การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ คือมาตรการคุ้มครองผู้บริโภคในสหราชอาณาจักรทั้งสําหรับบุคคลทั่วไปและธุรกิจที่ใช้การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นวิธีการชําระเงิน แผนนี้กําหนดว่าธุรกรรมการหักบัญชีอัตโนมัติที่ดําเนินการผิดพลาดหรือไม่ได้รับอนุญาตจะถูกคืนเงินโดยธนาคารของผู้ชําระเงินทันที ภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ ผู้ชําระเงินจะได้รับการแจ้งเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงยอดเงิน วันที่ หรือความถี่ในการชําระเงิน หากเกิดข้อผิดพลาดใดๆ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจถอนเงินเป็นจํานวนที่ไม่ถูกต้องหรือประมวลผลการชําระเงินในวันที่ผิด แผนดังกล่าวรับประกันว่าลูกค้าได้รับเงินคืนเต็มจํานวนทันที

ในปี 2023 ที่ผ่านมา Bacs ได้ประมวลผลธุรกรรมการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นจํานวนมากกว่า 4.8 พันล้านรายการผ่านระบบการหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักร การรับประกันจะครอบคลุมธุรกรรมเหล่านี้ทุกรายการ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต่างๆ ต้องทราบเกี่ยวกับการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งได้แก่ วิธีการใช้งาน วิธีสร้างการหักบัญชีอัตโนมัติพร้อมความคุ้มครองการรับประกัน และความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีการทํางานของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ
  
• วิธีสร้างการหักบัญชีอัตโนมัติพร้อมความคุ้มครองการรับประกัน
  
• ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ
  

วิธีการทํางานของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

การมอบอำนาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ หรือที่เรียกอีกอย่างว่าคำสั่งหักบัญชีอัตโนมัติ (DDI) คือการอนุมัติที่อนุญาตให้ธุรกิจเรียกเก็บเงินจากบัญชีธนาคารของผู้ชำระเงินโดยตรง การมอบอํานาจจะต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้เพื่อให้มีผลใช้ได้ภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

• รายละเอียดของผู้ชำระเงิน: ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ และรายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ชำระเงิน (หมายเลขบัญชี และ Sort Code) รายละเอียดเหล่านี้จะระบุธนาคารของผู้ชำระเงินและบัญชีที่จะเรียกเก็บเงิน

• รายละเอียดของผู้ใช้บริการ: ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขผู้ใช้บริการ (SUN) ของธุรกิจหรือผู้ให้บริการ SUN เป็นรหัสระบุเฉพาะที่ออกโดย Bacs ให้แก่ธุรกิจต่างๆ เพื่อดําเนินการหักบัญชีอัตโนมัติ

• ใบแจ้งการอนุมัติ: การอนุมัติโดยชัดแจ้งที่ผู้ชำระเงินอนุญาตให้ผู้ให้บริการเรียกเก็บเงินจากบัญชีของตน ข้อความจะต้องเป็นไปตามแนวทางของ Bacs

• คำชี้แจงการรับประกัน: คำชี้แจงที่จำเป็นซึ่งระบุสิทธิของผู้ชำระเงินภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ รวมถึงสิทธิในการขอคืนเงินทันทีสำหรับการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับอนุญาต

• ข้อกำหนดการแจ้งล่วงหน้า: คำชี้แจงเกี่ยวกับข้อกำหนดในการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า (โดยทั่วไปคือ 10 วันทำการ) ก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นกับจำนวนเงิน ความถี่ หรือวันที่ที่จะหักบัญชีอัตโนมัติ

• ลายเซ็น (สําหรับหนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษ): ลายเซ็นของผู้ชําระเงินเพื่อยืนยันการอนุมัติ

บริษัทสามารถใช้คําสั่งการหักบัญชีอัตโนมัติผ่านวิธีการแบบกระดาษหรือผ่านระบบดิจิทัลด้วยแบบฟอร์มออนไลน์หรือการอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ละวิธีมีข้อกําหนดและข้อควรพิจารณาที่เฉพาะเจาะจง

หนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษ

• การสร้างหนังสือมอบอํานาจ: หนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษต้องมีองค์ประกอบสําคัญทั้งหมดที่ระบุข้างต้น แบบฟอร์มจะต้องพิมพ์อย่างชัดเจนและเป็นไปตามมาตรฐานด้านเค้าโครงและการออกแบบที่กำหนดโดย Bacs เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถอ่านได้และเป็นไปตามข้อกำหนด

• การจัดเก็บ: ธุรกิจมีหน้าที่จัดเก็บหนังสือมอบอํานาจที่ลงนาม ตราบเท่าที่ข้อตกลงยังมีผลใช้ได้เป็นอย่างน้อยที่สุด

• การประมวลผล: หลังจากที่ผู้ชำระเงินกรอกและลงนามในเอกสารแล้ว บริษัทจะต้องส่งแบบฟอร์มไปยัง Bacs และส่งต่อไปยังธนาคารของผู้ชำระเงิน จากนั้น ธนาคารจะตรวจสอบรายละเอียดและจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง

หนังสือมอบอํานาจแบบดิจิทัล (การหักบัญชีอัตโนมัติแบบไร้กระดาษ)

• การสร้างหนังสือมอบอํานาจ: ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างหนังสือมอบอํานาจแบบดิจิทัลผ่านพอร์ทัลออนไลน์ โทรศัพท์ หรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ที่ปลอดภัยได้ ผู้ชําระเงินให้การอนุมัติโดยการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์หรือให้ความยินยอมทางโทรศัพท์ หนังสือมอบอํานาจนี้ต้องระบุข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดเช่นเดียวกับแบบฟอร์มกระดาษ แต่ไม่ต้องลงนามในเอกสารฉบับจริง

• การจัดเก็บ: บริษัทต่างๆ จัดเก็บหนังสือมอบอํานาจแบบดิจิทัลทางอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกเหล่านี้จัดการ อัปเดต ตรวจสอบ และเรียกค้นได้ง่ายขึ้นสำหรับวัตถุประสงค์ด้านการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การประมวลผล: การมอบอํานาจแบบดิจิทัลได้รับการประมวลผลแบบเรียลไทม์ เมื่อผู้ชําระเงินให้การอนุมัติทางออนไลน์แล้ว Bacs หรือเครือข่ายการชําระเงินอื่นจะส่งข้อมูลของตนไปยังธนาคารของผู้ชําระเงิน ธุรกิจสามารถส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าไปยังผู้ชำระเงินได้โดยอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงจํานวนเงินที่ชําระ วันที่ หรือความถี่

• การรักษาความปลอดภัย: หนังสือมอบอํานาจดิจิทัลต้องเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยมักจะอาศัยการตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย (2FA), กระบวนการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัย หรือรหัสยืนยันที่ไม่ซ้ําซึ่งส่งไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่หรืออีเมลของผู้ชําระเงิน มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้ช่วยรับรองว่าการอนุมัติวงเงินนั้นเป็นการดำเนินการจริงและเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหราชอาณาจักร (GDPR)

วิธีสร้างการหักบัญชีอัตโนมัติพร้อมความคุ้มครองการรับประกัน

เมื่อธุรกิจของคุณใช้การฝากบัญชีอัตโนมัติ คุณจะต้องทําตามขั้นตอนที่สําคัญหลายประการเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกําหนด รักษาความไว้วางใจของลูกค้า และจัดการความปลอดภัย ต่อไปนี้คือคําแนะนําแบบทีละขั้นตอน

ขอรับ SUN

หากต้องการส่งไปยัง Bacs โดยตรงและเริ่มเก็บการชําระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติ คุณจะต้องมี SUN คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากวางแผนจะส่งโดยอ้อมผ่านบุคคลที่สาม

เลือกหนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษหรือดิจิทัล

ตัดสินใจว่าคุณจะใช้หนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษ หรือใช้ตัวเลือกการหักบัญชีอัตโนมัติแบบไร้กระดาษในระบบดิจิทัล ทั้งสองวิธีจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการรับประกันแบบเดียวกัน แต่หนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษนั้นต้องมีแบบฟอร์มฉบับจริงที่ลูกค้ากรอกและลงนาม ในขณะที่หนังสือมอบอํานาจดิจิทัลใช้การกรอกแบบฟอร์มทางออนไลน์หรือทางโทรศัพท์

สร้างแบบฟอร์มการมอบอํานาจที่เป็นไปตามข้อกําหนด

หนังสือมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติ (หรือ DDI) ของคุณคือแบบฟอร์มที่ลูกค้าใช้อนุมัติให้คุณเรียกเก็บเงิน แบบฟอร์มจําเป็นต้องระบุรายละเอียดของผู้ชําระเงิน รายละเอียดธุรกิจของคุณ ข้อความการอนุมัติที่ชัดเจน คำชี้แจงการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ และข้อมูลการแจ้งล่วงหน้า ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้าในคู่มือนี้ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

ขอการอนุมัติจากลูกค้า

สําหรับการมอบอํานาจแบบกระดาษ ลูกค้าจะต้องกรอกและลงนามในแบบฟอร์มฉบับจริง จากนั้นส่งให้ธนาคารผ่าน Bacs สําหรับการมอบอํานาจแบบดิจิทัล ลูกค้าจะต้องกรอกแบบฟอร์มออนไลน์หรือระบุรายละเอียดผ่านทางโทรศัพท์ หากต้องการยืนยันการอนุมัติ โปรดใช้วิธีที่ปลอดภัย เช่น 2FA

ส่งหนังสือมอบอํานาจให้ธนาคารของลูกค้า

เมื่อคุณมีหนังสือมอบอํานาจที่ลงนามหรือการอนุมัติแบบดิจิทัลแล้ว ให้ส่งไปให้ธนาคารของลูกค้าผ่านระบบ Bacs จากนั้นธนาคารของลูกค้าจะได้รับรายละเอียด ตรวจสอบข้อมูล และยืนยันการตั้งค่า สําหรับหนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษ อาจจะมีการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่เพิ่มเติม เช่น การยืนยันลายเซ็นของลูกค้า

ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าให้ลูกค้า

คุณต้องส่งหนังสือแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการชําระเงินครั้งแรกและการเปลี่ยนแปลงยอดเงิน วันที่ หรือความถี่ในการชําระเงินดังกล่าวเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ โดยปกติแล้ว ระยะเวลาแจ้งให้ทราบจะอยู่ที่ 10 วันทําการก่อนที่จะมีการชําระเงิน แต่คุณสามารถเจรจาช่วงเวลาอื่นๆ กับลูกค้าได้

อัปเดตการมอบอํานาจให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ตรวจสอบและอัปเดตการมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นประจํา โดยเฉพาะในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของลูกค้าหรือกําหนดการชําระเงิน วิธีนี้ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและการโต้แย้งการชําระเงิน อีกทั้งยังช่วยยืนยันว่าจะมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

จัดการการเรียกร้องค่าชดเชย

หากลูกค้าอ้างสิทธิ์คืนเงินภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ และธนาคารพบว่าการอ้างสิทธิ์นั้นถูกต้อง ธนาคารจะต้องคืนเงินให้ลูกค้า จากนั้นจะเรียกร้องค่าชดเชยต่อธุรกิจ โปรดเตรียมความพร้อมในการจัดการการเรียกร้องค่าชดเชยเหล่านี้โดยการเก็บบันทึกการอนุมัติและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ หากคุณคิดว่าการขอคืนเงินไม่ยุติธรรม ปกติแล้วคุณจะมีเวลา 9 วันในการโต้แย้งการชําระเงินโดยการส่งหลักฐานการอนุมัติของลูกค้าและการจัดการธุรกรรมอย่างถูกต้อง

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

ทุกคนที่ส่งหรือรับการหักบัญชีอัตโนมัติจะต้องทําความเข้าใจว่าการรับประกันทํางานอย่างไร ต่อไปนี้เป็นความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

• ความเข้าใจผิด: การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติใช้ได้เฉพาะกับข้อผิดพลาดที่เกิดจากธุรกิจ เช่น การถอนเงินไม่ถูกต้อง หรือการดำเนินการชำระเงินในวันที่ไม่ถูกต้อง

  • ในความเป็นจริงแล้ว การรับประกันยังครอบคลุมการชําระเงินที่ไม่ได้รับอนุญาต แม้ว่าธุรกิจจะปฏิบัติตามหนังสือมอบอํานาจอย่างถูกต้องก็ตาม
    

• ความเข้าใจผิด: การขอคืนเงินภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและซับซ้อน

  • อันที่จริงแล้ว กระบวนการมักจะดําเนินไปอย่างตรงไปตรงมา และโดยทั่วไปลูกค้าจะขอเงินคืนจากธนาคารได้โดยตรง
    

• ความเข้าใจผิด: การรับประกันจะครอบคลุมการคืนเงินไม่เกินจํานวนหนึ่งๆ เท่านั้น

  • ในความเป็นจริง จํานวนเงินที่สามารถคืนเงินได้ภายใต้การรับประกันไม่มีขีดจํากัดสูงสุด และลูกค้ามีสิทธิ์ขอเงินคืนเต็มจํานวนสําหรับการชําระเงินที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับอนุญาต
    

• ความเข้าใจผิด: การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติและการดึงเงินคืนเหมือนกัน

  • ในความเป็นจริงแล้ว ทั้งคู่เป็นกลไกที่แตกต่างกัน การดึงเงินคืนเป็นแผนการคุ้มครองการชําระเงินผ่านบัตร ส่วนการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัตินั้นมีไว้สําหรับการชําระเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติเท่านั้น
    

• ความเข้าใจผิด: ธุรกิจมีสิทธิ์ปฏิเสธการคืนเงินตามคําขอภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

  • ในความเป็นจริง การรับประกันเป็นสิทธิ์ทางกฎหมายสําหรับลูกค้า ซึ่งกําหนดให้ธนาคารดำเนินการเงินคืนในกรณีที่ตรงตามคุณสมบัติ
    

• ความเข้าใจผิด: การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติจะใช้ได้กับการชําระเงินทุกประเภท

  • อันที่จริงแล้วจะมีผลกับการชําระเงินที่ดําเนินการผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติเท่านั้น โดยจะไม่ครอบคลุมการชําระเงินประเภทอื่นๆ เช่น คําสั่งยืนและการชําระเงินด้วยบัตร