Een CP 575-brief, of kennisgeving van een Employer Identification Number (EIN), is een officieel document dat wordt afgegeven wanneer een onderneming zich voor belastingdoeleinden registreert bij de federale overheid van de VS. Dit document wordt gebruikt om te verifiëren dat vereiste bedrijfsgegevens (bijv. EIN, wettelijke bedrijfsnaam, bedrijfsadres) overeenkomen met de gegevens van de US Internal Revenue Service (IRS).

Hieronder leggen we uit waarom ondernemingen een CP 575-brief nodig hebben, wat je moet doen als de brief is zoekgeraakt en welke veelvoorkomende fouten ondernemingen moeten vermijden.

Kernpunten

• De IRS geeft een CP 575-brief af ter bevestiging na het toewijzen van een EIN aan een onderneming.

• In de VS kunnen banken, leveranciers en overheidsinstanties van een onderneming eisen dat deze een CP 575-brief verstrekt als bewijs van het EIN, de wettelijke bedrijfsnaam en het adres van de onderneming.

• CP 575-brieven worden slechts één keer afgegeven. Als een CP 575-brief zoekraakt, geeft de IRS deze niet opnieuw af. In plaats daarvan kun je een 147C-brief als vervanging aanvragen.

Wat is een CP 575-brief?

Een CP 575-brief is een digitale kennisgeving die de IRS automatisch afgeeft nadat een in de VS gevestigde onderneming een EIN krijgt toegewezen. De brief dient als officiële bevestiging van het EIN, de wettelijke bedrijfsnaam en het adres van een onderneming. Banken, leveranciers en overheidsinstanties gebruiken CP 575-brieven om te verifiëren of informatie over jouw onderneming overeenkomt met de gegevens van de IRS wanneer je een nieuw account opent of zakelijke licenties of vergunningen aanvraagt.

De IRS geeft een CP 575-brief slechts één keer af en deze moet worden gedownload via een zakelijk belastingaccount (Business Tax Account) van de IRS. Dit is het beveiligde platform van de instantie voor federaal belastingbeheer. De IRS stuurt geen vervangend exemplaar als je het originele document verliest. Daarom is het een goed idee om meerdere kopieën te maken en deze veilig op te bergen bij je andere belangrijke zakelijke papierwerk.

Waarom hebben ondernemingen een CP 575-brief nodig?

Aan ondernemingen wordt meestal gevraagd om een kopie van hun CP 575-brieven te verstrekken om te bewijzen dat hun EIN's overeenkomen met de gegevens van de IRS. Je hebt mogelijk een CP 575-brief nodig wanneer je:

• een zakelijke bankrekening opent;

• zakelijke licenties of vergunningen aanvraagt;

• je inschrijft in systemen voor salarisadministratie of secundaire arbeidsvoorwaarden;

• reageert op due diligence-verzoeken van leveranciers en kredietverstrekkers voor officiële IRS-documentatie;

• je registreert voor staatsbelastingaccounts.

Wat gebeurt er als de CP 575-brief zoekraakt?

De IRS geeft geen nieuwe CP 575-brief af als deze zoekraakt, verkeerd is opgeborgen of nooit is ontvangen. In plaats daarvan moeten oprichters een 147C-brief aanvragen als vervanging. Dit document kan voor dezelfde verificatiedoeleinden worden gebruikt als de CP 575.

Je moet een 147C-brief telefonisch aanvragen. Binnen de VS kun je tijdens normale kantooruren de telefoonlijn voor zakelijke en speciale belastingen van de IRS (1-800-829-4933) bellen. Buiten de VS kunnen ondernemers het International Taxpayer Service Call Center (+1 267-941-1000) bellen. Je ontvangt je 147C-brief meestal per fax of post binnen 10–14 werkdagen na je aanvraag.

Wat is het verschil tussen een CP 575- en een 147C-brief?

Een CP 575-brief is de officiële bevestiging die de IRS afgeeft wanneer het EIN van je onderneming wordt toegewezen. Een 147C-brief is het officiële vervangende document dat beschikbaar is als een CP 575-brief zoekraakt of verkeerd wordt opgeborgen.

Hoewel de documenten er misschien anders uitzien, is een 147C-brief net zo geldig als je originele CP 575. Beide documenten worden gebruikt om het EIN en de wettelijke naam van een onderneming te bevestigen en kunnen desgevraagd voor EIN-verificatie worden gebruikt.

Wat zijn enkele veelvoorkomende fouten die je met CP 575-brieven moet vermijden?

Hier zijn enkele mogelijke fouten die oprichters moeten vermijden:

• Onofficiële diensten van derden gebruiken die kosten in rekening brengen: Je kunt zelf kosteloos een EIN aanvragen bij de IRS.

• Fysieke post verwachten: De CP 575 wordt niet per post verzonden. Het is een digitale kennisgeving die moet worden gedownload via je zakelijke belastingaccount bij de IRS.

• De brief weggooien: Een CP 575-brief wordt slechts één keer afgegeven. De IRS raadt aan om meerdere kopieën van je CP 575-brief te maken en deze veilig op te bergen bij de andere belangrijke documenten van je onderneming.

• Niet controleren of de bedrijfsnaam klopt: Als je bedrijfsnaam verkeerd is gespeld of verkeerd wordt weergegeven op je CP 575-brief, kan dit je verhinderen een zakelijke bankrekening te openen of geverifieerd te worden door leveranciers. Neem rechtstreeks contact op met de IRS om een fout te melden.

• Een onacceptabel alternatief gebruiken: Belastingaangiften of bankafschriften zijn over het algemeen geen acceptabele alternatieven voor een CP 575, zelfs als deze je EIN bevatten. Een CP 575- of 147C-brief is doorgaans vereist om je EIN te verifiëren.

Hoe lang moet je de CP 575-brief bewaren?

Bewaar je CP 575-brief veilig bij de administratie van je onderneming zolang je onderneming actief blijft. Je moet mogelijk kopieën van de brief verstrekken lang nadat je onderneming is opgericht. Als een gevestigde onderneming bijvoorbeeld een nieuwe creditcard aanvraagt of besluit over te stappen op een ander salarissysteem, kan een CP 575-brief vereist zijn door financiële instellingen en leveranciers om het EIN te verifiëren.

Door een digitale kopie met je andere belangrijke oprichtingsdocumenten op te slaan in een beveiligd documentbeheersysteem, blijft je CP 575-brief gemakkelijk toegankelijk.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te starten – oprichting, EIN, aandelenstructuur en belastingaangiften – zodat je al binnen twee werkdagen geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren, waar ter wereld je ook bent.

Sluit je aan bij 100.000+ startups die zijn opgericht via Atlas, waaronder startups die worden gesteund door topinvesteerders als Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het aanmeldformulier invullen duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, bevestigt dat je naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt de verdeling van de aandelen en ondertekent elektronisch. Vervolgens neemt Atlas het over, inclusief het informeren van de medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankzaken en betalingen voordat je EIN arriveert

Atlas dient je EIN-aanvraag na de oprichting automatisch in. Je hoeft niet te wachten. Atlas maakt betalingen en bankieren vóór het EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Amerikaanse oprichters met een Social Security-nummer komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient namens jou de zogeheten 83(b)-keuze in – zowel voor Amerikaanse als niet-Amerikaanse oprichters – via aangetekende post met tracking van de US Postal Service, om de persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Je krijgt een ondertekende 83(b)-keuze en bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe-dashboard, met bevestiging van aangetekende post.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen – opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal – en slaat deze rechtstreeks op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch wordt beschermd. Ze dekken aspecten als de eigendomsstructuur, verdeling van aandelen en fiscale compliance.

$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50K+ aan partnerkortingen

Atlas-startups krijgen $ 2500 aan producttegoed van Stripe voor hun eerste jaar, plus $ 50.000+ aan kortingen op essentiële tools: Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De service van een in Delaware geregistreerde vertegenwoordiger is ook gratis inbegrepen in je eerste jaar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen je nieuwe onderneming snel en eenvoudig op te zetten, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over CP 575-brieven