Si vous avez déjà fait une erreur dans le montant ou la date sur une facture, vous êtes-vous dit que ce serait bien d'utiliser simplement un tampon correcteur ?

Malheureusement, il ne s'agit pas d'une bonne façon de corriger une erreur : dans le cadre du système de facturation admissible (également appelé « système de facturation »), les corrections apportées aux factures doivent généralement être effectuées en réémettant la facture.

Les factures sont des documents importants qui font office de preuve de transaction. Des erreurs dans leur contenu peuvent entraîner des risques tels qu’un examen minutieux de la part de l’administration fiscale ou des retards de paiement, minant ainsi la confiance dans les transactions B2B.

Cet article vous expliquera les procédures correctes lors de la réémission d’une facture au Japon et certains points à noter lors de cette opération. Il abordera également les systèmes de recoupement permettant d’éviter les erreurs et l’utilisation d’un logiciel de gestion de facture.

Contenu de l’article

• Les factures doivent être réémises et non corrigées
  
• Points clés lors de la réémission de factures
  
• Erreurs fréquentes lors de la création de factures
  
• Comment gérer les erreurs lors de la création de factures
  
• Comment éviter les erreurs dans la création des factures
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Les factures doivent être réémises et non corrigées

Une facture n’est pas un simple document de demande de paiement ; c’est un document juridique fournissant des détails sur une transaction.

La correction d'erreurs concernant le montant, la date, le taux d'imposition, etc. à l'aide d'un tampon de correction crée le risque que la facture soit jugée comme « potentiellement falsifiée ».

De plus, dans le cadre du système de facturation, les crédits de taxe sur les intrants peuvent ne pas être reconnus si le numéro d'enregistrement, le taux d'imposition ou le montant de la taxe ne sont pas exacts.

En d'autres termes, même une erreur matérielle mineure pourrait potentiellement avoir un impact sur les procédures comptables ou les déclarations taxées de votre entreprise partenaire.

Par conséquent, la règle de base pour corriger les factures est de les réémettre avec les bonnes informations, plutôt que de rayer les erreurs ou d'appliquer des tampons de correction.

Points clés lors de la réémission de factures

Lors de la réémission d’une facture, il est important d’indiquer clairement la relation entre la facture originale et la nouvelle. Indiquer le motif de la réémission et la nature de toute erreur permet d’éviter toute confusion avec les entreprises partenaires et réduit la probabilité de litiges de paiement.

Distinguer les numéros de facture

Essayez de faire en sorte que le destinataire puisse facilement reconnaître qu'il s'agit d'une facture réémise. Si la facture originale portait le n° 1000, le mieux serait d’attribuer un sous-numéro comme le n° 1000-1 à la facture réémise ou d’ajouter une note telle que « Réémise » pour que ce soit clair.

Confirmer la date d’émission

Lors de la réémission d’une facture, vous pouvez ne pas savoir s’il faut utiliser la date d’origine ou la date à laquelle elle a été réémise. En principe, la date d’origine ne doit pas être modifiée. En effet, le changement de date d’émission de la facture peut entraîner son traitement comme une nouvelle facture, ce qui peut entraîner une facturation en double.

Ne pas oublier d’informer votre entreprise partenaire

Lorsque vous informez votre entreprise partenaire du motif de la réémission de la facture, veillez à lui demander de jeter la facture originale ou de la remplacer par la nouvelle.

Erreurs fréquentes lors de la création de factures

Les erreurs de facturation proviennent souvent d'erreurs mineures lors de la saisie des données ou d'un manque de données de double vérification. Les erreurs courantes comprennent des montants, des dates ou des adresses incorrects. Ces erreurs ne sont parfois pas remarquées avant l'envoi des factures.

Erreurs dans le calcul du montant de la facture ou taux d’imposition

Les erreurs de calcul impliquant des montants ou des taux d’imposition sont quelques-unes des erreurs de facture les plus courantes.

Si la distinction entre « avec taxe » et « sans taxe » est erronée, ou si les méthodes d'arrondi des montants fractionnés sont incohérentes, des écarts de montants peuvent survenir. Une prudence particulière est requise pour les industries gérant les taux d’imposition à la consommation multiples au Japon ( 8 % et 10 %), car les erreurs sont plus susceptibles de se produire.

Pour éviter les erreurs, vous pouvez utiliser des modèles avec des fonctionnalités de calcul automatique et des taux d’imposition régulièrement mis à jour.

Date d’émission ou date d’échéance du paiement incorrecte

Des entrées de date incorrectes peuvent affecter les dates de clôture ou les dates de paiement planifiées.

Il est également courant de voir des cas où des documents sont envoyés avec le paramètre de saisie automatique de la date du système toujours activé.

En particulier pour les transactions de clôture de fin de mois, même un seul jour de retard peut modifier les procédures comptables et les calendriers de paiement. Veillez donc à vérifier les dates avant l’émission des factures.

Erreurs de nom ou d’adresse

Veillez particulièrement à éviter les erreurs dans le nom, l’adresse et la personne de contact de votre entreprise partenaire.

Faites attention à mélanger « Ltd. », « LLC », « Inc. » ou « Cie » sur vos factures ; vérifiez que vous utilisez le nom actuel et correct de l’entreprise. Non seulement une erreur entraîne les tracas de la réémission, mais elle peut également laisser une impression désagréable sur votre entreprise partenaire, surtout sur fond d’étiquette d’entreprise japonaise.

Veillez toujours à tenir à jour les noms officiels de vos entreprises partenaires.

Comment gérer les erreurs lors de la création de factures

Comme mentionné précédemment, des erreurs peuvent parfois se produire lors de la création de factures. Pour éviter les risques juridiques lors de la correction de montants ou d’autres détails sur une facture, il est conseillé de gérer ces corrections en réémettant le document.

Vérifier la nature de l’erreur

Si vous remarquez une erreur après avoir envoyé une facture à un client, la première étape consiste à identifier quelle partie contient l'erreur.

Vérifiez quel élément est incorrect : le montant, le taux d'imposition, le nom du destinataire, la date, les coordonnées bancaires ou le numéro de facture.

En particulier, les erreurs dans les montants ou les taux d’imposition doivent être soigneusement vérifiées, car elles ont un impact direct sur les déclarations et paiements de l'administration fiscale.

Si l'erreur concerne des détails ou des montants de transaction plutôt que des fautes de frappe mineures, la procédure standard consiste à émettre à nouveau le document.

Réémettre la facture

Après avoir confirmé l'erreur, créez une nouvelle facture avec les informations correctes.

Lors de la réémission, attribuez un sous-numéro au numéro de facture d'origine ou marquez-le clairement comme « Réémise » pour faciliter la gestion future. Il est conseillé de marquer clairement la facture d'origine avec une note telle que « Réémise en raison d'une erreur » et de la gérer avec la version réémise. Cela vous permet d'expliquer facilement la situation lors des contrôles taxer ou des inspections comptables.

Contacter l’entreprise partenaire et envoyer la facture réémise

Envoyez la facture réémise à l'entreprise partenaire et expliquez clairement le motif de sa réémission.

Dans votre courriel ou votre lettre, indiquez clairement : « Nous avons réémis la facture parce qu'il y a eu une erreur dans la facture que nous avons envoyée précédemment », et demandez que l'ancienne facture soit remplacée par la nouvelle.

À l'heure actuelle, présenter des excuses ainsi qu'une explication de la correction de la facture sera perçu comme une réponse sincère, vous permettant de maintenir la confiance avec votre entreprise partenaire.

Comment prévenir les erreurs dans la création des factures

La réémission de factures est chronophage et gênante, tant pour vous que pour vos entreprises partenaires. Il est important d'établir un système de vérification régulière des factures et de créer des mécanismes pour éviter les erreurs.

Utilisez un logiciel de facturation qui prend en charge le système de facturation

L'utilisation d'un logiciel de facturation qui prend en charge le système de facturation peut contribuer à réduire les erreurs dans la création des factures.

La fonctionnalité de calcul automatique du logiciel évite les erreurs de saisie dans les taux d’imposition et les montants totaux, tandis que les numéros d'immatriculation et les classifications fiscales sont automatiquement reflétés.

De plus, étant donné que le logiciel enregistre un historique des factures qui ont été émises, il est facile de suivre l’historique des factures réémises en cas d’erreur.

Récemment, l'utilisation de services tout-en-un tels que Stripe Invoicing est devenue plus courante, permettant aux entreprises de créer et d'envoyer des factures conformes au système de facturation et de gérer les paiements en ligne, le tout via le cloud.

Des procédures telles que les corrections de montant et la réémission peuvent également être effectuées sans papier, ce qui se traduit par une plus grande précision et une plus grande rapidité par rapport aux factures papier.

La mise en place de ce genre d'outils permet de réduire les erreurs humaines tout en simplifiant simultanément les opérations de facturation.

Créer une liste de contrôle

Créez une liste de contrôle contenant tous les éléments à vérifier, tels que le nom, le montant, la date et le bénéficiaire. Assurez-vous que cette liste de contrôle est examinée avant d’envoyer les factures. Pour plus de sécurité, séparez les rôles d’émission et d’approbation des factures afin d’appliquer un processus de recoupement approfondi.

Règles internes du document

L'uniformisation des procédures internes, comme la façon dont les numéros de facture sont attribués et les règles de réémission des factures, garantira un traitement uniforme, même en cas de changement de personnel.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

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