La garantie de prélèvement automatique est une mesure de protection des consommateurs en vigueur au Royaume-Uni destinée aux particuliers et aux entreprises qui utilisent le prélèvement automatique comme moyen de paiement. Ce système exige que toute opération de prélèvement automatique effectuée par erreur ou sans autorisation appropriée soit immédiatement remboursée par la banque du payeur. En vertu de la garantie de domiciliation, le payeur est informé à l’avance de toute modification du montant, de la date ou de la fréquence des paiements. En cas d’erreur (par exemple, si l’entreprise prélève un montant incorrect ou traite le paiement à la mauvaise date), le programme garantit au client un remboursement complet et rapide.

En 2023, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni, le Bacs, a traité plus de 4,8 milliards de transactions de prélèvement automatique. La garantie les couvre toutes. Dans cet article, vous découvrirez ce que les entreprises doivent savoir sur la garantie de prélèvement automatique : comment elle fonctionne, comment mettre en place un prélèvement automatique assorti de garanties et quelles sont les idées fausses les plus répandues à ce sujet.

Contenu de cet article

• Fonctionnement de la garantie de prélèvement automatique
  
• Comment établir un prélèvement automatique avec des protections de garantie
  
• Idées reçues sur la garantie de prélèvement automatique
  

Fonctionnement de la garantie de prélèvement automatique

Un mandat de prélèvement automatique, également connu sous le nom d’instruction de prélèvement automatique, est l’autorisation qui permet à une entreprise de prélever des paiements directement sur le compte bancaire d’un payeur. Le mandat doit contenir les éléments suivants pour être valable au titre de la garantie de prélèvement automatique.

• Coordonnées du payeur : nom complet, adresse et coordonnées bancaires du payeur (numéro de compte et code guichet). Ces renseignements identifient la banque du payeur et le compte sur lequel les paiements seront prélevés.

• Coordonnées de l’utilisateur du service : nom, adresse et numéro d’utilisateur du service de l’entreprise ou du fournisseur de services. Le numéro d’utilisateur du service est un identifiant unique que le Bacs fournit aux entreprises pour traiter les prélèvements automatiques.

• Déclaration d’autorisation : autorisation explicite du payeur au prestataire de services de prélever des paiements sur son compte. Le libellé doit être conforme aux directives du Bacs.

• Déclaration de garantie : déclaration obligatoire décrivant les droits du payeur au titre de la garantie de prélèvement automatique, y compris le droit à un remboursement immédiat en cas de paiement incorrect ou non autorisé.

• Clause de préavis : énoncé de l’obligation de donner un préavis (généralement 10 jours ouvrables) avant toute modification du montant, de la fréquence ou de la date du prélèvement automatique.

• Signature (pour les mandats papier) : signature du payeur, pour valider l’autorisation.

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des mandats de prélèvement automatique sur papier ou par voie numérique avec des formulaires en ligne ou une autorisation électronique. Chaque méthode a des exigences et des considérations spécifiques.

Mandats papier

• Création de mandats : un mandat sur papier doit comprendre tous les éléments clés décrits ci-dessus. Le formulaire doit être clairement imprimé et respecter les normes de mise en page et de conception établies par le Bacs pour garantir sa lisibilité et sa conformité.

• Conservation : les entreprises sont responsables de la conservation des mandats papier signés pendant au moins aussi longtemps que dure l’accord.

• Traitement : une fois que le payeur a rempli et signé le mandat, l’entreprise doit envoyer le formulaire au Bacs, puis le transmettre à la banque du payeur. La banque vérifie manuellement les données et enregistre le mandat.

Mandats numériques (prélèvement automatique sans papier)

• Création de mandats : les entreprises peuvent créer des mandats numériques sur des portails en ligne sécurisés, par téléphone ou par d’autres canaux électroniques. Le payeur donne son autorisation en remplissant un formulaire en ligne ou en donnant son consentement par téléphone. Ce mandat doit contenir touts les renseignements requis, tout comme pour un formulaire papier, mais ne nécessite pas de signature physique.

• Conservation : les entreprises stockent les mandats numériques sous forme électronique. Ces enregistrements sont plus faciles à gérer, à mettre à jour, à valider et à récupérer à des fins d’audit et de conformité.

• Traitement : les mandats numériques sont traités en temps réel. Une fois que le payeur a donné son autorisation en ligne, le Bacs ou un autre réseau de paiement transmet ses renseignements à la banque du payeur. Les entreprises peuvent automatiser les notifications anticipées au payeur en cas de changement de montant, de date ou de fréquence des paiements.

• Sécurité : les mandats numériques doivent respecter des normes de sécurité strictes afin de prévenir la fraude et les accès non autorisés. Cela implique souvent l’utilisation de l’authentification à deux facteurs, d’un processus de connexion sécurisé ou de codes de vérification uniques envoyés par appareil mobile ou par courriel au payeur. Ces mesures de sécurité permettent de s’assurer que l’autorisation est authentique et conforme aux exigences réglementaires telles que celles du Règlement général sur la protection des données (RGPD) du Royaume-Uni.

Comment mettre en place un prélèvement automatique avec des protections de garantie

Lorsqu’une entreprise met en place un système de dépôt direct, il convient de suivre plusieurs étapes importantes pour garantir la conformité, maintenir la confiance des clients et gérer la sécurité. Voici un guide étape par étape.

Obtenez un numéro d’utilisateur du service

Pour envoyer des paiements directement au Bacs et commencer à collecter des paiements par prélèvement automatique, vous avez besoin d’un numéro d’utilisateur du service. Vous pouvez ignorer cette étape si vous prévoyez d’envoyer une demande indirectement par l’intermédiaire d’un tiers.

Privilégiez les mandats papier ou numérique

Décidez si vous souhaitez utiliser des mandats papier ou passer au numérique avec des options de prélèvement automatique sans papier. Les deux doivent répondre aux mêmes normes de garantie, mais les mandats papier impliquent des formulaires physiques que le client remplit et signe, tandis que les mandats numériques sont des formulaires électroniques remplis en ligne ou par téléphone.

Créer un formulaire de mandat conforme à la réglementation

Votre mandat de prélèvement automatique est le formulaire que les clients utilisent pour vous autoriser à encaisser des paiements. Pour être conforme au titre de la garantie de prélèvement automatique, le formulaire doit inclure les coordonnées du payeur, les coordonnées de votre entreprise, un libellé d’autorisation clair, une déclaration de garantie de prélèvement automatique et des informations relatives au préavis, comme indiqué précédemment dans ce guide.

Sécurisation de l’autorisation du client

Pour les mandats papier, le client doit remplir et signer un formulaire physique. Vous l’envoyez ensuite aux banques par le Bacs. Pour les mandats numériques, le client doit remplir un formulaire en ligne ou fournir les renseignements nécessaires par téléphone. Pour confirmer leur autorisation, utilisez des méthodes sécurisées telles que l’authentification à deux facteurs.

Soumettre le mandat à la banque du client

Une fois que vous avez signé le mandat ou l’autorisation numérique, envoyez-le à la banque du client au moyen du système Bacs. L’institution financière du client reçoit les coordonnées, vérifie les renseignements et confirme la configuration. Pour les mandats papier, il peut y avoir des vérifications manuelles supplémentaires, telles que la vérification de la signature du client.

Envoyer un préavis au client

Pour satisfaire aux exigences de la garantie de prélèvement automatique, vous devez informer vos clients à l’avance du premier paiement et de toute modification du montant, de la date ou de la fréquence. Le délai de préavis est généralement de 10 jours ouvrables avant que le paiement ne soit effectué, mais vous pouvez négocier un délai différent avec le client.

Maintenir les mandats à jour

Vérifiez et mettez à jour régulièrement les mandats de prélèvement automatique, en particulier en cas de modification des coordonnées d’un client ou du calendrier de paiement. Cela permet d’éviter les erreurs et les litiges et de garantir le respect de la garantie de prélèvement automatique.

Traiter les demandes d’indemnisation

Si un client demande un remboursement au titre de la garantie de prélèvement automatique et que sa banque estime que la réclamation est légitime, elle doit lui accorder un remboursement. Elle présentera alors une demande d’indemnisation à l’entreprise. Soyez prêt à gérer ces demandes d’indemnisation en tenant un registre de toutes les autorisations et de tout changement. Si vous estimez qu’une demande de remboursement est injuste, vous disposez généralement de neuf jours pour la contester en fournissant une preuve de l’autorisation du client et du bon traitement de la transaction.

Idées reçues sur la garantie de prélèvement automatique

Il est important que toute personne qui émet ou reçoit des prélèvements automatiques comprenne le fonctionnement de la garantie. Voici quelques idées reçues au sujet de la garantie de prélèvement automatique.

• Idée reçue : la garantie de prélèvement automatique ne s’applique qu’aux erreurs commises par l’entreprise, telles qu’un prélèvement d’un montant incorrect ou le traitement d’un paiement à la mauvaise date.

  • En effet, la garantie couvre également les paiements non autorisés, même si l’entreprise a correctement respecté le mandat.
    

• Idée reçue : La demande de remboursement au titre de la garantie de prélèvement automatique est un processus complexe et chronophage.

  • En fait, le processus est généralement simple et les clients peuvent généralement demander un remboursement directement auprès de leur banque.
    

• Idée reçue : la garantie ne couvre les remboursements que jusqu’à un certain montant.

  • En fait, il n’y a pas de limite supérieure au montant qui peut être remboursé dans le cadre de la garantie, et les clients ont droit à un remboursement complet de tout paiement incorrect ou non autorisé.
    

• Idée reçue : la garantie de prélèvement automatique et les contestations de paiement désignent la même chose.

  • En fait, il s’agit de mécanismes distincts. La contestation de paiement est un système de protection des paiements par carte, tandis que la garantie de domiciliation est spécifique aux paiements par domiciliation.
    

• Idée reçue : les entreprises ont le droit de refuser un remboursement demandé dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique.

  • En fait, la garantie est un droit légal pour les clients, obligeant les banques à fournir des remboursements dans les cas admissibles.
    

• Idée reçue : La garantie de prélèvement automatique s’applique à tous les types de paiements.

  • En fait, elle ne s’applique qu’aux paiements effectués par le biais du système de prélèvement automatique. Elle ne couvre pas les autres types de paiement tels que les ordres permanents et les paiements par carte.