Autogirogarantin är en konsumentskyddsåtgärd i Storbritannien som är avsedd för privatpersoner och företag som använder autogiro som betalningsmetod. Detta system kräver att alla autogirotransaktioner som görs av misstag eller utan vederbörligt medgivande omedelbart återbetalas av betalarens bank. Med autogirogarantin får betalaren förhandsmeddelanden om eventuella ändringar i betalningars belopp, datum eller periodicitet. Om några fel inträffar, till exempel om företaget drar fel belopp eller behandlar betalningen på fel datum, garanterar programmet kunden en fullständig och snabb återbetalning.

Under 2023 behandlade Storbritanniens clearingsystem för autogiro, Bacs, mer än 4,8 miljarder autogirotransaktioner. Garantin täcker dem alla. Nedan förklarar vi vad företag behöver veta om autogirogarantin: hur den fungerar, hur man upprättar ett autogiro med garantiskydd och vanliga missuppfattningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Så fungerar autogirogarantin
  
• Så upprättar man ett autogiro med garantiskydd
  
• Vanliga missuppfattningar om autogirogarantin
  

Så fungerar autogirogarantin

Ett autogiromedgivande, även kallat autogiroinstruktion, är ett medgivande som gör det möjligt för ett företag att göra betalningar direkt från en betalares bankkonto. Medgivandet måste innehålla följande delar för att vara giltigt enligt autogirogarantin:

• Uppgifter om betalaren: Betalarens fullständiga namn, adress och bankkontouppgifter (kontonummer och brittisk bankkod). Dessa uppgifter identifierar betalarens bank och det konto från vilket betalningarna kommer att dras.

• Uppgifter om användaren: Företagets eller tjänsteleverantörens namn, adress och tjänsteanvändarnummer (service user number, SUN). SUN är en unik identifierare som Bacs utfärdar till företag för behandling av autogiro.

• Uttalande om medgivande: Betalarens uttryckliga medgivande till tjänsteleverantören att dra betalningar från betalarens konto. Ordalydelsen måste följa Bacs riktlinjer.

• Uttalande om garanti: Ett uttalande om medgivande som beskriver betalarens rättigheter enligt autogirogarantin, inklusive rätten till omedelbar återbetalning för eventuella felaktiga eller ej godkända betalningar.

• Klausul om förhandsmeddelande: En redogörelse för kravet på förhandsmeddelande (vanligtvis 10 arbetsdagar) innan några ändringar görs av autogirots belopp, periodicitet eller datum.

• Underskrift (för medgivande i pappersform): Betalarens underskrift för att validera medgivandet.

Företag kan implementera autogiromedgivanden genom lösningar i pappersform eller digitalt med onlineformulär eller elektroniskt medgivande. Varje metod har specifika krav och överväganden.

Medgivande i pappersform

• Upprättande av medgivande: Ett medgivande i pappersform måste innehålla alla de centrala delar som beskrivs ovan. Formuläret måste vara tydligt tryckt och följa de standarder för layout och utformning som fastställts av Bacs för att säkerställa att det är läsbart och uppfyller kraven.

• Förvaring: Företagen ansvarar för att undertecknade medgivanden i pappersform förvaras minst så länge som avtalet gäller.

• Behandling: När betalaren har fyllt i och undertecknat medgivandet ska företaget skicka in formuläret till Bacs och sedan vidarebefordra det till betalarens bank. Banken verifierar uppgifterna manuellt och förvarar medgivandet.

Digitala medgivanden (papperslöst autogiro)

• Upprättande av medgivande: Företag kan upprätta digitala medgivanden via säkra onlineportaler, telefon eller andra elektroniska kanaler. Betalaren ger sitt medgivande genom att fylla i ett onlineformulär eller ge sitt samtycke via telefon. Detta medgivande måste innehålla all nödvändig information, precis som med ett pappersformulär, men kräver ingen fysisk underskrift.

• Förvaring: Företag förvarar digitala medgivanden elektroniskt. Dessa dokument är enklare att hantera, uppdatera, validera och hämta i revisions- och efterlevnadssyfte.

• Behandling: Digitala medgivanden behandlas i realtid. När betalaren tillhandahåller medgivanden online överför Bacs eller något annat betalningsnätverk deras information till betalarens bank. Företag kan automatisera utskick av förhandsmeddelanden till betalaren om det sker förändringar i betalningars belopp, datum eller periodicitet.

• Säkerhet: Digitala medgivanden måste följa strikta säkerhetsstandarder för att förhindra bedrägeri och obehörig åtkomst. Detta innebär ofta att man använder tvåfaktorsautentisering (2FA), säkra inloggningsförfaranden eller unika verifieringskoder som skickas till betalarens mobila enhet eller e-post. Dessa säkerhetsåtgärder säkerställer att medgivandet är äkta och uppfyller lagstadgade krav som Storbritanniens allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Så upprättar man ett autogiro med garantiskydd

När ett företag genomför en direktinsättning måste du följa flera viktiga steg för att säkerställa efterlevnad, upprätthålla kundernas förtroende och hantera säkerheten. Här är en steg-för-steg-guide.

Skaffa ett SUN (service user number)

För att skicka in direkt till Bacs och börja inkassera betalningar via autogiro behöver du ett SUN. Du kan hoppa över det här steget om du planerar att skicka in indirekt via en tredje part.

Välj medgivande i pappersform eller digitalt medgivande

Bestäm om du vill använda medgivanden i pappersform eller vara digital med papperslösa autogiroalternativ. Båda måste uppfylla samma standarder för garanti, men medgivanden i pappersform innebär fysiska formulär som kunden fyller i och signerar, medan digitala medgivanden är elektroniska formulär som fylls i online eller via telefon.

Skapa ett medgivandeformulär som uppfyller kraven

Ditt autogiromedgivande är det formulär som kunderna använder för att godkänna att du tar emot betalningar. För att uppfylla kraven i autogirogarantin måste formuläret innehålla betalarens uppgifter, dina företagsuppgifter, tydlig formulering om medgivande, ett uttalande om autogirogarantin och information om förhandsmeddelande, såsom beskrivits tidigare i den här guiden.

Säkert kundmedgivande

För medgivanden i pappersform måste kunden fylla i och underteckna ett fysiskt formulär. Detta skickas sedan till bankerna via Bacs. För digitala medgivanden måste kunden fylla i ett onlineformulär eller lämna sina uppgifter via telefon. Använd säkra metoder som 2FA för att bekräfta deras medgivande.

Skicka medgivandet till kundens bank

När du har fått det undertecknade medgivandet eller det digitala medgivandet skickar du det till kundens bank via Bacs system. Kundens bank tar emot uppgifterna, kontrollerar informationen och bekräftar upplägget. För medgivanden i pappersform kan det förekomma ytterligare manuella kontroller, till exempel verifiering av kundens underskrift.

Skicka förhandsmeddelande till kunden

För att uppfylla kraven för autogirogaranti måste du skicka förhandsmeddelanden till dina kunder med information om den första betalningen och eventuella ändringar av belopp, datum eller periodicitet. Förhandsmeddelanden måste vanligtvis skickas senast 10 arbetsdagar innan betalningen dras, men man kan förhandla om en annan period med kunden.

Håll medgivandena uppdaterade

Granska och uppdatera autogiromedgivanden regelbundet, särskilt om en kunds uppgifter eller betalningsplan ändras. Detta bidrar till att förhindra fel och tvister och kan säkerställa efterlevnad av autogirogarantin.

Hantera skadeståndsanspråk

Om en kund kräver återbetalning enligt autogirogarantin och deras bank anser att anspråket är legitimt, måste banken göra en återbetalning till dem. De kommer då att väcka skadeståndsanspråk mot företaget. Var beredd att hantera dessa skadeståndsanspråk genom att föra register över alla medgivanden och eventuella ändringar. Om du anser att ett återbetalningskrav är oskäligt har du vanligtvis nio dagar på dig att bestrida det genom att tillhandahålla bevis på kundens medgivande och korrekt transaktionshantering.

Vanliga missuppfattningar om autogirogarantin

Det är viktigt att alla som skickar eller tar emot autogiro förstår hur garantin fungerar. Här följer några vanliga missuppfattningar om autogirogarantin:

• Missuppfattning: Autogirogarantin gäller endast för fel som företaget gör, till exempel att fel belopp har dragits eller att en betalning har behandlats på fel datum.

  • Faktum är att garantin även täcker obehöriga betalningar, även om företaget följde medgivandet korrekt.
    

• Missuppfattning: Att begära återbetalning enligt autogirogarantin är en komplicerad och tidskrävande process.

  • Faktum är att processen vanligtvis är okomplicerad och kunder kan vanligtvis begära en återbetalning direkt från sin bank.
    

• Missuppfattning: Garantin täcker endast återbetalningar upp till ett visst belopp.

  • Faktum är att det inte finns någon övre gräns för det belopp som kan återbetalas enligt garantin, och kunderna har rätt till full återbetalning av eventuella felaktiga eller obehöriga betalningar.
    

• Missuppfattning: Autogirogarantin och återkrediteringar är samma sak.

  • I själva verket är de olika mekanismer. Återkrediteringar är ett skyddssystem för kortbetalningar, medan autogirogarantin är specifik för autogirobetalningar.
    

• Missuppfattning: Företag har rätt att neka en återbetalning som begärs enligt autogirogarantin.

  • Faktum är att garantin är en laglig rättighet för kunderna, vilket kräver att bankerna gör återbetalningar i berättigade fall.
    

• Missuppfattning: Autogirogarantin gäller för alla betalningstyper.

  • I själva verket är garantin endast tillämplig på betalningar som görs genom autogirosystemet. Det omfattar inte andra typer av betalningar, t.ex. stående överföringar och kortbetalningar.