Ti è mai capitato di commettere un errore nell'importo o nella data di una fattura e pensare che bastasse applicare una semplice correzione manuale?

Purtroppo questo è il modo sbagliato di correggere un errore. Nel sistema di fatturazione qualificata (indicato anche semplicemente come "sistema di fatturazione"), le correzioni alle fatture devono in genere essere effettuate tramite la riemissione della fattura.

Le fatture sono documenti fondamentali che attestano le transazioni. Errori nel loro contenuto possono esporre l'azienda a rischi quali controlli da parte dell'ufficio tributario o ritardi nei pagamenti, compromettendo la fiducia alla base dei rapporti B2B.

Questo articolo illustra le procedure corrette da seguire in Giappone in caso di riemissione di una fattura e i principali aspetti a cui prestare attenzione. Verranno inoltre approfonditi i sistemi di verifica incrociata per prevenire gli errori e l'utilizzo di software per la gestione delle fatture.

Contenuto dell'articolo

• Le fatture devono essere riemesse, non corrette
  
• Punti chiave nella riemissione delle fatture
  
• Errori frequenti durante la creazione delle fatture
  
• Come gestire gli errori durante la creazione delle fatture
  
• Come prevenire errori nella creazione delle fatture
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Le fatture devono essere riemesse, non corrette

Una fattura non è semplicemente un documento che richiede un pagamento, ma un documento legale che attesta i dettagli di una transazione.

Correggere errori relativi a importi, date, aliquote fiscali o altri elementi tramite timbri di correzione comporta il rischio che la fattura venga considerata come "potenzialmente manomessa".

Inoltre, nell'ambito del sistema di fatturazione, il credito d'imposta potrebbe non essere riconosciuto se il numero di registrazione, l'aliquota fiscale o l'importo dell'imposta non sono corretti.

In altre parole, anche un errore formale di lieve entità può incidere sulle procedure contabili o sulle dichiarazioni fiscali del partner commerciale.

Per questo motivo, la regola di base per correggere una fattura è procedere alla sua riemissione con le informazioni corrette, anziché cancellare gli errori o applicare timbri di correzione.

Punti chiave per la riemissione delle fatture

Quando si riemette una fattura, è importante indicare chiaramente il collegamento tra la fattura originale e quella nuova. Specificare il motivo della riemissione e la natura dell'eventuale errore aiuta a evitare fraintendimenti con i partner commerciali e riduce il rischio di contestazioni di pagamento.

Differenzia i numeri delle fatture

Rendi immediatamente chiaro al destinatario che si tratta di una fattura riemessa. Se la fattura originale era la n. 1000, è meglio assegnare alla nuova una sottonumerazione come n. 1000-1 oppure aggiungere un'indicazione esplicita come "Fattura riemessa", così da evitare ambiguità.

Conferma la data di emissione

Nella riemissione di una fattura può sorgere il dubbio se mantenere la data originale o indicare la data di riemissione. In linea generale, la data di emissione originale non dovrebbe essere modificata. Cambiare la data di emissione potrebbe infatti far considerare la fattura come una nuova emissione, con il rischio di un doppio addebito.

Non dimenticare di informare il tuo partner commerciale

Quando informi il tuo partner commerciale del motivo della riemissione della fattura, assicurati di chiedere esplicitamente di eliminare la fattura originale o di sostituirla con quella nuova.

Errori frequenti nella creazione delle fatture

Gli errori di fatturazione derivano spesso da piccole imprecisioni nell'inserimento dei dati o dalla mancanza di una verifica incrociata. Tra gli errori più comuni rientrano importi, date o indirizzi errati, che talvolta non vengono individuati prima dell'invio della fattura. Sono frequenti anche gli errori nel calcolo dell'importo fatturato o dell'aliquota fiscale.

Errori nel calcolo dell'importo o dell'aliquota fiscale

Gli errori di calcolo sugli importi o sulle aliquote fiscali rientrano tra gli errori più comuni nella fatturazione.

Se la distinzione tra importi con imposta e senza imposta non è corretta, oppure se i criteri di arrotondamento per le frazioni non sono applicati in modo coerente, possono emergere discrepanze negli importi. È necessaria particolare attenzione nei settori che gestiscono più aliquote fiscali sui consumi in Giappone (8% e 10%), dove il rischio di errore è più elevato.

Per ridurre queste criticità, è utile utilizzare modelli con calcoli automatici e aliquote fiscali aggiornate regolarmente.

Data di emissione o scadenza di pagamento errata

Inserimenti errati delle date possono incidere sulle chiusure contabili o sulle scadenze di pagamento programmate.

È inoltre frequente che i documenti vengano inviati lasciando attiva l'impostazione di inserimento automatico della data di sistema.

Soprattutto nelle operazioni di chiusura di fine mese, anche un ritardo di un solo giorno può modificare le procedure contabili e le scadenze di pagamento, è quindi fondamentale verificare le date prima di emettere le fatture.

Errori nei nomi o negli indirizzi

Presta particolare attenzione a evitare errori nella denominazione dell'azienda del partner commerciale, nell'indirizzo e nei riferimenti della persona di contatto.

Fai attenzione non confondere diciture come "Ltd.", "LLC", "Inc." o "Co." nelle fatture e verifica sempre di utilizzare la denominazione societaria corretta e aggiornata. Un errore non solo comporta la necessità di riemettere la fattura, con conseguente perdita di tempo, ma può anche lasciare un'impressione negativa sul partner commerciale, soprattutto nel contesto dell'etichetta professionale giapponese.

Assicurati sempre di mantenere aggiornati i nomi ufficiali dei tuoi partner commerciali.

Come gestire gli errori nella creazione delle fatture

Come accennato in precedenza, durante l'emissione delle fatture possono verificarsi degli errori. Per evitare rischi legali quando si correggono importi o altri elementi di una fattura, è consigliabile procedere alla correzione tramite la riemissione del documento.

Verifica la natura dell'errore

Se ti accorgi di un errore dopo aver inviato una fattura a un cliente, il primo passo è individuare con precisione quale elemento contiene l'inesattezza

Verifica quale voce è errata, che si tratti dell'importo, dell'aliquota fiscale, del nome del destinatario, della data, dei dati del conto bancario o del numero di fattura.

In particolare, gli errori relativi agli importi o alle aliquote fiscali richiedono un controllo accurato, poiché incidono direttamente sulle dichiarazioni verso l'amministrazione fiscale e sugli importi da incassare.

Quando l'errore riguarda i dettagli della transazione o gli importi, e non semplici refusi, la procedura standard prevede la riemissione del documento.

Riemetti la fattura

Dopo aver confermato l'errore, emetti una nuova fattura con le informazioni corrette.

In fase di riemissione, assegna una sottonumerazione al numero della fattura originale oppure contrassegnala chiaramente come "Fattura riemessa", così da agevolarne la gestione futura. È inoltre consigliabile annotare sulla fattura originale un'indicazione come "Riemessa per errore" e conservarla insieme alla versione riemessa. In questo modo potrai spiegare facilmente la situazione in caso di verifiche fiscali o controlli contabili.

Contatta il partner commerciale e invia la fattura riemessa

Invia la fattura riemessa al partner commerciale e spiega chiaramente il motivo della riemissione.

Nel messaggio di accompagnamento, via email o lettera, indica in modo esplicito che la fattura è stata riemessa a causa di un errore presente nel documento inviato in precedenza e chiedi di sostituire la fattura originale con quella nuova.

In questa fase, accompagnare la spiegazione della correzione con delle scuse sarà percepito come un atteggiamento corretto e professionale, contribuendo a mantenere un rapporto di fiducia con il partner commerciale.

Come prevenire gli errori nella creazione delle fatture

La riemissione delle fatture è un processo dispendioso in termini di tempo e poco agevole sia per te sia per i partner commerciali. Per questo è importante definire un sistema di verifica periodica delle fatture e adottare meccanismi che siano utili per prevenire gli errori.

Utilizza un software per le fatture che supporti il sistema di fatturazione

L'utilizzo di un software per le fatture che supporta il sistema di fatturazione può essere utile a ridurre gli errori nella creazione delle fatture.

Le funzioni di calcolo automatico del software prevengono errori di immissione delle aliquote fiscali e degli importi totali, mentre i numeri di registrazione e le classificazioni fiscali vengono riportati automaticamente.

Inoltre, poiché il software registra lo storico delle fatture emesse, è semplice ricostruire e monitorare anche le riemissioni qualora si verifichi un errore.

Negli ultimi anni si è diffuso l'utilizzo di servizi all-in-one come Stripe Invoicing, che consentono alle attività di creare e inviare fatture conformi al sistema di fatturazione e di gestire i pagamenti online direttamente tramite il cloud.

Procedure come le correzioni di importi e la riemissione possono essere completate anche in formato elettronico, con conseguente maggiore precisione e velocità rispetto alle fatture cartacee.

L'adozione di strumenti di questo tipo consente di ridurre gli errori umani e, allo stesso tempo, rendere più efficienti i processi di addebito.

Crea un elenco di controllo

Crea un elenco di controllo che includa tutte le voci da verificare, come il nome del destinatario, l'importo, la data e il beneficiario, e assicurati che venga sempre controllato prima dell'invio della fattura. Per una maggiore affidabilità, separa i ruoli di emissione e approvazione delle fatture, così da garantire un processo di verifica incrociata accurato.

Documenta le regole interne

La standardizzazione delle procedure interne, ad esempio per l'assegnazione dei numeri di fattura e per le regole di riemissione, garantisce una gestione coerente anche in caso di cambiamenti del personale.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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