La garantía de débito directo es una medida de protección al consumidor en el Reino Unido pensada para particulares y empresas que usan débito directo como método de pago. Este sistema implica que cualquier transacción de débito directo realizada por error o sin la autorización adecuada sea reembolsada inmediatamente por el banco del pagador. Bajo la garantía de débito directo, el pagador recibe un aviso previo de cualquier cambio en el importe, la fecha o la frecuencia de los pagos. Si se produce algún error (por ejemplo, si la empresa retira el importe incorrecto o procesa el pago en la fecha incorrecta), el sistema le garantiza al cliente un reembolso completo y rápido.

En 2023, el sistema de compensación de débito directo del Reino Unido, Bacs, procesó más de 4800 millones de transacciones de débito directo. La garantía cubre todas ellas. A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre la garantía de débito directo: cómo funciona, cómo establecer un débito directo con protección de garantía y las ideas erróneas más comunes.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funciona la garantía de débito directo
  
• Cómo establecer un débito directo con protección de garantía
  
• Ideas erróneas más comunes sobre la garantía de débito directo
  

Cómo funciona la garantía de débito directo

Una orden de débito directo, también conocida como instrucción para débito directo (DDI), es la autorización que le permite a una empresa cobrar pagos directamente de la cuenta bancaria de un pagador. La orden debe contener los siguientes elementos para que sea válida bajo la garantía de débito directo:

• Datos del pagador: El nombre completo, la dirección y los datos de la cuenta bancaria del pagador (número de cuenta y código Sort). Estos datos identifican el banco del pagador y la cuenta desde la que se cobrarán los pagos.

• Datos del usuario del servicio: El nombre, la dirección y el número de usuario del servicio (SUN) de la empresa o del proveedor de servicios. El SUN es un identificador único que Bacs emite a las empresas para procesar débitos directos.

• Declaración de autorización: La autorización explícita del pagador para que el proveedor de servicios cobre los pagos de su cuenta. El texto deberá seguir las pautas Bacs.

• Declaración de garantía: Una declaración obligatoria que describe los derechos del pagador bajo la garantía de débito directo, incluido el derecho a un reembolso inmediato por cualquier pago incorrecto o no autorizado.

• Cláusula de aviso previo: Una declaración del requisito de proporcionar un aviso previo (generalmente 10 días hábiles) antes de que se realicen cambios en el importe, la frecuencia o la fecha del débito directo.

• Firma (para órdenes basadas en papel): La firma del pagador, para validar la autorización.

Las empresas pueden implementar órdenes de débito directo a través de métodos basados en papel o digitalmente con formularios en línea o una autorización electrónica. Cada método tiene requisitos y consideraciones específicos.

Órdenes basadas en papel

• Creación de órdenes: Una orden basada en papel debe incluir todos los elementos clave descritos anteriormente. El formulario debe estar impreso de forma clara y seguir las normas de diseño y disposición establecidas por Bacs para garantizar que sea legible y cumpla con la normativa.

• Almacenamiento: Las empresas son responsables de almacenar las órdenes en papel firmadas durante al menos el tiempo que dure el contrato.

• Procesamiento: Después de que el pagador complete y firme la orden, la empresa debe enviar el formulario a Bacs y luego enviarlo al banco del pagador. El banco verifica manualmente los datos y almacena la orden.

Órdenes digitales (débito directo electrónico)

• Creación de órdenes: Las empresas pueden crear órdenes digitales a través de portales seguros en línea, teléfono u otros canales electrónicos. El pagador proporciona la autorización completando un formulario en línea o dando su consentimiento por teléfono. Esta orden debe capturar toda la información obligatoria, al igual que con un formulario en papel, pero no requiere una firma física.

• Almacenamiento: Las empresas almacenan las órdenes digitales de manera electrónica. Estos registros son más fáciles de administrar, actualizar, validar y recuperar con fines de auditoría y cumplimiento con la normativa.

• Procesamiento: Las órdenes digitales se procesan en tiempo real. Una vez que el pagador proporciona la autorización en línea, Bacs u otra red de pago transmite su información al banco del pagador. Las empresas pueden automatizar las notificaciones anticipadas al pagador si hay cambios en los importes, las fechas o las frecuencias de los pagos.

• Seguridad: Las órdenes digitales deben cumplir con estándares estrictos de seguridad para prevenir el fraude y el acceso no autorizado. Esto suele implicar el uso de la autenticación de dos factores (2FA), procesos de inicio de sesión seguros o códigos de verificación únicos enviados al dispositivo móvil o al correo electrónico del pagador. Estas medidas de seguridad garantizan que la autorización sea auténtica y cumpla con los requisitos normativos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) del Reino Unido.

Cómo establecer un débito directo con protección de garantía

Cuando la empresa implementa un depósito directo, debes seguir varios pasos importantes para garantizar el cumplimiento de la normativa, mantener la confianza de los clientes y gestionar la seguridad. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.

Obtén un SUN

Para enviar una solicitud directamente a Bacs y empezar a cobrar pagos mediante débito directo, necesitas un SUN. Puedes omitir este paso si planeas enviarla de manera indirecta a través de un tercero.

Elige órdenes en papel o digitales

Decide si usarás órdenes basadas en papel o si te digitalizarás con opciones de débito directo electrónico. Ambos deben cumplir con las mismas normas de garantía, pero las órdenes basadas en papel implican formularios físicos que el cliente completa y firma, mientras que las órdenes digitales son formularios electrónicos que se completan en línea o por teléfono.

Crea un formulario de orden que cumpla con la normativa

La orden de débito directo (o DDI) es el formulario que usan los clientes para autorizarte a cobrar pagos. Para cumplir con la garantía de débito directo, el formulario debe incluir los datos del pagador, los datos de la empresa, un texto claro de autorización, una declaración de garantía de débito directo e información sobre la notificación anticipada, como se indicó anteriormente en esta guía.

Autorización segura del cliente

Para las órdenes en papel, el cliente debe completar y firmar un formulario físico. Luego debes enviarlo a los bancos a través de Bacs. Para las órdenes digitales, el cliente debe completar un formulario en línea o proporcionar sus datos por teléfono. Para confirmar su autorización, usa métodos seguros como la 2FA.

Envía la orden al banco del cliente

Una vez que tengas la orden firmada o la autorización digital, envíala al banco del cliente a través del sistema Bacs. El banco del cliente recibe los datos, verifica la información y confirma la configuración. Para las órdenes en papel, puede haber verificaciones manuales adicionales, como la verificación de la firma del cliente.

Envía un aviso previo al cliente

Para cumplir con los requisitos de garantía de débito directo, debes enviar un aviso previo a tus clientes sobre el primer pago y cualquier cambio en el importe, la fecha o la frecuencia. El plazo del aviso previo suele ser de 10 días hábiles antes de que se realice el pago, pero puedes negociar un plazo diferente con el cliente.

Mantén las órdenes actualizadas

Revisa y actualiza las órdenes de débito directo regularmente, especialmente si hay cambios en los datos o en el calendario de pagos de un cliente. Esto ayuda a prevenir errores y disputas, y puede garantizar el cumplimiento de la normativa de la garantía de débito directo.

Gestiona los reclamos de indemnización

Si un cliente solicita un reembolso bajo la garantía de débito directo y su banco considera que el reclamo es legítimo, el banco debe otorgarle un reembolso. Luego presentará un reclamo de indemnización contra la empresa. Prepárate para gestionar estos reclamos de indemnización manteniendo registros de todas las autorizaciones y cualquier cambio. Si consideras que un reclamo de reembolso es injusto, normalmente tienes nueve días para disputarlo proporcionando una prueba de la autorización del cliente y la gestión correcta de la transacción.

Ideas erróneas más comunes sobre la garantía de débito directo

Es importante que cualquier persona que envíe o reciba débito directo entienda cómo funciona la garantía. Estas son algunas de las ideas erróneas más comunes sobre la garantía de débito directo:

• Idea errónea: La garantía de débito directo solo se aplica a los errores cometidos por la empresa, como retirar el importe incorrecto o procesar un pago en la fecha incorrecta.

  • De hecho, la garantía también cubre pagos no autorizados, incluso si la empresa siguió la orden correctamente.
    

• Idea errónea: El reclamo de un reembolso bajo la garantía de débito directo es un proceso complejo que requiere mucho tiempo.

  • De hecho, el proceso suele ser sencillo y los clientes pueden solicitar un reembolso directamente a su banco.
    

• Idea errónea: La garantía cubre reembolsos solo hasta un cierto importe.

  • De hecho, no hay límite máximo para el importe que se puede reembolsar bajo la garantía, y los clientes tienen derecho a un reembolso completo de cualquier pago incorrecto o no autorizado.
    

• Idea errónea: La garantía de débito directo y los contracargos son lo mismo.

  • De hecho, son mecanismos distintos. Los contracargos son un sistema de protección de pagos con tarjeta, mientras que la garantía de débito directo es específica para pagos con débito directo.
    

• Idea errónea: Las empresas tienen el derecho de rechazar un reembolso solicitado bajo la garantía de débito directo.

  • De hecho, la garantía es un derecho legal de los clientes que obliga a los bancos a proporcionar reembolsos en los casos elegibles.
    

• Idea errónea: La garantía de débito directo se aplica a todos los tipos de pago.

  • De hecho, solo se aplica a los pagos realizados a través del sistema de débito directo. No cubre otros tipos de pago, como las órdenes permanentes y los pagos con tarjeta.