Die Lastschriftgarantie ist eine Verbraucherschutzmaßnahme im Vereinigten Königreich für Privatpersonen und Unternehmen, die Lastschriften als Zahlungsmethode nutzen. Dieses System sieht vor, dass alle Lastschrifttransaktionen, die irrtümlich oder ohne ordnungsgemäße Autorisierung getätigt wurden, sofort von der Bank der zahlenden Person zurückerstattet werden. Im Rahmen der Lastschriftgarantie erhält die zahlende Person eine Vorabbenachrichtigung über Änderungen des Betrags, des Datums oder der Häufigkeit von Zahlungen. Bei Fehlern, z. B. wenn das Unternehmen einen falschen Betrag abhebt oder die Zahlung am falschen Termin abwickelt, garantiert das Programm dem Kunden/der Kundin eine vollständige und umgehende Rückerstattung.

Im Jahr 2023 wurden im britischen Lastschrift-Clearing-System BACS mehr als 4,8 Milliarden Lastschrifttransaktionen abgewickelt. Die Garantie deckt alle Transaktionen ab. Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über die Lastschriftgarantie wissen müssen: Funktionsweise, Einrichtung einer Lastschrift mit Garantieschutz und häufige Missverständnisse.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So funktioniert die Lastschriftgarantie
  
• So richten Sie ein Lastschriftverfahren mit Garantieschutz ein
  
• Häufige Missverständnisse über die Lastschriftgarantie
  

So funktioniert die Lastschriftgarantie

Ein Lastschriftmandat, auch bekannt als Einzugsermächtigung (Direct Debit Instruction, DDI), ist die Genehmigung, die es einem Unternehmen ermöglicht, Zahlungen direkt vom Bankkonto einer zahlenden Person einzuziehen. Das Mandat muss die folgenden Elemente enthalten, um im Rahmen der Lastschriftgarantie gültig zu sein:

• Angaben zur zahlenden Person: Vollständiger Name, Adresse und Bankkontodaten (Kontonummer und Bankleitzahl) der zahlenden Person. Diese Details identifizieren die Bank der zahlenden Person und das Konto, von dem die Zahlungen eingezogen werden.

• Angaben zum/zur Nutzer/in des Dienstes: Name, Adresse und Nutzernummer des Unternehmens bzw. Dienstleisters. Die SUN ist eine eindeutige Kennung, die BACS an Unternehmen ausgibt, um Lastschriften zu verarbeiten.

• Autorisierungserklärung: Die ausdrückliche Ermächtigung der zahlenden Person an den Dienstleister, Zahlungen von ihrem Konto einzuziehen. Der Wortlaut muss den BACS-Richtlinien entsprechen.

• Garantieerklärung: Eine vorgeschriebene Erklärung, in der die Rechte der zahlenden Person im Rahmen der Lastschriftgarantie dargelegt werden, einschließlich des Rechts auf sofortige Rückerstattung für nicht autorisierte oder nicht autorisierte Zahlungen.

• Vorankündigungsklausel: Eine Erklärung über die Anforderung einer Vorankündigung (in der Regel 10 Werktage), bevor Änderungen am Betrag, der Häufigkeit oder dem Datum der Lastschrift vorgenommen werden.

• Unterschrift (für papierbasierte Mandate): Unterschrift der/des Zahlungspflichtigen, um die Autorisierung zu bestätigen.

Unternehmen können Lastschriftmandate papierbasiert oder digital mit Online-Formularen oder elektronischer Autorisierung umsetzen. Jede Methode hat spezifische Anforderungen und Überlegungen.

Papierbasierte Mandate

• Mandatserstellung: Ein papierbasiertes Mandat muss alle oben genannten Schlüsselelemente enthalten. Das Formular muss deutlich gedruckt sein und den von BACS festgelegten Layout- und Designstandards entsprechen, um sicherzustellen, dass es lesbar und konform ist.

• Aufbewahrung: Die Unternehmen sind dafür verantwortlich, die unterzeichneten Papiermandate mindestens so lange aufzubewahren, wie die Vereinbarung gültig ist.

• Verarbeitung: Nachdem die zahlende Person das Mandat ausgefüllt und unterzeichnet hat, muss das Unternehmen das Formular an BACS übermitteln und dann an die Bank der zahlenden Person weiterleiten. Die Bank prüft die Angaben manuell und speichert das Mandat.

Digitale Mandate (papierloses Lastschriftverfahren)

• Mandatserstellung: Unternehmen können digitale Mandate über sichere Online-Portale, telefonisch oder über andere elektronische Kanäle erstellen. Die zahlende Person erteilt die Autorisierung, indem er/sie ein Online-Formular ausfüllt oder seine Zustimmung telefonisch erteilt. Dieses Mandat muss wie ein Papierformular alle erforderlichen Informationen enthalten, erfordert jedoch keine physische Unterschrift.

• Aufbewahrung: Unternehmen speichern digitale Mandate elektronisch. Diese Datensätze sind einfacher zu verwalten, zu aktualisieren, zu validieren und für Überwachungs- und Compliancezwecke abzurufen.

• Verarbeitung: Digitale Mandate werden in Echtzeit verarbeitet. Sobald die zahlende Person die Online-Autorisierung erteilt hat, übermittelt BACS oder ein anderes Zahlungsnetzwerk die jeweiligen Informationen an die Bank der zahlenden Person. Unternehmen können frühzeitige Benachrichtigungen an zahlende Personen automatisieren, wenn sich die Beträge, Termine oder Zahlungsintervalle ändern.

• Sicherheit: Digitale Mandate müssen strenge Sicherheitsstandards einhalten, um Betrug und unbefugten Zugriff zu verhindern. Dazu gehören häufig Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), sichere Anmeldevorgänge oder eindeutige Verifizierungscodes, die an das Mobilgerät oder die E-Mail-Adresse der zahlenden Person gesendet werden. Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen wird die Echtheit der Autorisierung sichergestellt und es wird dafür gesorgt, dass die behördlichen Anforderungen, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Vereinigten Königreichs erfüllt werden.

So richten Sie eine Lastschrift mit Garantieschutz ein

Wenn Ihr Unternehmen eine Direkteinzahlung einführt, müssen Sie mehrere wichtige Schritte befolgen, um die Konformität zu gewährleisten, das Vertrauen der Kundinnen und Kunden zu wahren und die Sicherheit zu verwalten. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung.

Holen Sie sich eine SUN

Um Zahlungen direkt an das BACS-Lastschriftverfahren zu übermitteln und mit dem Einzug von Zahlungen per Lastschrift zu beginnen, benötigen Sie eine SUN. Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie beabsichtigen, die Übermittlung indirekt über eine Drittpartei vorzunehmen.

Papierbasierte und digitale Mandate wählen

Entscheiden Sie, ob Sie papierbasierte Mandate verwenden oder digital mit papierlosen Lastschriftoptionen umstellen möchten. Beide müssen dieselben Garantieanforderungen erfüllen, aber bei papierbasierten Mandaten handelt es sich um physische Formulare, die der Kunde/die Kundin ausfüllt und unterschreibt, während digitale Mandate elektronische Formulare sind, die online oder telefonisch ausgefüllt werden.

Ein konformes Mandatsformular erstellen

Ihr Lastschriftmandat (DDI) ist das Formular, mit dem Kundinnen und Kunden Sie zum Einzug von Zahlungen autorisieren. Um die Vorgaben im Rahmen der Lastschriftgarantie zu gewährleisten, muss das Formular die Angaben zur zahlenden Person, Ihre Unternehmensdaten, einen eindeutigen Wortlaut der Autorisierung, eine Erklärung zur Lastschriftgarantie und Informationen zur frühzeitigen Ankündigung enthalten, wie weiter oben in diesem Leitfaden beschrieben.

Sichere Autorisierung von Kundinnen und Kunden

Bei Papiermandaten müssen Kundinnen und Kunden ein physisches Formular ausfüllen und unterschreiben. Anschließend senden Sie es über BACS an die Banken. Bei digitalen Mandaten müssen Kundinnen und Kunden ein Online-Formular ausfüllen oder ihre Daten telefonisch angeben. Verwenden Sie sichere Methoden wie 2FA, um ihre Autorisierung zu bestätigen.

Mandat an die Bank des Kunden/der Kundin übermitteln

Sobald Ihnen das unterschriebene Mandat bzw. die digitale Autorisierung vorliegt, reichen Sie diese über das BACS-System bei der Bank des Kunden/der Kundin ein. Die Bank des Kunden/der Kundin erhält die Angaben, prüft die Angaben und bestätigt die Einrichtung. Bei Papiermandaten können zusätzliche manuelle Prüfungen erforderlich sein, z. B. die Verifizierung der Unterschrift des Kunden/der Kundin.

Vorankündigung an Kundinnen und Kunden senden

Um die Anforderungen der Lastschriftgarantie zu erfüllen, müssen Sie Ihre Kundinnen und Kunden im Voraus über die erste Zahlung und alle Änderungen des Betrags, des Datums oder der Häufigkeit informieren. Die Kündigungsfrist beträgt in der Regel 10 Werktage vor Zahlungseingang, aber Sie können mit dem Kunden/der Kundin eine andere Frist aushandeln.

Mandate auf dem neuesten Stand halten

Prüfen und aktualisieren Sie Lastschriftmandate regelmäßig, insbesondere wenn sich Kundendaten oder Zahlungspläne ändern. Dies hilft, Fehler und Zahlungsanfechtungen zu vermeiden und kann die Einhaltung der Lastschriftgarantie sicherstellen.

Umgang mit Entschädigungsansprüchen

Wenn ein Kunde/eine Kundin eine Rückerstattung im Rahmen der Lastschriftgarantie beantragt und seine/ihre Bank die Forderung für berechtigt hält, muss die Bank ihm/ihr eine Rückerstattung gewähren. Sie wird dann einen Schadenersatzanspruch gegen das Unternehmen geltend machen. Bereiten Sie sich darauf vor, diese Entschädigungsansprüche zu verwalten, indem Sie Aufzeichnungen über alle Berechtigungen und Änderungen führen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Rückerstattungsantrag unfair ist, haben Sie in der Regel neun Tage Zeit, um dem entgegenzustehen, indem Sie einen Nachweis über die Autorisierung durch den Kunden/die Kundin und die korrekte Transaktionsabwicklung erbringen.

Häufige Missverständnisse über die Lastschriftgarantie

Alle, die Lastschriften senden oder empfangen, sollten wissen, wie die Garantie funktioniert. Hier sind einige häufige Missverständnisse über die Lastschriftgarantie:

• Irrtum: Die Lastschriftgarantie gilt nur für Fehler des Unternehmens, wie z. B. die Abbuchung eines falschen Betrags oder die Verarbeitung einer Zahlung am falschen Datum.

  • Tatsächlich deckt die Garantie auch nicht autorisierte Zahlungen ab, selbst wenn das Unternehmen das Mandat korrekt befolgt hat.
    

• Irrtum: Die Beantragung einer Rückerstattung im Rahmen der Lastschriftgarantie ist ein komplexes und zeitaufwändiges Verfahren.

  • Tatsächlich ist der Prozess in der Regel einfach und Kundinnen und Kunden können in der Regel eine Rückerstattung direkt bei ihrer Bank beantragen.
    

• Irrtum: Die Garantie deckt Rückerstattungen nur bis zu einem bestimmten Betrag ab.

  • Tatsächlich gibt es keine Obergrenze für den Betrag, der im Rahmen der Garantie zurückerstattet werden kann, und Kundinnen und Kunden haben Anspruch auf eine vollständige Rückerstattung für falsche oder nicht autorisierte Zahlungen.
    

• Irrtum: Die Lastschriftgarantie und Rückbuchungen sind dasselbe.

  • Tatsächlich handelt es sich um unterschiedliche Mechanismen. Rückbuchungen sind ein Schutzsystem für Kartenzahlungen, während die Lastschriftgarantie speziell für Lastschriftzahlungen gilt.
    

• Irrtum: Unternehmen haben das Recht, eine im Rahmen der Lastschriftgarantie beantragte Rückerstattung abzulehnen.

  • Tatsächlich handelt es sich bei der Garantie um ein gesetzliches Recht für Kundinnen und Kunden, das die Banken verpflichtet, in geeigneten Fällen Rückerstattungen zu leisten.
    

• Irrtum: Die Lastschriftgarantie gilt für alle Zahlungsarten.

  • Tatsächlich gilt es nur für Zahlungen, die über das Lastschriftverfahren getätigt werden. Andere Zahlungsarten wie Daueraufträge und Kartenzahlungen werden nicht abgedeckt.