De Garantie automatische incasso is een maatregel ter bescherming van de consument in het Verenigd Koninkrijk die bedoeld is voor particulieren en bedrijven die automatische incasso's als betaalmethode gebruiken. Deze regeling vereist dat elke automatische incasso die per ongeluk of zonder de juiste autorisatie wordt uitgevoerd, onmiddellijk wordt terugbetaald door de bank van de betaler. Onder de Garantie automatische incasso ontvangt de betaler vooraf een melding van eventuele wijzigingen in het bedrag, de datum of de frequentie van betalingen. Als er fouten worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat het bedrijf het onjuiste bedrag opneemt of de betaling op de verkeerde datum verwerkt, garandeert het systeem de klant een volledige, snelle terugbetaling.

In 2023 heeft BACS, het Britse clearingsysteem voor automatische incasso's, meer dan 4,8 miljard transacties voor automatische incasso's verwerkt. De garantie dekt ze allemaal. Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over de Garantie automatische incasso: hoe het werkt, hoe je een automatische incasso met garantiebescherming tot stand brengt en veelvoorkomende misvattingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe de Garantie automatische incasso werkt
  
• Hoe een automatische incasso met garantiebescherming tot stand te brengen
  
• Veel voorkomende misvattingen over de Garantie automatische incasso
  

Hoe werkt de Garantie automatische incasso?

Een machtiging voor automatische incasso, ook wel automatische incasso-opdracht (DDI) genoemd, is de machtiging waarmee een bedrijf betalingen rechtstreeks van de bankrekening van een betaler kan innen. Het mandaat moet de volgende elementen bevatten om geldig te zijn in het kader van de Garantie automatische incasso:

• Gegevens betaler: De volledige naam, het adres en de bankrekeninggegevens van de betaler (rekeningnummer en bankcode). Deze gegevens identificeren de bank van de betaler en de rekening waarvan betalingen worden geïnd.

• Gegevens van de gebruiker van de dienst: De naam, het adres en het servicegebruikersnummer (SUN) van het bedrijf of de serviceprovider. De SUN is een uniek identificatienummer dat BACS aan bedrijven verstrekt om automatische incasso's te verwerken.

• Machtigingsverklaring: Expliciete toestemming van de betaler voor de dienstverlener om betalingen van zijn account te innen. De formulering moet in overeenstemming zijn met de BACS-richtsnoeren.

• Garantieverklaring: Een verplichte verklaring waarin de rechten van de betaler onder de Garantie automatische incasso worden beschreven, waaronder het recht op onmiddellijke terugbetaling voor onjuiste of niet-geautoriseerde betalingen.

• Clausule van voorafgaande kennisgeving: Een verklaring waarin wordt aangegeven dat je het bedrag, de frequentie of de datum van de automatische incasso van tevoren moet informeren (meestal 10 werkdagen).

• Handtekening (voor papieren mandaten): Handtekening van de betaler om de autorisatie te valideren.

Bedrijven kunnen automatische incassomachtigingen implementeren via papieren methoden of digitaal met online formulieren of elektronische autorisatie. Elke methode heeft specifieke vereisten en overwegingen.

Papieren mandaten

• Aanmaken van machtigingen: Een papieren mandaat moet alle belangrijke elementen bevatten die hierboven zijn beschreven. Het formulier moet duidelijk worden afgedrukt en voldoen aan de lay-out- en ontwerpnormen die door BACS zijn vastgesteld om ervoor te zorgen dat het leesbaar en conform is.

• Opslag: Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het bewaren van de ondertekende papieren mandaten voor ten minste zo lang als de overeenkomst duurt.

• Verwerking: Nadat de betaler het mandaat heeft ingevuld en ondertekend, moet het bedrijf het formulier indienen bij BACS en het vervolgens doorsturen naar de bank van de betaler. De bank verifieert de gegevens handmatig en slaat de machtiging op.

Digitale machtigingen (papierloze incasso)

• Aanmaken van machtigingen: Bedrijven kunnen digitale machtigingen opstellen via beveiligde online portals, telefoon of andere elektronische kanalen. De betaler geeft toestemming door een online formulier in te vullen of telefonisch toestemming te geven. Dit mandaat moet alle vereiste informatie bevatten, net als bij een papieren formulier, maar vereist geen fysieke handtekening.

• Opslag: Bedrijven slaan digitale machtigingen elektronisch op. Deze gegevens zijn eenvoudiger te beheren, bij te werken, te valideren en op te halen voor audit- en compliancedoeleinden.

• Verwerking: Digitale mandaten worden in real time verwerkt. Zodra de betaler online autoriseert, stuurt BACS of een ander betalingsnetwerk zijn informatie door naar de bank van de betaler. Bedrijven kunnen vroegtijdige meldingen aan de betaler automatiseren als er wijzigingen zijn in de bedragen, datums of frequenties van betalingen.

• Veiligheid: Digitale machtigingen moeten aan strenge beveiligingsnormen voldoen om fraude en onbevoegde toegang te voorkomen. Dit omvat vaak het gebruik van tweefactorauthenticatie (2FA), veilige inlogprocessen of unieke verificatiecodes die naar het mobiele apparaat of e-mailadres van de betaler worden verzonden. Deze beveiligingsmaatregelen garanderen dat de autorisatie echt is en voldoet aan wettelijke vereisten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Een automatische incasso opzetten met garantiebescherming

Wanneer je bedrijf een directe storting implementeert, moet je verschillende belangrijke stappen volgen om compliance te garanderen, het klantvertrouwen te behouden en de beveiliging te beheren. Hier is een stap-voor-stap handleiding.

Koop een SUN

Als je rechtstreeks bij BACS wilt indienen en betalingen wilt innen via automatische incasso, heb je een SUN nodig. Je kunt deze stap overslaan als je van plan bent indirect via een derde partij een aanvraag in te dienen.

Kies voor papieren of digitale machtigingen

Beslis of je papieren machtigingen wilt gebruiken of digitaal gaat met opties voor automatische incasso's zonder papier. Beide moeten aan dezelfde garantienormen voldoen, maar bij papieren mandaten gaat het om fysieke formulieren die de klant invult en ondertekent, terwijl digitale mandaten elektronische formulieren zijn die online of telefonisch worden ingevuld.

Maak een machtigingsformulier dat aan alle regels voldoet

Je automatische incassomachtiging (DDI) is het formulier waarmee klanten je autoriseren om betalingen te innen. Om te voldoen aan de Garantie automatische incasso moet het formulier de gegevens van de betaler, je bedrijfsgegevens, duidelijke autorisatieformulering, een verklaring van de Garantie voor automatische incasso's en informatie over vroegtijdige kennisgeving bevatten, zoals eerder in deze handleiding beschreven.

Veilige klantautorisatie

Voor papieren machtigingen moet de klant een fysiek formulier invullen en ondertekenen. Vervolgens stuur je het via BACS naar de banken. Voor digitale machtigingen moet de klant een online formulier invullen of zijn gegevens telefonisch verstrekken. Gebruik veilige methoden zoals 2FA om hun autorisatie te bevestigen.

Dien het mandaat in bij de bank van de klant

Zodra je de ondertekende machtiging of digitale machtiging heeft, dien je deze via het BACS-systeem in bij de bank van de klant. De bank van de klant ontvangt de gegevens, controleert de informatie en bevestigt de instellingen. Bij papieren machtigingen kunnen er extra handmatige controles nodig zijn, zoals verificatie van de handtekening van de klant.

Stuur een vooraankondiging naar de klant

Om aan de vereisten voor Garantie automatische incasso te voldoen, moet je je klanten vooraf informeren over de eerste betaling en eventuele wijzigingen in het bedrag, de datum of de frequentie. De opzegtermijn is meestal 10 werkdagen voordat de betaling wordt opgenomen, maar je kunt een andere termijn afspreken met de klant.

Houd machtigingen up-to-date

Controleer machtigingen voor automatische incasso's en werk ze regelmatig bij, vooral als er wijzigingen zijn in de gegevens of het betaalschema van een klant. Dit helpt fouten en chargebacks te voorkomen en kan ervoor zorgen dat de Garantie automatische incasso wordt nageleefd.

Schadeclaims afhandelen

Als een klant een terugbetaling aanvraagt op grond van de Garantie automatische incasso en zijn bank vindt de claim legitiem, dan moet de bank hem terugbetalen. Zij zal dan een schadeclaim indienen tegen het bedrijf. Wees voorbereid om deze schadeclaims te beheren door alle autorisaties en eventuele wijzigingen bij te houden. Als je een terugbetalingsclaim onterecht vindt, heb je doorgaans negen dagen de tijd om een chargeback in te dienen door bewijs te overleggen van de autorisatie van de klant en de correcte afhandeling van de transactie.

Veel voorkomende misvattingen over de Garantie automatische incasso

Het is belangrijk dat iedereen die automatische incasso's verzendt of ontvangt, begrijpt hoe de garantie werkt. Hier zijn enkele veelvoorkomende misvattingen over de Garantie automatische incasso:

• Misvatting: De Garantie automatische incasso is alleen van toepassing op fouten die door het bedrijf zijn gemaakt, zoals het opnemen van het onjuiste bedrag of het verwerken van een betaling op de verkeerde datum.

  • In feite dekt de garantie ook ongeoorloofde betalingen, zelfs als het bedrijf het mandaat correct heeft gevolgd.
    

• Misvatting: Het aanvragen van een terugbetaling onder de Garantie automatische incasso is een complex en tijdrovend proces.

  • In feite is het proces meestal eenvoudig en kunnen klanten meestal rechtstreeks bij hun bank om terugbetaling vragen.
    

• Misvatting: De garantie dekt slechts terugbetalingen tot een bepaald bedrag.

  • In feite is er geen bovengrens aan het bedrag dat kan worden terugbetaald onder de garantie, en klanten hebben recht op een volledige terugbetaling van elke onjuiste of niet-geautoriseerde betaling.
    

• Misvatting: Garantie automatische incasso en chargebacks zijn hetzelfde.

  • In feite zijn het verschillende mechanismen. Chargebacks zijn een beschermingsregeling voor kaartbetalingen, terwijl de Garantie automatische incasso specifiek is voor automatische incassobetalingen.
    

• Misvatting: Bedrijven hebben het recht om een terugbetaling te weigeren die is aangevraagd onder de Garantie automatische incasso.

  • In feite is de garantie een wettelijk recht voor klanten, dat banken verplicht om terugbetalingen te doen in in aanmerking komende gevallen.
    

• Misvatting: De Garantie automatische incasso geldt voor alle soorten betalingen.

  • In feite is het alleen van toepassing op betalingen die worden gedaan via het systeem van automatische incasso's. Andere soorten betalingen zoals doorlopende opdrachten en kaartbetalingen vallen hier niet onder.