Si alguna vez cometiste un error en el importe o la fecha de una factura, ¿pensaste que bastaría con utilizar un sello de corrección?

Lamentablemente, esta no es la forma correcta de corregir un error. Según el Sistema de Facturación Calificada (también conocido simplemente como el «Sistema de Facturación»), las correcciones a las facturas normalmente deben realizarse volviendo a emitir la factura.

Las facturas son documentos importantes que sirven como prueba de las transacciones. Los errores en su contenido pueden dar lugar a riesgos como el escrutinio de la agencia fiscal o retrasos en el pago, lo que socava la confianza en las transacciones B2B.

En este artículo se explican los procedimientos correctos para volver a emitir una factura en Japón y algunos puntos que debes tener en cuenta al hacerlo. También se analizan los sistemas de verificación cruzada para evitar errores y el uso de software de gestión de facturas.

¿Qué contiene este artículo?

• Las facturas deben volver a emitirse, no corregirse
  
• Puntos clave sobre la reemisión de facturas
  
• Errores frecuentes al crear facturas
  
• Cómo gestionar los errores al crear facturas
  
• Cómo evitar errores en la creación de facturas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Las facturas deben volver a emitirse, no corregirse

Una factura no es solo un documento en el que se solicita un pago, sino un documento legal que proporciona detalles de una transacción.

Corregir errores en el importe, la fecha, la tasa impositiva, etc., con un sello de corrección crea el riesgo de que la factura pueda considerarse «potencialmente manipulada».

Además, en virtud del sistema de facturación, no se podrán reconocer los créditos fiscales por insumos si el número de registro, la tasa impositiva o el importe del impuesto no son correctos.

En otras palabras, incluso un pequeño error administrativo podría afectar los procedimientos contables o las declaraciones fiscales de tu socio comercial.

Por lo tanto, la regla básica para corregir facturas es volver a emitirlas con la información correcta, en lugar de tachar los errores o aplicar sellos de corrección.

Puntos clave sobre la reemisión de facturas

Al volver a emitir una factura, es importante indicar claramente la relación entre la factura original y la nueva. Explicar el motivo de la nueva emisión y la naturaleza del error ayuda a evitar confusiones con los socios comerciales y reduce la probabilidad de que surjan disputas relacionadas con el pago.

Distingue números de facturas

Intenta que el destinatario pueda distinguir fácilmente que la factura es una reemisión. Si la factura original era la n.º 1000, lo mejor sería asignar un subnúmero como 1000-1 a la factura reemitida o añadir una nota como «Reemisión» para que quede claro.

Confirma la fecha de emisión

Al volver a emitir una factura, es posible que no estés seguro de si debes utilizar la fecha original o la fecha en que se volvió a emitir. En principio, la fecha original no debe modificarse. Esto se debe a que cambiar la fecha de emisión de la factura puede dar lugar a que se considere una factura nueva, lo que podría provocar una facturación duplicada.

No olvides informar a tu socio comercial

Cuando le informes a tu socio comercial del motivo de la reemisión de la factura, asegúrate de pedirle que descarte la factura original o la sustituya por la nueva.

Errores frecuentes al crear facturas

Los errores en la facturación suelen deberse a pequeños descuidos al introducir los datos o a la falta de una doble verificación de ellos. Entre los errores más comunes se encuentran los importes, las fechas o las direcciones incorrectas, y a veces estos errores no se detectan antes de enviar las facturas.

Errores al calcular el importe de la factura o tasa impositiva

Los errores de cálculo relacionados con los importes o los tasas impositivas son algunos de los errores más comunes en las facturas.

Si la diferenciación entre «con impuestos» y «sin impuestos» es incorrecta, o si los métodos de redondeo de los importes fraccionarios son inconsistentes, pueden surgir discrepancias en los importes. Se debe tener especial cuidado en los sectores que manejan las múltiples tasas impositivas sobre el consumo en Japón (8 % y 10 %), ya que es más probable que se produzcan errores.

Para evitar errores, puedes utilizar plantillas con funciones de cálculo automático y tasas impositivas actualizadas periódicamente.

Fecha de emisión o fecha de vencimiento del pago incorrecta

Las entradas de fechas incorrectas pueden afectar las fechas de cierre o las fechas de pago programadas.

También es común ver casos en los que los documentos se envían con la configuración de entrada automática de fecha del sistema aún habilitada.

Especialmente en el caso de las transacciones de cierre de fin de mes, incluso un solo día de retraso puede alterar los procedimientos contables y los calendarios de pago, por lo que debes verificar las fechas antes de emitir las facturas.

Errores con nombres o direcciones

Ten especial cuidado en evitar errores en el nombre de la empresa, la dirección y la persona de contacto de tu socio comercial.

Ten cuidado al mezclar «Ltd.», «LLC», «Inc.» o «Co.» en tus facturas; comprueba que estás utilizando el nombre actual y correcto de la empresa. Un error no solo te obligará a volver a emitir la factura, sino que también puede causar una mala impresión a tu socio comercial, especialmente teniendo en cuenta las normas de etiqueta empresarial japonesas.

Asegúrate siempre de mantener actualizados los nombres oficiales de tus socios comerciales.

Cómo gestionar los errores al crear facturas

Como se mencionó anteriormente, a veces pueden producirse errores al crear facturas. Para evitar riesgos legales al corregir importes u otros detalles de una factura, es recomendable realizar dichas correcciones volviendo a emitir el documento.

Verifica la naturaleza del error

Si detectas un error después de enviar una factura a un cliente, el primer paso es identificar qué parte contiene el error.

Comprueba qué dato es incorrecto: si es el importe, la tasa impositiva, el nombre del destinatario, la fecha, los datos de la cuenta bancaria o el número de factura.

En particular, los errores en los importes o tasas impositivas deben verificarse cuidadosamente, ya que afectan directamente a las declaraciones ante la agencia fiscal y a los importes de los pagos.

Si el error se refiere a los detalles de la transacción o a los importes, en lugar de a pequeños errores tipográficos, el procedimiento habitual es volver a emitir el documento.

Vuelve a emitir la factura

Después de confirmar el error, crea una nueva factura con la información correcta.

Al volver a emitir una factura, asigna un número secundario al número de factura original o indícalo claramente como «Reemitida» para facilitar su gestión futura. Es recomendable marcar claramente la factura original con una nota como «Reemitida por error» y gestionarla junto con la versión reemitida. De este modo, podrás explicar fácilmente la situación durante las auditorías fiscales o las inspecciones contables.

Ponte en contacto con el socio comercial y envía la factura reemitida

Envía la factura reemitida al socio comercial y explica claramente el motivo de la reemisión.

En tu correo electrónico o carta, indica claramente: «Hemos vuelto a emitir la factura porque había un error en la factura que enviamos anteriormente» y solicita que sustituyan la factura antigua por la nueva.

En este momento, ofrecer una disculpa junto con una explicación sobre la corrección de la factura se percibirá como una respuesta sincera, lo que te permitirá mantener la confianza con tu socio comercial.

Cómo evitar errores en la creación de facturas

Reemitir facturas lleva mucho tiempo y resulta incómodo tanto para ti como para tus socios comerciales. Es importante establecer un sistema para revisar las facturas con regularidad y crear mecanismos para evitar errores.

Usa un software de facturación que sea compatible con el sistema de facturación

El uso de un software de facturación compatible con el sistema de facturación puede ayudar a reducir los errores en la creación de facturas.

La función de cálculo automático del software evita errores en la introducción de tipos impositivos e importes totales, mientras que los números de registro y las clasificaciones fiscales se reflejan automáticamente.

Además, dado que el software registra un historial de las facturas emitidas, es fácil rastrear el historial de las facturas reemitidas si se produce un error.

Recientemente, el uso de servicios todo en uno, como Stripe Invoicing, se ha vuelto más común, lo que permite a las empresas crear y enviarfacturas que cumplen con el sistema de facturación y gestionar los pagos electrónicos, todo a través de la nube.

Procedimientos como las correcciones de importes y la reemisión también pueden realizarse sin papel, lo que se traduce en una mayor precisión y rapidez en comparación con las facturas en papel.

La implementación de este tipo de herramientas permite reducir los errores humanos y, al mismo tiempo, optimizar las operaciones de facturación.

Crea una lista de verificación

Crea una lista de verificación que contenga todos los elementos que deben verificarse, como el nombre del destinatario, el importe, la fecha y el beneficiario. Asegúrate de revisar esta lista antes de enviar las facturas. Para mayor seguridad, separa las funciones de emisión y aprobación de facturas para garantizar un proceso de verificación cruzada exhaustivo.

Documenta las normas internas

La estandarización de los procedimientos internos, como la forma de asignar los números de factura y las normas para volver a emitir facturas, garantizará un manejo coherente incluso cuando haya cambios de personal.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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