Een automatische incasso is een geautomatiseerde betaalmethode waarmee een onderneming geld rechtstreeks van de bankrekening van een klant kan innen. Het wordt veel gebruikt in het Verenigd Koninkrijk voor terugkerende betalingen, zoals abonnementen, lidmaatschappen, energierekeningen en termijnbetalingen, en het is een van de gemakkelijkste manieren voor ondernemingen om betalingen te ontvangen. In 2023 verwerkte het Britse clearingsysteem voor automatische incasso's meer dan 1,8 miljard automatische incasso's voor alleen al energie- en huishoudelijke rekeningen.

In tegenstelling tot doorlopende opdrachten, waarbij de klant zelf de betaling regelt, worden automatische incasso's door het bedrijf gepland. Deze regeling is vooral handig voor betalingen waarbij het bedrag verandert, zoals een maandelijkse wijziging in de energierekening en abonnementsdiensten waarbij klanten mogelijk van abonnement veranderen. Hieronder leggen we uit wat de mogelijke voor- en nadelen zijn van deze betaalmethode voor ondernemingen in het VK, welke ondernemingen er het meest van profiteren, hoe deze methode zich verhoudt tot andere betalingsopties en hoe veelvoorkomende risico's kunnen worden beperkt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de voor- en nadelen van automatische incasso's?
  
• Wat is het verschil tussen automatische incasso's en andere betaalmethoden?
  
• Welke soorten ondernemingen hebben het meeste baat bij automatische incasso's?
  
• Hoe kunnen ondernemingen de risico's van automatische incasso's verminderen?
  

Wat zijn de voor- en nadelen van automatische incasso's?

Zoals elke betaalmethode hebben automatische incasso's voor- en nadelen. Dit zijn de belangrijkste voordelen van automatische incasso's:

• Betrouwbaarheid. Nadat de klant de configuratie heeft geautoriseerd, worden betalingen automatisch geïnd op vooraf afgesproken data. Dit biedt je onderneming een betrouwbare inkomstenstroom en maakt het gemakkelijker om uitgaven zoals salarisadministratie en leveranciersbetalingen te plannen.

• Gemak: Met automatische incasso's hoeven ondernemingen geen handmatige facturen te maken, herinneringen te sturen of achterstallige betalingen na te jagen. Voor klanten zorgen automatische incasso's ervoor dat ze geen eenmalige betalingen hoeven te doen.

• Flexibiliteit: Met automatische incasso's kun je het bedrag dat je int eventueel aanpassen. Dit is handig voor ondernemingen met facturen met variabele bedragen, zoals nutsbedrijven en gestaffelde abonnementsdiensten.

• Lage kosten: Voor automatische incasso's gelden doorgaans lagere transactiekosten dan voor creditcardbetalingen. Ondernemingen kunnen er dus geld mee besparen.

• Bescherming van de consument: Als er een vergissing wordt gemaakt, bijvoorbeeld als er een onjuist bedrag in rekening is gebracht of een betaling op de verkeerde datum wordt gedaan, hebben klanten recht op onmiddellijke terugbetaling door hun bank, in overeenstemming met de garantie voor automatische incasso. Deze zekerheid kan ervoor zorgen dat klanten zich meer op hun gemak voelen bij het plannen van automatische incasso's.

• Schaalbaarheid: Automatische incasso's kunnen worden opgeschaald. Of je nu 10 of 10.000 klanten hebt, het proces van automatische incasso verandert niet en wordt ook niet ingewikkelder naarmate je onderneming groeit.

Er zijn ook nadelen aan automatische incasso's:

• Instellen. Aan de slag gaan met automatische incasso's kan een uitdaging zijn. Als je ze zelf wilt afhandelen, moet je voldoen aan strenge eisen van je bank. De meeste kleinere ondernemingen vertrouwen op externe dienstverleners, zoals Stripe, om automatische incasso's af te handelen.

• Snelheid: Het duurt ongeveer drie werkdagen voordat automatische incasso's worden verwerkt via BACS, het Britse clearingsysteem voor automatische incasso's. Deze vertraging betekent dat ze geen ideale optie zijn als je onmiddellijk geld beschikbaar wilt hebben, bijvoorbeeld voor dringende uitgaven.

• Kans op mislukte betalingen: Als klanten onvoldoende geld op hun rekening hebben staan, mislukt de automatische incasso. Je hebt een systeem nodig om nieuwe pogingen af te handelen of contact op te nemen met de klant om het probleem op te lossen.

• Weerstand van klanten: Sommige klanten aarzelen om de controle over hun betalingen uit handen te geven, zelfs met het vangnet van de 'Garantie automatische incasso'. Ze geven misschien de voorkeur aan methoden waarbij ze meer directe controle hebben, zoals individuele kaartbetalingen.

• Inefficiëntie: Automatische incasso's zijn bedoeld voor terugkerende betalingen, niet voor eenmalige transacties. Als je slechts af en toe eenmalige betalingen moet innen, is deze methode langzamer dan andere opties zoals bankoverschrijvingen en creditcards.

Wat is het verschil tussen automatische incasso's en andere betaalmethoden?

Automatische incasso's onderscheiden zich van andere betaalmethoden door hun automatisering, betrouwbaarheid en geschiktheid voor terugkerende betalingen, maar ze zijn niet ideaal voor elke situatie. Zo verhouden ze zich tot andere veelgebruikte betaalmethoden.

Automatische incasso's

Automatische incasso's zijn ideaal voor terugkerende betalingen zoals abonnementen en nutsvoorzieningen, en zijn geschikt voor facturen met een variabel bedrag (bijv. voor nutsvoorzieningen en gestaffelde abonnementen). Ze zijn volledig geautomatiseerd, vereisen beperkt administratief werk van klanten en ondernemingen, en worden beheerd door de onderneming. Dat betekent dat je de bedragen en schema's van de betalingen naar behoefte kunt aanpassen. Vergeleken met kaartbetalingen en andere betaalmethoden brengen automatische incasso's lagere transactiekosten met zich mee.

Hier zijn enkele nadelen van automatische incasso's:

• Automatische incasso's vereisen dat klanten erop vertrouwen dat de ondernemingen de afschrijvingen correct beheert, wat voorlichting kan vereisen over waarborgen zoals de 'Garantie automatische incasso's'.

• Ondernemingen moeten de toestemming van de klant vragen, wat het proces in eerste instantie kan vertragen.

• Automatische incasso's zijn niet geschikt voor eenmalige of dringende betalingen vanwege vertragingen in de verwerking. (De meeste betalingen duren tot wel drie werkdagen om via BACS verwerkt te worden.)

• Bij automatische incasso's moeten klanten bankgegevens delen, wat sommigen misschien niet snel zullen doen.

Kaartbetalingen

Creditcardbetalingen worden vrijwel onmiddellijk geautoriseerd en worden universeel geaccepteerd en vertrouwd door klanten. Deze zijn handig voor eenmalige en online betalingen, maar brengen hogere kosten met zich mee. Creditcardbetalingen kunnen om verschillende redenen mislukken, bijvoorbeeld omdat de kaart is verlopen, er onvoldoende saldo is of er fraude wordt vermoed, en klanten moeten dan handmatig hun kaartgegevens bijwerken, wat kan leiden tot mogelijke onderbrekingen.

Doorlopende opdrachten

Doorlopende opdrachten kunnen eenvoudig door klanten via hun bank worden geïmplementeerd en brengen doorgaans geen transactiekosten met zich mee. Maar ze zijn minder flexibel als betaalmethode, omdat klanten meestal de huidige opdracht moeten annuleren en een nieuwe moeten maken als ze iets anders willen doen dan het ingestelde bedrag aanpassen. Doorlopende opdrachten worden volledig door de klant beheerd, waardoor ondernemingen geen controle hebben als er betalingen worden gemist.

Bankoverschrijvingen

Bankoverschrijvingen zijn een snelle optie voor eenmalige betalingen, waarbij het geld meestal vrijwel onmiddellijk wordt bijgeschreven. Maar ze vereisen dat klanten de betalingen initiëren, wat onhandig is voor terugkerende facturen. Handmatige overschrijvingen kunnen ook leiden tot late of gemiste betalingen waardoor je inkomstenstroom wordt verstoord.

Digitale wallets

Digitale wallets zijn gemakkelijker te gebruiken voor klanten, met name voor online transacties. Ze bieden een extra beveiligingslaag omdat klanten bankgegevens niet rechtstreeks met de onderneming hoeven te delen. Maar ze hebben hogere transactiekosten (vaak een percentage van de transactie plus een vast tarief) en zijn minder geschikt voor terugkerende betalingen, omdat klanten abonnementen meestal handmatig moeten beheren.

Opties voor 'koop nu, betaal later'

Met 'koop nu, betaal later'-opties worden betalingen automatisch opgesplitst over een langere periode, waardoor aankopen met een hogere waarde toegankelijker worden en er flexibele betaalopties zijn op het verkooppunt. Maar deze opties brengen hogere kosten met zich mee voor ondernemingen.

Welke soorten ondernemingen hebben het meeste baat bij automatische incasso's?

Automatische incasso's zijn een goede keuze voor ondernemingen die behoefte hebben aan betrouwbare, terugkerende betalingen, ongeacht of deze vast of variabel zijn. Automatische incasso's zijn vooral handig om administratieve werkzaamheden te verminderen, betalingsachterstanden te voorkomen en een stabiel, voorspelbaar inkomen te behouden. Hier lees je wie er het meest van profiteert en waarom.

Abonnementsdiensten

Als je onderneming draait op abonnementen, of het nu gaat om een streamingdienst, een abonnementsbox of software, zijn automatische incasso's een goede keuze. Klanten waarderen het gemak en je profiteert van de wetenschap dat betalingen automatisch worden ontvangen.

Lidmaatschapsorganisaties

Automatische incasso's zijn geschikt voor sportscholen, clubs en verenigingen. De maandelijkse lidmaatschapsbijdragen kunnen moeiteloos worden geïnd. Leden waarderen de eenvoud van automatische betalingen en voorkomen mogelijk ongemakkelijke gesprekken over te late betalingen.

Nutsbedrijven en telecombedrijven

Automatische incasso's zijn een geweldige manier om rekeningen met een variabel bedrag te verwerken, bijvoorbeeld van nutsbedrijven en telecomdienstverleners. De flexibiliteit om het bedrag van een betaling aan te passen, maakt het eenvoudiger om variabele kosten te beheren.

Aanbieders van onderwijs en kinderopvang

Automatische incasso's zijn ook geschikt voor scholen, kinderdagverblijven en bijlesdiensten die kosten maandelijks of periodiek innen. Ouders hoeven niet te onthouden om voor elke maand of sessie te betalen, en je onderneming kan vertrouwen op consistente betalingen zonder de administratieve hindernis van regelmatige herinneringen.

Vastgoed- en verhuurbedrijven

Automatische incasso's kunnen het innen van huur eenvoudiger maken voor verhuurders en vastgoedbeheerders. Maandelijkse betalingen vinden plaats volgens schema, zonder dat huurders actie hoeven te ondernemen na de eerste instelling. Dit vermindert de stress voor beide partijen.

Diensten voor gezondheid en welzijn

Automatische incasso's kunnen een goede keuze zijn voor privéklinieken, therapiediensten, yogastudio's en wellness-apps, vooral als er betaalplannen of lopende abonnementen aan zijn gekoppeld.

Liefdadigheidsinstellingen en non-profitorganisaties

Met automatische incasso's kunnen supporters eenvoudig regelmatige donaties doen aan goede doelen. Donateurs houden van het probleemloze proces en je organisatie houdt meer tijd over om aan haar missie te besteden in plaats van aan het beheren van bijdragen.

Financiële diensten

Aflossingsplannen voor leningen en spaarregelingen zijn vaak gebaseerd op automatische incasso's. Deze methode zorgt ervoor dat regelmatige betalingen op tijd worden gedaan, waardoor klanten op schema blijven en je onderneming voorspelbare inkomsten krijgt.

Verzekeraars

Verzekeringspremies zijn duidelijk bij uitstek geschikt voor automatische incasso's. Of het nu gaat om een autoverzekering, ziektekostenverzekering of levensverzekering, automatische incasso's bieden een eenvoudige manier om terugkerende betalingen te innen en de kans te verkleinen dat polissen vervallen als gevolg van gemiste betalingen.

Detailhandels die betalingen in termijnen aanbieden

Voor ondernemingen die artikelen met een hogere waarde verkopen, zoals meubels of witgoed, zijn automatische incasso's een goede manier om betaalplannen te beheren. Klanten kunnen de kosten spreiden over een langere periode en je hoeft je geen zorgen te maken over het afhandelen van eenmalige betalingen of late transacties.

B2B-diensten

Automatische incasso's kunnen een goede manier zijn om de kosten van professionele dienstverleners met een retainer, bijvoorbeeld op het gebied van marketing, IT en consultancy, te verwerken.

Aanbieders van beheerde diensten

Automatische incasso's zijn een handige manier om facturen voor IT-ondersteuning, clouddiensten en beveiligingsmonitoring uit te betalen. Deze betaalmethode is vooral handig wanneer je meerdere klanten beheert die allemaal volgens verschillende schema's betalen.

Hoe kunnen ondernemingen de risico's van automatische incasso's verminderen?

Automatische incasso's zijn een betrouwbare en efficiënte manier om betalingen te innen. Maar zoals bij elk systeem brengen ze risico's met zich mee, die variëren van mislukte betalingen tot chargebacks van klanten. De meeste van deze risico's kunnen worden beheerst met de juiste tactieken en processen. Hier lees je hoe ondernemingen de potentiële risico's kunnen beperken en het meeste uit automatische incasso's kunnen halen.

Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen

Wanneer je automatische incasso's instelt, moet je je klanten precies uitleggen hoe ze werken. Zorg ervoor dat ze het volgende begrijpen:

• Waar de betaling voor is

• Hoeveel er van de rekening wordt afgeschreven (of dat het bedrag kan variëren, indien van toepassing)

• Wanneer betalingen worden geïnd

• Wanneer ze op de hoogte worden gesteld van wijzigingen

Door transparant te zijn, voorkom je verwarring en versterk je de relatie met klanten. Hierdoor zullen klanten later minder snel vragen stellen of een chargeback aanvragen voor een betaling.

Klanten op de hoogte brengen van wijzigingen

Als je een te betalen bedrag wijzigt of een nieuwe betaling instelt, stel klanten dan ruim van tevoren op de hoogte. Volgens de 'Garantie automatische incasso' ben je daartoe verplicht, maar afgezien van naleving is dit ook gewoon een goede praktijk. Een korte e-mail of brief waarin de verandering wordt uitgelegd, kan misverstanden voorkomen en klanten het gevoel geven dat ze de controle hebben.

Monitor mislukte betalingen

Niet elke betaling gaat door. Implementeer systemen om mislukte betalingen bij te houden en neem contact op met de klant om het probleem op te lossen. Hoe sneller je mislukte betalingen aanpakt, hoe kleiner de kans dat ze uitlopen op grotere problemen.

Investeer in een betrouwbare betaaldienstverlener

Als je automatische incasso's niet intern afhandelt, kies dan je betaaldienstverlener zorgvuldig. Zoek een partner met sterke beveiligingsprotocollen, betrouwbare systemen en uitstekende klantenondersteuning. Betalingsverwerkers zoals Stripe accepteren automatische incasso's en kunnen veel werk en risico's voor je uit handen nemen.

Blijven voldoen aan de BACS-regels

In het Verenigd Koninkrijk lopen automatische incasso's via BACS, dat strenge compliancenormen hanteert. Of je nu zelf automatische incasso's beheert of een derde partij gebruikt, jij bent verantwoordelijk voor het naleven van deze regels. Met regelmatige audits, een veilige gegevensverwerking en de juiste meldingspraktijken zorg je ervoor dat je aan de regels voldoet en geschillen of boetes voorkomt.

Bescherm klantgegevens

Gebruik encryptie, beveiligde opslag en toegangscontroles om klantgegevens veilig te houden. Deze stellen je klanten gerust en kunnen het risico op fraude verminderen.

Een procedure voor terugbetalingen en chargebacks

Onder de 'Garantie automatische incasso' kunnen klanten hun geld terugvragen als er iets misgaat. Klanten voelen zich hierdoor veiliger, maar je bedrijf kan ook te maken krijgen met chargebacks. Bereid je hierop voor door machtigingen en communicatie duidelijk bij te houden, een systeem te hebben om claims snel te verifiëren en indien nodig terugbetalingen uit te voeren. Zorg daarnaast dat je team getraind is om geschillen professioneel en snel af te handelen.

Communiceer duidelijk en proactief

Misverstanden zijn een veel voorkomende oorzaak van geschillen. Houd communicatie open en proactief door herinneringen te sturen voordat betalingen worden geaccepteerd (zodat klanten gemakkelijker contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben) en gebruik duidelijke, klantvriendelijke taal in al je e-mails en kennisgevingen. Dit laat klanten zien dat je verantwoordelijk en betrouwbaar bent.

Ingebouwde flexibiliteit voor klanten

Wees flexibel wanneer er iets onverwachts gebeurt (bijvoorbeeld wanneer klanten onverwacht financieel onder druk komen te staan of vergeten hun gegevens bij te werken nadat ze van bank zijn veranderd). Bied klanten de mogelijkheid om indien nodig betaaldata te wijzigen, zorg dat ze hun bankgegevens gemakkelijk kunnen bijwerken en bied in speciale gevallen respijtperiodes of alternatieve regelingen aan. Dit kan frictie verminderen en relaties versterken, zodat klanten minder snel geneigd zijn hun machtigingen in te trekken.