Você já considerou usar um carimbo de correção ao cometer um erro no valor ou data de uma fatura?

Infelizmente, essa é a forma errada de corrigir um erro. Sob o Sistema de Fatura Qualificada (também chamado simplesmente de "Sistema de Fatura"), as correções nas faturas normalmente devem ser feitas por meio da reemissão da mesma.

Faturas são documentos importantes que servem como prova de transações. Portanto, erros no conteúdo podem levar a riscos como fiscalização do órgão tributário ou atrasos no pagamento, minando a confiança nas transações B2B.

Neste artigo vamos explicar os procedimentos corretos ao reemitir uma fatura no Japão e alguns pontos a serem observados ao fazê-lo. Também discutiremos sistemas de verificação cruzada para evitar erros e o uso de softwares de gerenciamento de faturas.

O que vamos abordar neste artigo?

• As faturas devem ser reemitidas, não corrigidas
  
• Pontos-chave ao reemitir faturas
  
• Erros frequentes ao criar faturas
  
• Como lidar com erros ao criar faturas
  
• Como evitar erros na criação de faturas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

As faturas devem ser reemitidas, não corrigidas

Uma fatura não é apenas um documento para realizar a solicitação de pagamentos, ela é um documento legal que fornece detalhes de uma transação.

Corrigir erros no valor, data, alíquota, etc., com um carimbo de correção, cria o risco de que a fatura possa ser considerada "potencialmente adulterada".

Além disso, sob o Sistema de Fatura, créditos de imposto sobre insumos podem não ser reconhecidos se o número de cadastro, a alíquota ou o valor do imposto não forem precisos.

Em outras palavras, até mesmo um pequeno erro administrativo pode impactar os procedimentos contábeis ou as declarações de imposto do seu parceiro empresarial.

Em conclusão, a regra básica para corrigir faturas é reemiti-las com as informações corretas, em vez de riscar erros ou aplicar carimbos de correção.

Pontos-chave ao reemitir faturas

Ao reemitir uma fatura, é importante indicar claramente a relação entre a fatura original e a nova. Informar o motivo da reemissão e a natureza de qualquer erro ajuda a evitar confusão com os parceiros empresariais e reduz a probabilidade de uma contestação de pagamento.

Distinga números de fatura

Tente facilitar para o beneficiário perceber que a fatura é uma reemissão. Se a fatura original era nº 1000, seria melhor atribuir um número secundário como nº 1000-1 à fatura reemitida ou adicionar uma nota como "Reemitida" para deixar claro.

Confirme a data da emissão

Ao reemitir uma fatura, talvez você não tenha certeza se é melhor usar a data original ou a data em que foi reemitida. Em princípio, a data original não deve ser alterada, porque mudar afatura pode resultar nessa fatura ser tratada como uma nova, potencialmente levando a duplicação do faturamento.

Não esqueça de avisar seu parceiro empresarial

Ao informar seu parceiro empresarial sobre o motivo da reemissão da fatura, certifique-se de pedir para que ele descarte a fatura original ou a substitua pela nova.

Erros frequentes ao criar faturas

Erros ao criar faturas frequentemente decorrem de pequenos erros ao inserir dados ou da falta de verificação dos dados. Erros comuns incluem valores, datas ou endereços incorretos e eles às vezes não são percebidos antes do envio das faturas.

Erros no cálculo do valor da fatura ou da alíquota de imposto

Erros de cálculo envolvendo valores ou alíquotas de imposto estão entre os erros mais comuns em faturas.

Se a diferenciação entre "com imposto" e "sem imposto" estiver errada, ou se os métodos de arredondamento para valores fracionados forem inconsistentes, podem surgir discrepâncias nos valores. É necessário cautela extra para setores que lidam com múltiplas taxas de imposto sobre consumo no Japão (8% e 10%), pois erros são mais propensos a ocorrer.

Para ajudar a evitar erros, você pode usar modelos com recursos de cálculo automático e alíquotas de imposto atualizadas regularmente.

Data incorreta de emissão ou data de vencimento do pagamento

Entradas incorretas na data podem afetar datas de fechamento ou datas de pagamento programadas.

Também é comum ver casos em que os documentos são enviados com a configuração de inserção automática de data do sistema ainda ativada.

Especialmente para transações de fechamento de fim de mês, até mesmo um único dia de atraso pode alterar procedimentos contábeis e cronogramas de pagamento, então certifique-se de verificar as datas antes da emissão das faturas.

Erros com nomes ou endereços

Tenha cuidado especial para evitar erros no nome, endereço e contato da pessoa de contato do seu parceiro empresarial.

Tenha cuidado para não confundir "Ltd.", "LLC", "Inc." ou "Co." nas suas faturas e verifique se está usando o nome da empresa atual e correto. Um erro não só causa o transtorno da reemissão, como também pode causar uma impressão desagradável no seu parceiro de negócios, especialmente diante do contexto da etiqueta empresarial japonesa.

Sempre certifique-se de manter os nomes oficiais dos seus parceiros empresariais atualizados.

Como lidar com erros ao criar faturas

Como mencionado anteriormente, erros podem ocorrer ao criar faturas. Para evitar riscos legais ao corrigir valores ou outros detalhes em uma fatura, é recomendável lidar com essas correções reemitindo o documento.

Verifique a natureza do erro

Se você perceber um erro após enviar uma fatura para um cliente, o primeiro passo é identificar onde está o erro.

Verifique qual item está incorreto, seja o valor, alíquota de imposto, nome do beneficiário, data, dados da conta bancária ou número da fatura.

Em particular, os erros nos valores ou nas alíquota de imposto devem ser cuidadosamente verificados, pois afetam diretamente as declarações fiscais e os valores a pagar.

Se o erro envolver detalhes ou valores de transação, em vez de pequenos erros de digitação, o procedimento padrão é reemitir o documento.

Reemita a fatura

Após confirmar o erro, crie uma nova fatura com as informações corretas.

Ao reemitir, atribua um número secundário ao número original da fatura ou marque claramente como "Reemitido" para facilitar a gestão futura. É recomendável marcar claramente a fatura original com uma nota como "Reemitido devido a erro" e gerenciá-la junto com a versão reemitida. Isso garante que você possa explicar facilmente a situação durante auditorias fiscais ou inspeções contábeis.

Entre em contato com o parceiro empresarial e envie a fatura reemitida

Envie a fatura reemitida para o parceiro empresarial e explique claramente o motivo da reemissão.

No seu e-mail ou carta, indique claramente: "Reemitimos a fatura porque houve um erro na fatura que enviamos anteriormente" e solicite que substituam a fatura antiga pela nova.

Neste momento, oferecer um pedido de desculpas junto com uma explicação para a correção da fatura será percebido como uma resposta sincera, permitindo que você mantenha a confiança do seu parceiro empresarial.

Como evitar erros na criação de faturas

Reemitir faturas é demorado e inconveniente tanto para você quanto para seus parceiros empresariais. É importante estabelecer um sistema para verificar faturas regularmente e criar mecanismos para evitar erros.

Use um software de faturamento que suporte o Sistema de Fatura

Usar softwares de faturamento que suportem o Sistema de Fatura pode ajudar a reduzir erros na criação de faturas.

O recurso de cálculo automático do software evita erros de entrada nas alíquotas de imposto e valores totais, enquanto números de cadastro e classificações tributárias são automaticamente refletidos.

Além disso, como o software registra o histórico das faturas emitidas, é fácil acompanhar o histórico das faturas reemitidas caso ocorra algum erro.

Recentemente, o uso de serviços all-in-one, como o Stripe Invoicing, tornou-se mais comum, permitindo que empresas criem e enviem faturas compatíveis com o Sistema de Fatura e gerenciem pagamentos online, tudo pela nuvem.

Procedimentos como correções de valor e reemissão também podem ser realizados sem papel, resultando em maior precisão e rapidez em comparação com faturas em papel.

Implementar esse tipo de ferramenta possibilita reduzir o erro humano enquanto simultaneamente simplifica as operações de faturamento.

Crie uma lista de verificação

Crie uma lista de verificação contendo todos os itens a serem verificados, como o nome do destinatário, o valor, a data e o beneficiário. Certifique-se de que essa lista de verificação seja revisada antes de enviar as faturas. Para maior segurança, separe as funções de emissão e aprovação de faturas para garantir um processo completo de verificação cruzada.

Documente regras internas

Padronizar procedimentos internos, como a atribuição dos números de faturas e as regras para reemissão de faturas, garantirá um tratamento consistente mesmo se a equipe mudar.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.

• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.

Saiba mais como a Stripe pode tornar o processo de contas a receber mais ágil e organizado, ou comece já.