La Direct Debit Guarantee est une mesure de protection des consommateurs appliquée au Royaume-Uni en faveur des particuliers et des entreprises qui utilisent le prélèvement automatique comme moyen de paiement. Selon ce système, toute opération de prélèvement automatique effectuée par erreur ou sans autorisation en bonne et due forme doit être immédiatement remboursée par la banque du payeur. Dans le cadre de la Direct Debit Guarantee, le payeur est informé à l'avance de tout changement de montant, de date ou de fréquence des paiements. En cas d'erreur (par exemple, si l'entreprise prélève un montant incorrect ou traite le paiement à la mauvaise date), le système garantit au client un remboursement complet et rapide.

Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni, a traité en 2023 plus de 4,8 milliards d'opérations de prélèvement automatique. Cette « guarantee » les couvre toutes. Ce guide contient toutes les informations que les entreprises doivent savoir sur la Direct Debit Guarantee : son fonctionnement, la mise en place d'un prélèvement automatique assorti de garanties et les principales idées reçues.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement de la Direct Debit Guarantee
  
• Mise en place d'un prélèvement automatique assorti de garanties
  
• Idées reçues sur la Direct Debit Guarantee
  

Fonctionnement de la Direct Debit Guarantee

Un mandat de prélèvement automatique, également dénommé instruction de prélèvement automatique (DDI), est l'autorisation qui permet à une entreprise de prélever des paiements directement sur le compte bancaire d'un payeur. Le mandat doit contenir les éléments suivants pour être valide au titre de la Direct Debit Guarantee :

• Coordonnées du payeur : le nom complet, l'adresse et les coordonnées bancaires du payeur (numéro de compte et code guichet). Ces informations font référence à la banque du payeur et au compte sur lequel les paiements seront prélevés.

• Coordonnées de l'utilisateur du service : le nom, l'adresse et le numéro d'utilisateur de service (SUN) de l'entreprise ou du fournisseur de services. Le SUN est un identifiant unique que Bacs attribue à chaque entreprise pour traiter les prélèvements automatiques.

• Déclaration d'autorisation : autorisation du payeur permettant au fournisseur de services de prélever des paiements sur son compte. Le libellé doit être conforme aux directives Bacs.

• Déclaration de garantie : déclaration obligatoire qui énonce les droits du payeur au titre de la Direct Debit Guarantee, y compris le droit à un remboursement immédiat en cas de paiement incorrect ou non autorisé.

• Clause de préavis : un énoncé de l'obligation de délivrer un préavis (généralement 10 jours ouvrables) avant toute modification du montant, de la fréquence ou de la date du prélèvement automatique.

• Signature (pour les mandats papier) : la signature du payeur, pour valider l'autorisation.

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des mandats de prélèvement automatique sur papier ou par voie électronique avec des formulaires en ligne ou une autorisation électronique. Chaque méthode répond à des conditions et des critères spécifiques.

Mandats papier

• Création du mandat : un mandat papier doit comprendre tous les éléments clés décrits ci-dessus. Le formulaire doit être clairement imprimé et respecter les normes de mise en page et de conception établies par Bacs pour garantir sa lisibilité et sa conformité.

• Conservation : les entreprises sont tenues de conserver les mandats papier signés pendant au moins toute la durée de l'accord.

• Traitement : une fois que le payeur a rempli et signé le mandat, l'entreprise doit envoyer le formulaire à Bacs, puis le transmettre à la banque du payeur. La banque vérifie manuellement les données et conserve le mandat.

Mandats numériques (dématérialisés)

• Création du mandat : les entreprises peuvent créer des mandats numériques via des portails en ligne sécurisés, par téléphone ou par d'autres canaux électroniques. Le payeur donne son autorisation en remplissant un formulaire en ligne ou en donnant son consentement par téléphone. Ce mandat doit capturer toutes les informations requises, tout comme pour un formulaire papier, mais ne nécessite pas de signature physique.

• Conservation : les entreprises conservent les mandats numériques par des moyens électroniques. Ces enregistrements sont plus faciles à gérer, à mettre à jour, à valider et à récupérer à des fins de vérification et de conformité.

• Traitement : les mandats numériques sont traités en temps réel. Une fois que le payeur a donné l'autorisation en ligne, Bacs ou un autre réseau de paiement transmet ses informations à la banque du payeur. Les entreprises peuvent automatiser les notifications anticipées au payeur en cas de changement de montant, de date ou de fréquence des paiements.

• Sécurité : les mandats numériques doivent respecter des normes de sécurité strictes pour prévenir la fraude et les accès non autorisés. Ces normes prévoient souvent l'utilisation de l'authentification à deux facteurs (2FA), des processus de connexion sécurisés ou des codes de vérification uniques envoyés sur l'appareil mobile ou à l'adresse e-mail du payeur. Ces mesures de sécurité permettent de s'assurer que l'autorisation est authentique et conforme aux exigences réglementaires comme le Règlement général britannique sur la protection des données (GDPR).

Mise en place d'un prélèvement automatique assorti de garanties

Lorsque votre entreprise met en place un prélèvement automatique, vous devez suivre plusieurs étapes importantes pour garantir la conformité, conserver la confiance des clients et gérer la sécurité. Voici les étapes à suivre.

Obtenir un SUN

Pour envoyer des paiements directement à Bacs et commencer à encaisser des paiements par prélèvement automatique, vous avez besoin d'un SUN. Vous pouvez ignorer cette étape si vous prévoyez d'envoyer une demande indirectement par l'intermédiaire d'un tiers.

Privilégier les mandats papier ou numériques

Décidez si vous souhaitez utiliser des mandats papier ou passer au numérique avec des options de prélèvement automatique dématérialisé. Si ces deux types de mandats doivent répondre aux mêmes normes de garantie, les mandats papier se présentent sous la forme de formulaires physiques que le client remplit et signe, tandis que les mandats numériques sont des formulaires électroniques remplis en ligne ou par téléphone.

Créer un formulaire de mandat conforme

Votre mandat de prélèvement automatique (ou DDI) est le formulaire que les clients utilisent pour vous autoriser à encaisser des paiements. Pour être conforme au regard de la Direct Debit Guarantee, le formulaire doit inclure les coordonnées du payeur, les coordonnées de votre entreprise, un texte d'autorisation clair, une déclaration de Direct Debit Guarantee et des informations relatives au préavis, comme indiqué précédemment dans ce guide.

Obtenir l'autorisation du client

Pour les mandats papier, le client doit remplir et signer un formulaire physique que vous envoyez ensuite aux banques via Bacs. Pour les mandats numériques, le client doit remplir un formulaire en ligne ou fournir ses coordonnées par téléphone. Pour confirmer leur autorisation, utilisez des méthodes de sécurité renforcée comme l'authentification à 2 facteurs.

Transmettre le mandat à la banque du client

Une fois que vous avez signé le mandat ou l'autorisation numérique, envoyez ce document à la banque du client via le système Bacs. L'établissement financier du client reçoit les coordonnées, vérifie les informations et confirme la mise en place. Pour les mandats papier, il peut y avoir des vérifications manuelles supplémentaires, p. ex. la vérification de la signature du client.

Envoyer un préavis au client

Pour répondre aux exigences de la Direct Debit Guarantee, vous devez informer vos clients à l'avance du premier paiement et de toute modification du montant, de la date ou de la fréquence. Le délai de préavis est généralement de 10 jours ouvrables avant la réalisation du paiement, mais vous pouvez négocier un délai différent avec le client.

Tenir les mandats à jour

Vérifiez et mettez à jour régulièrement les mandats de prélèvement automatique, en particulier en cas de modification des coordonnées du client ou de la fréquence des paiements. Cela permet d'éviter les erreurs et les litiges et de garantir le respect de la Direct Debit Guarantee.

Traiter les demandes d'indemnisation

Si un client demande un remboursement au titre de la Direct Debit Guarantee et que sa banque juge cette réclamation légitime, elle doit le rembourser. Elle formulera alors une demande d'indemnisation à l'encontre de l'entreprise. Préparez-vous à traiter ces demandes d'indemnisation en tenant un registre de toutes les autorisations et de toutes les modifications. Si vous estimez qu'une demande de remboursement est injuste, vous disposez généralement de neuf jours pour la contester en fournissant une preuve de l'autorisation du client et du bon traitement de la transaction.

Idées reçues sur la Direct Debit Guarantee

Chaque personne qui émet ou reçoit des prélèvements automatiques à tout intérêt à bien comprendre le fonctionnement de la garantie. Voici quelques idées reçues au sujet de la Direct Debit Guarantee :

• Idée reçue : la Direct Debit Guarantee ne s'applique qu'aux erreurs commises par l'entreprise, p. ex. le prélèvement d'un montant incorrect ou le traitement d'un paiement à la mauvaise date.

  • En réalité, la garantie couvre également les paiements non autorisés, même si l'entreprise a suivi le mandat à la lettre.
    

• Idée reçue : Une demande de remboursement au titre de la Direct Debit Guarantee est un processus complexe et chronophage.

  • En réalité, le processus est généralement simple et les clients peuvent demander un remboursement directement auprès de leur banque.
    

• Idée reçue : la garantie couvre les remboursements dans la limite d'un certain montant.

  • En réalité, il n'y a pas de plafond applicable au montant pouvant être remboursé au titre de la garantie, et les clients ont droit au remboursement intégral de tout paiement incorrect ou non autorisé.
    

• Idée reçue : la Direct Debit Guarantee et les contestations de paiement désignent la même chose.

  • En réalité, il s'agit de mécanismes distincts. Les contestations de paiement sont un système de protection des paiements par carte, tandis que la Direct Debit Guarantee est propre aux paiements par prélèvement automatique.
    

• Idée reçue : les entreprises ont le droit de refuser un remboursement demandé au titre de la Direct Debit Guarantee.

  • En réalité, la garantie est un droit légal conféré aux clients, et une obligation pour les banques d'effectuer des remboursements dans les cas admissibles.
    

• Idée reçue : la Direct Debit Guarantee s'applique à tous les types de paiements.

  • En réalité, elle ne s'applique qu'aux paiements effectués par le biais du système de prélèvement automatique. Elle ne couvre pas les autres types de paiement, p. ex. les ordres de paiement permanents et les paiements par carte.