La Garantía de adeudo directo es una medida de protección del consumidor del Reino Unido destinada a particulares y empresas que utilizan el adeudo directo como método de pago. Este sistema exige que cualquier operación de adeudo directo realizada por error o sin la debida autorización sea reembolsada inmediatamente por el banco del pagador. En virtud de la garantía de adeudo directo, el pagador recibe una notificación anticipada de cualquier cambio en el importe, la fecha o la frecuencia de los pagos. Si se produce algún error —por ejemplo, si la empresa retira un importe incorrecto o procesa el pago en una fecha incorrecta—, el programa le garantiza al cliente un reembolso completo y rápido.

En 2023, el sistema Bacs de compensación de adeudo directo del Reino Unido procesó más de 4800 millones de transacciones de adeudo directo. La garantía cubre todas estas transacciones. A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre la garantía de adeudo directo: cómo funciona, cómo establecer una protección de adeudo directo con garantías y conceptos erróneos comunes.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo funciona la garantía de adeudo directo
  
• Cómo establecer una domiciliación bancaria con protecciones de garantía
  
• Conceptos erróneos comunes sobre la garantía de adeudo directo
  

Cómo funciona la garantía de adeudo directo

Un mandato de adeudo directo, también conocido como instrucción de adeudo directo (DDI), es la autorización que permite a una empresa cobrar pagos directamente de la cuenta bancaria de un pagador. El mandato debe contener los siguientes datos para que sea válido en virtud de la garantía de adeudo directo:

• Datos del pagador: El nombre completo, la dirección y los datos de la cuenta bancaria del pagador (número de cuenta y código SORT). Estos datos identifican el banco del pagador y la cuenta desde la que se cobrarán los pagos.

• Datos del usuario del servicio: Nombre, dirección y número de usuario del servicio (SUN) de la empresa o del proveedor de servicios. El SUN es un identificador único que Bacs emite a las empresas para procesar adeudos directos.

• Declaración de autorización: La autorización explícita del pagador para que el proveedor de servicios cobre los pagos desde su cuenta. La redacción debe seguir las directrices Bacs.

• Declaración de garantía: Una declaración obligatoria que detalle los derechos del pagador bajo la Garantía de adeudo directo, incluido el derecho a un reembolso inmediato por cualquier pago incorrecto o no autorizado.

• Cláusula de preaviso: Una declaración de la obligación de proporcionar un aviso previo (generalmente 10 días hábiles) antes de que se realicen cambios en el importe, la frecuencia o la fecha del adeudo directo.

• Firma (para mandatos en papel): La firma del pagador, para validar la autorización.

Las empresas pueden implementar mandatos de adeudo directo a través de métodos en papel o digitalmente con formularios en línea o autorización electrónica. Cada método tiene requisitos y consideraciones específicos.

Mandatos en papel

• Creación de mandatos: Un mandato en papel debe incluir todos los elementos clave descritos anteriormente. El formulario debe estar impreso claramente y seguir los estándares de presentación y diseño establecidos por Bacs para garantizar que sea legible y cumpla con los requisitos.

• Almacenamiento: Las empresas son responsables de almacenar los mandatos en papel firmados durante al menos el tiempo que dure el acuerdo.

• Procesamiento: Después de que el pagador complete y firme el mandato, la empresa debe enviar el formulario a Bacs y luego enviarlo al banco del pagador. El banco verifica manualmente los datos y almacena el mandato.

Mandatos digitales (adeudo directo sin papel)

• Creación de mandatos: Las empresas pueden crear mandatos digitales a través de portales seguros en línea, por teléfono u otros canales electrónicos. El pagador proporciona la autorización completando un formulario en línea o dando su consentimiento por teléfono. Este mandato debe capturar toda la información requerida, al igual que con un formulario en papel, pero no requiere una firma física.

• Almacenamiento: Las empresas almacenan los mandatos digitales electrónicamente. Estos registros son más fáciles de administrar, actualizar, validar y recuperar con fines de auditoría y cumplimiento.

• Procesamiento: Los mandatos digitales se procesan en tiempo real. Una vez que el pagador proporciona la autorización en línea, Bacs u otra red de pago transmite su información al banco del pagador. Las empresas pueden automatizar las notificaciones anticipadas al pagador si hay cambios en los importes, las fechas o la frecuencia de los pagos.

• Seguridad: Los mandatos digitales deben cumplir con normas de seguridad estrictas para prevenir el fraude y el acceso no autorizado. Esto suele implicar el uso de la autenticación de dos factores (2FA), procesos de inicio de sesión seguros o el envío de códigos de verificación únicos al dispositivo móvil o al correo electrónico del pagador. Estas medidas de seguridad garantizan que la autorización sea auténtica y cumpla con los requisitos reglamentarios, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Cómo establecer un adeudo directo con protecciones de garantía

Cuando su empresa implementa un depósito directo, debe seguir varios pasos importantes para garantizar el cumplimiento normativo, mantener la confianza del cliente y administrar la seguridad. Aquí tienes una guía paso a paso.

Debes obtener un identificador SUN

Para enviar directamente a Bacs y empezar a cobrar pagos mediante adeudo directo, necesitas un SUN. Puedes saltarte este paso si tienes previsto enviar el envío de forma indirecta a través de un tercero.

Elige mandatos en papel o digitales

Decide si vas a utilizar mandatos en papel o usar la tecnología digital con opciones de adeudo directo sin papel. Ambos deben cumplir con los mismos estándares de garantía, pero los mandatos en papel implican formularios físicos que el cliente completa y firma, mientras que los mandatos digitales son formularios electrónicos completados en línea o por teléfono.

Crear un formulario de mandato que cumpla con la normativa

Tu orden de adeudo directo/domiciliación bancaria (o DDI) es el formulario que utilizan los clientes para autorizarte a cobrar pagos. Para cumplir con las normativas de la Garantía de Adeudo Directo, el formulario debe incluir los datos del pagador, los datos de tu empresa, una redacción clara de la autorización, una declaración de la Garantía de Adeudo Directo e información sobre el aviso anticipado, tal y como se indicó anteriormente en esta guía.

Autorización segura de clientes

En el caso de los mandatos en papel, el cliente debe rellenar y firmar un formulario físico. Luego lo envías a los bancos a través de Bacs. En el caso de los mandatos digitales, el cliente debe completar un formulario en línea o facilitar sus datos por teléfono. Para confirmar su autorización, utiliza métodos seguros como la 2FA.

Envía el mandato al banco del cliente

Una vez que tengas el mandato firmado o la autorización digital, preséntalo en el banco del cliente a través del sistema Bacs. El banco del cliente recibe los detalles, verifica la información y confirma la configuración. En el caso de los mandatos en papel, puede haber comprobaciones manuales adicionales, como la verificación de la firma del cliente.

Enviar aviso anticipado al cliente

Para cumplir con los requisitos de garantía de adeudo directo, debes enviar un aviso previo a tus clientes sobre el primer pago y cualquier cambio en el importe, la fecha o la frecuencia. El plazo de preaviso suele ser de 10 días laborables antes de la recepción del pago, pero se puede negociar con el cliente un periodo diferente.

Mantén los mandatos actualizados

Revisa y actualiza periódicamente las órdenes de domiciliación bancaria, especialmente si hay cambios en los datos o en el calendario de pagos de algún cliente. Esto ayuda a prevenir errores y disputas y puede asegurar el cumplimiento de la Garantía de adeudo directo.

Gestiona las reclamaciones de indemnización

Si el cliente solicita un reembolso en virtud de la garantía de adeudo directo y su banco considera que la reclamación es legítima, el banco debe devolverle el dinero. A continuación, presentará una reclamación de indemnización contra la empresa. Debes estar preparado para gestionar estas reclamaciones de indemnización manteniendo registros de todas las autorizaciones y cualquier cambio. Si crees que una reclamación de rembolso es injusta, normalmente dispones de nueve días para impugnarla proporcionando pruebas de que el cliente ha autorizado el pago y de que la transacción se ha gestionado correctamente.

Conceptos erróneos comunes sobre la garantía de adeudo directo

Es importante que las personas que envían o reciben adeudos directos entiendan cómo funciona la garantía. Estos son algunos conceptos erróneos comunes sobre la garantía de adeudo directo:

• Concepto erróneo: La garantía de adeudo directo solo se aplica a los errores cometidos por la empresa, como retirar un importe incorrecto o procesar un pago en una fecha incorrecta.

  • De hecho, la garantía también cubre los pagos no autorizados, incluso si la empresa siguió la orden de domiciliación correctamente.
    

• Concepto erróneo: Solicitar un reembolso en virtud de la Garantía de adeudo directo es un proceso complejo que lleva mucho tiempo.

  • De hecho, el proceso suele ser sencillo y los clientes pueden solicitar un reembolso directamente a su banco.
    

• Concepto erróneo: La garantía cubre los reembolsos solo hasta una cierta cantidad.

  • De hecho, no hay límite máximo para el importe que se puede reembolsar en virtud de la garantía, y los clientes tienen derecho a un reembolso completo de cualquier pago incorrecto o no autorizado.
    

• Concepto erróneo: La garantía de adeudo directo y los contracargos son la misma cosa.

  • De hecho, son mecanismos distintos. Los contracargos son un esquema de protección de los pagos con tarjeta, mientras que la garantía de adeudo directo es específica para los pagos de adeudo directo.
    

• Concepto erróneo: Las empresas tienen derecho a rechazar un reembolso solicitado en virtud de la Garantía de adeudo directo.

  • De hecho, la garantía es un derecho legal de los clientes, que obliga a los bancos a proporcionar reembolsos en los casos elegibles.
    

• Concepto erróneo: La garantía de adeudo directo se aplica a todos los tipos de pago.

  • De hecho, solo se aplica a los pagos realizados a través del esquema de adeudo directo. No incluye otros tipos de pago, como las órdenes permanentes y los pagos con tarjeta.