La Garanzia di addebito diretto è una misura di tutela dei consumatori nel Regno Unito destinata a privati e attività che utilizzano l'addebito diretto come metodo di pagamento. Questo schema richiede che qualsiasi transazione di addebito diretto effettuata per errore o senza un'adeguata autorizzazione sia rimborsata immediatamente dalla banca del pagatore. In base alla Garanzia di addebito diretto, il pagatore riceve una notifica anticipata di qualsiasi modifiche dell'importo, della data o della frequenza dei pagamenti. Se si verificano errori (ad esempio, l'attività preleva l'importo errato o elabora il pagamento nella data sbagliata), lo schema garantisce al cliente un rimborso completo e tempestivo.

Nel 2023, Bacs, il sistema di compensazione degli addebiti diretti del Regno Unito, ha elaborato oltre 4,8 miliardi di transazioni di addebito diretto. La Garanzia copre tutto ciò. Di seguito viene illustrato quello che le attività devono sapere sulla Garanzia di addebito diretto: come funziona, come stabilire un addebito diretto con protezioni di garanzia e alcuni luoghi comuni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la Garanzia di addebito diretto
  
• Come stabilire un addebito diretto con protezioni di garanzia
  
• Alcuni luoghi comuni sulla Garanzia di addebito diretto
  

Come funziona la Garanzia di addebito diretto

Un mandato di addebito diretto, noto anche come istruzione di addebito diretto (Direct Debit Instruction o DDI), è l'autorizzazione che consente a un'attività di riscuotere i pagamenti direttamente dal conto bancario di un pagatore. Per essere valido ai sensi della Garanzia di addebito diretto, il mandato deve contenere i seguenti elementi:

• Dati del pagatore: Nome completo, indirizzo e coordinate bancarie del pagatore (numero di conto e sort code). Questi dati identificano la banca del pagatore e il conto da cui verranno riscossi i pagamenti.

• Dati dell'utente del servizio: Il nome, l'indirizzo e il numero SUN (Service User Number) dell'attività o del fornitore di servizi. Il SUN è un identificativo univoco che il Bacs rilascia alle attività per elaborare gli addebiti diretti.

• Dichiarazione di autorizzazione: Autorizzazione esplicita del pagatore affinché il fornitore di servizi riscuota i pagamenti dal suo conto. La formulazione deve rispettare le linee guida Bacs.

• Dichiarazione di garanzia: Dichiarazione obbligatoria che illustra i diritti del pagatore previsti dalla Garanzia di addebito diretto, incluso il diritto a un rimborso immediato in caso di pagamenti errati o non autorizzati.

• Clausola di preavviso: Una dichiarazione dell'obbligo di fornire un preavviso (in genere 10 giorni lavorativi) prima che vengano apportate modifiche all'importo, alla frequenza o alla data dell'addebito diretto.

• Firma (per i mandati cartacei): La firma del pagatore, per convalidare l'autorizzazione.

Le aziende possono implementare i mandati di addebito diretto in formato cartaceo o digitale, con moduli online o un'autorizzazione elettronica. Ogni metodo ha requisiti e considerazioni specifici.

Mandati in formato cartaceo

• Creazione del mandato: Un mandato in formato cartaceo deve includere tutti gli elementi chiave sopra descritti. Il modulo deve essere stampato in modo chiaro e seguire gli standard di layout e design stabiliti da Bacs per garantire che sia leggibile e conforme.

• Archiviazione: Le attività sono responsabili dell'archiviazione dei mandati cartacei firmati almeno per la durata dell'accordo.

• Elaborazione: Dopo che il pagatore ha completato e firmato il mandato, l'azienda deve inviare il modulo a Bacs e quindi inoltrarlo alla banca del pagatore. La banca verifica manualmente i dati e memorizza il mandato.

Mandati digitali (addebito diretto elettronico)

• Creazione del mandato: Le attività possono creare mandati digitali tramite portali online sicuri, telefono o altri canali elettronici. Il pagatore fornisce l'autorizzazione compilando un modulo online o dando il consenso per telefono. Questo mandato deve contenere tutte le informazioni richieste, proprio come un modulo cartaceo, ma non richiede una firma fisica.

• Archiviazione: Le aziende archiviano elettronicamente i mandati digitali. In questo modo sono più facili da gestire, aggiornare, convalidare e recuperare per scopi di controllo e conformità.

• Elaborazione: I mandati digitali vengono elaborati in tempo reale. Una volta che il pagatore fornisce l'autorizzazione online, Bacs o un'altra rete di pagamento trasmette le informazioni alla banca del pagatore. Le attività possono automatizzare le notifiche preventive al pagatore in caso di modifiche agli importi, alle date o alle frequenze dei pagamenti.

• Sicurezza: I mandati digitali devono rispettare rigorosi standard di sicurezza per prevenire le frodi e l'accesso non autorizzato. Ciò comporta spesso l'utilizzo dell'autenticazione a due fattori (2FA), processi di accesso sicuro o codici di verifica univoci inviati al dispositivo mobile o all'e-mail del pagatore. Tali misure di sicurezza garantiscono che l'autorizzazione sia autentica e conforme ai requisiti normativi come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) del Regno Unito.

Come stabilire un addebito diretto con protezioni della garanzia

Quando la tua attività implementa un deposito diretto, devi seguire diversi passaggi importanti per garantire la conformità, mantenere la fiducia dei clienti e gestire la sicurezza. Ecco una guida dettagliata.

Ottieni un identificativo SUN

Per inviare il documento direttamente a Bacs e per riscuotere i pagamenti tramite addebito diretto, hai bisogno di un identificativo SUN. Puoi saltare questo passaggio se prevedi di inviare il documento indirettamente tramite una terza parte.

Scegli tra mandati cartacei o digitali

Decidi se utilizzare mandati cartacei o passare al digitale con opzioni di addebito diretto elettronico. Entrambi devono soddisfare gli stessi standard di garanzia, ma i mandati cartacei prevedono moduli fisici che il cliente compila e firma, mentre i mandati digitali sono moduli elettronici compilati online o per telefono.

Crea un modulo di mandato conforme

Il mandato di addebito diretto (DDI) è il modulo che i clienti utilizzano per autorizzarti a riscuotere i pagamenti. Per essere conforme alla Garanzia di addebito diretto, il modulo deve includere i dati del pagatore, i dettagli della tua attività, un'autorizzazione chiara, una dichiarazione di Garanzia di addebito diretto e informazioni relative al preavviso, come descritto in precedenza in questa guida.

Autorizzazione sicura del cliente

Per i mandati cartacei, il cliente deve compilare e firmare un modulo fisico. Invii quindi il modulo alle banche tramite Bacs. Per i mandati digitali, il cliente deve compilare un modulo online o fornire i propri dati per telefono. Per confermare l'autorizzazione, utilizza metodi sicuri come l'autenticazione a due fattori.

Invia il mandato alla banca del cliente

Dopo aver firmato il mandato o l'autorizzazione digitale, invia il documento alla banca del cliente tramite il sistema Bacs. La banca del cliente riceve i dati, verifica le informazioni e conferma la configurazione. Per i mandati cartacei, potrebbero essere previsti ulteriori verifiche manuali, come la verifica della firma del cliente.

Invia un preavviso al cliente

Per soddisfare i requisiti della Garanzia di addebito diretto, devi inviare ai tuoi clienti un preavviso relativo al primo pagamento e a eventuali modifiche di importo, data o frequenza. Il periodo di preavviso è solitamente di 10 giorni lavorativi prima che il pagamento venga effettuato ma è possibile negoziare un periodo diverso con il cliente.

Mantieni aggiornati i mandati

Rivedi e aggiorna regolarmente i mandati di addebito diretto, soprattutto in caso di modifiche ai dati del cliente o alla frequenza dei pagamenti. In questo modo si evitano errori e contestazioni e si può garantire la conformità con la Garanzia di addebito diretto.

Gestisci le richieste di indennizzo

Se un cliente richiede un rimborso ai sensi della Garanzia di addebito diretto e la sua banca ritiene che il reclamo sia legittimo, la banca è tenuta a rimborsarlo. Presenterà quindi una richiesta di indennizzo nei confronti dell'attività. Sii pronto a gestire queste richieste di indennizzo tenendo traccia di tutte le autorizzazioni e di eventuali modifiche. Se ritieni che una richiesta di rimborso sia ingiusta, in genere hai nove giorni di tempo per contestarla fornendo la prova dell'autorizzazione del cliente e della corretta gestione della transazione.

Alcuni luoghi comuni sulla Garanzia di addebito diretto

È importante che chiunque invii o riceva addebiti diretti sappia come funziona la garanzia. Ecco alcuni luoghi comuni sulla Garanzia di addebito diretto:

• Luogo comune: La Garanzia di addebito diretto si applica solo agli errori commessi dall'attività, come il prelievo di un importo errato o l'elaborazione di un pagamento in una data errata.

  • In realtà, la garanzia copre anche i pagamenti non autorizzati, anche se l'attività ha seguito correttamente il mandato.
    

• Luogo comune: Richiedere un rimborso nell'ambito della Garanzia di addebito diretto è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo.

  • In realtà, di solito il processo è semplice e i clienti possono richiedere un rimborso direttamente alla propria banca.
    

• Luogo comune: La garanzia copre i rimborsi solo fino a un certo importo.

  • In realtà, non esiste un limite massimo all'importo rimborsabile nell'ambito della garanzia e i clienti hanno diritto a un rimborso completo per qualsiasi pagamento errato o non autorizzato.
    

• Luogo comune: La Garanzia di addebito diretto e gli storni sono la stessa cosa.

  • In realtà si tratta di meccanismi distinti. Gli storni sono uno schema di protezione dei pagamenti con carta mentre la Garanzia di addebito diretto è specifica per i pagamenti con addebito diretto.
    

• Luogo comune: Le attività hanno il diritto di rifiutare un rimborso richiesto nell'ambito della Garanzia di addebito diretto.

  • Di fatto, la garanzia è un diritto legale per i clienti, che impone alle banche di fornire rimborsi nei casi ammissibili.
    

• Luogo comune: La Garanzia di addebito diretto si applica a tutti i tipi di pagamento.

  • In realtà, si applica solo ai pagamenti effettuati tramite il sistema di addebito diretto. Non copre altri metodi di pagamento quali gli ordini permanenti e i pagamenti con carta.