Une lettre CP 575, ou avis de numéro d'identification d'employeur (EIN), est un document officiel émis lorsqu'une entreprise s'immatricule auprès du gouvernement fédéral des États-Unis à des fins fiscales. Elle sert à vérifier que les informations de l'entreprise nécessaires (par exemple, l'EIN, la dénomination sociale, l'adresse de l'entreprise) correspondent aux registres de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis.

Nous expliquons ci-dessous pourquoi les entreprises ont besoin d'une lettre CP 575, comment procéder en cas de perte de cette lettre, ainsi que les erreurs courantes à éviter.

L’essentiel à retenir

• l'IRS émet une lettre CP 575 en tant qu'avis de confirmation après avoir attribué un EIN à une entreprise ;

• aux États-Unis, les banques, les fournisseurs et les organismes publics peuvent exiger d'une entreprise qu'elle fournisse une lettre CP 575 comme preuve de son EIN, de sa dénomination sociale et de son adresse ;

• les lettres CP 575 ne sont émises qu'une seule fois. Si une lettre CP 575 est perdue, l'IRS ne la réémettra pas. Une lettre 147C peut être demandée en remplacement.

Qu'est-ce qu'une lettre CP 575 ?

Une lettre CP 575 est un avis numérique émis automatiquement par l'IRS après l'attribution d'un EIN à une entreprise basée aux États-Unis. Cette lettre constitue la confirmation officielle de l'EIN, de la dénomination sociale et de l'adresse de l'entreprise. Les banques, les fournisseurs et les organismes publics utilisent les lettres CP 575 pour vérifier que les informations de l'entreprise correspondent aux registres de l'IRS lors de l'ouverture d'un nouveau compte ou de la demande de licences ou permis d'exploitation.

L'IRS n'émet une lettre CP 575 qu'une seule fois. Celle-ci doit être téléchargée via le Business Tax Account de l'IRS, la plateforme sécurisée de l'agence dédiée à la gestion des impôts fédéraux. L'IRS n'enverra pas de copie de remplacement si le document original est perdu. Il est donc recommandé d'en faire plusieurs copies et de les conserver en lieu sûr avec les autres documents importants de l'entreprise.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'une lettre CP 575 ?

Il est généralement demandé aux entreprises de fournir une copie de leur lettre CP 575 pour prouver que leur EIN correspond aux registres de l'IRS. Une lettre CP 575 peut être nécessaire pour :

• ouvrir un compte bancaire d'entreprise ;

• demander des licences ou des permis d'exploitation ;

• s'inscrire à des systèmes de paie ou d'avantages sociaux ;

• répondre aux demandes de devoir de vigilance des fournisseurs et des prêteurs concernant la documentation officielle de l'IRS ;

• s'inscrire à des comptes fiscaux de l'État.

Que se passe-t-il si la lettre CP 575 est perdue ?

L'IRS ne réémettra pas une lettre CP 575 si elle est perdue, égarée ou n'a jamais été reçue. Les fondateurs doivent demander une lettre 147C en remplacement. Ce document peut être utilisé aux mêmes fins de vérification que la lettre CP 575.

Il est nécessaire de demander une lettre 147C par téléphone. Aux États-Unis, appelez la ligne de l'IRS dédiée aux impôts des entreprises et impôts spéciaux au 1-800-829-4933 pendant les heures d'ouverture. En dehors des États-Unis, les propriétaires d'entreprise peuvent appeler le centre d'appels international du service aux contribuables au +1 267-941-1000. La lettre 147C est généralement envoyée par fax ou par courrier dans les 10 à 14 jours ouvrables suivant la demande.

Quelle est la différence entre une lettre CP 575 et une lettre 147C ?

Une lettre CP 575 est la confirmation officielle émise par l'IRS lors de l'attribution de l'EIN d'une entreprise. Une lettre 147C est le document de remplacement officiel disponible si une lettre CP 575 est perdue ou égarée.

Bien que les documents puissent sembler différents, une lettre 147C est tout aussi valide que la lettre CP 575 originale. Les deux documents servent à confirmer l'EIN et la dénomination sociale d'une entreprise et peuvent être utilisés pour la vérification de l'EIN sur demande.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les lettres CP 575 ?

Voici quelques erreurs que les fondateurs doivent éviter :

• faire appel à des services tiers non officiels facturant des frais : il est possible de demander un EIN soi-même auprès de l'IRS sans aucun frais ;

• attendre un courrier postal : la lettre CP 575 n'est pas envoyée par courrier. Il s'agit d'un avis numérique à télécharger depuis le Business Tax Account de l'IRS ;

• jeter la lettre : une lettre CP 575 n'est émise qu'une seule fois. L'IRS recommande de faire plusieurs copies de la lettre CP 575 et de les conserver en lieu sûr avec les autres documents importants de l'entreprise ;

• ne pas vérifier l'exactitude du nom de l'entreprise : si le nom de l'entreprise est mal orthographié ou erroné sur la lettre CP 575, cela peut empêcher l'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise ou la vérification par les fournisseurs. Contactez directement l'IRS pour signaler une erreur ;

• utiliser un substitut non accepté : les déclarations de revenus ou les relevés bancaires ne sont généralement pas des substituts acceptables pour une lettre CP 575, même s'ils incluent l'EIN. Une lettre CP 575 ou 147C est généralement nécessaire pour vérifier un EIN.

Combien de temps faut-il conserver la lettre CP 575 ?

Conservez la lettre CP 575 en lieu sûr avec les registres de l'entreprise tant que celle-ci reste active. Il peut être nécessaire de fournir des copies de la lettre longtemps après la création de l'entreprise. Par exemple, si une entreprise établie ouvre une nouvelle carte bancaire ou décide de changer de système de paie, une lettre CP 575 peut être exigée par les institutions financières et les fournisseurs pour vérifier son EIN.

Conserver une copie numérique avec les autres documents de constitution essentiels dans un système de gestion de documents sécurisé permet de garder la lettre CP 575 facilement accessible.

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FAQ sur les lettres CP 575