如果账单金额或日期出错，您是否曾想过可以直接使用更正章？

不幸的是，这并不是更正错误的方法。在合格账单制度（也简称为“账单制度”）下，通常需要通过重新开具账单来对账单进行更正。

账单是重要的交易证明文件。内容错误可能导致税务局审查或付款延迟等风险，并破坏对 B2B 交易的信任。

本文将解释在日本重新开具账单时的正确程序以及一些需要注意的要点。同时还将讨论防错交叉核对机制及账单管理软件的使用方法。

本文内容

• 账单必须重新开具，而非更正
  
• 重新开具账单时的关键点
  
• 创建账单时的常见错误
  
• 如何处理开具账单时的错误
  
• 如何防止创建账单时出错
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

账单必须重新开具，而非更正

账单不仅仅是请求付款的文件，也是提供交易详情的法律文件。

用更正章纠正金额、日期、税率等错误，可能会导致账单被认定为存在“被篡改的风险”。

此外，在账单制度下，如果注册号、税率或税额不准确，进项税减免可能无法获得认可。

换句话说，即使是一个小的文书错误，也可能影响您业务合作伙伴的会计流程或报税。

因此，更正账单的基本规则是重新开具，提供正确的信息，而不是划掉错误或加盖更正章。

重新开具账单时的关键点

重新开具账单时，重要的是要清晰标明原始账单与新账单之间的关系。说明重新开具的原因及任何错误的性质，有助于避免业务合作伙伴产生混淆，并减少付款争议的可能性。

区分账单编号

尽量让收件人容易判断这张账单是重新开具的。如果原始账单编号是 1000，最好为重新开具的账单分配一个子编号，比如 1000-1，或者添加“重新开具”等说明以明确标识。

确认开具日期

重新开具账单时，您可能不确定是使用原始日期还是重新开具日期。原则上，原始日期不应更改。这是因为更改账单的开具日期可能导致其被当作新账单处理，从而导致重复开单。

勿忘记通知您的业务合作伙伴

在告知业务合作伙伴重新开具账单的原因时，务必要求他们要么丢弃原始账单，要么用新账单替换。

创建账单时的常见错误

账单开具错误通常源于输入数据时的小错误或未对数据进行复核。常见错误包括金额、日期或地址错误——这些错误有时在账单发出前未被发现。

计算账单金额或税率时的错误

涉及金额或税率的计算错误是最常见的账单错误之一。

如未能正确区分“含税”与“不含税”，或小数金额的四舍五入方法不一致，可能会导致金额差异。适用多种日本消费税率（8% 和 10%）的行业需要特别小心，因为发生错误的可能性更大。

为防止错误，您可以使用能自动计算和更新税率的模板。

开具日期或付款截止日期错误

日期录入错误可能影响结算日期或计划付款日期。

文件发送时，由于系统自动输入日期设置仍处于启用状态而导致的错误也很常见。

尤其是月结交易，哪怕一天的延迟也可能改变会计流程和付款计划，因此务必在开具账单前核实日期。

名字或地址错误

应特别注意避免业务合作伙伴的名称、地址和联系人出现错误。

请注意，账单上不要混淆“Ltd.”、“LLC”、“Inc.”或“Co.”；确认您使用的公司名称是最新且正确的。名称错误不仅会带来重新开具账单的麻烦，还可能给您的业务合作伙伴留下不愉快的印象，尤其是在日本商务礼仪的背景下。

务必确保及时更新业务合作伙伴的官方名称。

如何处理开具账单时的错误

如前所述，创建账单时可能会出现错误。为避免在更正账单金额或其他细节时引发法律风险，建议通过重新开具账单进行更正。

核实错误的性质

如果您在向客户发送账单后发现错误，第一步是确定错误所在的部分。

检查哪一项是错误的——是金额、税率、收件人姓名、日期、银行账户详情还是账单编号。

尤其需要仔细核实金额或税率错误，因为它们直接影响向税务局的报税和付款金额。

如果错误涉及交易详情或金额，而非轻微的拼写错误，标准程序是重新开具账单。

重新开具账单

确认错误后，创建一份包含正确信息的新账单。

重新开具账单时，给原始账单编号分配一个子编号，或明确标记为“重新开具”，以便后续管理。建议在原始账单上明确标记“因错误重新开具”，并与重新开具的版本一起管理。这确保您能在税务审计或会计检查时轻松说明情况。

联系业务合作伙伴并发送重新开具的账单

将重新开具的账单发送给业务合作伙伴，并明确说明重新开具的原因。

在您的邮件或信件中，明确说明：“因为之前发送的账单存在错误，我们已重新开具账单”，并请求他们用新账单替换旧的。

此时，就账单更正道歉并解释会被视为真诚的回应，从而帮助您维持与业务合作伙伴之间的信任关系。

如何防止创建账单时出错

重新开具账单对您和您的业务合作伙伴来说既耗时又不便。建立定期账单核查制度和防错机制非常重要。

使用支持账单制度的开单软件

使用支持账单制度的开单软件可以帮助减少账单创建中的错误。

软件的自动计算功能可防止税率和总金额输入错误，还能自动反映注册号和税务分类。

此外，由于软件会记录已开具账单的历史记录，如出现错误，可以轻松跟踪重新开具账单的记录。

近来，越来越多的企业开始使用诸如 Stripe Invoicing 这样的一站式服务，此类产品使企业能够创建并发送符合账单制度的账单，并通过云端管理线上付款。

诸如金额更正和重新开具账单等程序也可以无纸化完成，因此比纸质账单更准确、更快捷。

实施这些工具可以减少人为错误，同时简化开单操作。

创建清单

创建一个包含所有需核实项目的清单，如收件人姓名、金额、日期及收款人。在发送账单前，务必仔细查看这份清单。为增加安全性，应将账单开具和审核职责分开，以严格执行交叉核查流程。

制定内部规则

标准化内部流程，如账单编号分配方式和账单重新开具规则，将确保即使人员更替时也能保持一致。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

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