Als je ooit een fout hebt gemaakt in het bedrag of de datum op een factuur, heb je toen gedacht dat het voldoende was om gewoon een correctiestempel te gebruiken?

Helaas is dit niet de juiste manier om een fout te corrigeren. Volgens het gekwalificeerde factuursysteem (ook wel gewoon het “factuursysteem” genoemd) moeten correcties op facturen doorgaans worden aangebracht door de factuur opnieuw uit te geven.

Facturen zijn belangrijke documenten die dienen als bewijs van transacties. Fouten in de inhoud ervan kunnen leiden tot risico's zoals controle door het belastingkantoor of vertragingen in de betaling, waardoor het vertrouwen in B2B-transacties wordt ondermijnd.

In dit artikel wordt uitgelegd wat de juiste procedure is voor het opnieuw uitgeven van een factuur in Japan en waar je op moet letten als je dit doet. Ook wordt er ingegaan op cross-checksystemen om fouten te voorkomen en het gebruik van factuurbeheersoftware.

Wat staat er in dit artikel?

• Facturen moeten opnieuw worden uitgegeven, niet gecorrigeerd
  
• Belangrijke punten bij het opnieuw uitgeven van facturen
  
• Veelgemaakte fouten bij het maken van facturen
  
• Hoe om te gaan met fouten bij het maken van facturen
  
• Hoe je fouten bij het maken van facturen kunt voorkomen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Facturen moeten opnieuw worden uitgegeven, niet gecorrigeerd

Een factuur is niet alleen een document waarmee om betaling wordt gevraagd, maar ook een juridisch document met details over een transactie.

Als je fouten in het bedrag, de datum, het belastingtarief enz. corrigeert met een correctiestempel, bestaat het risico dat de factuur wordt beoordeeld als “mogelijk gemanipuleerd”.

Bovendien wordt onder het factuursysteem voorbelastingskrediet mogelijk niet erkend als het registratienummer, het belastingtarief of het belastingbedrag niet correct zijn.

Met andere woorden, zelfs een kleine administratieve fout kan mogelijk gevolgen hebben voor de boekhoudprocedures of belastingaangiften van je zakenpartner.

Daarom is de basisregel voor het corrigeren van facturen dat je ze opnieuw moet opstellen met de juiste informatie, in plaats van fouten door te strepen of correctiestempels aan te brengen.

Belangrijke punten bij het opnieuw uitgeven van facturen

Als je een factuur opnieuw verstuurt, is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat het verband is tussen de oorspronkelijke factuur en de nieuwe factuur. Door de reden voor het opnieuw versturen en de aard van de fout te vermelden, voorkom je verwarring bij zakelijke partners en verklein je de kans op betalingsgeschillen.

Maak onderscheid tussen factuurnummers

Probeer het voor de ontvanger makkelijk te maken om te zien dat de factuur opnieuw is uitgegeven. Als de oorspronkelijke factuur nr. 1000 was, kun je het beste een subnummer zoals nr. 1000-1 toekennen aan de opnieuw uitgegeven factuur of een opmerking toevoegen zoals ‘Opnieuw uitgegeven’ om dit duidelijk te maken.

Bevestig de uitgiftedatum

Bij het opnieuw uitgeven van een factuur weet je misschien niet zeker of je de oorspronkelijke datum of de datum van heruitgifte moet gebruiken. In principe mag de oorspronkelijke datum niet worden gewijzigd. Het wijzigen van de uitgiftedatum van de factuur kan er namelijk toe leiden dat deze als een nieuwe factuur wordt behandeld, wat mogelijk tot dubbele facturering leidt.

Vergeet niet je zakenpartner op de hoogte te stellen

Wanneer je je zakenpartner informeert over de reden voor het opnieuw uitgeven van de factuur, vraag hem dan om de oorspronkelijke factuur weg te gooien of te vervangen door de nieuwe.

Veelvoorkomende fouten bij het maken van facturen

Fouten in facturen komen vaak voort uit kleine foutjes bij het invoeren van gegevens of uit het niet dubbel controleren van gegevens. Veelvoorkomende fouten zijn onder meer onjuiste bedragen, datums of adressen, en deze fouten worden soms pas opgemerkt nadat de facturen zijn verzonden.

Fouten bij het berekenen van het factuurbedrag of het belastingtarief

Rekenfouten met betrekking tot bedragen of belastingtarieven behoren tot de meest voorkomende fouten bij facturen.

Als het onderscheid tussen “met belasting” en “zonder belasting” verkeerd is, of als de afrondingsmethoden voor fractionele bedragen niet consistent zijn, kunnen er verschillen in bedragen ontstaan. Vooral in sectoren die te maken hebben met de verschillende consumptiebelastingtarieven in Japan (8% en 10%) is extra voorzichtigheid geboden, omdat er dan meer kans is op fouten.

Om fouten te voorkomen, kun je sjablonen gebruiken met automatische berekeningsfuncties en regelmatig bijgewerkte belastingtarieven.

Onjuiste uitgiftedatum of vervaldatum

Onjuiste datumgegevens kunnen van invloed zijn op sluitingsdata of geplande betalingsdata.

Het komt ook vaak voor dat documenten worden verzonden terwijl de automatische datuminvoer van het systeem nog is ingeschakeld.

Vooral bij transacties aan het einde van de maand kan zelfs een dag vertraging de boekhoudprocedures en betalingsschema's veranderen, dus controleer de datums voordat je facturen verstuurt.

Fouten met namen of adressen

Wees vooral voorzichtig om fouten in de bedrijfsnaam, het adres en de contactpersoon van je zakenpartner te voorkomen.

Let erop dat je “Ltd.”, ‘LLC’, “Inc.” of “Co.” niet door elkaar haalt op je facturen; controleer of je de huidige en juiste bedrijfsnaam gebruikt. Een fout leidt niet alleen tot het gedoe van opnieuw uitgeven, maar kan ook een onaangename indruk achterlaten bij je zakenpartner, vooral tegen de achtergrond van de Japanse zakelijke etiquette.

Zorg er altijd voor dat je de officiële namen van je zakenpartners up-to-date houdt.

Hoe om te gaan met fouten bij het maken van facturen

Zoals eerder vermeld, kunnen er soms fouten optreden bij het maken van facturen. Om juridische risico's te vermijden bij het corrigeren van bedragen of andere details op een factuur, is het raadzaam om dergelijke correcties uit te voeren door het document opnieuw uit te geven.

Controleer de aard van de fout

Als je een fout opmerkt nadat je een factuur naar een klant hebt gestuurd, is de eerste stap om te bepalen welk deel de fout bevat.

Controleer welk item onjuist is: het bedrag, het belastingtarief, de naam van de ontvanger, de datum, de bankgegevens of het factuurnummer.

Vooral fouten in bedragen of belastingtarieven moeten zorgvuldig worden gecontroleerd, omdat deze rechtstreeks van invloed zijn op de aangiften bij het belastingkantoor en de te betalen bedragen.

Als de fout betrekking heeft op transactiegegevens of bedragen en niet om kleine typefouten gaat, is de standaardprocedure om het document opnieuw uit te geven.

Geef de factuur opnieuw uit

Nadat je de fout hebt bevestigd, maak je een nieuwe factuur met de juiste gegevens.

Geef bij het opnieuw uitgeven een subnummer aan het oorspronkelijke factuurnummer of markeer het duidelijk als ‘Opnieuw uitgegeven’ om het beheer in de toekomst te vergemakkelijken. Het is raadzaam om de oorspronkelijke factuur duidelijk te markeren met een opmerking zoals ‘Opnieuw uitgegeven vanwege fout’ en deze samen met de opnieuw uitgegeven versie te beheren. Zo kun je de situatie gemakkelijk uitleggen tijdens belastingcontroles of boekhoudkundige inspecties.

Neem contact op met de zakenpartner en stuur de opnieuw uitgegeven factuur

Vermeld in je e-mail of brief duidelijk: “We hebben de factuur opnieuw uitgegeven omdat er een fout stond in de factuur die we eerder hebben gestuurd” en vraag of ze de oude factuur kunnen vervangen door de nieuwe.

Als je op dat moment je excuses aanbiedt en uitlegt waarom de factuur is gecorrigeerd, komt dat oprecht over en behoud je het vertrouwen van je zakenpartner.

Hoe je fouten bij het opstellen van facturen kunt voorkomen

Het opnieuw uitgeven van facturen is tijdrovend en onhandig voor zowel jou als je zakenpartners. Het is belangrijk om een systeem op te zetten voor het regelmatig controleren van facturen en het creëren van mechanismen om fouten te voorkomen.

Gebruik facturatiesoftware die het factuursysteem ondersteunt

Door facturatiesoftware te gebruiken die het factuursysteem ondersteunt, kun je fouten bij het maken van facturen verminderen.

De automatische berekeningsfunctie van de software voorkomt invoerfouten in belastingtarieven en totaalbedragen, terwijl registratienummers en belastingclassificaties automatisch worden weergegeven.

Omdat de software een overzicht bijhoudt van de facturen die zijn uitgegeven, is het bovendien eenvoudig om het overzicht van opnieuw uitgegeven facturen te volgen als er toch een fout optreedt.

De laatste tijd wordt er steeds vaker gebruikgemaakt van alles-in-één-diensten zoals Stripe Invoicing, waarmee ondernemingen facturen die voldoen aan het factuursysteem kunnen maken en versturen en online betalingen kunnen beheren, allemaal via de cloud.

Procedures zoals bedragscorrecties en heruitgifte kunnen ook papierloos worden afgehandeld, wat resulteert in een grotere nauwkeurigheid en snelheid in vergelijking met papieren facturen.

Door dit soort tools te gebruiken, kun je menselijke fouten verminderen en tegelijkertijd de factureringsprocessen stroomlijnen.

Maak een checklist

Maak een checklist met alle items die moeten worden gecontroleerd, zoals de naam van de ontvanger, het bedrag, de datum en de begunstigde. Zorg ervoor dat deze checklist wordt gecontroleerd voordat je facturen verstuurt. Voor extra veiligheid kun je de rollen van het uitgeven en goedkeuren van facturen scheiden om een grondig controleproces af te dwingen.

Leg interne regels vast

Door interne procedures te standaardiseren, zoals de manier waarop factuurnummers worden toegekend en de regels voor het opnieuw uitgeven van facturen, zorg je ervoor dat de afhandeling consistent blijft, zelfs als er personeelswisselingen zijn.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.