'EIN de votre entreprise. Une lettre 147C est le document de remplacement officiel disponible si une lettre CP 575 est perdue ou égarée.

Bien que les documents puissent sembler différents, une lettre 147C est tout aussi valide que votre lettre CP 575 originale. Les deux documents servent à confirmer l'EIN et la dénomination sociale d'une entreprise et peuvent être utilisés pour la vérification de l'EIN sur demande.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les lettres CP 575?

Voici quelques erreurs potentielles que les fondateurs doivent éviter :

• Utiliser des services tiers non officiels qui facturent des frais : Vous pouvez demander un EIN vous-même auprès de l’IRS sans frais.

• Attendre du courrier physique : La lettre CP 575 n'est pas envoyée par la poste. Il s'agit d'un avis numérique qui doit être téléchargé à partir de votre compte Business Tax Account de l'IRS.

• Jeter la lettre : Une lettre CP 575 n'est délivrée qu'une seule fois. L'IRS recommande de faire plusieurs copies de votre lettre CP 575 et de les conserver en lieu sûr avec les autres documents importants de votre entreprise.

• Ne pas vérifier l'exactitude du nom de l'entreprise : Si le nom de votre entreprise est mal orthographié ou mal représenté sur votre lettre CP 575, cela peut vous empêcher d'ouvrir un compte bancaire d'entreprise ou d'être vérifié par les fournisseurs. Communiquez directement avec l'IRS pour signaler une erreur.

• Utiliser un substitut inacceptable : Les déclarations de revenus ou les relevés bancaires ne sont généralement pas des substituts acceptables à une lettre CP 575, même s'ils incluent votre EIN. Une lettre CP 575 ou 147C est généralement requise pour vérifier votre EIN.

Combien de temps devez-vous conserver la lettre CP 575?

Conservez votre lettre CP 575 en lieu sûr avec les dossiers de votre entreprise tant que celle-ci demeure active; vous pourriez avoir à fournir des copies de la lettre longtemps après la constitution de votre entreprise. Par exemple, si une entreprise établie ouvre une nouvelle carte de crédit ou décide de changer de système de paie, une lettre CP 575 peut être exigée par les institutions financières et les fournisseurs pour vérifier son EIN.

Stocker une copie numérique avec vos autres documents de constitution de base dans un système de gestion de documents sécurisé peut vous aider à garder votre lettre CP 575 facilement accessible.

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FAQ sur les lettres CP 575