หากคุณเคยทำผิดพลาดเรื่องจำนวนเงินหรือวันที่ในใบแจ้งหนี้ คุณเคยคิดว่าสามารถใช้ตราประทับการแก้ไขได้ใช่ไหม

น่าเสียดายที่นี่ไม่ใช่วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่ถูกต้อง ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรอง (หรือเรียกสั้นๆ ว่า “ระบบใบแจ้งหนี้”) การแก้ไขใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปจะต้องทำโดยการออกใบแจ้งหนี้ใหม่

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรม ข้อผิดพลาดในเนื้อหาของใบแจ้งหนี้อาจนำไปสู่ความเสี่ยงต่างๆ เช่น การตรวจสอบจากสำนักงานภาษี หรือความล่าช้าในการชำระเงิน ซึ่งจะทำลายความเชื่อมั่นในการทำธุรกรรม B2B

บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนที่ถูกต้องในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ในประเทศญี่ปุ่น และข้อควรระวังบางประการ นอกจากนี้ยังจะกล่าวถึงระบบตรวจสอบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด และการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการใบแจ้งหนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ไม่ใช่แก้ไขใบแจ้งหนี้เดิม
  
• ประเด็นสำคัญเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้
  
• วิธีจัดการข้อผิดพลาดเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้
  
• วิธีป้องกันข้อผิดพลาดในการสร้างใบแจ้งหนี้
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ไม่ใช่แก้ไขใบแจ้งหนี้เดิม

ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เพียงเอกสารที่ขอรับชำระเงินเท่านั้น แต่เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ให้รายละเอียดของการทำธุรกรรม

การแก้ไขข้อผิดพลาดในจำนวนเงิน วันที่ อัตราภาษี ฯลฯ ด้วยตราประทับการแก้ไข อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ใบแจ้งหนี้จะถูกพิจารณาว่า "อาจมีการปลอมแปลง"

นอกจากนี้ ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ เครดิตภาษีซื้ออาจไม่ได้รับการยอมรับหากหมายเลขทะเบียน อัตราภาษี หรือจำนวนภาษีไม่ถูกต้อง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยทางด้านเอกสารก็อาจส่งผลกระทบต่อขั้นตอนการบัญชีหรือการยื่นภาษีของพาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณได้

ดังนั้น กฎพื้นฐานในการแก้ไขใบแจ้งหนี้คือ การออกใบแจ้งหนี้ใหม่โดยใช้ข้อมูลที่ถูกต้อง แทนที่จะขีดฆ่าข้อผิดพลาดหรือประทับตราการแก้ไข

ประเด็นสำคัญเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องระบุความสัมพันธ์ระหว่างใบแจ้งหนี้ต้นฉบับกับใบแจ้งหนี้ใหม่อย่างชัดเจน โดยการระบุเหตุผลของการออกใบแจ้งหนี้ใหม่และลักษณะของข้อผิดพลาดจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ และลดโอกาสในการโต้แย้งการชำระเงิน

แยกหมายเลขใบแจ้งหนี้

พยายามทำให้ผู้รับทราบได้ง่ายว่าใบแจ้งหนี้เป็นฉบับออกใหม่ หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีหมายเลข 1000 ควรระบุหมายเลขย่อย เช่น หมายเลข 1000-1 ให้กับใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่ หรือเพิ่มหมายเหตุ เช่น "ออกใหม่" เพื่อให้ชัดเจน

ยืนยันวันที่ออก

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณอาจไม่แน่ใจว่าจะใช้วันที่เดิมหรือวันที่ออกใหม่ ตามหลักแล้ว ไม่ควรเปลี่ยนวันที่เดิม เพราะการเปลี่ยนวันที่ออกใบแจ้งหนี้อาจทำให้ระบบมองว่าเป็นใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งอาจนำไปสู่การเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อนได้

อย่าลืมแจ้งให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณทราบ

เมื่อแจ้งเหตุผลในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณทราบ โปรดแจ้งให้พวกเขาทิ้งใบแจ้งหนี้ต้นฉบับหรือเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้ใหม่แทน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้มักเกิดจากข้อผิดพลาดเล็กน้อยในการป้อนข้อมูลหรือจากข้อมูลที่ไม่มีการตรวจสอบซ้ำ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ จำนวนเงิน วันที่ หรือที่อยู่ไม่ถูกต้อง และบางครั้งข้อผิดพลาดเหล่านี้ก็ไม่ได้รับการสังเกตก่อนส่งใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในการคำนวณยอดใบแจ้งหนี้หรืออัตราภาษี

ข้อผิดพลาดในการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับจำนวนเงินหรืออัตราภาษีเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในใบแจ้งหนี้

หากการแยกความแตกต่างระหว่าง "รวมภาษี" และ "ไม่รวมภาษี" ไม่ถูกต้อง หรือหากวิธีการปัดเศษสำหรับจำนวนเศษส่วนไม่สอดคล้องกัน อาจเกิดความคลาดเคลื่อนในจำนวนเงิน ควรใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษสำหรับอุตสาหกรรมที่ใช้ อัตราภาษีการบริโภคหลายอัตราในญี่ปุ่น (8% และ 10%) เนื่องจากมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดมากกว่า

เพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาด คุณสามารถใช้เทมเพลตที่มีฟีเจอร์การคำนวณอัตโนมัติและอัตราภาษีที่อัปเดตเป็นประจำ

วันที่ออกหรือวันครบกำหนดการชำระเงินไม่ถูกต้อง

การป้อนวันที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลต่อวันที่ปิดหรือวันที่การชำระเงินที่กำหนดเวลาไว้

นอกจากนี้ยังพบกรณีที่มีการส่งเอกสารโดยการตั้งค่าวันที่อัตโนมัติของระบบยังคงเปิดใช้อยู่

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกรรมปิดบัญชีในช่วงสิ้นเดือน การล่าช้าเพียงวันเดียวก็อาจส่งผลต่อกระบวนการทางบัญชีและการชำระเงิน ดังนั้นโปรดตรวจสอบวันที่ก่อน การออกใบแจ้งหนี้

ความผิดพลาดเกี่ยวกับชื่อหรือที่อยู่

โปรดระมัดระวังอย่างยิ่งเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในชื่อบริษัท ที่อยู่ และบุคคลติดต่อของพาร์ทเนอร์ธุรกิจ

โปรดระมัดระวังการใช้คำว่า “Ltd.,” “LLC,” “Inc.,” หรือ “Co.” ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อบริษัทปัจจุบันและถูกต้อง ข้อผิดพลาดไม่เพียงแต่ทำให้เกิดความยุ่งยากในการออกใหม่เท่านั้น แต่ยังอาจทำให้เกิดความประทับใจที่ไม่ดีต่อพาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของมารยาททางธุรกิจของญี่ปุ่น

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อทางการของพาร์ทเนอร์ธุรกิจเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

วิธีจัดการข้อผิดพลาดเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้

ดังที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ บางครั้งอาจเกิดข้อผิดพลาดขณะสร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านกฎหมาย เมื่อแก้ไขจำนวนเงินหรือรายละเอียดอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้ คุณควรจัดการการแก้ไขดังกล่าวโดยการออกเอกสารใหม่

ยืนยันลักษณะของข้อผิดพลาด

หากคุณพบข้อผิดพลาดหลังจากส่งใบแจ้งหนี้ไปยังไคลเอ็นต์ ขั้นตอนแรกคือการระบุว่าส่วนใดมีข้อผิดพลาด

ตรวจสอบรายการที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นจำนวนเงิน อัตราภาษี ชื่อผู้รับ วันที่ รายละเอียดบัญชีธนาคาร หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จะต้องตรวจสอบข้อผิดพลาดในจำนวนเงินหรืออัตราภาษี เนื่องจากส่งผลโดยตรงต่อการยื่นเอกสารของสำนักงานภาษีและจำนวนเงินที่ต้องชำระเงิน

หากข้อผิดพลาดเกี่ยวข้องกับรายละเอียดธุรกรรมหรือจำนวนเงิน แทนที่จะเป็นการพิมพ์ผิดเล็กน้อย ขั้นตอนมาตรฐานคือการออกเอกสารใหม่

ออกใบแจ้งหนี้ใหม่

หลังจากยืนยันข้อผิดพลาดแล้ว ให้สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่มีข้อมูลที่ถูกต้อง

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ให้กำหนดหมายเลขย่อยไปยังหมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับหรือทำเครื่องหมายอย่างชัดเจนว่า "ออกใบแจ้งหนี้ใหม่" เพื่อให้จัดการได้สะดวกในอนาคต เราขอแนะนำให้คุณทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ต้นฉบับโดยระบุหมายเหตุ เช่น "ออกใบแจ้งหนี้ใหม่เนื่องจากเกิดข้อผิดพลาด" และจัดการควบคู่ไปกับใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถอธิบายสถานการณ์ได้อย่างง่ายดายในระหว่างการตรวจสอบภาษีหรือการตรวจสอบบัญชี

ติดต่อพาร์ทเนอร์ธุรกิจและส่งใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่

ส่งใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่ให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจ และอธิบายเหตุผลในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่อย่างชัดเจน

ระบุอย่างชัดเจนในอีเมลหรือจดหมายว่า "เราได้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่เนื่องจากมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่เราส่งไปก่อนหน้านี้" และคำขอให้แทนที่ใบแจ้งหนี้เก่าด้วยใบแจ้งหนี้ใหม่

ขณะนี้ การขออภัยพร้อมคำอธิบายเกี่ยวกับการแก้ไขใบแจ้งหนี้จะถือเป็นการตอบกลับที่จริงใจ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาความไว้วางใจกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจได้

วิธีป้องกันข้อผิดพลาดในการสร้างใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้ใหม่นั้นใช้เวลานานและไม่สะดวกสำหรับทั้งคุณและพาร์ทเนอร์ธุรกิจ คุณจำเป็นต้องสร้างระบบตรวจสอบใบแจ้งหนี้เป็นประจำและสร้างกลไกเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

ใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่รองรับระบบใบแจ้งหนี้

การใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่รองรับระบบใบแจ้งหนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการสร้างใบแจ้งหนี้ได้

ฟีเจอร์การคำนวณอัตโนมัติของซอฟต์แวร์จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนอัตราภาษีและยอดรวม ในขณะที่หมายเลขการจดทะเบียนและประเภทภาษีจะแสดงโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ เนื่องจากซอฟต์แวร์บันทึกประวัติของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว จึงสามารถติดตามประวัติของใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่ได้ง่ายหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้น

เมื่อไม่นานมานี้ การใช้บริการแบบครบวงจร เช่น Stripe Invoicing ได้กลายเป็นเรื่องที่นิยมมากขึ้น ทำให้ธุรกิจสามารถสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงินที่สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ รวมถึงจัดการการชำระเงินออนไลน์ผ่านระบบคลาวด์

ขั้นตอนต่างๆ เช่น การแก้ไขจำนวนเงินและการออกใหม่ยังสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ ส่งผลให้มีความแม่นยำและรวดเร็วมากขึ้นเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ

การนำเครื่องมือประเภทนี้มาใช้จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ไปพร้อมๆ กับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของการเรียกเก็บเงิน

สร้างรายการตรวจสอบ

สร้างรายการตรวจสอบที่มีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องยืนยัน เช่น ชื่อ จำนวนเงิน วันที่ และผู้รับเงิน ตรวจสอบรายการตรวจสอบนี้ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ควรแยกบทบาทการออกและการอนุมัติใบแจ้งหนี้ออกจากกัน เพื่อให้กระบวนการตรวจสอบมีความละเอียดถี่ถ้วนยิ่งขึ้น

กฎภายในของเอกสาร

การปรับกระบวนการภายในให้เป็นมาตรฐาน เช่น วิธีการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้และกฎการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการจัดการที่สอดคล้องกันแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงพนักงานก็ตาม

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้