Si vous avez déjà fait une erreur dans le montant ou la date sur une facture, vous êtes-vous dit qu'utiliser simplement un timbre correcteur ferait l’affaire?

Malheureusement, ce n’est vraiment pas la bonne façon de corriger une erreur : dans le cadre du système de facturation qualifiée (également appelé plus simplement « système de facturation »), les factures doivent généralement être corrigées par la réémission d’une nouvelle.

Les factures sont des documents importants qui servent de preuve de transaction. Des erreurs dans leur contenu peuvent entraîner des risques comme un examen minutieux de la part du bureau des services fiscaux ou des retards de paiement, minant ainsi la confiance dans les transactions interentreprises.

Cet article vous expliquera les bonnes procédures à suivre lors de la réémission d’une facture au Japon et certains points à noter lors de cette opération. Il abordera également les systèmes de recoupement pour éviter les erreurs et l’utilisation d’un logiciel de gestion de facture.

Que trouve-t-on dans cet article?

• Il est indispensable de réémettre les factures et non de les corriger
  
• Points clés durant la réémission de factures
  
• Erreurs se produisant fréquemment lors de la création de factures
  
• Comment gérer les erreurs lors de la création de factures
  
• Comment éviter les erreurs lors de la création de factures
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Il est indispensable de réémettre les factures et non de les corriger

Une facture n’est pas un simple document qui fait une requête de paiement. Il s’agit d’un document juridique fournissant des détails sur une transaction.

La correction d’erreurs dans le montant, la date, le taux de taxe, et autre, à l’aide d’un timbre de correction entraîne un risque que la facture soit jugée « potentiellement altérée ».

De plus, dans le cadre du système de facturation, les crédits d’impôt en amont peuvent ne pas être comptabilisés si le numéro d’inscription, le taux de taxe ou le montant de la taxe sont inexacts.

En d'autres termes, même une erreur d'écriture mineure pourrait potentiellement avoir un impact sur les procédures comptables ou les déclarations d’impôts de votre entreprise partenaire.

Par conséquent, la règle de base pour corriger les factures est de les réémettre avec les bonnes informations, plutôt que de biffer les erreurs ou d’appliquer des timbres correcteurs.

Points clés pour la réémission de factures

Lors de la réémission d’une facture, il est important d’indiquer clairement le rapport existant entre la facture originale et la nouvelle créée. Indiquer le motif de la réémission et la nature de chaque erreur permet d’éviter tout risque de confusion avec les entreprises partenaires et réduit la probabilité de litiges de paiement.

Repérez les numéros de facture

Essayez de permettre au bénéficiaire de facilement réaliser que la facture est une réémission. Si la facture originale portait le n° 1000, il serait préférable d’attribuer un sous-numéro comme n° 1000-1 à la facture réémise ou d’ajouter une note telle que « Réémise » pour que ce soit clair.

Confirmez la date d’émission

Lorsque vous réémettez une facture, vous ne savez peut-être pas si c’est la date d’origine ou la date de réémission qui doit être utilisée. En principe, la date d’origine n’est pas à modifier. En effet, en changeant la date d’émission de la facture, celle-ci pourrait être traitée comme une nouvelle facture, pouvant potentiellement aboutir à une facturation dupliquée.

N’oubliez pas d’informer votre partenaire d’entreprise

Lorsque vous informez votre entreprise partenaire du motif de la réémission de la facture, assurez-vous de lui demander de se débarrasser de la facture initiale, ou de la remplacer par la nouvelle.

Erreurs fréquentes lors de la création des factures

Les erreurs de facturation proviennent souvent de fautes mineures lors de la saisie des données ou d'un manque de double vérification du contenu. Les erreurs courantes portent sur des montants, des dates ou des adresses incorrects, et ces erreurs ne sont parfois pas prises en compte avant l'envoi des factures.

Erreurs dans le calcul du montant de la facture ou du taux de taxe

Les fautes de calcul impliquant des montants ou des taux de taxe sont quelques-unes des erreurs de facture les plus courantes.

Si la distinction entre « avec taxe » et « sans taxe » est erronée, ou si les méthodes d’arrondi des montants fractionnés ne sont pas cohérentes, des écarts de montants peuvent survenir. Une prudence particulière est requise pour les industries qui gèrent les taux multiples de taxe à la consommation au Japon (8 % et 10 %), car les erreurs sont plus susceptibles de se produire.

Pour éviter les erreurs, vous pouvez utiliser des modèles avec les fonctionnalités de calcul automatique et les taux de taxes régulièrement mis à jour.

Date d’émission ou date d’échéance du paiement non correcte

Les erreurs de saisie sur les dates peuvent affecter les dates de clôture ou les dates de paiement programmées.

Il est également courant de rencontrer des cas où des documents sont envoyés avec le paramètre de saisie automatique de la date du système toujours activé.

Surtout pour les transactions de clôture de fin de mois, même un seul jour de retard peut modifier les procédures comptables et les calendriers de paiement. Assurez-vous donc de bien vérifier les dates avant l’émission des factures.

Erreurs sur les noms ou les adresses

Veillez particulièrement à éviter toute erreur dans le nom et l’adresse de votre entreprise partenaire et sur la personne à contacter.

Faites attention au risque de mélanger « Ltd. », « LLC », « Inc. » ou « Cie » sur vos factures; vérifiez que vous utilisez le nom actuel et correct de l'entreprise. Non seulement une erreur entraîne les tracas de la réémission, mais elle peut également laisser une impression désagréable sur votre entreprise partenaire, surtout au regard des règles d'étiquette commerciales japonaises.

Assurez-vous de toujours à tenir à jour les noms officiels de vos entreprises partenaires.

Comment gérer les erreurs durant la création de factures

Comme mentionné précédemment, des erreurs peuvent parfois se produire lors de la création de factures. Pour éviter les risques financiers durant la correction des montants ou d’autres détails liés à la facture, il est conseillé de gérer ces corrections en réémettant le document.

Vérifiez la nature de l’erreur

Si vous remarquez une erreur après avoir envoyé une facture à un client, la première étape consiste à identifier quelle partie du document contient l'erreur.

Vérifiez quel poste (de facture) est incorrect : montant, taux de taxe, nom du destinataire, date, informations du compte bancaire ou numéro de facture.

Plus particulièrement, ce sont les erreurs au niveau des montants ou des taux de taxe qui doivent être soigneusement vérifiées, car elles ont une incidence directe sur les déclarations et les montants des paiements destinés au bureau des services fiscaux.

Si l'erreur porte sur des détails ou des montants liés aux transactions plutôt que sur des fautes de frappe mineures, la procédure standard est de réémettre le document.

Lancez une réémission de la facture

Après confirmation de l'erreur, créez une nouvelle facture qui contient les bonnes informations.

Durant la réémission, attribuez un sous-numéro au numéro de facture d'origine ou indiquez-le clairement comme « Réémission » pour faciliter la gestion future. Il est conseillé de rajouter sur la facture d'origine une note indiquant clairement, p.ex. « Réémission en raison d'une erreur » et de la conserver avec la nouvelle facture. Cela vous permettra d'expliquer facilement la situation lors des contrôles d’audit fiscaux ou les inspections comptables.

Contactez l’entreprise partenaire et envoyez la facture réémise

Envoyez la facture réémise à l'entreprise partenaire et expliquez clairement le pourquoi de sa réémission.

Dans votre courriel ou votre lettre, indiquez clairement : « Nous avons réémis cette facture parce que celle que vous avez reçue précédemment contient une erreur », et faites la requête qu'ils remplacent l'ancienne facture par la nouvelle.

À ce stade, les choix d’offrir des excuses ainsi qu’une explication pour la correction sur la facture seront perçus comme une réponse sincère, vous permettant de maintenir la confiance avec votre entreprise partenaire.

Comment éviter les erreurs lors de la création de factures

La réémission des factures est chronophage et se révèle peu pratique pour vous et vos entreprises partenaires. Il est important d'établir un système de vérification régulière des factures et de créer des mécanismes pour éviter les erreurs.

Utilisez un logiciel de gestion de factures qui prend en charge le système de facturation

L'utilisation d'un logiciel de gestion des factures qui soutienne le système de facturation peut contribuer à réduire les erreurs dans la création de factures.

La fonction de calcul automatique du logiciel évite les erreurs de saisie dans les taux de taxe et les montants totaux, tandis que les numéros d’inscription et les classifications de taxes sont automatiquement reflétés.

De plus, comme le logiciel enregistre un historique des factures émises, il est facile de suivre l’historique des factures réémises en cas d’erreur.

Récemment, l’utilisation de services tout-en-un tels que Stripe Invoicing est devenue plus courante, permettant aux entreprises de créer et d’envoyer des factures conformes au système de facturation et de gérer les paiements en ligne, le tout via le nuage.

Les procédures telles que les corrections de montants et la réémission peuvent également être effectuées sans papier, ce qui se traduit par une plus grande précision et une plus grande rapidité par comparaison aux factures papier.

La mise en place de ces types d'outils permet de réduire les erreurs humaines tout en simplifiant les opérations de facturation.

Créez une liste de contrôle

Créez une liste de contrôle contenant tous les éléments à vérifier, tels que le nom du destinataire, le montant, la date et le bénéficiaire. Assurez-vous que cette liste de contrôle est vérifiée avant d’envoyer des factures. Pour plus de sécurité, séparez les rôles d’émission et d’approbation des factures afin d’appliquer un processus de recoupement approfondi.

Consignez les règles internes

La normalisation des procédures internes, comme la façon dont les numéros de facture sont attribués et les règles de réémission des factures, garantira un traitement cohérent, même en cas de changement de personnel.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail en arrière-plan : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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