A Garantia de Débito Automático é uma medida de proteção ao consumidor no Reino Unido destinada a pessoas físicas e jurídicas que usam o débito automático como forma de pagamento. Esse esquema exige que qualquer transação de débito direto feita por engano ou sem a devida autorização seja reembolsada imediatamente pelo banco do pagador. Na Garantia de débito automático, o pagador é notificado com antecedência sobre alterações no valor, data ou frequência dos pagamentos. Se houver algum erro (por exemplo, a empresa retirar o valor incorreto ou processar o pagamento na data incorreta), o esquema garante ao cliente um reembolso total e imediato.

Em 2023, o sistema de compensação de débito direto do Reino Unido, Bacs, processou mais de 4,8 bilhões de transações de débito automático. A garantia cobre todos eles. Explicamos o que as empresas precisam saber sobre a Garantia de Débito Automático: como ela funciona, como estabelecer um débito automático com proteções de garantia e equívocos comuns.

Neste artigo:

• Como funciona a Garantia de débito automático
  
• Como estabelecer um débito automático com proteções de garantia
  
• Equívocos comuns sobre a Garantia de Débito Automático
  

Como funciona a Garantia de débito automático

Uma instrução de débito automático (DDI), é a autorização que permite que uma empresa colete pagamentos diretamente da conta bancária de um pagador. A instrução deve conter os seguintes elementos para ser válida nos termos da Garantia de Débito Automático:

• Dados do pagador: nome completo, endereço e dados da conta bancária (número da conta e sort code do pagador). Esses dados identificam o banco do pagador e a conta na qual os pagamentos serão cobrados.

• Dados do usuário do serviço: nome, endereço e número de usuário de serviço (SUN) da empresa ou do prestador de serviços. O SUN é um identificador exclusivo emitido para empresas pelo Bacs para processamento de débitos automáticos.

• Declaração de autorização: autorização explícita do pagador para que o prestador de serviços cobre pagamentos da conta. A redação deve seguir as diretrizes do Bacs.

• Declaração de garantia: uma declaração obrigatória que descreve os direitos do pagador sob a Garantia de débito automático, incluindo o direito a um reembolso imediato por pagamentos incorretos ou não autorizados.

• Cláusula de pré-aviso: declaração da obrigação de fornecer aviso prévio (normalmente 10 dias úteis) antes de qualquer alteração no valor, frequência ou data do débito automático.

• Assinatura (para instruções em papel): assinatura do pagador, para validar a autorização.

As empresas podem implementar instruções de débito automático em papel ou digitais, com formulários online ou autorização eletrônica. Para cada método, há requisitos específicos.

Instruções em papel

• Criação de instruções: a instrução em papel deve incluir todos os elementos acima. O formulário deve ser claramente impresso e seguir os padrões de layout e design estabelecidos pelo Bacs para garantir que seja legível e compatível.

• Armazenamento: as empresas são responsáveis por armazenar as instruções em papel assinadas pelo menos enquanto durar o contrato.

• Processamento: depois que o pagador preenche e assina a instrução, a empresa deve enviar o formulário ao Bacs e depois encaminhá-lo ao banco do pagador. O banco verifica manualmente os detalhes e armazena a instrução.

Instruções digitais (débito automático digital)

• Criação de instruções: as empresas podem criar instruções digitais por meio de portais online seguros, telefone ou outros canais eletrônicos. O pagador fornece a autorização preenchendo um formulário online ou dando consentimento por telefone. A instrução deve conter todas as informações necessárias, assim como o formulário em papel, mas não precisa de assinatura física.

• Armazenamento: as empresas armazenam instruções digitais eletronicamente. Esses registros são mais fáceis de gerenciar, atualizar, validar e recuperar para fins de auditoria e conformidade.

• Processamento: instruções digitais são processadas em tempo real. Assim que o pagador fornece a autorização online, o Bacs ou outra rede de pagamento transmite suas informações para o banco do pagador. As empresas podem automatizar as notificações antecipadas ao pagador se houver alterações nos valores, datas ou frequências dos pagamentos.

• Segurança: instruções digitais precisam seguir padrões rígidos de segurança para evitar fraudes e acesso não autorizado. Geralmente, é preciso usar autenticação de dois fatores (2FA), processos de login seguros ou códigos de verificação exclusivos enviados para o dispositivo móvel ou e-mail do pagador. Essas medidas de segurança garantem que a autorização seja genuína e esteja em conformidade com requisitos regulatórios, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido (GDPR).

Como estabelecer um débito automático com proteções de garantia

Quando sua empresa implementa um débito direto, é preciso seguir várias etapas importantes para garantir a conformidade, manter a confiança do cliente e gerenciar a segurança. Passo a passo:

Obter um SUN

Para enviar diretamente ao Bacs e começar a receber pagamentos por débito automático, você precisa de um SUN. Você pode ignorar esta etapa se for enviar indiretamente, por meio de um terceiro.

Escolha instruções em papel ou digitais

Decida se você usará instruções em papel ou opções de débito automático sem papel. Ambos precisam atender aos mesmos padrões de garantia, mas as instruções em papel envolvem formulários físicos que o cliente preenche e assina, enquanto as instruções digitais são formulários eletrônicos preenchidos online ou por telefone.

Crie um formulário de instrução correto

Sua instrução de débito automático (ou DDI) é o formulário que os clientes usam para autorizar você a coletar pagamentos. Para estar em conformidade com a Garantia de Débito Automático, o formulário precisa incluir os dados do pagador, seus dados comerciais, um texto claro da autorização, uma declaração de Garantia de Débito Automático e informações de aviso prévio, como descrito anteriormente neste guia.

Autorização segura do cliente

Para instruções em papel, o cliente deve preencher e assinar um formulário físico. Em seguida, você envia para os bancos através do Bacs. Para instruções digitais, o cliente deve preencher um formulário online ou fornecer seus dados por telefone. Para confirmar a autorização, use métodos seguros, como 2FA.

Enviar a instrução ao banco do cliente

Depois de assinar a instrução em papel ou digital, envie-a ao banco do cliente pelo sistema Bacs. O banco do cliente recebe os dados, verifica as informações e confirma a configuração. Para instruções em papel, pode haver outras verificações manuais, como conferência da assinatura do cliente.

Enviar aviso prévio ao cliente

Para cumprir os requisitos da Garantia de Débito Automático, você deve enviar aviso prévio aos clientes sobre o primeiro pagamento e quaisquer alterações no valor, data ou frequência. O período de aviso prévio costuma ser de 10 dias úteis antes da realização do pagamento, mas é possível negociar um prazo diferente com o cliente.

Mantenha as instruções atualizadas

Revise e atualize instruções de débito automático regularmente, especialmente se houver alterações nos dados ou no cronograma de pagamento de um cliente. Isso ajuda a evitar erros e contestações e pode garantir a conformidade com a Garantia de débito automático.

Gerenciar pedidos de indenização

Se um cliente solicitar um reembolso ao abrigo da Garantia de débito automático e o banco considerar que a reclamação é legítima, o banco deve reembolsá-lo. Em seguida, levantará um pedido de indenização contra a empresa. Esteja preparado para gerenciar esses pedidos de indenização, mantendo registros de todas as autorizações e respectivas alterações. Se você acreditar que um pedido de reembolso é injusto, normalmente tem nove dias para contestá-lo, fornecendo comprovação da autorização do cliente e do tratamento correto da transação.

Equívocos comuns sobre a Garantia de débito automático

É importante que quem envia ou receba débito automático entenda como a garantia funciona. Alguns equívocos comuns sobre a Garantia de débito automático:

• Equívoco: a Garantia de débito automático aplica-se apenas a erros cometidos pela empresa, como sacar o valor incorreto ou processar um pagamento na data incorreta.

  • Na verdade, a garantia também cobre pagamentos não autorizados, mesmo que a empresa tenha seguido a instrução corretamente.
    

• Equívoco: solicitar um reembolso com a Garantia de Débito Automático é um processo complexo e demorado.

  • Na verdade, o processo costuma ser simples, e o cliente geralmente pode solicitar um reembolso diretamente no banco.
    

• Equívoco: a garantia cobre reembolsos apenas até um determinado montante.

  • Na verdade, não há limite máximo para o valor que pode ser reembolsado sob a garantia, e os clientes têm direito a um reembolso total de qualquer pagamento incorreto ou não autorizado.
    

• Equívoco: a Garantia de débito automático e os estornos são a mesma coisa.

  • Na verdade, são mecanismos distintos. Estornos são um esquema de proteção para pagamentos com cartão, enquanto a Garantia de débito automático é específica para pagamentos por débito automático.
    

• Equívoco: as empresas têm o direito de recusar um reembolso solicitado ao abrigo da Garantia de débito automático.

  • Na verdade, a garantia é um direito dos clientes, exigindo que os bancos forneçam reembolsos em casos qualificados.
    

• Equívoco: a Garantia de débito automático se aplica a todos os tipos de pagamento.

  • Na verdade, aplica-se apenas aos pagamentos por débito automático. Não abrange outros tipos de pagamento, como pedidos agendados e pagamentos por cartão.