Si alguna vez has cometido un error en el importe o la fecha de una factura, ¿has pensado que bastaría con utilizar un sello de corrección?

Desafortunadamente, esta no es la forma correcta de corregir un error.. En el sistema de facturación cualificada (también conocido simplemente como «Sistema de Facturación»), las correcciones en las facturas normalmente deben realizarse volviendo a emitir la factura.

Las facturas son documentos importantes que sirven como prueba de las transacciones. Los errores en su contenido pueden dar lugar a riesgos como el escrutinio de la agencia tributaria o retrasos en los pagos, lo que socava la confianza en las transacciones entre empresas.

En este artículo se explican los procedimientos correctos para volver a emitir una factura en Japón y algunos puntos que hay que tener en cuenta al hacerlo. También se analizan los sistemas de verificación cruzada para evitar errores y el uso de software de gestión de facturas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Las facturas deben volver a emitirse, no corregirse
  
• Puntos clave a la hora de volver a emitir facturas
  
• Errores frecuentes al crear facturas
  
• Cómo gestionar los errores al crear facturas
  
• Cómo evitar errores en la creación de facturas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Las facturas deben volver a emitirse, no corregirse

Una factura no es solo un documento en el que se solicita un pago, sino un documento legal que proporciona detalles de una transacción.

Corregir errores en el importe, la fecha, el tipo impositivo, etc., con un sello de corrección crea el riesgo de que la factura pueda considerarse «potencialmente manipulada».

Además, en virtud del sistema de facturación, es posible que no se reconozcan los créditos fiscales por insumos si el número de registro, el tipo impositivo o el importe del impuesto no son correctos.

En otras palabras, incluso un pequeño error administrativo podría afectar a los procedimientos contables o a las declaraciones fiscales de tu socio comercial.

Por lo tanto, la regla básica para corregir facturas es volver a emitirlas con la información correcta, en lugar de tachar los errores o aplicar sellos de corrección.

Puntos clave a la hora de volver a emitir facturas

Al volver a emitir una factura, es importante establecer claramente la relación entre esta y la original. Es conveniente especificar el motivo de la reemisión y la naturaleza de cualquier error para evitar confusiones con los socios comerciales y reducir la probabilidad de disputas de pago.

Distingue los números de factura

Asegúrate de que el destinatario pueda distinguir fácilmente que se trata de una reemisión. Si la factura original era la n.º 1000, lo mejor sería asignarle un subnúmero como 1000-1 o añadir una nota que pusiera «Reemisión» para que quede claro.

Confirma la fecha de emisión

Al volver a emitir una factura, es posible que no estés seguro de si debes utilizar la fecha original o la fecha en que se volvió a emitir. En principio, no se debe cambiar la fecha original. Esto se debe a que cambiar la fecha de emisión de la factura puede dar lugar a que se considere una factura nueva, lo que podría provocar una facturación duplicada.

No olvides informar a tu socio comercial

Cuando informes a tu socio comercial del motivo de la reemisión de la factura, asegúrate de pedirle que descarte la factura original o que la sustituya por la nueva.

Errores frecuentes al crear facturas

Los errores en la facturación suelen deberse a descuidos al introducir los datos o a la falta de una doble comprobación de estos. Entre los errores más comunes se encuentran los importes, las fechas y las direcciones incorrectos, y a veces estos errores no se detectan antes de enviar las facturas.

Errores en el cálculo del importe de la factura o del tipo impositivo

Los errores de cálculo relacionados con los importes o los tipos impositivos son algunos de los errores más comunes en las facturas.

Si la diferenciación entre «con impuestos» y «sin impuestos» es incorrecta, o si los métodos de redondeo de los importes fraccionarios son inconsistentes, pueden surgir discrepancias en los importes. Se requiere especial precaución en los sectores que manejan los múltiples tipos impositivos sobre el consumo en Japón (8% y 10%), ya que es más probable que se produzcan errores.

Para evitar errores, puedes utilizar plantillas con funciones de cálculo automático y tipos impositivos actualizados periódicamente.

Fecha de emisión o fecha de vencimiento del pago incorrectas

Las entradas de fechas incorrectas pueden afectar a las fechas de cierre o a las fechas de pago programadas.

También es habitual que los documentos se envíen con la configuración de introducción automática de fechas del sistema aún activada.

Esto es especialmente importante en el caso de las transacciones de cierre de fin de mes, ya que incluso un solo día de retraso puede alterar los procedimientos contables y los calendarios de pago. Por este motivo, es fundamental verificar las fechas antes de emitir las facturas.

Errores con nombres o direcciones

Ten especial cuidado en evitar errores en el nombre de la empresa, la dirección y el nombre de la persona de contacto de tu socio comercial.

Ten cuidado con mezclar «Ltd.», «LLC», «Inc.» o «Co.» en tus facturas; comprueba que estás utilizando el nombre actual y correcto de la empresa. Un error no solo supone la molestia de tener que volver a emitir la factura, sino que también puede causar una impresión desagradable a tu socio comercial, especialmente en el contexto de la etiqueta empresarial japonesa.

Asegúrate siempre de mantener actualizados los nombres oficiales de tus socios comerciales.

Cómo gestionar los errores al crear facturas

Como se ha mencionado anteriormente, a veces pueden producirse errores al crear facturas. Para evitar riesgos legales al corregir importes u otros datos de una factura, es recomendable realizar dichas correcciones volviendo a emitir el documento.

Verifica la naturaleza del error

Si detectas un error después de enviar una factura a un cliente, el primer paso es identificar qué parte contiene el error.

Comprueba qué dato es incorrecto: si es el importe, el tipo impositivo, el nombre del destinatario, la fecha, los datos de la cuenta bancaria o el número de factura.

En particular, los errores en los importes o los tipos impositivos deben verificarse cuidadosamente, ya que afectan directamente a las declaraciones presentadas ante la administración tributaria y a los importes de los pagos.

Si el error se refiere a los datos de la transacción o a los importes, en lugar de a pequeños errores tipográficos, el procedimiento habitual es volver a emitir el documento.

Vuelve a emitir la factura

Después de confirmar el error, crea una nueva factura con la información correcta.

Al volver a emitir una factura, asigna un número secundario al número de factura original o indícalo claramente como «Reemitida» para facilitar su gestión futura. Es recomendable marcar claramente la factura original con una nota como «Reemitida por error» y gestionarla junto con la versión reemitida. De este modo, podrás explicar fácilmente la situación durante las auditorías fiscales o las inspecciones contables.

Ponte en contacto con tu socio comercial y envía la factura reemitida.

Envía la factura reemitida al socio comercial y explica claramente el motivo de la reemisión.

En tu correo electrónico o carta, indica claramente: «Hemos vuelto a emitir la factura porque había un error en la factura que enviamos anteriormente» y solicita que sustituyan la factura antigua por la nueva.

En este momento, ofrecer una disculpa junto con una explicación sobre la corrección de la factura se percibirá como una respuesta sincera, lo que te permitirá mantener la confianza con tu socio comercial.

Cómo evitar errores en la creación de facturas

Reemitir facturas lleva mucho tiempo y resulta incómodo tanto para ti como para tus socios comerciales. Por eso, es importante establecer un sistema para comprobar las facturas con regularidad y crear mecanismos que ayuden a evitar errores.

Utiliza un software de facturación compatible con el sistema de facturas

El uso de un software de facturación compatible con el sistema de facturas puede ayudar a reducir los errores en la creación de facturas.

La función de cálculo automático del programa informático evita errores al introducir los tipos impositivos e importes totales y refleja automáticamente los números de registro y las clasificaciones fiscales.

Además, dado que el software registra un historial de las facturas emitidas, es fácil realizar un seguimiento del historial de las facturas reemitidas si se produce un error.

Recientemente se ha generalizado el uso de servicios integrales como Stripe Invoicing, que permiten a las empresas crear y enviar facturas que cumplan con el sistema de facturación y gestionar pagos por Internet, todo ello a través de la nube.

Procedimientos como las correcciones de importes y la reemisión también pueden realizarse sin papel, lo que se traduce en mayor precisión y rapidez en comparación con las facturas en papel.

La implementación de este tipo de herramientas permite reducir los errores humanos y optimizar las operaciones de facturación.

Crea una lista de verificación

Crea una lista de verificación que incluya todos los elementos que deben comprobarse, como el nombre del destinatario, el importe, la fecha y el beneficiario. Asegúrate de revisar esta lista antes de enviar las facturas. Para mayor seguridad, separa las funciones de emisión y aprobación de facturas y así garantizarás un proceso de verificación cruzada exhaustivo.

Documenta las reglas internas

La estandarización de los procedimientos internos, como la forma de asignar los números de factura y las normas para volver a emitirlas, garantizará un tratamiento coherente, incluso cuando haya cambios de personal.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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