Ein FBO-Konto („For the Benefit Of“ - Treuhandkonto) ist eine Art Finanzkonto, das es einem Unternehmen oder einer Organisation ermöglicht, Gelder im Namen eines anderen Unternehmens oder einer anderen Einzelperson zu verwalten.

In der Zahlungsabwicklung sind FBO-Konten Bankkonten, die Zahlungsabwickler verwenden, um Geld zu verwalten, das ihnen nicht gehört. Wenn Zahlungen getätigt werden, wird das Geld auf einem FBO-Konto gesammelt, um es vom eigenen Geld des Zahlungsabwicklers getrennt zu halten, und dann an die Verkäuferin/den Verkäufer ausgezahlt, nachdem die erforderlichen Überprüfungen durchgeführt wurden.

Im Folgenden erklären wir, wie FBO-Konten funktionieren, wie sie verwendet werden und wie Sie eines als Unternehmen einrichten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktionieren FBO-Konten?
  
• Wie sich FBO-Konten von herkömmlichen Bankkonten unterscheiden
  
• Häufige Verwendung von FBO-Konten bei Finanztransaktionen
  
• Einrichtung eines FBO-Kontos: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
  
• Aufsichtsrechtliche Compliance für FBO-Konten
  

Wie funktionieren FBO-Konten?

FBO-Konten sind eine Art von Bankkonto, bei dem der Kontoverwalter nicht der Begünstigte der Gelder ist. So funktioniert es:

• Kontoeinrichtung: Ein Unternehmen, z. B. ein Lohnabrechnungsabwickler oder eine Anlageplattform, richtet ein FBO-Konto bei einer Bank ein. Während dieses Prozesses gibt das Unternehmen an, für wen das Geld auf dem Konto bestimmt ist (d. h. für die/den Begünstigte/n).

• Namenskonventionen: Der Titel des Kontos soll darauf hinweisen, dass die Gelder zum Nutzen anderer gehalten werden, nicht des Unternehmens, das das Konto verwaltet. Dies hilft bei der Klärung der Eigentumsverhältnisse und des Zwecks der Gelder.

• Einzahlungen: Gelder können von dem Unternehmen, das es verwaltet, von den Begünstigten oder von anderen Parteien, die einen Grund haben, Geld an diese Begünstigten zu überweisen, auf das FBO-Konto eingezahlt werden.

• Aufzeichnungen: Jede Einzahlung wird sorgfältig aufgezeichnet, um die Gelder den entsprechenden Empfängerkonten innerhalb der FBO-Struktur zuzuordnen.

• Betriebskontrolle: Das Unternehmen kontrolliert das Konto und ist für die Verwaltung der Gelder gemäß den Bedürfnissen der Begünstigten verantwortlich. Dazu gehört die Abwicklung von Zahlungen und Überweisungen und manchmal auch das Tätigen von Investitionen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Alle Transaktionen müssen bestimmten gesetzlichen Standards entsprechen, die das Vermögen der Begünstigten schützen und eine verantwortungsvolle Verwaltung erfordern.

• Rechtmäßiges Eigentum: Obwohl das Unternehmen die Gelder verwaltet, bleiben die Begünstigten rechtliche Eigentümer/innen.

• Zugang für Begünstigte: In der Regel haben die Begünstigten keinen direkten Zugriff auf das Konto. Ihr Umgang mit den Geldern unterliegt den Bedingungen des verantwortlichen Unternehmens, das als Treuhänder fungiert.

• Kontoauszüge: Das Unternehmen muss den Begünstigten detaillierte und regelmäßige Kontoauszüge zur Verfügung stellen, aus denen alle Aktivitäten einschließlich Einzahlungen, Abhebungen und Einnahmen oder Ausgaben hervorgehen. Diese Abrechnungen können Audits unterzogen werden, um zu überprüfen, ob das Unternehmen ordnungsgemäß mit den Geldern umgeht.

Wie sich FBO-Konten von herkömmlichen Bankkonten unterscheiden

FBO-Konten unterscheiden sich in mehrfacher Hinsicht von herkömmlichen Bankkonten.

FBO-Konten

• Zweck und Verwendung: FBO-Konten sind dazu gedacht, Gelder im Namen von Begünstigten zu halten und zu verwalten. Sie werden in der Regel von Unternehmen verwendet, die Gelder für mehrere Parteien verwalten, wie z. B. Gehaltsabrechnungsunternehmen, Finanzberater oder Online-Plattformen.

• Eigentum an Geldern: In einem FBO-Konto sind die Gelder rechtlich Eigentum der Begünstigten, nicht des Kontoinhabers (des Unternehmens, das das Konto verwaltet). Kontoinhaber fungieren als Treuhänder, was bedeutet, dass sie gesetzlich dafür verantwortlich sind, die Gelder im besten Interesse der Begünstigten zu verwalten.

• Zugang zu Geldern: Die Begünstigten haben in der Regel keinen direkten Zugriff auf das FBO-Konto. Stattdessen verlassen sie sich darauf, dass der Treuhänder die Gelder gemäß den vereinbarten Bedingungen oder regulatorischen Anforderungen verwaltet und auszahlt.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: FBO-Konten sind stark reguliert, um sicherzustellen, dass der Treuhänder die Gelder angemessen verwaltet. Es gibt strenge Regeln zur Trennung von Geldern, zur Berichterstattung und zur Einhaltung der Vorschriften, um die Interessen der Begünstigten zu schützen.

• Kontoeinrichtung: Die Einrichtung eines FBO-Kontos erfordert die Angabe der Begünstigten und der Art des Treuhandverhältnisses. Diese Konten müssen deutlich gekennzeichnet sein, damit deutlich hervorgeht, dass die Gelder im Namen Anderer gehalten werden.

• Transparenz und Berichterstattung: FBO-Konten müssen mit einem hohen Maß an Transparenz verwaltet werden. Der Treuhänder muss die Begünstigten regelmäßig über den Status der Gelder Bericht erstatten, einschließlich detaillierter Jahresabschlüsse.

Herkömmliche Bankkonten

• Zweck und Verwendung: Reguläre Bankkonten werden in der Regel von Einzelpersonen oder Unternehmen zur Verwaltung ihrer eigenen Gelder genutzt. Diese Konten sind für persönliche oder geschäftliche Transaktionen, Ersparnisse oder alltägliche Transaktionen.

• Eigentum an Geldern: Die Gelder auf einem herkömmlichen Konto gehören der/dem Kontoinhaber/in. Unabhängig davon, ob es sich um ein persönliches oder ein Geschäftskonto handelt, hat die/der Eigentümer/in die volle Kontrolle und den Rechtsanspruch auf das Geld auf dem Konto.

• Zugang zu Geldern: Die/der Kontoinhaber/in hat direkten Zugriff auf Gelder und kann Geld einzahlen, abheben und verwalten, wie sie/er es für richtig hält - vorbehaltlich der Bedingungen des Kontos und der Bankvorschriften.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Compliance-Anforderungen für Privat- und die meisten Geschäftskonten sind im Vergleich zu FBO-Konten im Allgemeinen weniger streng. Der Fokus liegt mehr auf der Sicherheit der Gelder und weniger auf den Verwaltungspflichten des Kontoinhabers.

• Kontoeinrichtung: Die Einrichtung eines herkömmlichen Bankkontos ist einfach. Der/die Kontoinhaber/in muss einen Ausweis und gegebenenfalls zusätzliche Unterlagen vorlegen, wenn das Konto geschäftlich genutzt wird.

• Transparenz und Berichterstattung: Herkömmliche Bankkonten stellen reguläre Kontoauszüge zur Verfügung, aber die Meldepflichten sind weniger streng als bei FBO-Konten - es sei denn, der Kontotyp gibt etwas anderes an oder der Kontoinhaber verlangt etwas anderes.

Häufige Verwendungen von FBO-Konten bei Finanztransaktionen

FBO-Konten werden aus verschiedenen Gründen in verschiedenen Branchen verwendet. Hier ist ein Überblick darüber, wie sie häufig verwendet werden.

Treuhandkonto und Zahlungen

• Immobilien: FBO-Konten werden bei Immobilientransaktionen verwendet, um Anzahlungen zu halten und Mietzahlungen zu verwalten, wobei sie sowohl von Mieterinnen/Mietern eingezogen als auch an Immobilieneigentümer/innen ausgezahlt werden. FBO-Konten können auch Grundsteuerzahlungen abwickeln, indem sie Gelder bis zur Fälligkeit zurückhalten und Zahlungen im Namen der Immobilieneigentümer/innen leisten.

• E-Commerce und Marktplätze: Auf FBO-Konten werden Zahlungen von Käuferinnen/Käufern auf Online-Marktplätzen so lange verwahrt, bis diese den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen bestätigen. Dies schützt Käufer/innen vor betrügerischen Verkäuferinnen/Verkäufern und stellt sicher, dass Verkäufer/innen bezahlt werden, nachdem sie ihren Verpflichtungen nachgekommen sind. Auf diesen Konten werden auch Rückerstattungen und Zahlungsanfechtungen abgewickelt.

• Crowdfunding Plattformen: Crowdfunding Plattformen verwenden FBO-Konten, um Gelder von Unterstützerinnen/Unterstützern zu sammeln und treuhänderisch zu verwahren, bis ein Projekt seine Finanzierungsziele oder Meilensteine erreicht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gelder der Unterstützer/innen wie beabsichtigt verwendet und erst freigegeben werden, wenn das Projekt wie geplant voranschreitet.

Anlage- und Vermögensverwaltung

• Trusts und Nachlässe: FBO-Konten werden verwendet, um Vermögenswerte zu verwalten, die in Trusts und Nachlässen gehalten werden. Sie bieten einen strukturierten Rahmen für das Halten und Verwalten von Geldern und sorgen für eine ordnungsgemäße Verteilung an die Begünstigten gemäß dem Trust oder Testament. Sie erleichtern auch die Steuerkonformität und die Berichterstattung und vereinfachen das Finanzmanagement für Treuhänder/innen und Testamentsvollstrecker/innen.

• Investmentfonds: Investmentfonds wie Anlage- oder Hedgefonds verwenden FBO-Konten, um Investitionen von mehreren Anlegerinnen/Anlegern zu bündeln. Diese zentralisierte Struktur ermöglicht es Anlegerinnen/Anlegern, an diversifizierten Portfolios zu partizipieren.

• Mündelkonten („Custodial Accounts“): Mündelkonten, wie sie z. B. für Minderjährige oder Personen mit eingeschränkter Geschäftsfähigkeit verwendet werden, nutzen FBO-Konten, um Vermögenswerte im Namen der Begünstigten zu halten und zu verwalten. Dies schützt Gelder und erleichtert Transaktionen, während gleichzeitig Transparenz und Rechenschaftspflicht des Kontoinhabers oder Vormunds geboten wird.

FinTech und Banken

• Zahlungsabwickler: Zahlungsabwickler verwenden FBO-Konten, um Transaktionen zwischen Unternehmen und Kundinnen/Kunden abzuwickeln. Auf diesen Konten werden vorübergehend Gelder verwahrt, während Transaktionen verarbeitet und verifiziert werden.

• Neobanken und Digital Wallets: Neobanken und Digital Wallets verwenden FBO-Konten zur Verwaltung der Gelder ihrer Nutzer/innen. Sie ermöglichen Finanzdienstleistungen wie Zahlungen, Überweisungen und Sparen unter Beibehaltung der Trennung von Eigentum und Kontrolle.

• Kreditplattformen: Kreditplattformen verwenden FBO-Konten, um Kreditgelder einzuziehen und auszuzahlen. Sie halten Kreditnehmerrückzahlungen vor, zahlen Gelder an Kreditgeber/innen aus und wickeln Zinszahlungen ab.

Sonstige Anwendungen

• Gaming und Glücksspiel: Online-Gaming- und Glücksspielplattformen verwenden FBO-Konten, um Einzahlungen, Gewinne und Auszahlungen von Spielerinnen/Spielern zu verwalten. Diese Konten schützen Spielergelder und bieten eine sichere Umgebung für Online-Spielaktivitäten.

• Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen verwenden FBO-Konten, um Spenden zu sammeln und zu verwalten. Dies stellt sicher, dass die Gelder für die beabsichtigten gemeinnützigen Zwecke verwendet werden, und bietet Spender/innen Transparenz darüber, wie ihre Beiträge verwendet werden.

• Juristische und professionelle Dienstleistungen: Anwaltskanzleien und andere professionelle Dienstleister verwenden FBO-Konten, um Kundengelder treuhänderisch zu verwalten. Dadurch wird eine klare Trennung der Kundengelder von den eigenen Finanzen des Unternehmens aufrechterhalten.

FBO Konto einrichten: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Da die Gelder auf FBO-Konten nicht rechtmäßig im Besitz des Kontoinhabers sind, erfordern sie einen gründlicheren Einrichtungsprozess. So funktioniert es normalerweise.

Finanzinstitut auswählen

Vergleichen Sie Angebote verschiedener Banken und Finanzinstitute. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Erfahrung in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmenstyp haben. Prüfen Sie Kontogebühren, Transaktionskosten, Mindestguthaben und verfügbare Dienste wie Online-Banking und dedizierte Kontoführung. Entscheiden Sie sich für eine Institution mit einem guten Ruf in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Kundenservice.

Erforderliche Informationen erfassen

Für die Kontoeinrichtung müssen Sie folgende Informationen bereitstellen:

• Der vollständige rechtsgültige Name und die Adresse Ihres Unternehmens

• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) oder Sozialversicherungsnummer (SSN)

• Die wirtschaftlichen Eigentümer/innen Ihres Unternehmens, zusammen mit deren Ausweisdokumenten und prozentualem Anteil

• Kopien Ihrer Satzung, Ihres Gesellschaftsvertrags oder anderer relevanter Dokumente zur Gründung Ihres Unternehmens

• Die vollständigen Namen, Adressen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern von allen Begünstigten

• Den rechtsgültigen Unternehmensnamen, die Adresse, die Steuer-ID und die Dokumente zur Unternehmensgründung von allen Unternehmensbegünstigten

• Eine umfassende Erläuterung der Art der Kontonutzung, einschließlich der Arten von Transaktionen, für die es verwendet wird, und der Rolle der einzelnen Begünstigten

Sie benötigen außerdem die folgenden Unterlagen:

• Kopien von branchenspezifischen Lizenzen oder Genehmigungen

• Alle Verträge oder Vereinbarungen, die Sie mit Begünstigten haben und in denen die Bedingungen der FBO-Vereinbarung dargelegt sind

• Dokumentation zur Überprüfung der Identität Ihres Unternehmens und zur Einhaltung der Anti-Geldwäsche(AML)- und Know-Your-Customer(KYC)-Bestimmungen

Antrag abschließen

Fordern Sie das FBO-Kontoantragsformular bei der von Ihnen gewählten Institution an. Dies kann online oder persönlich möglich sein. Füllen Sie den Antrag sorgfältig aus und überprüfen Sie ihn auf Fehler oder Auslassungen. Holen Sie die erforderlichen Unterschriften von autorisierten Vertreterinnen/Vertretern Ihres Unternehmens ein.

Vereinbarung prüfen und unterzeichnen

Lesen Sie die Kontovereinbarung sorgfältig durch und machen Sie sich mit allen Bedingungen, Gebühren und Einschränkungen vertraut. Achten Sie besonders auf Folgendes:

• Wer hat rechtmäßiges Eigentum an den Geldern und wer hat die Kontrolle über die Transaktionen?

• Die Verantwortlichkeiten und Verbindlichkeiten sowohl des Kontoinhabers als auch der Begünstigten

• Die Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, lassen Sie sich vor der Unterzeichnung von qualifizierten Rechtsfachleuten beraten. Unterzeichnen Sie die Vereinbarung auf elektronischem Wege oder persönlich, je nach Erfordernis des Instituts.

Einzahlung auf das Konto vornehmen

Nehmen Sie die Ersteinzahlung auf das FBO-Konto vor und erfüllen Sie alle Mindesteinzahlungsanforderungen. Legen Sie Verfahren für die laufende Finanzierung des Kontos fest, sei es durch direkte Einzahlungen, Überweisungen oder andere Methoden.

Kontoverwaltungsverfahren einrichten

Definieren Sie klar, wer in Ihrer Organisation befugt ist, auf das FBO-Konto zuzugreifen und es zu verwalten. Implementieren Sie interne Kontrollen, um unbefugten Zugriff, Betrug oder Missbrauch von Geldern zu verhindern. Dies kann die Funktionstrennung, die doppelte Autorisierung für Transaktionen und regelmäßige Kontoabgleiche umfassen. Richten Sie konsistente Kommunikationskanäle mit den Begünstigten ein, um regelmäßige Updates zu Kontoaktivitäten und Salden zu gewährleisten.

Transparenz und Berichterstattung aufrechterhalten

Stellen Sie den Begünstigten regelmäßige Kontoauszüge zur Verfügung, in denen die Kontoaktivitäten, einschließlich Einzahlungen, Abhebungen und aller Gebühren oder Zinserträge, detailliert aufgeführt sind. Bieten Sie den Begünstigten, falls verfügbar, einen sicheren Online-Zugang, um ihre Kontostände und ihren Transaktionsverlauf einzusehen. Reagieren Sie umgehend auf Anfragen oder Informationsersuchen von Begünstigten.

Vorschriften einhalten

Informieren Sie sich über alle branchenspezifischen Vorschriften, die die Nutzung von FBO-Konten regeln, und halten Sie diese ein. Dies kann zusätzliche Meldepflichten oder Einschränkungen für bestimmte Arten von Transaktionen mit sich bringen. Implementieren Sie AML- und KYC-Verfahren, um die Identität der Begünstigten zu überprüfen, verdächtige Aktivitäten zu überwachen und die persönlichen und finanziellen Daten der Begünstigten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu schützen.

Regulatorische Compliance für FBO-Konten

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung von FBO-Konten. Die spezifischen Anforderungen können je nach Branche, Standort und Zweck des Kontos variieren, umfassen aber in der Regel Folgendes:

• Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Know Your Customer (KYC): FBO-Kontoinhaber müssen in der Regel über umfassende AML- und KYC-Verfahren verfügen, um Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere illegale Aktivitäten zu verhindern. Dazu gehören die Überprüfung der Identität der Begünstigten, die Überwachung von Transaktionen auf verdächtige Aktivitäten und die Meldung von Bedenken an die zuständigen Behörden.

• Datenschutz: FBO-Kontoinhaber müssen die persönlichen und finanziellen Daten der Begünstigten in Übereinstimmung mit Datenschutzgesetzen wie dem Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) in den USA oder der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU schützen. Dazu gehören die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, die Einholung der Zustimmung zur Datenerhebung und -nutzung sowie die Bereitstellung des Zugangs zu ihren Informationen.

• Branchenspezifische Vorschriften: Bestimmte Branchen wie Immobilien, Investmentmanagement und Rechtsdienstleistungen haben spezifische Vorschriften für die Verwendung von FBO-Konten. Kontoinhaber müssen mit diesen Vorschriften vertraut sein und sie einhalten, was zusätzliche Meldepflichten, Einschränkungen für bestimmte Transaktionen oder bestimmte treuhänderische Pflichten beinhalten kann.

• Wertpapiervorschriften: FBO-Konten, die Wertpapiere oder andere Anlagewerte halten, können Wertpapiervorschriften unterliegen, wie sie von der Securities and Exchange Commission (SEC) in den USA durchgesetzt werden. Kontoinhaber müssen diese Vorschriften einhalten, was Registrierungs-, Offenlegungs- und Meldepflichten umfassen kann.

• Steuerkonformität: FBO-Konten können sowohl für den Kontoinhaber als auch für die Begünstigten steuerliche Auswirkungen haben. Kontoinhaber müssen Steuern ordnungsgemäß melden und einbehalten.

• Treuhänderische Pflichten: FBO-Kontoinhaber haben die treuhänderische Pflicht, im besten Interesse der Begünstigten zu handeln. Sie müssen die Gelder umsichtig verwalten, Interessenkonflikte vermeiden und eine transparente und genaue Berichterstattung liefern.