Sind Sie der Meinung, dass ein Fehler beim Betrag oder dem Datum einer Rechnung einfach mit einem Korrekturstempel verbessert werden können?

Leider ist das der falsche Weg. Im Rahmen des Qualified Invoice System (meist einfach als „Invoice System“ bezeichnet) müssen Korrekturen an Rechnungen in der Regel durch erneute Ausstellung vorgenommen werden.

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die als Nachweis für Transaktionen dienen. Inhaltliche Fehler darin bergen Risiken, etwa eine Prüfung durch das Finanzamt oder Verzögerungen bei Zahlungen, und können das Vertrauen in B2B-Transaktionen untergraben.

In diesem Artikel erklären wir die korrekte Vorgehensweise bei der Neuausstellung einer Rechnung in Japan und erläutern einige Punkte, die es dabei zu beachten gilt. Außerdem stellen wir Möglichkeiten zur Gegenkontrolle und Fehlervermeidung vor und beschreiben, wie Rechnungsmanagement-Software funktioniert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Rechnungen dürfen nicht korrigiert, sondern müssen neu ausgestellt werden
  
• Wichtige Punkte bei der Neuausstellung von Rechnungen
  
• Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung
  
• Der richtige Umgang mit Rechnungsfehlern
  
• So vermeiden Sie Fehler bei der Rechnungsstellung
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Rechnungen dürfen nicht korrigiert, sondern müssen neu ausgestellt werden

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein rechtliches Dokument, das die Details einer Transaktion festhält.

Die Korrektur von Fehlern in Betrag, Datum, Steuersatz usw. mit einem Korrekturstempel birgt die Gefahr, dass die Rechnung als „potenziell manipuliert“ eingestuft wird.

Darüber hinaus können Vorsteuergutschriften im Rahmen des Invoice System nicht realisiert werden, wenn Registernummer, Steuersatz oder Steuerbetrag fehlerhaft sind.

Mit anderen Worten: Selbst ein kleiner Schreibfehler kann sich auf die Buchhaltungsvorgänge oder Steuererklärung Ihres Unternehmen auswirken.

Daher ist die Grundregel bei der Korrektur von Rechnungen, sie mit den richtigen Angaben neu auszustellen, anstatt Fehler zu durchstreichen oder Korrekturstempel zu verwenden.

Wichtige Punkte bei der Neuausstellung von Rechnungen

Bei der erneuten Ausstellung einer Rechnung ist es wichtig, das Verhältnis der neuen zur ursprünglichen Rechnung klar zu benennen. Den Grund für die erneute Ausstellung und den maßgeblichen Fehler zu benennen, vermeidet, dass es beim Geschäftspartner zu Verwirrung kommt. Außerdem verringert es die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsanfechtungen.

Vergeben Sie neue Rechnungsnummern

Machen Sie möglichst klar erkennbar, dass es sich bei der Rechnung um eine Neuausstellung handelt. Wenn die ursprüngliche Rechnung die Nr. 1000 trägt, weisen Sie der neu ausgestellten Rechnung entweder eine Unternummer zu, etwa Nr. 1000-1, oder fügen Sie einen Vermerk wie „Erneut ausgestellt“ hinzu, um die Neuausstellung deutlich zu machen.

Bestätigen Sie das Ausstellungsdatum

Vielleicht sind Sie sich bei einer erneuten Ausstellung unsicher, ob Sie das ursprüngliche Rechnungsdatum oder das Datum der erneuten Ausstellung verwenden sollen. Hier gilt: Grundsätzlich sollten Sie das ursprüngliche Datum nicht ändern. Denn eine Änderung des Ausstellungsdatums kann dazu führen, dass sie als neue Rechnung behandelt wird. Das wiederum könnte möglicherweise zu doppelter Abrechnung führen.

Informieren Sie den Geschäftspartner

Wenn Sie Ihren Geschäftspartner über den Grund für die erneute Rechnungsausstellung informieren, bitten Sie ihn, die ursprüngliche Rechnung entweder zu ignorieren oder durch die neue zu ersetzen.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung

Fehlerhafte Rechnungen entstehen meistens durch kleine Eingabefehler oder in Ermangelung einer genauen Gegenprüfung. Zu den häufigsten Problemen gehören falsche Beträge, Daten oder Adressen. Diese Fehler werden mitunter erst bemerkt, wenn die Rechnung bereits versendet ist.

Berechnungsfehler bei Rechnungsbetrag oder Steuersatz

Zu den häufigsten Fehlern gehören Berechnungsfehler bei Rechnungsbeträgen oder Steuersätzen.

Wenn die Unterscheidung zwischen „mit Steuer“ und „ohne Steuer“ nicht stimmt oder die Rundungsmethoden für Bruchteile nicht konsistent sind, kann es zu Unstimmigkeiten bei den Beträgen kommen. Besondere Vorsicht gilt in Branchen, die mit den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen in Japan (8 % und 10 %) arbeiten, denn hierdurch steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zusätzlich an.

Hier helfen Vorlagen mit automatischen Berechnungsfunktionen und regelmäßig aktualisierten Steuersätzen.

Falsches Ausstellungs- oder Fälligkeitsdatum

Falsche Datumseingaben können Fristen oder geplante Zahlungstermine beeinträchtigen.

Oft werden auch Dokumente versendet, in denen die automatische Datumseingabe des Systems noch aktiviert ist.

Vor allem bei Transaktionen am Monatsende kann sich bereits ein einziger Tag Unterschied auf Buchhaltungsverfahren und Zahlungen auswirken. Überprüfen Sie daher auf jeder Rechnung die Datumsangaben, bevor Sie sie verschicken.

Fehler bei Namen oder Adressen

Ganz besonders sollten Sie darauf achten, Fehler im Unternehmensnamen, in der Anschrift und im Namen der Kontaktperson zu vermeiden.

Achten Sie darauf, auf Ihren Rechnungen auf keinen Fall „GmbH“, „AG“, „GmbH & Co. KG“ etc. zu verwechseln. Geben Sie außerdem Acht darauf, den aktuellen und korrekten Namen des Unternehmens zu verwenden. Ein Fehler hier führt nicht nur zu lästigen Neuausstellungen, sondern hinterlässt im Zweifel auch einen unangenehmen Eindruck bei Ihrem Geschäftspartner, insbesondere vor dem Hintergrund der japanischen Unternehmensetikette.

Halten Sie daher die offiziellen Namen Ihrer Geschäftspartner immer auf dem neuesten Stand.

Der richtige Umgang mit Rechnungsfehlern

Wie bereits erwähnt, passieren beim Erstellen von Rechnungen manchmal Fehler. Um rechtliche Risiken bei der Korrektur von Beträgen und anderen Rechnungsdetails zu vermeiden, sollten Sie solche Korrekturen vornehmen, indem Sie das Dokument erneut ausstellen.

Finden Sie alle Fehler

Wenn Sie nach dem Versenden einer Kundenrechnung einen Fehler darin finden, ermitteln Sie zunächst, welcher Rechnungsteil den Fehler enthält.

Prüfen Sie, welche Angabe fehlerhaft ist: Betrag, Steuersatz, Empfängername, Datum, Kontodetails oder Rechnungsnummer.

Insbesondere Fehler bei Beträgen oder Steuersätzen sollten Sie sorgfältig überprüfen, da sie sich unmittelbar auf Steuererklärungen und Zahlungen auswirken.

Wenn der Fehler nicht kleinere Tippfehler, sondern Transaktionsdetails oder -beträge betrifft, ist es üblich, das Dokument neu auszustellen.

Stellen Sie die Rechnung neu aus

Nachdem Sie den Fehler einwandfrei identifiziert haben, erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben.

Weisen Sie der Neuausstellung eine Unternummer der ursprünglichen Rechnung zu oder kennzeichnen Sie sie eindeutig als „Erneut ausgestellt“, um die weiteren Vorgänge zu vereinfachen. Es empfiehlt sich, auch die ursprüngliche Rechnung deutlich mit einem Hinweis (z. B. „Fehlerbedingt neu ausgestellt“) zu versehen und sie zusammen mit der neu ausgestellten Version aufzubewahren. So können Sie die Situation bei Steuer- oder Buchhaltungsprüfungen leicht erklären.

Kontaktieren Sie den Geschäftspartner und versenden Sie die verbesserte Rechnung

Senden Sie die neu ausgestellte Rechnung an das Empfängerunternehmen und geben Sie dabei den Grund für die erneute Ausstellung an.

Sagen Sie in Ihrer E-Mail bzw. Ihrem Schreiben deutlich: „Wir haben die Rechnung neu ausgestellt, weil die Rechnung, die Sie zuvor erhalten haben, einen Fehler enthält“, und bitten Sie darum, die alte Rechnung durch die neue zu ersetzen.

In einer Situation wie dieser ist es außerdem ratsam, neben der Erklärung für die Rechnungskorrektur eine Entschuldigung anzubieten. Sie wirkt hier authentisch und hilft dabei, das Vertrauen zu Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

So vermeiden Sie Fehler bei der Rechnungsstellung

Rechnungen neu auszustellen ist sowohl für Sie als auch für die Empfänger der Rechnungen umständlich und zeitaufwändig. Es ist daher sinnvoll, ein regelmäßiges Prüfsystem für Rechnungen einzurichten und in Fehlervermeidungsstrategien zu investieren.

Nutzen Sie mit dem Invoice System kompatible Rechnungssoftware

Die Verwendung einer Rechnungssoftware, die das Invoice System unterstützt, kann Fehler bei der Rechnungsstellung reduzieren.

Die automatische Berechnung durch die Software verhindert Eingabefehler bei Steuersätzen und Gesamtbeträgen. Außerdem bildet sie Registernummern und steuerliche Klassifizierungen automatisch mit ab.

Da die Software auch den Verlauf der ausgestellten Rechnungen aufzeichnet, können Sie bei einem eventuellen Fehler ganz einfach den Verlauf der neu ausgestellten Rechnungen nachverfolgen.

In letzter Zeit werden hierbei All-in-One-Diensten wie Stripe Invoicing immer beliebter. Mit ihnen können Unternehmen cloudbasiert nicht nur Rechnungen erstellen und versenden, sondern gleichzeitig auch ihre Online-Zahlungen verwalten.

Vorgänge wie Betragskorrekturen und Neuausstellungen können papierlos passieren und werden dadurch sowohl präziser als auch schneller.

Der Einsatz solcher Tools minimiert menschliche Fehler und gestaltet gleichzeitig die Rechnungsstellung effizienter.

Erstellen Sie eine Checkliste

Legen Sie eine Checkliste mit allen zu verifizierenden Posten an. Hierunter fallen etwa Name, Betrag, Datum und Zahlungsempfänger/in. Stellen Sie sicher, dass Rechnungen vor dem Versenden anhand dieser Checkliste geprüft werden. Zusätzliche Sicherheit schaffen Sie, indem Sie die Ausstellung und die Prüfung von Rechnungen personaltechnisch trennen. Damit erzwingen Sie eine gründliche Gegenprüfung.

Dokumentieren Sie interne Regeln

Indem Sie interne Verfahren standardisieren, etwa die Vergabe von Rechnungsnummern und die Neuausstellung von Rechnungen, gewährleisten Sie eine einheitliche Handhabung, selbst wenn das Personal einmal wechselt.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.