請求書の金額や日付を間違えた場合、「訂正印を押して修正すれば大丈夫」と思っていませんか？

実は、これは間違った対応です。インボイス制度のもとでは、請求書の訂正は原則として再発行で行う必要があります。

請求書は取引内容を証明する重要な書類であり、記載ミスは税務署りや支払いの遅延など、企業間取引における信頼を損なうリスクにもつながります。

本記事では、日本で請求書を再発行する際の正しい手順や注意点を解説するとともに、誤りを防ぐためのチェック体制やインボイス対応ソフトの活用法を紹介します。

目次

• 請求書の訂正ではなく再発行が必要
  
• 請求書を再発行する際の注意点
  
• 請求書作成の際によく起こるミス
  
• 請求書作成でミスがあった時の対応手順
  
• 請求書作成におけるミスを防ぐ方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

請求書の訂正ではなく再発行が必要

請求書は単なる金銭の請求書類ではなく、取引内容を証明する法的な証憑書類です。

金額や日付、税率などに誤りがあるまま訂正印で修正してしまうと、「改ざんの可能性がある」と判断されるリスクがあります。

また、インボイス制度のもとでは、登録番号、税率、税額などが正確でなければ仕入税額控除が認められない場合もあります。

つまり、わずかな記載ミスが取引先の経理処理や税務申告に影響を与える可能性があるのです。

そのため、請求書の訂正は、二重線を引いたり訂正印を押したりして行うのではなく、正しい内容で再発行するのが原則となります。

請求書を再発行する際の注意点

請求書を再発行する際には、もとの請求書と新しい請求書の関係をはっきりさせることが大切です。再発行の理由や誤りの内容を明確にしておくと、取引先との混乱や支払いトラブルを防げます。

請求書番号を区別する

もとの番号が「No.1000」だとしたら、再発行した請求書には「No.1000-1」のように枝番をふるか、「再発行」のように注記を加え分かりやすくするとよいでしょう。

発行日を再確認する

請求書を再発行する際の発行日ですが、再発行した日を使用したらよいかどうか判断に迷うかもしれません。原則として、もとの日付を変更せずに使用します。なぜならば、請求書の発行日を変更してしまうと新たな請求書とみなされて二重請求につながるおそれがあるからです。

取引先への通知を忘れないようにする

再発行の理由を取引先に伝える際に、もとの請求書を破棄するか、新しい請求書に差し替えるように、丁寧にお願いしましょう。

請求書作成の際によく起こるミス

請求書のミスは、ちょっとした入力ミスや確認不足から起こることが多いようです。特に金額訂正や日付の誤り、宛名の間違いは発生しやすく、気付かないまま送付してしまうこともあります。

請求金額や税率の計算ミス

金額や税率の計算間違いは、ミスが最も発生しやすい項目です。

税込や税抜の区別を謝ったり、端数処理の切り上げや切り捨て方法が統一されていないと、取引先との金額差が生じてしまいます。特に日本の消費税でも複数税率 (8％と10％) を扱う業種ではミスが発生しやすいため注意が必要です。

自動計算機能のあるテンプレートを使用したり、税率を定期的に更新するなどし、間違いを防ぐように努めましょう。

発行日や支払期日の誤記

日付の入力ミスは締め日や支払予定日に影響する場合があります。

システム上で自動的に入力した日付が入る設定のまま送付してしまうケースなどもよく見られます。

特に月末締めの取引では、一日ずれるだけで会計処理や支払いスケジュールが変わるため、発行前に必ず確認するようにしましょう。

宛名や住所の誤り

取引先の会社名や住所、担当者名の誤記に注意しましょう。

「株式会社」と「 (株) 」の省略表記のブレや、旧社名のまま送らないように注意が必要です。再発行の手間が生じるだけでなく、日本の商習慣においては、相手に不快な印象を与えてしまう可能性もあります。

取引先の正式名称は常に最新の状態に保つように心がけましょう。

請求書作成でミスがあった時の対応手順

先述したように請求書の作成には誤りが発生することもあります。請求書の金額などを訂正する際には法律的なリスクを避けるためにも、再発行で対応するようにしましょう。

誤りの内容を確認する

取引先へ請求書を送信した後でミスに気がついた場合、まず最初に行うべきことは、どの部分に誤りがあるのかを正確に把握することです。

金額、税率、宛名、日付、振込先、インボイス番号など、どの項目が間違っているかを確認しましょう。

特に金額や税率の間違いは、税務署りや支払い額に直接影響するため慎重に確認が必要です。

軽微な誤字ではなく、取引内容や金額に関わるミスがあった場合は、再発行で対応するのが原則です。

新しい請求書を再発行する

誤りを確認したら、正しい内容で新しい請求書を作成します。

再発行する際は、もとの請求書に枝番を振ったり、「再発行」と明記して、その後も管理しやすいようにします。もとの請求書には「誤りにつき再発行済み」などと明記して再発行したものとセットで管理し、税務調査や会計監査の際に状況をすぐに説明できる状態にしておくのが望ましいでしょう。

取引先へ連絡・再発行した請求書を送付する

再発行した請求書は、必ず取引先に再送付し、再発行の説明を怠らないようにしましょう。

メールや書面で「先日お送りした請求書に誤りがあったため、再発行いたしました」と明記し、旧請求書の差し替えを依頼しましょう。

この時、お詫びの言葉と共に請求書の修正理由を具体的に伝えると、誠実な対応と受けとめられ、取引先との信頼関係を損なわずに済みます。

請求書作成におけるミスを防ぐ方法

請求書の再発行は手間がかかり、取引先にも手間をかけてしまいます。日頃からチェック体制を整え、ミスを防ぐ仕組みを作ることが大切です。

インボイス対応の請求書ソフトを活用する

請求書の作成ミスを減らすには、インボイス対応の請求書ソフトを活用することが効果的です。

自動計算機能によって税率や合計金額の入力ミスを防ぎ、登録番号や税区分も自動で反映されます。

また、発行履歴がシステムに残るため、万が一誤りが発生しても再発行履歴を簡単に追跡することができます。

最近では、Stripe Invoicing のように、クラウド上でインボイス対応の請求書を作成・送信し、オンライン決済まで一元管理できるサービスも増えています。

金額訂正や再発行の手続きもペーパーレスで完結できるため、紙の請求書よりも正確性とスピードが向上します。

このようなツールを導入することで、ヒューマンエラーの削減と請求業務の効率化の両立が可能になります。

チェックリストを作成する

宛名、金額、日付、振込先などの確認項目を一覧化したチェックリストを作成し、送付前に必ず確認するようにします。また、請求書を発行するものと承認するものを分けてダブルチェックを徹底すればさらに安心です。

社内ルールを明文化する

請求書番号のつけ方や再発行のルールなどを社内で統一しておくと、担当者が変わっても対応が安定します。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。