Om du någonsin gjorde ett misstag med beloppet eller datumet på en faktura, tänkte du då att det vore okej att bara använda en korrigeringsstämpel?

Tyvärr är detta fel sätt att rätta till ett fel. Enligt det kvalificerade fakturasystem (även kallat ”Fakturasystemet”) måste korrigeringar av fakturor vanligtvis göras genom att fakturan utfärdas på nytt.

Fakturor är viktiga dokument som fungerar som bevis på transaktioner. Fel i deras innehåll kan leda till risker som granskning från skattemyndigheten eller förseningar i betalningen, vilket undergräver förtroendet för B2B-transaktioner.

Den här artikeln kommer att förklara korrekta procedurer vid återutfärdande av en faktura i Japan samt några punkter att notera när du gör det. Den kommer också att diskutera korskontrollsystem för att förhindra fel och användning av fakturahanteringsprogramvara.

Vad innehåller den här artikeln?

• Fakturor måste utfärdas på nytt, inte rättas till
  
• Viktiga punkter vid återutfärdande av fakturor
  
• Vanliga misstag vid skapandet av fakturor
  
• Hur man hanterar misstag när fakturor skapas
  
• Hur man förebygger fel vid fakturaskapandet
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Fakturor måste utfärdas på nytt, inte rättas till

En faktura är inte bara ett dokument som begär betalning; det är ett juridiskt dokument som ger detaljer om en transaktion.

Att rätta fel i belopp, datum, skattesats etc. med en korrigeringsstämpel skapar risken att fakturan kan bedömas som ”potentiellt manipulerad”.

Dessutom kan ingående skattekrediter under fakturasystemet inte erkännas om registreringsnumret, skattesatsen eller skattebeloppet inte är korrekta.

Med andra ord kan även ett mindre administrativt fel potentiellt påverka redovisningsrutinerna eller skattedeklarationerna hos din affärspartner.

Därför är grundregeln för att rätta fakturor att utfärda dem på nytt med korrekt information, istället för att stryka fel eller lägga på korrigeringsstämplar.

Viktiga punkter vid återutfärdande av fakturor

När du utfärdar en faktura på nytt är det viktigt att tydligt ange sambandet mellan den ursprungliga fakturan och den nya. Att ange orsaken till återutfärdandet och arten av eventuella fel hjälper till att undvika förvirring med affärspartners och minskar risken för betalningstvister.

Särskilj fakturanummer

Försök göra det enkelt för mottagaren att se att fakturan är återutfärdad. Om den ursprungliga fakturan var nr 1 000 är det bäst att tilldela ett undernummer som nr 1000-1 till den återutfärdade fakturan eller lägga till en notis som ”Återutfärdad” för att göra det tydligt.

Bekräfta utfärdandedatumet

När du utfärdar en faktura på nytt kan du vara osäker på om du ska använda det ursprungliga datumet eller datumet då den återutfärdades. I princip bör det ursprungliga datumet inte ändras. Detta beror på att om man ändrar fakturans utfärdandedatum kan det leda till att det behandlas som en ny faktura, vilket potentiellt kan leda till dubblettfakturor.

Glöm inte att informera din affärspartner

När du informerar din affärspartner om anledningen till att fakturan återutfärdas, se till att be dem antingen kassera den ursprungliga fakturan eller ersätta den med den nya.

Vanliga misstag när man skapar fakturor

Faktureringsfel beror ofta på mindre fel vid datamatning eller på bristande dubbelkontroll av data. Vanliga fel inkluderar felaktiga belopp, datum eller adresser – och dessa misstag upptäcks ibland inte innan fakturor skickas ut.

Fel vid beräkning av fakturabelopp eller skattesats

Beräkningsfel som rör belopp eller skattesatser är några av de vanligaste felen i fakturorna.

Om skillnaden mellan ”med skatt” och ”utan skatt” är felaktig, eller om avrundningsmetoder för bråkdelar är inkonsekventa, kan skillnader i belopp uppstå. Särskild försiktighet krävs för branscher som hanterar flera konsumtionsskattesatser i Japan (8 % och 10 %), eftersom fel är mer sannolika.

För att hjälpa till att undvika fel kan du använda mallar med automatiska beräkningsfunktioner och regelbundet uppdaterade skattesatser.

Felaktigt datum för utfärdande eller betalningsdatum

Felaktiga datumposter kan påverka bokföringsdatum eller schemalagda betalningsdatum.

Det är också vanligt att se fall där dokument skickas med systemets automatiska datuminställning fortfarande aktiverad.

Särskilt för stängningstransaktioner vid månadsslutet kan även en enda dags försening påverka bokföringsrutiner och betalningsscheman, så se till att verifiera datum innan du skickar fakturor.

Misstag med namn eller adresser

Var särskilt noga med att undvika fel i din affärspartners företagsnamn, adress och kontaktperson.

Var försiktig med att blanda ihop ”Ltd.”, ”LLC”, ”Inc.” eller ”Co.” på dina fakturor. Kontrollera att du använder det aktuella och korrekta företagsnamnet. Ett misstag orsakar inte bara besväret med att återuppta processen, utan kan också lämna ett obehagligt intryck på din affärspartner, särskilt mot bakgrund av japansk affärsetikett.

Se alltid till att hålla de officiella namnen på dina affärspartners uppdaterade.

Hur man hanterar misstag när man skapar fakturor

Som nämnts tidigare kan fel ibland uppstå vid upprättande av fakturor. För att undvika juridiska risker vid korrigering av belopp eller andra detaljer på en faktura är det rekommenderat att hantera sådana korrigeringar genom att utfärda dokumentet på nytt.

Verifiera felets natur

Om du märker ett fel efter att ha skickat en faktura till en kund är första steget att identifiera vilken del som innehåller felet.

Kontrollera vilken post som är felaktig – oavsett om det är belopp, skattesats, mottagarens namn, datum, bankkontouppgifter eller fakturanummer.

Särskilt måste fel i belopp eller skattesatser noggrant verifieras eftersom de direkt påverkar skattemyndighetens deklarationer och betalningsbelopp.

Om felet rör transaktionsdetaljer eller belopp snarare än mindre stavfel är standardproceduren att utfärda dokumentet på nytt.

Utfärda fakturan igen

Efter att ha bekräftat felet, skapa en ny faktura med korrekt information.

Vid återutfärdande, tilldela ett undernummer till det ursprungliga fakturanumret eller markera det tydligt som ”Återutfärdat” för att underlätta framtida hantering. Det är klokt att tydligt märka originalfakturan med en notis som ”Återutfärdad på grund av fel” och hantera den tillsammans med den återutfärdade versionen. Detta säkerställer att du enkelt kan förklara situationen under skatterevisioner eller redovisningsinspektioner.

Kontakta affärspartnern och skicka den återutfärdade fakturan

Skicka den återutfärdade fakturan till affärspartnern och förklara tydligt anledningen till att den återutfärdas.

I ditt mejl eller brev, ange tydligt: ”Vi har utfärdat fakturan på nytt eftersom det fanns ett fel i fakturan vi skickade tidigare,” och be dem ersätta den gamla fakturan med den nya.

Vid denna tidpunkt kommer en ursäkt tillsammans med en förklaring till fakturakorrigeringen att uppfattas som ett uppriktigt svar, vilket gör att du kan behålla förtroendet hos din affärspartner.

Hur man undviker fel vid fakturaskapandet

Att utfärda nya fakturor är tidskrävande och besvärligt för både dig och dina affärspartners. Det är viktigt att etablera ett system för att regelbundet kontrollera fakturor och skapa mekanismer för att förhindra fel.

Använd faktureringsprogramvara som stödjer fakturasystemet

Att använda faktureringsprogramvara som stödjer fakturasystemet kan hjälpa till att minska fel vid fakturaskapande.

Programvarans automatiska beräkningsfunktion förhindrar inmatningsfel i skattesatser och totala belopp, medan registreringsnummer och skatteklassificeringar automatiskt återspeglas.

Eftersom programvaran också registrerar en historik över de fakturor som har utfärdats är det lätt att spåra historiken för återutfärdade fakturor om ett fel uppstår.

Nyligen har användning av allt-i-ett-tjänster såsom Stripe Invoicing blivit vanligare, vilket gör det möjligt för företag att skapa och skicka räkningar som är kompatibla med fakturasystemet och hantera onlinebetalningar, allt via molnet.

Förfaranden som beloppskorrigeringar och återutfärdande kan också utföras papperslöst, vilket ger större noggrannhet och snabbhet jämfört med pappersfakturor.

Att implementera dessa typer av verktyg gör det möjligt att minska mänskliga fel samtidigt som faktureringsverksamheten effektiviseras.

Skapa en checklista

Skapa en checklista med alla poster som ska verifieras, såsom mottagarens namn, belopp, datum och mottagare. Se till att denna checklista granskas innan du skickar ut fakturor. För ökad säkerhet, separera rollerna för att utfärda och godkänna fakturor för att upprätthålla en grundlig korskontroll.

Dokumentera interna regler

Att standardisera interna rutiner, såsom hur fakturanummer tilldelas och regler för återutfärdande av fakturor, säkerställer konsekvent hantering även vid personalförändringar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.