Le prélèvement automatique est un moyen de paiement automatisé qui permet à une entreprise de prélever de l’argent directement sur le compte bancaire d’un client. Il est largement utilisé au Royaume-Uni pour les paiements récurrents tels que les abonnements, les adhésions, les factures de services publics et les plans de versements, et c’est l’un des moyens les plus simples pour les entreprises pour se faire payer. En 2023, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni a facilité plus de 1,8 milliard de prélèvements automatiques pour les factures des services publics et des ménages.

Contrairement aux ordres permanents, dans lesquels le client configure le paiement, les prélèvements automatiques sont mis en place par l’entreprise. Cette disposition est particulièrement utile pour les paiements dont le montant change, tels que les factures d’énergie qui fluctuent chaque mois et les services d’abonnement pour lesquels les clients peuvent changer de forfait. Dans les paragraphes qui suivent, nous expliquons les avantages et les inconvénients potentiels de ce mode de paiement pour les entreprises britanniques. Nous vous indiquons quelles sont les entreprises qui en bénéficient le plus, comment il se compare aux autres modes de paiement et comment atténuer les risques les plus fréquents.

Sommaire

• Quels sont les avantages et les inconvénients des prélèvements automatiques?
  
• Comment les prélèvements automatiques se comparent-ils aux autres moyens de paiement?
  
• Quels sont les types d’entreprises qui bénéficient le plus des prélèvements automatiques?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles réduire les risques liés aux prélèvements automatiques?
  

Quels sont les avantages et les inconvénients des prélèvements automatiques?

Comme tout moyen de paiement, les prélèvements automatiques présentent des avantages et des inconvénients. Voici les principaux avantages des prélèvements automatiques.

• Fiabilité : une fois que les clients ont autorisé la configuration, les paiements sont encaissés automatiquement à des dates convenues à l’avance. Cela fournit à votre entreprise une source de revenus fiable et facilite la planification des dépenses telles que les salaires et les paiements des fournisseurs.

• Commodité : pour les entreprises, les prélèvements automatiques peuvent éliminer le besoin de facturation manuelle, de rappels ou éliminer les retards de paiement. Pour les clients, les prélèvements automatiques éliminent la nécessité d’effectuer des paiements ponctuels.

• Flexibilité : les prélèvements automatiques vous permettent d’ajuster le montant que vous percevez, si nécessaire. Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises dont la facture est variable, comme les fournisseurs d’eau et d’énergie et les services d’abonnement à plusieurs niveaux.

• Frais peu élevés : les prélèvements automatiques comportent généralement des frais de transaction inférieurs à ceux des paiements par carte de crédit, ce qui permet aux entreprises de réaliser des économies.

• Protection des consommateurs : en cas d’erreur, comme le prélèvement d’un montant incorrect ou à la mauvaise date, le client a droit à un remboursement immédiat de la part de sa banque, conformément à la garantie de prélèvement automatique. Cette assurance peut inciter les clients à se sentir plus à l’aise lorsqu’ils acceptent des accords de prélèvement automatique.

• Évolutivité : les prélèvements automatiques peuvent évoluer. Que vous ayez 10 ou 10 000 clients, le processus de prélèvement automatique ne change pas et ne se complique pas au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Les inconvénients des prélèvements automatiques sont les suivants.

• Configuration : mettre en place des prélèvements automatiques peut s’avérer difficile. Si vous souhaitez les gérer vous-même, vous devrez répondre aux exigences strictes de votre banque. La plupart des petites entreprises font appel à des prestataires tiers, tels que Stripe, pour gérer les prélèvements automatiques.

• Vitesse : le traitement des prélèvements automatiques prend environ trois jours ouvrables en utilisant le Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni. Ce délai signifie qu’ils ne sont pas une option idéale si vous avez besoin que les fonds soient disponibles immédiatement, par exemple pour des dépenses urgentes.

• Risque d’échec de paiement : si un client n’a pas assez d’argent sur son compte, le prélèvement automatique échoue. Vous devrez disposer d’un système capable de gérer les relances ou de contacter le client pour résoudre le problème.

• Résistance du client : certains clients hésitent à céder le contrôle de leurs paiements, même avec le filet de sécurité de la garantie de prélèvement automatique. Ils préfèrent des méthodes qui leur offrent un contrôle plus immédiat, comme les paiements par carte, chaque fois que c’est nécessaire.

• Inefficacité : les prélèvements automatiques sont conçus pour les paiements récurrents, et non pour les transactions ponctuelles. Si vous devez occasionnellement encaisser des paiements ponctuels, cette méthode est plus lente que d’autres options telles que les virements bancaires et les cartes de crédit.

Comment les prélèvements automatiques se comparent-ils aux autres moyens de paiement?

Les prélèvements automatiques se distinguent des autres moyens de paiement par leur automatisation, leur fiabilité et leur adéquation aux paiements récurrents, mais ils ne sont pas idéaux dans toutes les situations. Voici comment ils se comparent à d’autres moyens de paiement courants.

Prélèvements automatiques

Les prélèvements automatiques sont idéaux pour les paiements récurrents tels que les abonnements et le paiement des factures de services publics, ainsi que pour les charges fluctuantes (par exemple, les services publics, les abonnements à plusieurs niveaux). Ils sont entièrement automatisés, ne nécessitent qu’une administration minimale de la part des clients ou des entreprises, et sont gérés par l’entreprise. Cela signifie que vous pouvez ajuster les montants ou les calendriers de paiement en fonction de vos besoins. Les prélèvements automatiques s’accompagnent de frais de transaction inférieurs à ceux des paiements par carte et des autres moyens de paiement.

Voici quelques inconvénients des prélèvements automatiques :

• les prélèvements automatiques exigent que les clients fassent confiance à l’entreprise pour gérer correctement les prélèvements, ce qui peut nécessiter une formation sur des mesures de protection telles que la garantie de prélèvement automatique.

• les entreprises doivent obtenir le consentement du client, ce qui peut ralentir le processus au départ.

• les prélèvements automatiques ne conviennent pas aux paiements ponctuels ou urgents en raison des délais de traitement. (La plupart des paiements prennent jusqu’à trois jours ouvrables pour être traités par Bacs.)

• les prélèvements automatiques obligent les clients à partager leurs coordonnées bancaires, ce que certains pourraient hésiter à faire.

Paiements par carte

Les paiements par carte de crédit sont autorisés presque instantanément et sont universellement acceptés et connus des clients. Ils sont pratiques pour les paiements ponctuels et les paiements en ligne, mais ils sont assortis de frais plus élevés. Les paiements par carte de crédit peuvent échouer en raison de l’expiration de la carte, de fonds insuffisants ou d’une suspicion de fraude. Lorsque cela se produit, les clients doivent mettre à jour manuellement les informations de leur carte, ce qui peut entraîner des interruptions.

Ordres permanents

Les ordres permanents sont faciles à mettre en œuvre par les clients par l’intermédiaire de leur banque et ne comportent généralement pas de frais de transaction. Mais ils ont moins de flexibilité en tant que moyen de paiement, car pour effectuer des ajustements au-delà du montant fixé, un client doit généralement annuler sa commande en cours et en créer une nouvelle. Les ordres permanents sont entièrement gérés par le client, de sorte que les entreprises n’ont aucun contrôle en cas de non-paiement.

Virements bancaires

Les virements bancaires sont une option rapide pour les paiements ponctuels, les fonds arrivant généralement presque instantanément. Mais ils exigent que les clients effectuent chaque paiement, ce qui n’est pas pratique pour les factures récurrentes. Les virements manuels peuvent également entraîner des retards ou des échecs de paiement qui perturbent votre flux de revenus.

Portefeuilles numériques

Les portefeuilles numériques sont plus faciles à utiliser pour les clients, en particulier pour les transactions en ligne. Ils offrent une couche de sécurité supplémentaire, car les clients n’ont pas besoin de partager leurs coordonnées bancaires directement avec l’entreprise. Cependant, ils s’accompagnent de frais de transaction plus élevés (souvent un pourcentage de la transaction plus des frais forfaitaires) et sont moins adaptés aux paiements récurrents, car les clients doivent généralement gérer les abonnements manuellement.

Options d’achat immédiat et de paiement différé

Les options d’achat immédiat et de paiement différé répartissent automatiquement les paiements au fil du temps, ce qui accroît l’accessibilité pour les achats de grande valeur et offre des options de paiement flexibles au point de vente. Mais ces options s’accompagnent de frais plus élevés pour les entreprises.

Quels sont les types d’entreprises qui bénéficient le plus des prélèvements automatiques?

Les prélèvements automatiques sont un bon choix pour les entreprises qui ont besoin de paiements récurrents fiables, qu’ils soient fixes ou variables. Les prélèvements automatiques sont particulièrement utiles pour réduire le travail administratif, éviter les retards de paiement et maintenir un revenu stable et prévisible. Voici qui en profite le plus et pourquoi.

Entreprises proposant des services par abonnement

Si votre entreprise propose des services par abonnement, qu’il s’agisse d’un service de diffusion en continu, d’un boîtier d’abonnement ou d’un logiciel, les prélèvements automatiques sont un bon choix. Les clients apprécient cette commodité et vous avez l’avantage de savoir que les paiements arriveront automatiquement.

Organisations associatives

Les prélèvements automatiques conviennent parfaitement aux salles de sport, aux clubs et aux associations. Les cotisations peuvent être encaissées sans effort, mois après mois. Les membres apprécient la simplicité des paiements automatiques et vous évitez les conversations potentiellement gênantes sur les retards de paiement.

Entreprises de services publics et de télécommunications

Les prélèvements automatiques sont un excellent moyen de gérer les factures fluctuantes associées aux services publics et aux services de télécommunications. La possibilité d’ajuster le montant des paiements facilite la gestion des frais variables.

Fournisseurs de services d’éducation et de garde d’enfants

Les prélèvements automatiques conviennent également aux écoles, aux crèches et aux services de soutien scolaire qui perçoivent des frais sur une base mensuelle ou trimestrielle. Les parents n’ont pas à se rappeler de payer pour chaque mois ou session, et votre entreprise peut compter sur des paiements réguliers sans l’obstacle administratif consistant à envoyer des rappels réguliers.

Entreprises immobilières et locatives

Les prélèvements automatiques peuvent simplifier le recouvrement des loyers pour les propriétaires et les sociétés de gestion immobilière. Les paiements mensuels sont effectués dans les délais prévus, sans que les locataires n’aient à prendre aucune mesure après la configuration initiale. Cela réduit le stress pour les deux parties.

Services de santé et de bien-être

Les prélèvements automatiques peuvent être un bon choix pour les cliniques privées, les services de thérapie, les studios de yoga et les applications de bien-être, en particulier s’il existe des modalités de paiement associées ou des abonnements en cours.

Organismes de bienfaisance et à but non lucratif

Les prélèvements automatiques permettent aux sympathisants d’effectuer facilement des dons réguliers à des organisations caritatives. Les donateurs apprécient la simplicité du processus, et votre organisation peut consacrer plus de temps à sa mission qu’à la gestion des contributions.

Services financiers

Les plans de remboursement de crédits et les plans d’épargne reposent souvent sur les prélèvements automatiques. Cette méthode garantit que les paiements réguliers sont effectués à temps, ce qui aide les clients à rester sur la bonne voie et offre à votre entreprise une certaine prévisibilité.

Fournisseurs d’assurance

Les primes d’assurance vont de pair avec les prélèvements automatiques. Qu’il s’agisse d’une assurance automobile, d’une assurance maladie ou d’une assurance vie, les prélèvements automatiques permettent d’encaisser facilement des paiements récurrents et de réduire les risques de défaillance des polices en raison de paiements manqués.

Les commerçants qui proposent des plans de versements échelonnés

Pour les entreprises qui vendent des articles de grande valeur, tels que des meubles et des appareils électroménagers, les prélèvements automatiques constituent un excellent moyen de gérer les modalités de paiement. Les clients peuvent étaler les coûts dans le temps, et vous n’avez pas à vous soucier de la gestion des paiements ponctuels ou des transactions en retard.

Services B2B

Les prélèvements automatiques peuvent être un bon moyen de traiter les frais d’un mandat régulier pour des services professionnels tels que le marketing, l’informatique et le conseil.

Fournisseurs de services gérés

Les prélèvements automatiques sont un moyen utile de payer des contrats d’assistance informatique, de services en nuage et de surveillance de la sécurité. Ce moyen de paiement est particulièrement utile lorsque vous gérez plusieurs clients qui paient tous selon des calendriers différents.

Comment les entreprises peuvent-elles réduire les risques liés aux prélèvements automatiques?

Les prélèvements automatiques constituent un moyen fiable et efficace d’encaisser des paiements. Mais comme tout système, ils comportent des risques, qui vont des échecs de paiement aux litiges avec les clients. La plupart de ces risques peuvent être gérés avec les bonnes stratégies et les bons processus. Voici comment les entreprises peuvent réduire les risques et tirer le meilleur parti des prélèvements automatiques.

Définir des attentes claires dès le départ

Lorsque vous configurez des prélèvements automatiques, expliquez à vos clients comment ils fonctionnent exactement. Assurez-vous qu’ils comprennent les éléments suivants.

• À quoi sert le paiement

• Quel montant qui sera retiré de son compte (ou le fait que le montant peut varier, le cas échéant)?

• Quand les paiements seront-ils encaissés?

• Quel est le délai de préavis avant tout changement?

En faisant preuve de transparence, vous minimisez la confusion et renforcez les relations avec les clients. Ainsi, les clients seront moins susceptibles de remettre en question ou de contester des paiements par la suite.

Informer les clients des changements

Si le montant d’un paiement change ou si vous introduisez un nouveau paiement, informez vos clients bien à l’avance. La garantie de prélèvement automatique vous oblige à le faire, mais au-delà de la conformité, c’est une bonne pratique. Un bref courriel ou une lettre expliquant le changement peut éviter les malentendus et donner aux clients le sentiment de garder le contrôle.

Surveiller les échecs de paiement

Ce ne sont pas tous les paiements qui aboutissent. Mettez en place des systèmes de suivi des échecs de paiement et contactez le client pour résoudre le problème. Plus vite vous traitez les échecs de paiement, moins ils risquent de dégénérer en problèmes plus importants.

Investir dans un prestataire de paiement de confiance

Si vous ne gérez pas les prélèvements automatiques en interne, choisissez votre prestataire de services de paiement avec soin. Recherchez un partenaire doté de protocoles de sécurité solides, de systèmes fiables et d’un excellent service d’assistance client. Les prestataires de services de paiement tels que Stripe acceptent les prélèvements automatiques et peuvent prendre en charge une grande partie du travail et des risques pour vous.

Rester en conformité avec les règles Bacs

Au Royaume-Uni, les prélèvements automatiques sont effectués par l’intermédiaire de Bacs, qui applique des normes de conformité strictes. Que vous gériez vous-même la configuration de votre prélèvement automatique ou que vous fassiez appel à un tiers, vous êtes responsable du respect de ces règles. Des audits réguliers, un traitement sécurisé des données et des pratiques de notification appropriées peuvent vous permettre de rester en conformité et de réduire votre exposition aux litiges ou aux pénalités.

Protéger les données des clients

Utilisez le chiffrement, le stockage sécurisé et les contrôles d’accès pour assurer la sécurité des données des clients. Ces mesures rassurent vos clients et peuvent réduire le risque de fraude.

Mettre en place un processus de remboursement et de litige

Dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique, les clients peuvent demander un remboursement en cas de problème. Si cela permet aux clients de se sentir plus en sécurité, cela peut également exposer votre entreprise à des litiges. Préparez-vous à y faire face en tenant des registres clairs des mandats et des communications, en disposant d’un système permettant de vérifier rapidement les réclamations et d’émettre des remboursements si nécessaire, et en formant votre équipe sur la façon de traiter les litiges de manière professionnelle et rapide.

Communiquer clairement et de manière proactive

Les malentendus sont une cause fréquente de litiges. Maintenez la communication ouverte et proactive en envoyant des rappels avant que les paiements ne soient effectués, ce qui permet aux clients de vous contacter plus facilement s’ils ont des questions, et en utilisant un langage simple et convivial dans tous vos courriels et avis. Cela montre à vos clients que vous êtes responsable et digne de confiance.

Intégrer de la flexibilité pour les clients

Faites preuve de souplesse en cas d’imprévu (par exemple, lorsqu’un client est confronté à des pressions financières inattendues ou oublie de mettre à jour ses informations après avoir changé de banque). Offrez à vos clients la possibilité de modifier les dates de paiement si nécessaire, facilitez-leur la mise à jour de leurs informations bancaires et proposez des délais de grâce ou d’autres modalités dans des cas particuliers. Cela peut réduire les frictions et renforcer les relations, de sorte que les clients sont moins susceptibles d’annuler leurs mandats.