Una cuenta «en beneficio de» (FBO) es un tipo de cuenta financiera que permite a una empresa u organización administrar fondos en nombre de otra entidad o particular.

En el procesamiento de pagos, las cuentas FBO son cuentas bancarias que los procesadores de pagos usan para manejar dinero que no les pertenece. Cuando se realizan los pagos, el dinero se reúne en una cuenta FBO para mantenerlo separado del dinero propio del procesador de pagos y, una vez realizadas las comprobaciones necesarias, se paga al vendedor.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las cuentas FBO, cómo se utilizan y cómo configurar una como empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan las cuentas FBO?
  
• En qué se diferencian las cuentas FBO de las cuentas bancarias tradicionales
  
• Usos comunes de las cuentas FBO en transacciones financieras
  
• Cómo crear una cuenta FBO: una guía paso a paso
  
• Cumplimiento de la normativa para cuentas FBO
  

¿Cómo funcionan las cuentas FBO?

Las cuentas FBO son un tipo de cuenta bancaria en la que el administrador de la cuenta no es el beneficiario de los fondos. Así es como funciona.

• Configuración de la cuenta: una empresa, como un procesador de nóminas o una plataforma de inversión, abre una cuenta FBO en un banco. Durante este proceso, la empresa especifica para quién es el dinero de la cuenta (es decir, el beneficiario).

• Convenciones de nomenclatura: el título de la cuenta indica que los fondos se retienen para el beneficio de terceros, no para el de la empresa que gestiona la cuenta. Esto ayuda a clarificar la propiedad y el propósito de los fondos.

• Depósitos: en la cuenta FBO pueden depositar fondos la empresa que la gestiona, los beneficiarios u otras partes que tengan motivos para transferir dinero a estos beneficiarios.

• Mantenimiento de registros: cada depósito se registra cuidadosamente para atribuir los fondos a las cuentas beneficiarias apropiadas dentro de la estructura de FBO.

• Control operativo: la empresa controla la cuenta y es responsable de administrar los fondos de acuerdo con las necesidades de los beneficiarios. Esto incluye el manejo de pagos y transferencias y, a veces, la realización de inversiones.

• Cumplimiento de la normativa: todas las transacciones deben cumplir con normas legales específicas que protejan el patrimonio del beneficiario y exijan una gestión responsable.

• Titularidad legal: aunque la empresa administra los fondos, los beneficiarios conservan la propiedad legal.

• Acceso de beneficiarios: por lo general, los beneficiarios no tienen acceso directo para administrar la cuenta. Su interacción con los fondos se rige por las condiciones establecidas por la empresa a cargo, que actúa como fiduciaria.

• Extractos de cuenta: la empresa debe proporcionar estados de cuenta detallados y regulares a los beneficiarios que muestren todas las actividades, incluidos depósitos, retiros y cualquier ganancia o gasto. Estas declaraciones pueden estar sujetas a auditorías para verificar que la empresa está manejando los fondos de manera adecuada.

En qué se diferencian las cuentas FBO de las cuentas bancarias tradicionales

Las cuentas FBO se diferencian de las cuentas bancarias tradicionales en varios aspectos.

Cuentas FBO

• Finalidad y uso: las cuentas FBO están diseñadas para retener y administrar fondos en nombre de beneficiarios. En general, las utilizan empresas que gestionan fondos para diversas partes, como empresas de nóminas, asesores financieros o plataformas en línea.

• Titularidad de los fondos: en una cuenta FBO, los fondos son propiedad legal de los beneficiarios, no del titular de la cuenta (la empresa que administra la cuenta). Los titulares de las cuentas actúan como fiduciarios, lo que significa que tienen la responsabilidad legal de administrar los fondos en el mejor interés de los beneficiarios.

• Acceso a los fondos: por lo general, los beneficiarios no tienen acceso directo a la cuenta FBO. En cambio, confían en el fiduciario para administrar y desembolsar los fondos de acuerdo con las condiciones acordadas o los requisitos reglamentarios.

• Cumplimiento de la normativa: las cuentas FBO están fuertemente reguladas para garantizar que el fiduciario administre adecuadamente los fondos. Existen reglas estrictas sobre la segregación de fondos, la presentación de informes y el cumplimiento de la normativa para proteger los intereses de los beneficiarios.

• Configuración de la cuenta: establecer una cuenta FBO requiere que se especifiquen los beneficiarios y la naturaleza de la relación fiduciaria. Estas cuentas deben estar claramente etiquetadas para reflejar que los fondos se mantienen para el beneficio de otros.

• Transparencia y presentación de informes: las cuentas FBO deben administrarse con un alto nivel de transparencia. El fiduciario debe informar periódicamente a los beneficiarios de la situación de los fondos, incluyendo estados financieros detallados.

Cuentas bancarias tradicionales

• Finalidad y uso: particulares o empresas suelen usar las cuentas bancarias tradicionales para gestionar sus propios fondos. Estas cuentas son para operaciones personales o comerciales, ahorros o transacciones diarias.

• Titularidad de los fondos: los fondos de una cuenta tradicional son propiedad del titular de la cuenta. Ya sea que se trate de una cuenta de empresa o personal, el propietario tiene el control total y el título legal sobre el dinero en la cuenta.

• Acceso a los fondos: el titular de la cuenta tiene acceso directo a los fondos y puede depositar, retirar y administrar el dinero como mejor le parezca, sujeto a las condiciones de la cuenta y a las normativas bancarias.

• Cumplimiento de la normativa: los requisitos de cumplimiento de la normativa para las cuentas personales y la mayoría de las cuentas comerciales son generalmente menos estrictos en comparación con las cuentas FBO. La atención se centra más en la seguridad de los fondos y menos en las funciones de gestión del titular de la cuenta.

• Configuración de la cuenta: abrir una cuenta bancaria tradicional es sencillo. El titular de la cuenta debe proporcionar identificación y, posiblemente, documentación complementaria si la cuenta es para uso comercial.

• Transparencia y presentación de informes: las cuentas bancarias tradicionales proporcionan extractos bancarios regulares, pero los requisitos de información son menos rigurosos que para las FBO, a menos que el tipo de cuenta especifique lo contrario o que el titular de la cuenta solicite lo contrario.

Usos habituales de las cuentas FBO en las transacciones financieras

Las cuentas FBO se utilizan en varios sectores por una variedad de razones. A continuación, se presenta un resumen de cómo se usan comúnmente.

Depósito en garantía y pagos

• Bienes inmuebles: las cuentas FBO se utilizan en transacciones inmobiliarias para retener depósitos de garantía y administrar los pagos de alquiler, tanto cobrándolos de los inquilinos como desembolsándolos a los propietarios. Con las cuentas FBO también se pueden gestionar los pagos de impuestos sobre la propiedad reteniendo los fondos hasta su vencimiento y realizando los pagos en nombre del propietario.

• Comercio digital y marketplaces: las cuentas FBO retienen los pagos de los compradores en marketplaces en línea hasta que confirman la recepción de los bienes o servicios. Esto protege a los compradores de vendedores fraudulentos y garantiza que los vendedores reciban el pago después de cumplir con sus obligaciones. Estas cuentas también permiten gestionar rembolsos y disputas.

• Plataformas de micromecenazgo: las plataformas de micromecenazgo utilizan cuentas FBO para recaudar fondos de los patrocinadores y retenerlos en custodia hasta que un proyecto alcance sus metas o hitos de financiación. Esto garantiza que los fondos de los patrocinadores se utilicen según lo previsto y se liberen solo cuando el proyecto avance según lo planeado.

Gestión de inversiones y patrimonios

• Fideicomisos y sucesiones: las cuentas FBO se utilizan para administrar activos mantenidos en fideicomisos y patrimonios. Proporcionan un marco estructurado para mantener y administrar los fondos, y garantizan una distribución adecuada a los beneficiarios de acuerdo con el fideicomiso o testamento. También facilitan el cumplimiento de la normativa fiscal y la presentación de informes, y simplifican la gestión financiera de los administradores y albaceas.

• Fondos de inversión: los fondos de inversión, como los fondos mutuos o los fondos de cobertura, utilizan cuentas FBO para agrupar inversiones de múltiples inversionistas. Esta estructura centralizada permite a los inversores participar en carteras diversificadas.

• Cuentas de custodia: las cuentas de custodia, como las que se utilizan para menores de edad o personas con capacidad limitada, utilizan cuentas FBO para retener y administrar activos en nombre del beneficiario. Esto protege los fondos y facilita las transacciones, a la vez que proporciona transparencia y responsabilidad al titular de la cuenta o tutor.

Fintech y banca

• Procesadores de pagos: los procesadores de pagos usan cuentas FBO para gestionar las transacciones entre las empresas y los clientes. Estas cuentas retienen fondos temporalmente mientras se procesan y verifican las transacciones.

• Neobancos y wallets: los neobancos y los monederos digitales utilizan cuentas FBO para administrar los fondos de los usuarios. Permiten servicios financieros como pagos, transferencias y ahorros, manteniendo al mismo tiempo la separación de la propiedad y el control.

• Plataformas de préstamos: las plataformas de préstamos utilizan cuentas FBO para cobrar y desembolsar los fondos de los préstamos. Retienen los pagos de los prestatarios, desembolsan fondos a los prestamistas y manejan los pagos de intereses.

Otras aplicaciones

• Juegos de azar y apuestas: las plataformas de juegos y apuestas en línea utilizan cuentas FBO para gestionar los depósitos, las ganancias y los pagos de los jugadores. Estas cuentas protegen los fondos de los jugadores y proporcionan un entorno seguro para las actividades de juego en línea.

• Organizaciones sin ánimo de lucro: las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan cuentas FBO para cobrar y gestionar las donaciones. Esto garantiza que los fondos se utilicen para los fines benéficos previstos y proporciona transparencia a los donantes sobre cómo se utilizan sus contribuciones.

• Servicios legales y profesionales: los bufetes de abogados y otros proveedores de servicios profesionales utilizan cuentas FBO para mantener los fondos de los clientes en fideicomiso. Esto mantiene una clara separación de los fondos de los clientes de las propias finanzas de la empresa.

Cómo crear una cuenta FBO: una guía paso a paso

Como los fondos de las cuentas FBO no son propiedad legal del titular de la cuenta, su creación requiere un proceso más riguroso. A continuación, explicamos el proceso.

Elige una entidad financiera

Compara las ofertas de diferentes bancos e instituciones financieras. Concéntrate en aquellos con experiencia en tu sector o tipo de empresa. Evalúa las comisiones de las cuentas, los costes de las transacciones, los requisitos de saldo mínimo y los servicios disponibles, como online banking y gestión de cuentas dedicada. Elige una institución con una sólida reputación de seguridad, cumplimiento de la normativa y atención al cliente.

Reúne la información necesaria

Tendrás que proporcionar la siguiente información para la creación de la cuenta:

• Nombre legal completo y la dirección de tu empresa.

• Número de identificación del empleador (EIN) o número del seguro social (SSN)

• Beneficiarios efectivos de la empresa, junto con sus documentos de identificación y porcentaje de propiedad

• Copias de los estatutos, contratos sociales u otros documentos relevantes que establezcan tu entidad comercial

• Nombre completo, dirección, fecha de nacimiento y número del seguro social de cada beneficiario individual

• Razón social, dirección, ID fiscal y documentos de constitución de la empresa de cada uno de los beneficiarios de la empresa

• Explicación detallada de cómo se utilizará la cuenta, incluidos los tipos de transacciones para las que se utilizará y la función de cada beneficiario

También necesitarás la siguiente documentación:

• Copias de licencias o permisos específicos del sector

• Contratos o acuerdos que tengas con los beneficiarios en los que se describan las condiciones del acuerdo de la FBO

• Documentación que verifique la identidad de tu empresa y el cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales (AML) y de conocimiento del cliente (KYC)

Completa la solicitud

Solicita el formulario de solicitud de cuenta FBO de la institución elegida. Esto puede estar disponible en línea o en persona. Completa la solicitud cuidadosamente y vuelve a verificar si hay errores u omisiones. Obtén las firmas requeridas de los representantes autorizados de tu empresa.

Revisa y firma el acuerdo

Lee atentamente el contrato de la cuenta y comprende todas las condiciones, comisiones y restricciones. Presta especial atención a lo siguiente:

• Quién tiene la propiedad legal de los fondos y quién tiene el control sobre las transacciones.

• Responsabilidades y obligaciones del titular de la cuenta y de los beneficiarios.

• Procedimientos para la resolución de disputas o desacuerdos.

Si tienes alguna pregunta o inquietud, busca el asesoramiento de un experto legal cualificado antes de firmar. Firma el acuerdo de forma electrónica o presencial, según lo requiera la institución.

Añade fondos a la cuenta

Realiza el depósito inicial en la cuenta FBO y cumple con los requisitos de depósito mínimo. Establece procedimientos para la financiación continua de la cuenta, ya sea a través de depósitos directos, transferencias u otros métodos.

Establece procedimientos de gestión de cuentas

Define de manera clara quién dentro de tu organización tiene la autoridad para acceder y administrar la cuenta FBO. Implementa controles internos para prevenir el acceso no autorizado, el fraude o la malversación de fondos. Esto puede incluir la segregación de funciones, la doble autorización para las transacciones y las conciliaciones periódicas de las cuentas. Establece canales de comunicación coherentes con los beneficiarios para obtener actualizaciones periódicas sobre la actividad y los saldos de la cuenta.

Mantén la transparencia y la presentación de informes

Proporciona a los beneficiarios estados de cuenta periódicos en los que se detallen la actividad de la cuenta, incluidos depósitos, retiros y cualquier comisión o interés devengado. Si está disponible, ofrece a los beneficiarios acceso seguro en línea para ver los saldos de sus cuentas y el historial de transacciones. Responde con prontitud a cualquier consulta o solicitud de información de los beneficiarios.

Cumple con la normativa

Comprende y cumple la normativa específica de tu sector que rige el uso de las cuentas FBO. Esto puede implicar requisitos de información complementaria o restricciones en ciertos tipos de transacciones. Implementa procesos de AML y KYC para verificar las identidades de los beneficiarios, supervisar actividades sospechosas y salvaguardar la información personal y financiera de los beneficiarios de conformidad con las leyes de privacidad de datos aplicables.

Cumplimiento de la normativa para las cuentas FBO

El cumplimiento de la normativa es una parte importante de la gestión de las cuentas FBO. Los requisitos específicos pueden variar según el sector, la ubicación y la finalidad de la cuenta, pero normalmente incluyen lo siguiente:

• Prevención de lavado de dinero (AML) y conocimiento del cliente (KYC): por lo general, los titulares de cuentas FBO deben tener procesos integrales de AML y KYC para prevenir el blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas. Esto implica verificar las identidades de los beneficiarios, supervisar las transacciones en busca de actividades sospechosas e informar de cualquier inquietud a las autoridades pertinentes.

• Privacidad de los datos: los titulares de cuentas FBO deben salvaguardar la información personal y financiera de los beneficiarios de conformidad con las leyes de privacidad de datos, como la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) en los EE. UU. o el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE. Esto implica la implementación de medidas de seguridad adecuadas, la obtención del consentimiento para la recolección y el uso de datos, y el acceso a su información a los beneficiarios.

• Normativas específicas del sector: ciertos sectores, como los de bienes raíces, gestión de inversiones y servicios legales, tienen normativas específicas que rigen el uso de las cuentas FBO. Los titulares de las cuentas deben conocer y cumplir esta normativa, que puede implicar más requisitos de información, restricciones a ciertas transacciones u obligaciones fiduciarias específicas.

• Normativa bursátil: las cuentas FBO que retienen valores u otros activos de inversión pueden estar sujetas a normativas de valores, como las aplicadas por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en los EE. UU. Los titulares de las cuentas deben cumplir con estas normativas, que pueden implicar requisitos de registro, divulgación y presentación de informes.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: las cuentas FBO pueden tener implicaciones fiscales tanto para el titular de la cuenta como para los beneficiarios. Los titulares de las cuentas deben declarar y retener los impuestos de manera adecuada.

• Deberes fiduciarios: los titulares de cuentas FBO tienen el deber fiduciario de actuar en el mejor interés de los beneficiarios. Deben administrar los fondos con prudencia, evitar conflictos de intereses y proporcionar informes transparentes y precisos.