Le prélèvement automatique est un moyen de paiement automatisé qui permet à une entreprise de prélever de l'argent directement sur le compte bancaire d'un client. Il est largement utilisé au Royaume-Uni pour les paiements récurrents tels que les abonnements, les adhésions, les factures de services publics et les plans de versements échelonnés. C’est l’un des moyens les plus simples pour les entreprises de se faire payer. En 2023, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni a facilité plus de 1,8 milliard de prélèvements automatiques pour les seules factures des services publics et des ménages.

Contrairement aux ordres permanents, où c'est le client qui établit le paiement, les prélèvements automatiques sont mis en place par l’entreprise. Ce système est particulièrement utile pour les paiements dont le montant varie, comme les factures d'énergie qui fluctuent chaque mois et les services d'abonnement pour lesquels les clients sont susceptibles de changer de formule. Nous décrivons ci-dessous les avantages et les inconvénients potentiels de ce moyen de paiement pour les entreprises britanniques, les entreprises qui en bénéficient le plus, les différences avec les autres moyens de paiement et les solutions pour atténuer les risques les plus courants.

Sommaire de cet article

• Quels sont les avantages et les inconvénients des prélèvements automatiques ?
  
• Quelles sont les différences entre les prélèvements automatiques et les autres moyens de paiement ?
  
• Quels sont les types d’entreprises qui bénéficient le plus des prélèvements automatiques ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles réduire les risques liés aux prélèvements automatiques ?
  

Quels sont les avantages et les inconvénients des prélèvements automatiques ?

Comme tous les moyens de paiement, les prélèvements automatiques présentent des avantages et des inconvénients. Leurs principaux avantages sont les suivants :

• Fiabilité : une fois que les clients ont autorisé la mise en place du prélèvement, les paiements sont effectués automatiquement aux dates convenues. Cela permet à votre entreprise de disposer d'une source de revenus fiable et de mieux gérer ses dépenses, comme le versement des salaires et le paiements des fournisseurs.

• Commodité : pour les entreprises, les prélèvements automatiques évitent de devoir recourir à la facturation manuelle, d'envoyer des rappels ou de faire face à des retards de paiement. Pour les clients, les prélèvements automatiques éliminent la nécessité d’avoir à effectuer des paiements ponctuels.

• Flexibilité : les prélèvements automatiques vous permettent d’ajuster le montant que vous prélevez, si nécessaire. Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises dont le montant des factures varient, comme les fournisseurs d’eau et d’énergie ou les services d’abonnement à plusieurs niveaux.

• Frais peu élevés : les frais de transaction des prélèvements automatiques sont généralement inférieurs à ceux des paiements par carte bancaire, ce qui permet aux entreprises de réaliser des économies.

• Protection des consommateurs : en cas d’erreur (par exemple, prélèvement d'un montant incorrect ou à la mauvaise date), le client peut prétendre à un remboursement immédiat auprès de sa banque, conformément à la garantie de prélèvement automatique. Cette protection permet de rassurer les clients quant à l'utilisation des prélèvements automatiques.

• Évolutivité : les prélèvements automatiques conviennent aux entreprises de toutes tailles. Que vous ayez 10 ou 10 000 clients, le processus de prélèvement automatique reste identique et ne devient pas plus complexe lorsque votre entreprise grandit.

Les inconvénients des prélèvements automatiques sont les suivants :

• Mise en place : la mise en place des prélèvements automatiques peut s’avérer difficile. Si vous souhaitez les gérer vous-même, vous devrez répondre aux exigences strictes de votre banque. La plupart des petites entreprises font appel à des prestataires tiers, tels que Stripe, pour gérer les prélèvements automatiques.

• Vitesse de traitement : le traitement des prélèvements automatiques prend environ trois jours ouvrables via Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni. Ce délai est donc à prendre en compte si vous avez besoin que les fonds soient disponibles immédiatement, par exemple pour des dépenses urgentes.

• Risque d’échec de paiement : si un client ne dispose pas des fonds suffisants sur son compte, le prélèvement automatique échoue. Vous devrez mettre en place un système capable d'effectuer de nouvelles tentatives de paiement ou de contacter le client pour résoudre le problème.

• Réticence des clients : certains clients hésitent à autoriser une entreprise à prélever directement de l’argent sur leur compte, même avec la garantie de prélèvement automatique. Ils préfèrent généralement les moyens de paiement offrant un contrôle plus direct, comme les paiements par carte bancaire.

• Inefficacité : les prélèvements automatiques sont conçus pour les paiements récurrents, et non pour les transactions ponctuelles. Si vous devez occasionnellement encaisser des paiements ponctuels, cette solution est plus lente que d’autres options telles que les virements bancaires et les paiements par carte bancaire.

Quelles sont les différences entre les prélèvements automatiques et les autres moyens de paiement ?

Les prélèvements automatiques se distinguent des autres moyens de paiement par leur automatisation, leur fiabilité et leur adéquation aux paiements récurrents. Cependant, ils ne conviennent pas à toutes les situations. Voici une comparaison avec d'autres moyens de paiement courants.

Prélèvements automatiques

Les prélèvements automatiques conviennent parfaitement aux paiements récurrents tels que les abonnements et les factures de services publics, ainsi que pour les montants variables (par exemple, les factures d'eau et d'énergie, les abonnements à tarification échelonnée). Gérés par l'entreprise, ils sont entièrement automatisés, ce qui allège la charge administrative des clients et des entreprises. Cela signifie que vous pouvez ajuster les montants ou les échéanciers de paiement en fonction de vos besoins. Les prélèvements automatiques s’accompagnent de frais de transaction inférieurs à ceux des paiements par carte et des autres moyens de paiement.

Voici quelques inconvénients des prélèvements automatiques :

• Les clients doivent faire confiance à l’entreprise pour gérer correctement les prélèvements automatiques, ce qui peut nécessiter de les informer sur les mesures de protection à leur disposition, telles que la garantie de prélèvement automatique.

• Les entreprises doivent obtenir le consentement du client, ce qui peut ralentir le processus au départ.

• Les prélèvements automatiques ne sont pas adaptés aux paiements ponctuels ou urgents en raison des délais de traitement. (La plupart des paiements prennent jusqu’à trois jours ouvrables pour être traités via le réseau Bacs.)

• Les prélèvements automatiques obligent les clients à partager leurs coordonnées bancaires, ce que certains peuvent être réticents à faire.

Paiements par carte

Les paiements par carte de crédit sont autorisés presque instantanément, sont universellement acceptés et sont largement utilisés par les clients. Ils conviennent particulièrement aux paiements ponctuels et aux paiements en ligne, mais ils sont assortis de frais plus élevés. Les paiements par carte bancaire en cas d’expiration de la carte, de fonds insuffisants ou d’une suspicion de fraude. Lorsque cela se produit, les clients doivent mettre à jour manuellement les informations de leur carte, ce qui peut entraîner des interruptions.

Ordres permanents

Les ordres permanents sont simples à mettre en œuvre par les clients par l’intermédiaire de leur banque et ne sont généralement assortis d’aucuns frais de transaction. Néanmoins, ils offrent une flexibilité moindre, car pour modifier le montant initialement défini, le client n'a généralement pas d'autre choix que d'annuler son ordre et en créer un nouveau. Les ordres permanents sont entièrement gérés par le client, de sorte que les entreprises n’ont aucun contrôle en cas de non-paiement.

Virements bancaires

Les virements bancaires sont une option rapide pour les paiements ponctuels, car les fonds sont généralement transférés instantanément. Toutefois, ils nécessitent que le client initie chaque paiement, ce qui les rend peu pratiques pour les factures récurrentes. En outre, les virements manuels augmentent le risque d’oublis ou de retards, ce qui peut perturber votre flux de revenus.

Wallets

Les wallets sont plus faciles à utiliser pour les clients, en particulier pour les transactions en ligne. Ils offrent une couche de sécurité supplémentaire, car les clients n’ont pas besoin de partager leurs coordonnées bancaires directement avec l’entreprise. Cependant, ils s’accompagnent de frais de transaction plus élevés (souvent un pourcentage de la transaction plus des frais fixes) et sont moins adaptés aux paiements récurrents, car les clients doivent généralement gérer les abonnements manuellement.

Paiement différé

Les options de paiement différé permettent de diviser un paiement en plusieurs échéances, rendant ainsi les achats plus accessibles, notamment pour les montants élevés. Elles offrent une grande souplesse aux clients au moment du paiement. Toutefois, ces options impliquent généralement des frais plus élevés pour les entreprises.

Quels sont les types d’entreprises qui bénéficient le plus des prélèvements automatiques ?

Les prélèvements automatiques sont un bon choix pour les entreprises ayant besoin de paiements récurrents fiables, que leurs montants soient fixes ou variables. Ils permettent de la charge administrative, d'éviter les retards de paiement et de garantir une source de revenus stable et prévisible. Voici les entreprises qui en profitent le plus et pourquoi.

Entreprises proposant des abonnements

Si votre entreprise propose des abonnements, qu’il s’agisse d’un service de streaming, d’un service de coffret par abonnement ou d’un logiciel, les prélèvements automatiques sont une solution intéressante. Les clients apprécient cette simplicité et vous bénéficiez de la garantie de paiements automatiques.

Organisations associatives

Les prélèvements automatiques conviennent parfaitement aux salles de sport, aux clubs et aux associations. Les cotisations des membres peuvent être prélevées facilement tous les mois. Les membres apprécient la simplicité des paiements automatiques et vous évitez ainsi les conversations potentiellement embarrassantes en cas de retard de paiement.

Entreprises de services publics et de télécommunications

Les prélèvements automatiques sont un excellent moyen de gérer les factures aux montants variables afférentes aux services publics et aux services de télécommunications. La possibilité d’ajuster le montant des paiements facilite la gestion des frais variables.

Établissements éducatifs et services de garde d'enfants

Les prélèvements automatiques conviennent également aux écoles, aux crèches et aux services de soutien scolaire qui perçoivent des frais sur une base mensuelle ou trimestrielle. Les parents n'ont pas à se souvenir de payer chaque mois ou chaque session, et votre entreprise peut ainsi compter sur des paiements réguliers sans avoir à envoyer des rappels réguliers.

Entreprises immobilières et de location

Les prélèvements automatiques peuvent simplifier le recouvrement des loyers pour les propriétaires et les agences immobilières. Les paiements mensuels sont effectués dans les délais prévus, sans que les locataires n’aient à prendre aucune mesure après la configuration initiale. Cela réduit le stress pour les deux parties.

Services de santé et de bien-être

Les prélèvements automatiques peuvent être un choix judicieux pour les cliniques privées, les services de thérapie, les studios de yoga et les applications de bien-être, notamment lorsque ces services sont associés à des échéanciers de paiement ou à des abonnements continus.

Associations caritatives et à but non lucratif

Les prélèvements automatiques permettent d’effectuer facilement des dons réguliers à des associations caritatives. Les donateurs apprécient la simplicité du processus, et votre association peut consacrer davantage de temps à sa mission qu’à la gestion des contributions.

Services financiers

Les échéanciers de remboursement de prêts et les plans d’épargne reposent souvent sur des prélèvements automatiques. Cette méthode garantit que les paiements sont effectués à temps, ce qui aide les clients à respecter leurs échéances voie et assure à votre entreprise une rentrée d’argent fiable.

Compagnies d’assurance

Les primes d'assurance se prêtent parfaitement aux prélèvements automatiques. Qu'il s'agisse d'une assurance automobile, d'une assurance maladie ou d'une assurance vie, les prélèvements automatiques constituent un moyen simple d'encaisser les paiements récurrents et de réduire les risques d'interruption de couverture pour cause de non-paiement.

Commerçants proposant des plans de versements échelonnés

Pour les entreprises qui vendent des articles de grande valeur, tels que des meubles et des appareils électroménagers, les prélèvements automatiques constituent un excellent moyen de gérer les échéanciers de paiement. De cette manière, les clients peuvent échelonner leurs paiements, et vous n’avez pas à vous soucier de la gestion des paiements ponctuels ou des transactions en retard.

Services B2B

Les prélèvements automatiques peuvent être un bon moyen de facturer de manière régulière des honoraires pour des services professionnels tels que le marketing, l’informatique et le conseil.

Fournisseurs de services gérés

Les prélèvements automatiques sont un moyen pratique de payer les contrats d’assistance informatique, de services cloud et de surveillance de la sécurité. Ce moyen de paiement est particulièrement utile lorsque vous devez collecter les paiements de plusieurs clients qui paient à des fréquences différentes.

Comment les entreprises peuvent-elles réduire les risques liés aux prélèvements automatiques ?

Les prélèvements automatiques constituent un moyen fiable et efficace d’encaisser des paiements. Cependant, comme tout système, il comporte des risques, qui vont des échecs de paiement aux litiges initiés par les clients. La plupart de ces risques peuvent être maîtrisés en adoptant les bonnes tactiques et les bons processus. Voici comment les entreprises peuvent réduire les risques potentiels et tirer le meilleur parti des prélèvements automatiques.

Définir des attentes claires dès le départ

Lorsque vous mettez en place des prélèvements automatiques, expliquez clairement à vos clients comment ils fonctionnent. Assurez-vous qu’ils comprennent :

• La nature du paiement

• Le montant qui sera prélevé de leur compte (ou que ce montant peut varier, le cas échéant)

• La date de prélèvement

• Le délai et les modalités d’information en cas de modification

En faisant preuve de transparence, vous réduisez les risques de confusion et renforcez vos relations avec les clients. Ainsi, les clients seront moins susceptibles de remettre en question ou de contester des paiements par la suite.

Informer les clients des changements

Si vous modifiez le montant d’un prélèvement ou que vous introduisez de nouveaux frais, informez-en vos clients suffisamment à l'avance. La garantie de prélèvement automatique vous y oblige, mais au-delà des simples questions de conformité, il s'agit d'une bonne pratique. Un simple e-mail ou courrier explicatif peut suffire à éviter les malentendus et donner aux clients le sentiment de garder le contrôle.

Surveiller les échecs de paiement

Les paiements n'aboutissent pas systématiquement. Mettez en place un système de suivi des échecs de paiement et contactez le client pour résoudre le problème. Plus vite vous traitez les échecs de paiement, moins ils risquent de s’aggraver.

Choisir un prestataire de paiement fiable

Si vous ne gérez pas les prélèvements automatiques en interne, choisissez votre prestataire de paiement avec soin. Recherchez un partenaire doté de protocoles de sécurité solides, de systèmes fiables et d’un excellent support client. Les prestataires de paiement tels que Stripe acceptent les prélèvements automatiques et peuvent assumer une grande partie de la charge de travail et des risques à votre place.

Rester en conformité avec les règles Bacs

Au Royaume-Uni, les prélèvements automatiques sont effectués par l’intermédiaire du réseau Bacs, qui impose des normes de conformité strictes. Que vous gériez vous-même la configuration des prélèvements automatiques ou que vous fassiez appel à un tiers, vous êtes tenu de respecter ces règles. Des audits réguliers, un traitement sécurisé des données et des pratiques de notification appropriées peuvent vous permettre de rester en conformité et de réduire votre exposition aux litiges ou aux pénalités.

Protéger les données des clients

Utilisez des méthodes de chiffrement, de stockage sécurisé et de contrôle d'accès pour assurer la sécurité des données de vos clients. Ces mesures rassurent vos clients et peuvent réduire le risque de fraude.

Mettre en place une procédure pour les remboursements et litiges

Dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique, les clients peuvent demander un remboursement en cas de problème. Si cette garantie rassure les clients, elle peut aussi exposer votre entreprise à des litiges. Préparez-vous à y faire face en conservant des preuves claires des mandats et des échanges avec les clients, en disposant d’un système permettant de vérifier facilement les réclamations et d’émettre des remboursements si nécessaire, et en formant votre équipe à gérer les litiges rapidement et de manière professionnelle.

Communiquer clairement et de manière proactive

Les litiges naissent souvent d'un malentendu. Veillez à communiquer de manière ouverte et proactive en envoyant des rappels avant les prélèvements (pour que les clients puissent vous contacter plus facilement s'ils ont des questions) et en utilisant un langage simple et convivial dans tous vos e-mails et notifications. Cela montre à vos clients que votre entreprise est sérieuse et digne de confiance.

Offrir de la flexibilité aux clients

Faites preuve de souplesse en cas d’imprévu (par exemple, lorsqu’un client est en difficulté financière ou oublie de mettre à jour ses informations après avoir changé de banque). Offrez à vos clients la possibilité de modifier les dates des prélèvements si nécessaire, facilitez-leur la mise à jour de leurs coordonnées bancaires et proposez des délais de grâce ou d’autres modalités dans certains cas exceptionnels. Cette approche permet de limiter les problèmes et de renforcer la relation client, de sorte que les clients sont moins susceptibles d’annuler leurs mandats.